13
Технические параметры сервера DEPO Storm 1360B1, используемого
в работе специалистов администрации города Сорска приведена в таблице
5.
Таблица 5
Технические характеристики сервера DEPO Storm 1360B1
Характеристика
Значение
Процессор
Intel® Core™ i5-4590S, 3000МГц /4-
Cores
Характеристика
Значение
Оперативная память
2 х 4096MB DDR3ECC DIMM Fully
Buffered
HDD
2 x 3 TB SATA3
Дополнительно
DVD-RW
Характеристики рабочей станции делопроизводителя приведены в
таблице 6.
Таблица 6
Технические характеристики рабочей станции
делопроизводителя Kraftway Credo KC60
Характеристика
Значение
Периферия
Клавиатура, мышь
Монитор
Acer G226HQLHbd, 21,5’, 1920x1080 (16:9), 8мс, LED,
250 кд/м
2
Описание
Офисный ПК
Процессор
Intel Core i3-2100 Sandy Bridge, 3100 МГц
Память
4 GB DDR3
HDD
Samsung HD502HJ 500Гб
Оптический накопитель
ASUS DRW-24D5MT
Видеосистема
GIGABYTE GeForce GT 730 902Mhz PCI-E 2.0 2048Mb
1800Mhz 64 bit DVI HDMI HDCP
LAN
1GB/c
Размеры
415 х 185 х 505мм
Уровень зрелости ИТ-инфраструктуры администрации –
стандартизованный. Каждый из основных бизнес-процессов имеет свои
средства автоматизации, реализована система Active Directory в
соответствии с организационной структурой учреждения, с
использованием которой применяются доменные политики, система
разграничения доступа. Вместе с тем ряд технологических операций
выполняются вручную, существует зависимость состояния системы от
уровня квалификации системного администратора. Также отсутствует
14
единая информационная база учреждения – каждый из его сегментов
автоматизирован по отдельности, что предполагает необходимость
выполнения работ по получению сводной информации из разнородных
прикладных программных комплексов.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и
характеристика существующих бизнес процессов
В данной работе решается задача автоматизации документооборота.
Координаторами процесса документооборота в администрации города
Сорска является управление делами, специалисты по делопроизводству.
К основным функциям делопроизводителей в учреждениях
относятся:
- координация документооборота;
- учет входящих, исходящих документов;
- учет распорядительных документов;
- подготовка проектов системы ведения номенклатуры дел,
координация ведения внутриорганизационных архивных документов;
- контроль исполнения распорядительных документов;
- ознакомление специалистов с распорядительными документами;
- работа с обращениями граждан.
Проведем декомпозицию технологических процессов, возникающих
в работе делопроизводителей управления делами администрации города
Сорска.
Делопроизводители в своей работе руководствуются «Положением о
ведении документооборота в администрации города Сорска Республики
Хакасия», действующим законодательством, должностной инструкцией.
Объектом деятельности делопроизводителя является учет входящей и
исходящей документации администрации, обращений граждан, приказов,
15
издаваемых внутри учреждения, распоряжений руководства. Специалисты
по делопроизводству проводят учет поступающих документов, запросов
информации, распределяют поступившие документы в соответствии с
резолюцией руководителя и контролируют дальнейшее исполнение
распорядительных документов.
Создание автоматизированной информационной системы
документооборота, предполагает решение задач:
- Осуществление учета входящих и исходящих документов;
- Мониторинг процесса исполнения документов;
- Учет внутренних документов;
- Ведение архива и номенклатуры дел;
- Учет движения документации между подразделениями учреждения;
- Получение отчетности о процессе работы с распорядительными
документами.
Входящий документ регистрируется в соответствующем журнале,
далее он поступает на подпись руководителю, который накладывает
резолюцию, определяет срок исполнения и определяет исполнителей, о
чем делопроизводитель делает отметки в журнале. Далее документы под
роспись передаются исполнителям. Делопроизводитель контролирует срок
исполнения документации и предупреждает специалистов о его окончании.
После исполнения документа делается отметка в журнале и исполненный
документ с отметкой исполнителя передается руководителю, а после
проверки его исполнения документ отправляется в номенклатуру дел.
Кроме того, руководителю докладывается информация о ходе исполнения
документа, а также о просроченных документах. На рисунке 4 показана
контекстная диаграмма технологии документооборота. Как показано на
рисунке 4, входящими информационными потоками в систему являются:
входящие документы, требования к номенклатуре и запросы отчетности.
Результирующие информационные потоки включают отчетность об
16
исполнении документов и документы, отправленные в архив. Диаграмма
декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке 5.
Рисунок 4 - Контекстная диаграмма
Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции основного бизнес-
процесса
17
Как показано на рисунке 5, технология документооборота
администрации включает в себя:
- учет входящих документов;
- учет исходящих документов;
- ведение номенклатуры дел;
- формирование отчетности.
Диаграммы декомпозиции процессов учета входящих и исходящих
документов, ведения номенклатуры дел показаны на рисунках 6-8.
Рисунок 6 - Диаграмма учета входящих документов
18
Рисунок 7 - Диаграмма учета исходящих документов
Рисунок 8 - Диаграмма ведения номенклатуры дел
Регистрация документов в администрации города Сорска в
настоящее время производится в журнале документов в бумажном
варианте, отсутствует единая информационная система автоматизации
документооборота, в результате чего в рамках анализа бизнес-процессов
были выявлены проблемы:
19
- недостаточность контроля сроков исполнения распорядительных
документов, что в некоторых случаях может грозить штрафными
санкциями;
- возможно утеря входящих документов, пропуск регистрации;
- сложность в распределении ответственности при возникновении
спорных ситуаций;
- ошибки при регистрации документов;
- невозможность мониторинга процесса исполнения
распорядительной документации.
Внедрение информационной системы документооборота позволит
минимизировать влияние указанных недостатков, повысит эффективность
работы учреждения, значительно сократит трудозатраты в рамках
процессов контроля документооборота, позволит отойти от бумажных
документов.
1.2.2 Обоснования необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Сопоставим временные затраты на основные технологические
процессы в сравнении существующей и автоматизированной технологий.
Результаты приведем в таблице 7.
В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы
делопроизводителей возникает необходимость учета корреспонденции,
формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых
фигурируют данные из информационной базы. Схема документооборота
приведена на рисунке 9
20
Делопроизводитель
Руководитель
Специалист
Поступление
Резолюция
Отработка
Конечный
документ
Новый входящий
документ
Документ с
резолюцией
Отработанный
документ
Отметка об
отработке
Отметка об
отправке в дело
Отметка о
резолюции
Рисунок 9 - Схема документооборота
Таблица 7
Частота формирования отчетных документов
№
Название документа
Время
формирования
без
применения
автоматизации
Время
формирования
с
применением
автоматизации
Частота
формирова
ния, раз в
год
1
Новый входящий документ
10 мин.
0,5 мин
5000
2
Новый исходящий документ
10 мин.
0,5 мин.
5000
3
Отметка о резолюции
5 мин.
0,2 мин.
5000
4
Отметка об исполнении
5 мин.
0,2 мин.
5000
5
Поиск неисполненных
документов
20 мин.
0,5 мин.
50
6
Поиск просроченных
документов
20 мин.
0,5 мин.
50
7
Выборки по специалистам
10 мин.
0,5 мин
100
8
Передача документа на
исполнение в профильный
отдел
15 мин.
1 мин.
5000
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш
рабочего времени в 312 рабочих дней. Из данных таблицы 7 видно, что без
использования информационных технологий будут наблюдаться задержки
в реализации бизнес-процессов, связанных с прохождением документации,
21
что приведет к негативным процессам для организации, таким как
административная ответственность на должностных лиц, снижение общей
исполнительской дисциплины.
Место автоматизируемой задачи – автоматизация процесса
«Контроль Документооборота». Входными информационными потоками
являются сведения о документах. Информация о документе включает в
себя следующие данные об отправителе, входящих и исходящих
реквизитах, отметках о срочности.
Автоматизация данного бизнес процесса является важнейшей
задачей для организации так как деятельность организации напрямую
связана с прохождением документации, поскольку задержка в исполнении
какого-либо документа грозит как потерями субсидий и субвенций, так и
штрафными санкциями в случае просрочки исполнения обращений.
Поставленная задача автоматизации работы делопроизводителя
включает в себя:
-Автоматизацию учета исполнения документов;
-Создание оптимальной организационной структуры для
оптимизации документооборота;
- Внедрение элементов электронного документооборота;
-Анализ прохождения документооборота по специалистам для
анализа их деятельности и принятия управленческих решений.
Каждый из этих процессов может быть разбит на ряд составляющих
и является объектом автоматизации.
Поставленная задача представляет собой автоматизацию рабочего
места делопроизводителя, с точки зрения функций управления
разрабатываемое приложение обладает компонентами OLAP-приложения,
а также подготовки и поддержки принятия решения.
Этапы решения задачи:
-Анализ бизнес-процессов, постановка задачи автоматизации
22
-Определение стратегии автоматизации и способа приобретения
программного продукта
-Разработка автоматизированного рабочего места
-Внедрение автоматизированного рабочего места
-Расчет экономической эффективности внедрения
автоматизированного рабочего места
Исходное состояние объекта: входные реквизиты документов,
справочные данные о заявителях, сотрудниках. Конечное состояние
объекта: статистическая информация о проведенных операциях в виде
отчетных форм.
В информационной системе администрации города Сорска в
настоящее время используются:
- АРМ бухгалтера БГУ (Бухгалтерия государственного учреждения)
- АРМ IT-специалиста
- АРМ управления ЖКХ
- АРМ «Финансист» - работа финансового отдела
- АРМ «Юрист» - работа юридического отдела
- АРМ «Делопроизводство» - разрабатываемый в настоящее работе
Автоматизированное рабочее место делопроизводителя должно быть
интегрировано в информационную систему администрации для
выполнения следующих функций:
- Подготовка отчетности руководству
- Ведения учета поступающей корреспонденции и управленческих
решений в контексте документооборота учреждения
- Возможности доступа руководителям для анализа отработки
документации
- Возможности передачи документов на исполнение в электронном виде.