76
Для описания технологии работы с установленной ЭИС наиболее удобен
формат руководства пользователя.
Рассмотрим более подробно алгоритм установки разработанной ЭИС на
компьютер работника ФИПС.
Для функционирования системы необходимо сначала провести установку
программного средства Microsoft Access.
Microsoft Office Access 2007 обеспечивает многофункциональную
платформу для разработки приложений баз данных — компьютерных программ, в
которых реализован как способ хранения данных и управления ими, так и
пользовательский интерфейс, соответствующий логике бизнес-задач (логика
приложения) [22].
Запустим файл Access2007RuntimeSP1.exe. При нормальной установке
последовательно появляются две формы.
После установки программы выполним установку ЭИС на компьютер. Для
этого переместим файлы ЭИС на локальный диск ПК менеджера.
Для обеспечения безопасности и в целях систематизации данных по
документации устанавливаются на локальный диск D.
Далее на рабочем столе создаётся ярлык ЭИС. После проверки работы
системы установка закончена. Для тестирования были введены пробные данные
заявлений на изобретение, полезные модели, промышленные образцы и программы
ЭВМ.
Также для создания новых таблиц можно использовать Листинг,
представленный в Приложении 1.
Таким образом, во второй главе работы проведено проектирование
информационной системы документооборота, в том числе разработана база данных
и комплект диаграмм, позволяющих иллюстрировать функциональность системы, а
также описан порядок работы с ней.
77
3 Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Подсчет экономической эффективности ИТ всегда предполагает
количественное сравнение затрат и полученных результатов. И если показатели без
проблем можно сформировать, то саму процедуру оценки нужно осуществлять при
помощи известных методик подсчета экономической эффективности для
инвестиционных проектов. Такой подход наиболее общий и сложно реализуем,
особенно для специфических проектов, которые отличаются от внедряемых в
промышленность. И главной сложностью применения данного проекта для
внедрения информационных технологий являются результаты экономической
оценки [19].
Вторым этапом для приближения к решению поставленной задачи выделяют
анализ подходов к оцениванию эффективности ИС, несмотря на их предметные
области. Здесь обычно отмечают отсутствие методики, которая готова к
применению сразу. Практические опыты есть только для частных случаев и
некоторых условий, касающихся вариантов внедрения ИС [16].
В связи с отсутствием адекватного применимого подхода к оценке
экономической эффективности информационных технологий сегодня
разрабатываются новые методы для ИС, которые могут служить решением
конкретных задач управления. Большая часть представленных методов включает в
себя эвристический характер и основывается на изучении последствий и
экономических затрат для каждого конкретного случая в отдельности. И если
удается определить качественные затраты и результат использования подобных
систем, то в дальнейшем имеет смысл применение обобщенного подхода в оценке
экономической эффективности проектов с инвестициями, о которых говорилось
выше.
Такой уровень оценки эффективности является самым оптимальным для
информационной системы, но и самым труднодостижимым. Поэтому плюсом
можно определять уже то, что были выявлены позитивные результаты внедрения
конкретной ИС при помощи определенных качественных показателей.
78
Обобщенный подход к оценке экономической эффективности проектов с
инвестиционной поддержкой. Универсальные методики поддержки такого рода
проектов содержат лишь базовые и общие принципы и являются актуальными
только для проектов производственного назначения. В таких методиках
указываются необходимости привлечения специальных процедур для оценки
полученного результата (например, в проекте научно-технического развития). Это
может намекать на то, что методики рассчитаны на более широкие, нежели
производство товара, цели. Данные методики оценки эффективности определяют
наиболее правильное вложение средств в возможные направления
здравоохранения, науки, промышленности и т.д. Но одна и та же методика должна
уметь сравнивать все нестандартные проекты с проектами промышленности,
поскольку инвестируемые ресурсы от этого не изменяются.
Отличие оценки эффективности действия информационных технологий
состоит в отражении результатов, не являющихся доходами с продаж выпускаемой
продукции, поэтому и отличается так от промышленных инвестиционных
решений. Для реализации подобных ситуаций предусмотрены следующие
методики. В них прямо подчеркивается, что инвестиции делаются для получения
выгоды. Сам же термин «выгода» фигурирует для того, чтобы не показывать
ограниченность целей инвестированных проектов, а наоборот, их возможность
принимать формы экономии средств, предотвращения потерь и т.д.
Параметр экономической эффективности при использовании АИС в
каждодневных процессах компании всегда учитывается при обосновании плановых
показателей эффективного применения ЭВМ и ПО, таких, как экономия от
уменьшения себестоимости продукции, возрастание объема производства,
расширение клиентской базы, уменьшение численности сотрудников, экономия
компьютерных ресурсов.
Выражение эффективности ИС базируется на принципах экономической
эффективности компании и применения в фирме новых технологий.
Экономический эффект в процессе использования ИС подсчитывается по
показателям замены ранее функционировавшего ИС на более эффективное и
мощное, а также по параметрам включения в ИС нового средства с целью
автоматизировать ранее не автоматизированные участки производства.
79
На разных стадиях жизненного цикла ИС и при различных целях расчета
могут быть рассчитаны и зафиксированы разные виды экономического эффекта:
Предварительный;
Текущий;
Гарантированный;
Фактический.
Предварительный эффект считается до выполнения всей разработки на
основе технических данных и ближайшего прогноза использования. Чаще всего
используется на этапе планирования и начале разработки ИС.
Потенциальный эффект принято рассчитывать по окончанию разработки,
основываясь на достигнутых заранее технико-экономических характеристиках и
прогнозируемых данных о наибольших объемах использования ИС в компании.
Данный эффект используется также при оценке работы компании-разработчика
ИС.
Гарантированный экономических эффект считается в виде эффекта для
заранее определенного внедрения и суммарного гарантированного внедрения по
всей совокупности объектов.
Для конкретного объекта гарантированный эффект можно рассчитать только
после окончания разработки для одного программного внедрения и только
основываясь на данных удельного эффекта, гарантированных разработчиками в
определенных сроках и в годовом объеме использования ИС. Такой эффект от
единственного внедрения ИС считается при оформлении договора между
заказчиком и организацией.
Фактический экономический эффект считается на основе данных учета и
соотношения затрат в результате применения ИС. Данный эффект также
рассчитывается от единственного программного внедрения на конкретном объекте,
а также как общий экономический эффект при использовании одного ИС на всех
объектах внедрения за период. Фактический эффект часто применяется для
оценивания деятельности организаций, разрабатывающий и внедряющий ПО для
отчисления в фонды экономического стимулирования, а также для анализа
эффективности работы ИС и выработки аппаратных предложений по
модернизации ИС и его условий применения.
80
Источниками для экономии у организаций, использующий ИС, являются:
Улучшение показателей главной деятельности в результате
использования ИС;
Быстрое освоение новых ИС за счет более продуманных
эргономических характеристик, большей функциональности и быстродействия;
Сокращение времени на обработку информации и принятие решений;
Повышение качества и уровня производимой продукции;
Увеличение объёмов обработанных данных и уменьшение сроков
переработки информации;
Уменьшение численности персонала, в том числе тех
высококвалифицированных специалистов, которые занимаются обслуживанием и
настройкой автоматизированных систем;
Снижении сложности работы программистов при создании
прикладного ПО для внедренной ИС;
Уменьшение затрат на эксплуатационные материалы.
Для проведения анализа экономической эффективности внедрения
разработанной системы к существующим ИС определим процессы, которые будут
им автоматизироваться. Для этого выберем методику сравнения внедряемой ИС с
уже существующей.
Эта методика была выбрана, потому что новая ИС призвана не заменить,
существующие в компьютерном парке программные комплексы, а лишь дополнить
новыми функциями часть процессов фирмы. В результате ее внедрения не
потребуется вносить существенных изменений ни в программную, ни в
аппаратную структуру компании.
Прямой эффект – понятие, обобщающее снижение трудозатрат и реализации
одинакового объема операций, а также снижение финальной стоимости.
Обычно трудозатраты можно рассчитать по следующим формулам:
1. абсолютное снижение трудозатрат (Т), измеряется в часах за год:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
показывает трудозатраты в часах за год на обработку данных в
базовом варианте;
81
Т
1
отражает трудозатраты в часах за год на обработку данных в внедряемом
варианте;
2. параметр относительного снижения трудозатрат (К
Т
):
К
Т
=Т / T
0
* 100% (2)
3. индикатор уменьшения трудозатрат или повышение
производительности труда (Y
T
):
Y
T
= T
0
/ T
1
(3)
Динамика стоимостных затрат рассчитывается по аналогичным формулам:
1. абсолютное уменьшение стоимостных затрат (С) в рублях за год:
С = С
0
- С
1,
(4)
где С
0
является стоимостной затратой в рублях за год на обработку данных в
базовом варианте;
С
1
показывает стоимостные затраты в рублях за год на обработку данных в
внедряемом варианте;
2. величина относительного снижения стоимостных затрат (K
C
):
К
C
=C / C
0
* 100% (5)
3. индикатор снижения стоимостных затрат или повышение суммарной
прибыли (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1.
(6)
Помимо рассмотренных выше показателей правильно будет также
рассчитать период окупаемости расходов на внедрение проекта
автоматизированной обработки данных (Т
ок
), рассчитываемый в годах, частях года
или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/C , (7)
где К
П
является затратами на создание проекта (проектирование и
установка).
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
82
В соответствии с выбранной выше методикой произведем расчет основных
показателей экономической эффективности разработанной информационной
системы.
Для этого необходимо оценить объемы обрабатываемой информации в
базовом и проектном варианте.
Для того, чтобы оценить экономическую эффективность разработанной
системы, оценим трудовые и стоимостные затраты до и после использования
разработанной ИС. При этом будем учитывать среднечасовую заработную плату
пользователя системы, которая составляет 200 рублей в час, а также объем
используемых в работе системы документов. Используемые в работе
разработанной системы документы имеют следующий объем (таблица 3.1).
Таблица 3.1
Характеристика документов, используемых в системе
Документ
Периодично
сть
возникновен
ия (в месяц
Кол-во
документостр
ок в одном
документе
Общий объем
в год,
документостр
ок
Список сотрудников предприятия;
1
30
360
Входящие и исходящие документы.
30
500
180000
ВСЕГО за входные:
192360
Выходные
список сотрудников;
30
800
288000
список документов по видам;
30
700
252000
номенклатура дел;
60
550
396000
учетная карточка документа;
6
1500
108000
список документов, находящихся в
архиве.
6
150
10800
ВСЕГО за выходные:
1054800
Оценим стоимостное и проектные затраты (Таблица 3.2 и 3.3)
Таблица 3.2
83
Базовый вариант
№
п
/
п
Наименовани
е операций
технологичес
кого процесса
решения
комплекса
задач
Оборуд
ование
Объем
работы
в год
Норма
вырабо
тки /
(опер/в
час.)
Трудоемко
сть, часов
Часовая
стоимос
ть
накладн
ых
расходо
в (руб.)
Стоимост
ные
затраты
для
ручных
операций,
рублей
1.
Регистрация
документов
д/с
31680
50
633,6
148,81
94285,71
2.
Учет,
регистрация
пользователей
д/с
110880
50
2217,6
148,81
330000,00
3.
Сведения о
движении
документов
д/с
39600
50
792
148,81
117857,14
4.
Отчеты о
работе
системы
д/с
31680
100
316,8
148,81
47142,86
5.
Формировани
е списка
сотрудников
д/с
34320
150
228,8
148,81
34047,62
6.
Формировани
е списка
документов
по видам
д/с
34320
151
227,2848
148,81
33822,14
7.
Формировани
е журналов
д/с
39600
100
396
148,81
58928,57
8.
Формировани
е учетной
карточки
д/с
39600
101
392,0792
148,81
58345,12
84
документа
9.
ИТОГО:
5204,16
774429,16
Таблица 3.3
Проектный вариант
№
п/
п
Наименовани
е операций
технологичес
кого
процесса
решения
комплекса
задач
Оборуд
ование
Объем
работы
в год
Норма
вырабо
тки /
(опер/в
час.)
Трудоемк
ость,
часов
Часовая
стоимост
ь
накладны
х
расходов
(руб.)
Стоимост
ные
затраты
для
ручных
операций,
рублей
1.
Регистрация
документов
ЭВМ
31680
70
452,57
148,8095
67346,94
2.
Учет,
регистрация
пользователе
й
ЭВМ
110880
75
1478,4
148,8095
220000,00
3.
Сведения о
движении
документов
ЭВМ
39600
60
660
148,8095
98214,29
4.
Отчеты о
работе
системы
ЭВМ
31680
130
243,69
148,8095
36263,74
5.
Формирован
ие списка
сотрудников
ЭВМ
34320
210
163,43
148,8095
24319,73
6.
Формирован
ие списка
документов
по видам
ЭВМ
34320
226,5
151,52
148,8095
22548,09
85
7.
Формирован
ие
номенклатур
ы дел
ЭВМ
39600
120
330
148,8095
49107,14
8.
Формирован
ие учетной
карточки
документа
ЭВМ
39600
131,3
301,6
148,8095
44880,86
9.
ИТОГО:
3781
562680,79
Характеристика изменения затрат приведена в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Характеристика изменения затрат
Затраты
Снижение
затрат
Коэффициент
изменения
трудовых
затрат
Индекс
изменения
трудовых
затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Трудоёмкость
Т
0
, часов
Т
1
, часов
(ч)
5204,16
3781,21
1422,95
0,27
1,38
Стоимость
С
0
, рублей
С
1
, рублей
774429,16
562680,79
211748,38
0,27
1,38
На рисунке 3.1. приведена диаграмма сравнения базового и проектного
вариантов трудовых затрат, на Рисунок 3.2. – стоимостных затрат.