73
Амортизация.
Норма амортизации определяется так: общая стоимость используемого
оборудования /нормативный срок службы. Для разработки ИС используется
компьютер стоимостью 33000 руб.
Срок службы компьютера составляет 5 лет. Следовательно, сумма
амортизации используемого оборудования за год составит:
33000 / 5 = 6500 руб.
Кроме компьютеров для разработки системы используется принтер,
стоимость которого 12000 руб., со сроком службы 5 лет. Амортизация
принтера за год составит:
12000 / 5 = 2400 руб.
Также в процессе разработки системы используется мебель, стоимость
которой составляет 40000 руб., а срок службы – 10 лет.
Амортизация мебели за год составит:
40000 / 10 = 4000
Амортизация по всем элементам за 3 месяца составит:
((6500 + 2400 + 4000) * 3)/12 = 2325 руб.
Расходы на электроэнергию.
В комнате подключено 5 энергосберегающих лампочек мощностью
10Вт, в день используется: 5 х 10 х 8 = 400 вт.
Компьютер мощностью 450Вт/час, в день используется:
450 х 8 = 3600 вт.
Принтер большую часть времени находится в режиме ожидания,
поэтому потреблением электроэнергии принтерами можно пренебречь.
Потребляемая за день электроэнергия составит:
400 + 3600 = 4000 Вт или 4 кВт
Тогда, за 3 месяца (66 дней) разработки ИС будет потреблено:
4 х 66 = 264 кВт
При тарифе для организации 2,81 руб. за кВт, расходы администрации
на электроэнергию составят: 264 х 2,81 = 741,84 руб.
74
Расходы на прочие оборотные запасы (материалы) приведены в
таблице 25.
Таблица 25
Расходы на прочие оборотные запасы (материалы)
№
п/п
Наименование
материала
Ед.
измерения
Количество,
шт.
Стоимость,
руб.
Общая
сумма, руб.
1
Бумага А4
пачка
5
200
1000
2
Картридж для
принтера
шт.
2
7000
14000
3
Диск CD-R/RW
шт.
10
10
100
4
Канцелярские
принадлежности
1000
Итого
16100
Прочие расходы составляют 10000 руб. в месяц
Прочие расходы за 3 месяца составят 10000*3 = 30000 руб.
Составим смету расходов на разработку и внедрение
автоматизированной информационной системы (таблица 26).
Таблица 26
Смета расходов на разработку и внедрение автоматизированной
системы
№
п/п
Статья расходов
Сумма, руб.
1
ФОТ
90000
2
Страховые взносы
27000
3
Амортизация
2325
4
Прочие оборотные запасы (материалы)
16100
5
Электроэнергия
741,84
6
Прочие расходы
30000
Итого
166166,84
Таким образом, получается себестоимость программного продукта,
который предполагается использовать как составную часть автоматизации
работы администрации. Его цена складывается из расходов на создание и
разработку системы и составляет 166166,84 руб.
Проведем расчет годовой экономии от внедрения информационной
системы. Для этого определим расходы до внедрения.
Составим смету расходов на оплату труда работников и приведём её в
таблице 27.
75
Таблица 27
Смета расходов на оплату труда работников
№
Должность
Оклад на
1
человека
Количество
человек
Общий
фонд
З/п
руб. в
месяц
Общий
фонд З/п
руб. в год
1
Специалист
администрации
25000
7
175000
2100000
2
Специалист по
делопроизводству
23000
10
230000
2760000
3
Начальник ИТ-
отдела
30000
1
30000
360000
4
Системный
администратор
25000
1
25000
300000
Итого
19
460000
5 520 000
Расходы на страховые взносы, которые составляют 30% от ФОТ:
5520000 * 0,30 = 1 656 000 руб.
1. Амортизация
Компьютеры – 19 шт. Стоимость одного компьютера составляет 33 000
руб.
Итого: 429000 руб. Срок службы компьютера составляет 5 лет.
Офисная мебель стоимостью 820000 руб. Срок службы 10 лет.
Расходы на амортизацию оборудования и мебели составят:
429000 / 5= 85800 руб.
820000 / 10 = 82000 руб.
Общая сумма амортизации оборудования и мебели за год составит:
85800 + 82000 = 167800руб.
2. Расходы на электроэнергию
20 энергосберегающих ламп мощностью 10 Вт/ч. Потребляемая
энергия за 1 рабочий день составляет: 20 * 0,01 * 8 = 1,6 кВт.
19 компьютеров мощностью 450 Вт/ч. Следовательно, потребляемая
энергия за 1 день составляет: 19* 0,45 * 8 = 69 кВт.
Таким образом, суммарные расходы на электроэнергию за год при
тарифе для юридических лиц 2,81 руб. за кВт/ч составляют:
76
2,81 * 250 * (1,6 + 69) = 49596 руб.
3. Прочие расходы
Прочие расходы за год составляют 80 000руб.
Ежегодно администрацией города Сорска составляется план
мероприятий по росту доходов и оптимизации расходов. В рамках этих
мероприятий для сокращения расходов на ФОТ, была рассмотрена
возможность внедрения новой информационной системы. Это позволило
оптимизировать рабочее время специалистов, связанных с
делопроизводством. В результате за счет внедрения новой информационной
системы, произошло сокращение четырех специалистов, так как эти функции
стали исполняться автоматизировано.
В таблице 28 отразим расходы на оплату труда сотрудников в смете
расходов после внедрения ИС.
Таблица 28
Смета расходы на оплату труда работников после внедрения ИС
№
Должность
Оклад на
1
человека
Количество
человек
Общий
фонд
З/п руб.
в месяц
Общий
фонд З/п
руб. в год
1
Специалист
Администрации
25000
7
150000
1800000
2
Специалист по
делопроизводству
23000
6
161000
1932000
3
Начальник ИТ-
отдела
30000
1
30000
360000
4
Системный
администратор
25000
1
25000
300000
Итого
15
335000
4392000
Расходы на страховые взносы составляют 30% от ФОТ:
4392000 * 0,30 = 1317600 руб.
1. Амортизация
Компьютеры – 15 шт. Стоимость одного компьютера составляет 33
000 руб.
Итого: 495000 руб. Срок службы компьютера составляет 5 лет.
Офисная мебель стоимостью 600000 руб. Срок службы 10 лет.
77
Расходы на амортизацию оборудования и мебели составят:
495000 / 5= 99000 руб.
600000 / 10 = 60000 руб.
Общая сумма амортизации оборудования и мебели за год составит:
99000 + 60000 = 159000 руб.
2. Расходы на электроэнергию
20 ламп мощностью 10 Вт/ч. Потребляемая энергия за 1 рабочий день
составляет: 20 * 0,01 * 8 = 1,6 кВт.
15 компьютеров мощностью 450 Вт/ч. Следовательно, потребляемая
энергия за 1 день составляет: 15 * 0,45 * 8 = 54 кВт.
Таким образом, суммарные расходы на электроэнергию за год при
тарифе для юридических лиц 2,81 руб. за кВт/ч составляют:
2,81 * 250 * (1,6 + 54) = 39059 руб.
3. Прочие расходы
Прочие расходы за год составляют 70 000руб.
Чтобы рассчитать показатели экономической эффективности,
необходимо сравнить данные по расходам до внедрения информационной
системы и после внедрения.
Рассчитаем годовую экономию от внедрения информационной
системы. Сравнительные характеристики расходов до и после внедрения
информационной системы представлены в таблице 29.
Таблица 29
Сравнительная характеристика расходов
№ п/п
Показатели
Величина
расходов до
внедрения
Величина
расходов
после
внедрения
1
ФОТ
5 520 000
4392000
2
Страховые взносы
1 656 000
1317600
3
Амортизация оборудования
и мебели
167800
159000
4
Расходы на электроэнергию
49596
39059
5
Прочие расходы
80000
70000
Итого
7473396
5977659
78
При оценке эффективности ИС используются следующие показатели:
Годовая экономя (P P );
Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений (Кэф);
Срок окупаемости системы (ARR).
Годовая экономия (PP) рассчитывается по следующей формуле:
PP = Расходы до внедрения – Расходы после внедрения
Тогда: PP = 7473396 – 5977659 = 1495737 руб.
Коэффициент годовой экономической эффективности (Кэф)
рассчитывается по следующей формуле:
Кэф = PP /Расходы на разработку
Тогда: Кэф = 1495737/167504=9
Срок окупаемости системы рассчитывается по следующей
формуле:
ARR = 1/Kэф
Тогда: ARR = 1/0.9= 1,1 года (13 месяцев ).
Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение информационной
системы экономически оправдано.
79
Заключение
В рамках данной работы проведена разработка информационной
системы автоматизации документооборота для администрации города
Сорска. При проведении анализа литературы по теме исследования и
предметной области было проведено моделирование бизнес-процессов
технологии документооборота, в ходе которых были выявлены недостатки
существующей технологии, связанные со значительными временными
затратами на выполнение основных технологических операций, связанных с
работой с документами, ошибками при регистрации документов,
обусловленными влиянием человеческого фактора, а также невозможностью
поиска документов в архиве.
В практической части работы проведен выбор способа приобретения
программного продукта (собственная разработка), определена модель
разработки информационной системы.
Далее проведена разработка информационной модели технологии
документооборота, определен набор сущностей информационной системы,
установлены связи между ними, проведено построение логической и
физической моделей.
Программная реализация информационной системы предполагается за
счет разработки конфигурации в среде «1С: Предприятие 8.3». В рамках
анализа реализованного программного обеспечения было показано, что
реализованы задачи автоматизации учета входящих, исходящих документов,
мониторинга исполнения распорядительной документации, формированием
отчетности о наполняемости номенклатуры.
Экономическая эффективность проекта связана с сокращением
трудозатрат на выполнение технологических операций, связанных с учетом
документов, формированием отчетности по исполнению входящих и
распорядительных документов. В рамках данной работы проведены расчеты
80
затрат на реализацию проекта автоматизации, оценены объемы снижения
трудозатрат специалистов, задействованных в технологии документооборота.
Таким образом, поставленная цель автоматизации достигнута, задачи
выполнены.
Внедрение разработанной системы автоматизации делопроизводства
позволит вывести технологию документооборота в администрации города
Сорска на качественно новый уровень и сократить время работы канцелярии
с бумажными документами.
81
Список использованных источников
Нормативные и иные правовые акты
1. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации,
информатизации и защите информации»
2. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации"
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации».
5. Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
6. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального
агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013
г. N 1185-ст)
7. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53898-2013 "Системы электронного
документооборота. Взаимодействие систем управления документами.
Технические требования к электронному сообщению" (утв. приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8
ноября 2013 г. N 1465-ст)
8. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-
распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
(утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и
метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст)
9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014
"Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и
82
систем" (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии от 20 июля 2017 г. N 731-ст)
10. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011
"Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Информация и документация. Системы управления документами.
Требования" (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии от 30 января 2018 г. N 34-ст)
11. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в
Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и
метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального
стандарта Российской Федерации".
12. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об
утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в органах государственной власти, органах
местного самоуправления и организациях"
13. Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. №44
«Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в
государственных организациях»
14. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010. Информационная технология.
Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла
программных средств.
15. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 26
марта 2002 г. N 23 "Об утверждении норм времени на работы по
документационному обеспечению управленческих структур федеральных
органов исполнительной власти", нормативов трудоемкости ОСТ 4.071.030.
16. Распоряжение Председателя Правительства Республики Хакасия от
20.06.2008 №72-рп «О внедрении системы электронного делопроизводства и
документооборота»