23
1.2.3 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Защита информационной системы администрации города Сорска, в
том числе информационной системы отдела делопроизводства,
необходима для отражения следующих угроз:
-Вирусная активность
-Потеря данных в результате технологических сбоев
-Потери данных в результате нарушения пользовательских
полномочий
-Компрометации ЭЦП и паролей
-Утечки персональных данных
-Несанкционированного копирования данных
-Использования Интернет -трафика не по назначению
В целях сохранности данных информационной системы необходимо
выполнение мер технического и организационного характера. Работу по
защите информации в информационной системе администрации курирует
специалист по информационным технологиям- системный администратор.
К техническим мерам защиты информации относятся:
-Наличие системы резервного копирования базы данных на внешний
носитель
-Определение уровня доступа пользователей к информационным
ресурсам
-Централизованное администрирование
-Антивирусное программное средство
-Наличие системы разграничения доступа к сети Интернет, а также
файрвола
-Использование криптографических средств для шифрования при
передаче отчетности и персональных данных.
К организационным мерам защиты информации относятся:
24
-Запрещение использования неучтенных носителей информации
-Опечатывание серверов и рабочих станций с установленными
критосредствами
-Регламентация использования Интернета
-Наличие инструкции по внутриобъектовому режиму и ограничение
доступа в центры обработки информации (серверные, а также кабинетов,
где хранятся резервные копии баз данных)
-Определение приказом ответственности персонала за нарушение
правил защиты информации
В администрации города Сорска разработаны следующие
нормативные документы в области обеспечения информационной
безопасности:
- «Положение о порядке обращения машинных носителей
информации в администрации города Сорска» (регламентирует учет,
хранение и использование носителей информации внутри организации,
запрещает использование неучтенных носителей информации)
- «Положение по работе с криптографическими средствами защиты
информации» (регламентирует использование криптосредств,
используемых в работе)
- «Положение по пропускному и внутриобъектовому режиму»
(определяет пропускной режим, а также правила использования
помещений, где обрабатывается информация, содержащая персональные
данные)
- «Положение по использованию ресурсов внешней сети»
(регламентирует использование сети Интернет специалистами
администрациии)
- «Положение по парольной защите в администрации города Сорска»
(регламентирует использование парольной защиты, определяет правила
использования паролей и ведения документации)
25
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для
автоматизации задачи
Как было показано по итогам анализа бизнес-процессов,
модернизация технологии документооборота в условиях администрации
города Сорска связана с внедрением информационной системы
документооборота. Контекстная диаграмма бизнес-процессов "Как должно
быть" показана на рисунке 10, диаграмма декомпозиции основного бизнес-
процесса - на рисунке 11. Добавление информационной системы с
выделением красным цветом связано с тем, что модификация технологии
работы предполагает изменение, связанное с внедрением информационной
системы.
Рисунок 10 - Контекстная диаграмма "Как должно быть"
26
Рисунок 11 - Диаграмма основного бизнес-процесса "Как
должно быть"
Приведем описание наиболее распространенных программных
продуктов, решающих задачи автоматизации систем документооборота.
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «Дело».
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные
Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение,
обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также
ведение полностью электронного документооборота организации.
В настоящее время систему «ДЕЛО» используют большое число
компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее
число установленных рабочих мест составляет более 1 миллиона.
Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации
органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
К основным функциональным возможностям системы «Дело»
относятся [4]:
27
- Полный цикл прохождения документа – от поступления до
списания в архив;
- Поддержка технологий регистрации, контроля исполнения,
маршрутизации, списания в дело, поиска документов по базе;
- Наличие системы разграничения доступа и сервисов для каждого из
пользователей;
- Возможность настройки нескольких вариантов организации
документооборота;
- Возможность интеграции с криптопровайдерами для использования
электронной подписи;
- Наличие Web-интерфейса.
2. Решения на базе «1С - Документооборот».
Данный продукт поставляется в форме конфигурации «1С-
Предприятия 8». Работа ведется с входящими, исходящими, внутренними
документами [4]. Реализована возможность присоединения файлов,
связанных с текущим документом.
Все функциональные опции входят в комплект поставки и не
требуют дополнительной оплаты:
- Учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и
обращений граждан
- Встроенная почта
- Электронная подпись
- Сканирование, штрихкодирование, распознавание копий
- Мобильный документооборот и доступ через интернет
- Учет и планирование рабочего времени, проектный учет
- Рабочее место руководителя
- Полнотекстовый поиск
- Интеграция с другими приложениями и типовыми решениями
- Электронный документооборот
28
В таблице 8 приведена сравнительная характеристика
рассмотренным программных продуктов.
Таблица 8
Сравнительная характеристика продуктов автоматизации
технологии делопроизводства
Система
«Дело»
1С:
Документооборот
Регистрация входящих
документов
+
+
Контроль исполнения
документов
+
+
Формирование отчетности
+
+
Формирование собственной
технологической цепочки
-
+
Оповещения о просроченных
документах
+
-
Формирование выборок по
запросам пользователя
-
+
Формирование отчетов по
исполнителям
+
+
Наличие системы
разграничения доступа
+
+
Учет исходящих документов
+
+
Учет документов,
отправленных в архив
+
+
Таким образом, как показано в таблице 8, рассмотренное
программное обеспечение для автоматизации документооборота в целом
позволяет оптимизировать технологию работы делопроизводителя.
Показано, что данные системы в целом позволяют решать задачи
автоматизации документооборота, но при этом имеют ряд
функциональных возможностей, которые не предполагается использовать
в условиях администрации города Сорска.
1.3.2 Выбор стратегии автоматизации. Постановка задач
автоматизации отдела делопроизводства
Далее определим стратегию автоматизации технологии
документооборота администрации города Сорска.
29
В настоящее время принята классификация стратегий автоматизации
на следующие виды [12]:
Хаотичная (кусочная) автоматизация;
Автоматизация по участкам;
Автоматизация по направлениям;
Полная автоматизация.
Проведем более подробный анализ данных стратегий.
Хаотичная стратегия автоматизации подразумевает отсутствие
единой стратегии функционирования информационной системы
учреждения. Каждый специалист, либо группа специалистов в рамках
данной стратегии принимает решение о внедрении той или иной
информационной системы, что приводит полному отсутствию
управляемости системой, сложностям в администрировании и
невозможности интеграции различных направлений работы специалистов.
Такая стратегия автоматизации характерна для малых организаций,
зачастую не имеющих в штате ИТ-специалистов, когда каждый специалист
устанавливает себе системное, офисное, антивирусное ПО, а также
отвечает за функционал прикладного ПО. Например, бухгалтер
самостоятельно выбирает более удобную с его точки зрения программу, не
согласовывая свои действия, например, с кадровой службой, которая также
имеет свой функционал, например, при учете сотрудников или табелей
рабочего времени. Такая стратегия автоматизации является
неэффективной, ведет к росту расходов на программное обеспечение,
увеличивает трудозатраты в случае необходимости интеграции различных
участков работы, значительно повышает уязвимость системы и усложняет
администрирование.
Стратегия автоматизации «по участкам» предполагает единый
подход при внедрении программного обеспечения в рамках выполнения
единого функционала. Так, в данном случае, например в технологии учета
заработной платы, единое ПО уже будут использовать бухгалтер и
30
специалист по кадрам, что позволит объединить функционал данных
специалистов в единую технологическую цепочку. При этом и в данном
случае остается ряд недостатков, характерных для хаотичной
автоматизации, так как не предполагается единый подход к использованию
информационных ресурсов системы (так как в данном случае не
используется единая СУБД, аппаратная платформа, системное ПО, что
также увеличивает расходы на использование системы) [13].
Стратегия автоматизации «по направлениям» предполагает единые
подходы к внедрению информационных систем согласно направлениям
деятельности учреждения. Например, блок бухгалтерии при данной
стратегии будет использовать базу «1С: Бухгалтерия государственного
учреждения», в которой реализован функционал всего бухучета – учета
заработной платы, основных средств, оперативного учета и при этом все
это объединено в единую базу и позволяет получать сводную информацию
о состоянии данного объекта управления. При этом в рамках единого ПО
отражена вся технологическая цепочка подразделения (от ввода первичных
данных до формирования отчетности и электронного документооборота).
Стратегия полной автоматизации предполагает автоматизацию всех
направлений деятельности на единой платформе управления. Подобный
тип автоматизации является оптимальным, хотя встречается довольно
редко – в крупных организациях, так как требует наличия собственного
штата разработчиков ПО [14].
Основываясь на том, что нам необходимо автоматизировать бизнес
процесс учреждения «организация документооборота», целесообразно
выбрать стратегию автоматизации «по направлениям». Так как работа
организация документооборота представляет собой целостную
технологическую цепочку, целесообразно её полная автоматизация.
31
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Определим способ приобретения программного обеспечения для
автоматизации документооборота.
Покупка готовых решений имеет следующие преимущества [9]:
- Отсутствие необходимости расходов на разработку ПО;
- Готовые решения, как правило, соответствуют стандартным
технологиям работы специалистов;
- Приобретение лицензионного ПО предполагает возможность
технической поддержки конечных пользователей, доработки ПО
в соответствии с изменениями законодательства.
Также в настоящее время возможно приобретение «облачных»
решений, что предполагает аренду ПО, развернутого на удаленном
сервере. При этом не требуется временных затрат на установку и
обслуживание ПО, но имеются риски, связанные со стабильностью
каналов связи, а также с нахождением данных организации на сервере
сторонней фирмы. При этом в случае возникновения проблемных
ситуаций возможна блокировка доступа к ресурсам.
К недостаткам готовых решений относят необходимость адаптации
под специфику организации, зачастую наличие неиспользуемого
функционала. Риски, связанные с зависимостью от фирмы-разработчика.
Также возможно использование стратегии ПО, связанной с покупкой
и доработкой существующих решений. В этом случае приобретается ядро
системы (например, конфигурация 1С), а остальной функционал
дорабатывается.
К преимуществам данной стратегии можно отнести [6]:
• Покупаемое ядро является отлаженным и законченным
компонентом
• Возможная доработка именно требуемой функциональности
32
• Не надо платить за то, что организации не нужно
К недостаткам:
• Необходимость наличия в штате организации отдела
информационных технологий
• Эффективность данной схемы можно достичь при
относительно небольших объемах доработок
• Доработки возможны только в рамках реализованного ядра
готовой системы
Стратегия собственной разработки программного обеспечения имеет
преимущества:
• Возможность адаптации к предъявляемым требованиям
• Индивидуализация проекта
• Возможность реализации изменений под требования
организации
Недостатки данной стратегии [10]:
• Необходимость создания команды, либо создания
дополнительной нагрузки на специалистов ИТ отдела;
• Отсутствие профессиональных постановщиков задач может
вносить ошибки в бизнес-логику уже на стадии технического задания;
• Проект может захлебнуться:
– Из-за недостаточной квалификации разработчиков и
специалистов – профильных отделов
– Из-за ухода ведущих специалистов
– Из-за нехватки внутренних ресурсов
– Смена руководства организации может привести к решению о
закрытии проекта
• Часто плохая документированность системы
В данном случае оптимален способ автоматизации путем покупки
ядра системы и ее последующей доработки.