6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................... 8
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ....................................................................... 11
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и прдприятия.
Аназиз деятельности «КАК ЕСТЬ» ........................................................................... 11
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ................................. 11
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ...................... 12
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................. 22
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации .............................................................................................................. 24
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ......................................................................................................... 24
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач ............ 26
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ..................................................................................................... 29
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации .................................................................................................................. 31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ» .............................................................................................................. 38
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 38
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ....................... 45
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач ........................................................................................................... 48
1.4 Обоснование проектных решений .................................................................. 49
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ..... 49
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению52
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 54
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................... 57
2.1 Разработка проекта автоматизации ................................................................ 57
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................................ 57
7
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .......... 62
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................... 65
2.2 Информационное обеспечение задачи ........................................................... 67
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................................. 67
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................................. 68
2.2.3 Характеристика результатной информации…………............................69
2.3 Програмное обеспечение задачи ..................................................................... 70
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................... 70
2.3.2 Характеристика базы данных .................................................................. 70
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .... 72
2.3.4 Описание программных модулей ...................................................... …..73
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание .......................... 75
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА ................................................................................................................... 77
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности . 77
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта ...................... 81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 90
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ....................................................................................... 92
ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………………………………………...….94
8
Введение
Возрастающие объемы информации, такие как
входящая/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры,
сопроводительная документация, архивы бумажных и электронных документов,
заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой
частью бизнес–процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения –
генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.
Получившие широкое распространение системы электронного
документооборота облегчают обработку документов, обеспечивают актуальность
хранимой информации, значительно уменьшают время поиска нужных данных.
Сегодня с уверенностью можно утверждать, что информационный
документооборот признан одним из приоритетных объектов программирования. И
именно поэтому создание системы электронного документооборота (далее СЭД)
требует особой тщательности и анализа, что, в свою очередь, объясняет
актуальность разрабатываемой темы.
К основным функциям системы электронного документооборота можно
отнести:
регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную
переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного
хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического
архивирования документов;
унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с
ними;
создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа;
планирование общих и личных мероприятий.
9
Большим достоинством системы электронного документооборота является
возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов
коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию
совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией,
согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие
офисы, другие города).
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить
через типовые цели их внедрения:
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не
там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального
времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования дипломной работы является Федеральное
государственное бюджетное учреждение Федеральный институт промышленной
собственности (далее ФИПС), предметом – процесс делопроизводства учреждения.
Предмет исследования – организация электронного документооборота в
ФИПС.
В качестве источников использованы нормативные акты, теоретические
материалы, в том числе учебники и учебные пособия, а также периодическая
литература.
10
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства ФГБУ «ФИПС» в
результате внедрения системы электронного документооборота.
Задачами данной дипломной работы являются:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснованная необходимость автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснованный способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать структуру
предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс, подходящий для
автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации, выбрать способ
приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ существующей
системы защиты информации, обосновать проектные решения по техническому,
программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания,
описать информационное и программное обеспечение информационной системы,
описать контрольный пример ее использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику расчета
экономической эффективности системы и рассчитать показатели в соответствии с
выбранной методикой.
11
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральный
институт промышленной собственности» (далее – ФГБУ «ФИПС») создано в
результате реорганизации Федерального государственного учреждения
«Федеральный институт промышленной собственности Федеральной службы по
интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам» и Федерального
государственного учреждения «Палата по патентным спорам Федеральной службы
по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам». Второе
учреждение было присоединено к первому в соответствии с распоряжением
Правительства Российской Федерации от 01 декабря 2008 г. № 1791-р.
Институт является правопреемником Федерального государственного
учреждения "Федеральный институт промышленной собственности Федеральной
службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам". Ранее
это учреждение называлось "Федеральный институт промышленной
собственности" (некоммерческая организация). Созданное постановлением
Правительства Российской Федерации от 19 сентября 1997 г. № 1203 на базе
Всероссийского научно-исследовательского института государственной патентной
экспертизы управления прав промышленной собственности и производственного
предприятия "Патент", путем их слияния и присоединения к нему в качестве
структурных подразделений Всероссийской патентно-технической библиотеки и
Российского агентства по правовой охране программ для электронных
вычислительных машин, баз данных и топологий интегральных микросхем, и
Федерального государственного учреждения "Палата по патентным спорам
Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным
знакам", ранее именовавшегося Государственным учреждением "Палата по
патентным спорам Российского агентства по патентам и товарным знакам",
созданного в результате переименования Государственного учреждения
"Апелляционная палата Российского агентства по патентам и товарным знакам" на
12
основании приказа Российского агентства по патентам и товарным знакам от
13.02.2003 № 19.
Основные экономические показатели деятельности ФГБУ «ФИПС»
приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Экономические показатели деятельности ФГБУ «ФИПС»
Наименование показателя
Значение показателя
Годовой оборот
В период с января 2010 года по
январь 2018 года – 135000000 руб.
Активы
На 1 января 2018 года - 165000000
руб.
Основной капитал
На 1 января 2018 года –
124000000 руб.
Персонал учреждения
На 1 января 2018 года – 1691 чел.
Средняя заработная плата сотрудников
На 1 января 2018 года – 34500
руб.
Таким образом, экономические показатели деятельности института
свидетельствуют о ее стабильном положении, что позволяет выделить некоторые
средства для автоматизации части процессов документооборота.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Организационную структуру ФГБУ «ФИПС» можно представить в виде
следующей схемы (Рис. 1.1).
13
Рис. 1.1 Организационно-штатная структура ФГБУ «ФИПС»
Деятельностью предприятия руководит генеральный директор. В его
подчинении находятся исполнительный директор, финансовый директор,
инспектор по кадрам, секретарь.
Отделение мониторинга качества (отделение 8)
Основные задачи отделения:
Разработка проектов нормативных правовых актов Российской Федерации,
регулирующих отношения, связанные с правовой охраной результатов
интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, в частности, с
реализацией административных процедур в ходе предоставления Роспатентом
государственных услуг.
Разработка проектов документов, регулирующих правовое обеспечение
электронного взаимодействия при выполнении государственных работ с
использованием федеральной государственной информационной системы «Единый
портал государственных и муниципальных услуг (функций)», сайтов Роспатента и
14
ФИПС в сети Интернет, системы межведомственного электронного
взаимодействия и других информационных систем.
Разработка ведомственных методических документов, отражающих
практику применения документов по п.п. 1, 2.
Разработка проектов ведомственных организационных и технологических
документов, в том числе, касающихся предоставления государственных услуг,
рассмотрения жалоб на предоставление государственных услуг, обращений
граждан, организации внутреннего контроля, обучения и повышения квалификации
работников ФИПС, мониторинга качества предоставления государственных услуг,
контроля исполнения, анализа показателей качества.
Осуществление мониторинга качества выполнения государственных работ, в
том числе, качества предоставления государственных услуг, в частности,
мониторинга:
1. Функционирования системы управления качеством;
2. Действий и документов, подготавливаемых государственными экспертами
по интеллектуальной собственности и другими работниками в процессе реализации
административных процедур, в том числе в связи с рассмотрением жалоб,
обращений;
3. Сроков реализации административных действий.
4. Разработка предложений по мерам организационного, методического,
технологического, информационного, образовательного характера, направленным
на устранение нарушений, выявленных в ходе мониторинга, и их причин.
Рассмотрение жалоб на предоставление государственных услуг происходит в
порядке, предусмотренном Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с
изменениями), и обращений граждан в порядке, предусмотренном Федеральным
законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации» (с изменениями), поступающих в адрес руководства
Роспатента и ФИПС, касающихся, в частности, правовой охраны результатов
интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, распоряжения
правами на результаты интеллектуальной деятельности и средства
15
индивидуализации, а также связанных с организационными и технологическими
вопросами.
5. Учет, статистическая и аналитическая обработка жалоб на предоставление
государственных услуг, поступающих в соответствии с Федеральным законом от
27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и
муниципальных услуг» (с изменениями), поступивших на рассмотрение в
Роспатент или ФИПС, и обращений граждан и юридических лиц в порядке,
установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан» (с изменениями).
6. Рассмотрение обращений органов государственной власти, относящихся к
зарегистрированным результатам интеллектуальной деятельности и средствам
индивидуализации.
7. Технологический надзор за внедрением организационных и
технологических документов Роспатента и ФИПС, подготовка предложений по
совершенствованию деятельности ФИПС на основе анализа результатов
технологического надзора.
8. Контроль исполнения планов, приказов и распоряжений Роспатента и
ФИПС, поручений руководства Роспатента и ФИПС, подготовка отчетных
документов.
9. Анализ показателей качества деятельности ФИПС, установленных
государственным заданием.
10. Организация и обеспечение работы консультационно-справочной
службы ФИПС.
11. Проведение аналитических и научно-исследовательских работ по
вопросам, относящимся, в частности, к правовой охране результатов
интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, распоряжения
правами на результаты интеллектуальной деятельности и средства
индивидуализации.
Рассмотрим более подробно отдел обработки корреспонденции (отдел 17) и
прочие отделы.
Основная задача отдела:
Обработка входящей и исходящей корреспонденции в ФИПС.