72
необходимой информации, на создание определенных действий в рамках
делового процесса оформления документов. К обязательному созданию
автоматизированной системы управления документооборотом приводит
необходимость в доставке информации и движении документов в организации.
Жизненный цикл всех документов, начиная от его создания и заканчивая
передачей в архив, состоит из большинства взаимосвязанных процедур. Деловые
процессы, которые загружены в систему автоматизации, содержат обработку
документов, особенно на основе шаблонов, регистрации входящей и исходящей
информации, переадресации документов, передвижение и выполнение работ по
документам, разработка хранилища информации.
Возможностью обработки и регистрации информации, такой, как
текстовые файлы, отсканированные документы, графические изображения,
электронные таблицы является важным требованием к технологиям, которые
загружены в автоматизированную систему.
Во время оформления документа участвуют многие сотрудники. Первый
делает наброски, второй подписывает, третий доставляет на реализацию и т.д.
Очень важно, чтобы каждый сотрудник имел доступ к самому документу и к
требуемой информации в любой момент. Поэтому важным пунктом является
соблюдение обозначенных границ доступа и защиты информации.
Присутствие детального планирования предоставляет надежность и
эффективность сотрудничества между отделами при организации деятельности
рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Предоставление связи с
партнерами и клиентами тоже важно, как и организация сотрудничества внутри
организации. К примеру, при заключении договора требуется совместная работа
юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также сотрудники
обмениваются документами с деловыми партнерами. Это получается благодаря
рассортированному доступу к базам данных и встроенной электронной почте.
Также используются и средства репликации совместно используемых баз
данных системы.
В полной мере всем этим требованиям отвечает система автоматизации
делопроизводства и документооборота интегрированная система электронного
документооборота. Она широко используется для организации совместной
73
работы и автоматизации документооборота. Применение данной системы не
ограничено специализацией или размером организации.
Благодаря интегрированной системе электронного документооборота
можно совершать:
поддержку процесса разработки, совершенствования и согласования
документов на всех стадиях жизненного цикла;
выдачу заданий и поручений в электронном виде и производить
автоматический контроль их выполнения;
рассылку документов в электронном виде и производить контроль их
расположения;
создание оперативных архивов для хранения в течение длительного
времени бумажных и электронных документов;
искать документы по содержанию и реквизитам;
Эту систему можно внедрить в любую организацию, где необходимо
получение целостной картины во время создания и оформления документов,
отслеживание выполнения работы, регистрация входящей и исходящей почты, и
ее обработкой, отчет истории контактов, переписки с клиентами, учет работы с
договорами.
Основные этапы работы, которые были проделаны в ходе этой работы,
представлены на рисунке 9.
74
Рисунок 9. Основные этапы работ
Гибкость, надежность, изменчивость, безопасность, соединяемость – эти
все характеристики, которые используются почти для всех поставщиков
корпоративных информационных систем. Но все же, почти в каждом случае, в
зависимости от возможностей системы, данные характеристики составляются
разным содержанием. Сложную функцию в их понимании создает тот факт, что
между ними есть связи, которые видоизменяются от системы к системе.
Рассмотрим первый термин «гибкость».
Гибкость используется в системах автоматизации. Она определяется как
приспособление системы с учетом необходимости организации. Приспособление
выполняется разными методами.
Настройка параметров. В «гибкой» программе есть определенные
настройки. При их помощи сотрудники организации благодаря простому
переключателю могут установить или отменить всевозможные программы и
параметры.
75
Видоизменение и рост системы с учетом требований заказчика. Для
данных задач существуют встроенные средства. Их ядро представляет язык
разработки приложений. Система изменяется и на стадии внедрения и при ее
использовании, в том числе специалистами самой организации. В этом случае
заказчику предоставляется программный код системы, но только в том случае,
когда структура системы обеспечивает возможность безопасного развития. Чем
выше уровень языка улучшения и видоизменения программы, тем эти
улучшения осуществляются быстрее и обходятся дешевле.
«Гибкая» система обеспечивает право настройки системы самому
пользователю, и, таким образом, бухгалтер в карточке пользователя будет видеть
ограниченное число полей и его действия будут урегулированы изменением
банковских реквизитов пользователя. Параллельно, главному бухгалтеру
доступно намного больше полей, и он может изменять кредитный лимит,
который установлен для данного пользователя. Это получается в ходе
перемещения полей изменения атрибутов, экранных форм, удаления одних и
вывод на экран других полей текущей таблицы. Но это все происходит только в
рамках выданных прав пользователю.
Для связи с другими программами сотрудникам организации нужно знать
структуру данных системы. Если у пользователей присутствует программный
код, тогда им довольно просто реализовать связь системы с имеющимися в
организации программами других разработчиков, автоматизированными
рабочими местами и пр. В «гибкой» системе присутствуют стандартные
программные библиотеки, которые необходимы для получения и передачи
данных между программами разных разработчиков. Особенностью средств
экспорта-импорта является удобство и скорость обмена данных из других
систем.
Различные подборки отчетов направлены на разные категории
пользователей. Существует ряд сложных подборок, которые ориентированы для
создания сложных отчетов. Одновременно с ними в системе нужны такие
подборки, благодаря которым любой пользователь может без чьей-либо помощи
сделать нужный ему отчет для анализа деятельности своего отдела.
76
Эту же систему я бы посоветовала использовать администрации
Мотовилихинского района города Перми.
Внедрение системы электронного документооборота в администрацию
Мотовилихинского района города Перми происходило в несколько этапов:
Первый этап заключается в анализе системы электронного
документооборота уже имеющейся в администрации.
В администрации создается большое множество различных документов
или принимаются в обработку от клиентов и от различных подразделений как в
бумажном, так и в электронном виде. В ходе анализа можно выделить главные
недостатки существующего в администрации документооборота, такие как:
потеря или повреждение документов;
многократное копирование документов;
запозднившееся согласование документов;
расходы на распечатку и сканирование документа и т.д.
Существующая в администрации система может быть неэффективной в
работе с документами. Она уже не соответствует современным требованиям к
работе с документами, таким как:
удобная и быстрая структура поиска;
результативное наблюдение на всех этапах работы с документом;
возможность утвержденного изменения документа и его согласования.
И еще многим другим возможным требованиям к системе, которые
связаны с особенностями документооборота в администрации.
Второй этап заключается в определении требований к системе
электронного документооборота и создание плана ее внедрения.
На данном этапе идет работа руководства администрации вместе со
специалистами информационных технологий для правильной постановки целей
и задач, которые будут решаться с помощью системы электронного
документооборота. Система, по меньшей мере, должна содержать:
входящую и исходящую учетную проверку документов;
преобразование в электронный вид бумажных документов (их
сканирование и идентификация);
77
передачу документов одной организации другой;
разделение документов по классам;
быстрый поиск документа по отличительным характеристикам и тексту;
организовать системы резервных и архивных копий;
доступ к управлению правами доступа;
решение другие задач.
Работы с документами, которые появляются в самой администрации,
формулируются отдельно. Система предоставляет:
проекты документов по их созданию, изменению и согласовыванию;
сотрудникам определять сроки проведения работ;
все операции с документами записывать.
Со всеми поставленными задачами разрабатывается план внедрения
системы электронного документооборота в администрации.
На третьем этапе идет создание режима работы системы.
В режиме:
закрепляются основные правила работы системы;
определяется список документов, участвующих в электронном
документообороте;
описывается технология перевода бумажных документов в
электронные.
На четвертом этапе ведется организация запуска системы и адаптация
сотрудников администрации.
Во время внедрения было проведено тестирование системы электронного
документооборота, выполнены нужные настройки оборудования и
программного обеспечения. Осуществлена установка паролей, сотрудников
обучают и показывают им принципы доступа к системе.
Помимо этого, сотрудники администрации должны адаптироваться к
системе и подготовиться к тестированию на знание инструкций по работе в
системе электронного документооборота.
На пятом этапе был оформлен официальный запуск системы для
дальнейшего использования.
78
Перед тем, как запустить систему электронного документооборота в
администрации нужно создать приказ или распоряжение.
Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях
начала функционировать, издается приказ, в котором:
указывается дата начала работы системы;
закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной
документации (регламентов, инструкций, правил);
утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
детализируются сроки проведения инструктажей и обучения
сотрудников;
расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы
электронного документооборота.
C данным приказом необходимо ознакомить всех причастных
сотрудников администрации.
Часто случается так, что администрация создает отдельный документ по
работе с электронными документами. В нем объединяются все необходимые
инструкции и регламенты. Это документ называется положение об электронном
документообороте.
В содержимое данного документа, что включить и насколько
конкретизировать вопросы по работе с системой, решает сама администрация.
Приблизительный набор разделов представлен на рисунке 10.
79
Рисунок 10. Структура положения об электронном документообороте в
организации
Формирование электронного документооборота в организации – процесс
довольно трудный, долговременный и затратный. Далеко не всем под силу
автоматизировать одновременно все рабочие места и не сразу предоставляется
возможность объединить все ключевые моменты для работы с документами в
единой системе.
При помощи специализированных программ можно автоматизировать
отдельные участки работы организации и создать простой и узконаправленный
электронный документооборот. Эти программы, благодаря которым создается
система электронного документооборота, доступны даже самым мелким
компаниям. Чаще всего в них нуждаются и приобретают для учетных нужд,
например для бухгалтерского и налогового учета, с элементами кадрового
документооборота.
Но это далеко не самый лучший способ внедрения в организацию
электронного документооборота. Хотя из-за недостатка или при отсутствии
необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб организации
слегка облегчает работу с документами.
Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют
другой подход. Можно решить вопрос не локально, если у организации для
внедрения полноценной эффективной системы электронного документооборота
недостаточно средств. Систему электронного документооборота необходимо
80
внедрить не по главным участкам, а в качестве общей системы, которая
объединит все отделы организации. Но для этого сперва нужно заложить
минимальный набор функций, а потом со временем наращивать функционал,
подстраивая систему под нужды и масштаб организации.
В данный момент разработчиков систем электронного документооборота
классифицируют по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора,
телекоммуникаций и т.д.).
Одним из элементов системы электронного документооборота на
предприятиях является электронный кадровый документооборот.
Лидер по объему разрабатываемых и передаваемых первичных
документов – это бухгалтерская служба. Кадровые документы ничуть не
уступают ей. Многое зависит от:
масштаба и структуры предприятия;
специфики ее деятельности;
географической разрозненности структурных подразделений;
текучки кадров;
и других особенностей (наличие дистанционных сотрудников, вредных
и опасных условий труда и т.д.).
Все такие моменты нужны для учитывания вопроса, нужен ли в
организации электронный кадровый документооборот.
Если организация состоит из директора, главного бухгалтера и 5-10
сотрудников, электронный документооборот может быть сильно затратным и
невыгодным средством. Если же организация крупная с разветвленной
филиальной сетью и специфическими условиями труда, такая как
администрация Мотовилихинского района города Перми, автоматизация
документооборота просто необходима.
Для того чтобы наладить полноценную кадровую систему электронного
документооборота в организации нужно сделать:
защиту персональных данных;
регламентирование приобретения и дальнейшего использования
электронной подписи;
81
разграничение кадровых документов;
организацию резервного копирования и хранение электронных
документов;
фиксацию в локальном акте формы электронных кадровых документов.
Формы кадровых документов, которые оформлены в электронном виде,
необходимо зафиксировать в специальном регламенте. Так же, в этом
регламенте нужно прописать все особенности работы с документами. Например,
прописать моменты внесения в них изменений, сроки и способы хранения, виды
электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т.д.
В таблице 3 представлены сравнения функциональных возможностей
систем электронного документооборота.
Таблица №3
Сравнения функциональных возможностей систем электронного документооборота по
критериям: «Наличие web-клиента», «Ведение договоров», «Управление работами»,
«Интеграция с 1С», «Ведение клиентской базы», «Архив документов (автоматический
импорт документов)», «Распознавание документов (OCR)», «Обращения граждан».
Наиме-
нование
СЭД
Нали-
чие
web-
клиен-
та
Веде-
ние
догово-
ров
Управле-
ние
работами
Интег-
рация с
1С
Веде-
ние
клиен-
тской
базы
Архив
докумен-
тов
(автома-
тический
импорт
докумен-
тов)
Распоз-
навание
доку-
ментов
(OCR)
Обра-
щения
граждан
1С
+
+
+ Только
в расши-
ренной
версии
+
Функ-
ция
неза-
явлена
+
+ Доку-
пается
отдель-
но
Функция
не заяв-
лена
Company
Media
+
+ Доку-
пается
отдель-
+ Доку-
пается
отдельно
+
+
Доку-
пается
+
Функ-
ция не
заявле-
+ Доку-
пается
отдельно