26
Фактически, непродуктивное использование информации может привести к
потере дохода учреждения. Вследствие этого, какое бы ни было предприятие, где
ведется активная работа с различной документацией, рано или поздно встает
проблема систематизации, обработки и безопасного хранения внушительных
объемов информации.
Основными правилами организации документооборота являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов
должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный
принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения
однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все
документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе
согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации
на каждом из носителей.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Документы, поступившие в ФИПС, принимаются секретарем генерального
директора. К входящей корреспонденции относятся: изобретения, полезные
модели, промышленные образцы, программы ЭВМ, приказы, информационные
письма, указания, переписка с другими организациями, договоры, заявления.
Небольшая часть документов приходит по факсу (т.е. фактически в виде
бумажного документа) и по электронной почте. Общий объем документов за год
составляет в среднем 8000-9000.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
27
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т.п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 3000-4000.
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 8000-9000.
Входящую корреспонденцию проверяют в приемной на правильность
доставки и целостность вложения. Конверты с пометкой «лично» передаются
адресатам без вскрытия. Все входящие документы подлежат регистрации (если эти
документы входят в список подлежащих регистрации) в специально отведенных
для них журналах для регистрации входящей корреспонденции. На всех
регистрируемых входящих документах в правом нижнем углу лицевой стороны
основного документа ставится регистрационный штамп с указанием даты
поступления документа и входящего порядкового номера. Любая бумага, не
имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ.
Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. Каждый
документ, поступивший в ФИПС, регистрируется только один раз, в день
поступления. После регистрации документы (если это не личные письма)
направляются на рассмотрение руководству. Далее они могут быть размножены и
направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие подразделения
через приемную, на документах делаются соответствующие отметки. Срочные
документы передаются на рассмотрение руководству немедленно. Таким образом,
входящий документ регистрируется секретарем в приемной [28].
Исходящие документы также регистрируются секретарем. На каждом
отправляемом документе проставляется дата и исходящий номер. Копия
исходящего документа подшивается в соответствующей папке.
Учет и регистрацию внутренних документов (приказов по основной
деятельности, по командировкам, а также распоряжений и протоколов) проводит
также секретарь. Регистрационным номером приказа, распоряжения и протокола
является порядковый номер, присваиваемый каждому виду документов в пределах
года. Все внутренние документы регистрируются в журналах для регистрации
внутренних документов. Они регистрируются при передаче их между
подразделениями.
28
Контроль исполнения документов осуществляет начальник того отдела,
которому был передан документ. Передача контрольных документов на
исполнение из одного структурного подразделения в другое производится только
через приемную с соответствующей пометкой на документе, а секретарь отвечает
за прохождение документов. Документы, не учтенные секретарем, довольно часто
теряются.
В приемной директора хранятся все регистрируемые входящие, внутренние
и исходящие документы. Для этого там организован маленький архив, который
разделен на папки: внутренняя переписка, входящая документация, исходящая
документация, распоряжения по предприятию, приказы по командировкам,
приказы и распоряжения. Документы хранятся в них в течение года, а затем
передаются в архив предприятия. В каждом подразделении также имеется свой
архив, в котором хранятся документы в течение года, а после передаются в архив
предприятия.
В результате возникают такие проблемы, как доставка неверной
информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что ведет к
задержкам в оформлении отчетности и замедлению деятельности предприятия, а
также ошибках в ней.
Большой объем данных, обрабатываемых в ФИПС, позволяет затрачивать
соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на обработку,
исполнение и контроль документов. Поэтому необходимо, с применением системы
электронного документооборота, уменьшить затрачиваемые ресурсы в целях
оптимизации деятельности всего института [16].
Рассмотрим схему (см. рис. 1.3) взаимодействия участников
документооборота в разрезе доступа к документации (базе данных всех
документов, в схеме БД).
29
Рисунок 1.3. Схема доступа к данным
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемом учреждении
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими процессами
и материальными потоками в единую информационную среду.
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в ФГБУ
«ФИПС», материальными потоками и документами может привести множество
проблем:
• Несоответствие актуального состояния материальных потоков
документам;
• Незафиксированные документально изменения в материальных
потоках (в т. ч. и в процессах);
• Долгий поиск связанных документов между собой;
АРМ
“Директор”
АРМ
Заместители
директора
АРМ Секретарь
АРМ
Отделений (по
количеству
отделений)
АРМ (по количеству
советников)
Советники
директора
”
БД
Локальна
я сеть
Сервер
30
• Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
• Отсутствие целостной картины состояния дел, а также невозможность
прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непонятность бизнес-процессов разработки, согласования и
утверждения всех документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в 70%
случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации
(таблица 1.4.). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой технологии/
мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Регистрация входящих
документов, поступивших
сотрудников
45
4
Регистрация исходящих
документов, выписка
справок
40
4
Подготовка внутренних
документов
40
6
Поиск документов
10
7
Подготовка списка
документов
20
10
Итого, минут:
165
38
31
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько раз.
Внедрение системы документооборота позволяет избежать многих ошибок,
возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также
значительно ускорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени
сотрудников, а следовательно, к повышению общей эффективности работы
предприятия.
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем, поддается
формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить процессы
составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки отчетности
в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а также
фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользователей;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Основными целями политики безопасности можно выделить:
32
• Обеспечение конфиденциальности критичных информационных
ресурсов;
• Реализация постоянного доступа к информационным ресурсам ФГБУ
«ФИПС» для увеличения эффективности бизнес деятельности;
• Сохранение целостности деловых данных с целью обеспечения
возможности ФГБУ «ФИПС» оказывать услуги высокого качества и принимать
эффективные управленческие решения;
• Увеличение понимания пользователей в рамках рисков, которые
напрямую связаны с информационными ресурсами ФГБУ «ФИПС»;
• Выявление меры ответственности и обязанностей сотрудников в
процессе обеспечения информационной безопасности в ФГБУ «ФИПС».
Руководители подразделений ФГБУ «ФИПС» обязаны регулярно
контролировать соблюдение всех пунктов приведенной политики. А также должна
быть реализована периодическая проверка следования всем предписаниям по
информационной безопасности с подготовкой итогового отчета по результатам
указанной проверки руководству [14].
Все пункты политики относятся ко всем данным и ресурсам обработки
информации ФГБУ «ФИПС». Соблюдение политики строго обязательно для
каждого сотрудника (как постоянного, так и временного). В пунктах договора с
третьими лицами, также имеющими доступ к информации ФГБУ «ФИПС»,
должны быть прописаны обязательства третьего лица по соблюдению всех
приведенных требований политики безопасности.
ФГБУ «ФИПС» относится по праву собственности (в т. ч. и по праву
интеллектуальной собственности) абсолютно вся деловая информация и
вычислительные ресурсы, которые были куплены (получены) и введены в
эксплуатацию для реализации деятельности в рамках действующего
законодательства. Указанное право собственности относится также голосовой и
факсимильной связи, осуществляемой с применением оборудования ФГБУ
«ФИПС», созданное самостоятельно и купленное ПО, все письма ящиков
электронной почты, электронные и бумажные документы всех действующих
подразделений и персонала ФГБУ «ФИПС».
33
В отношении совокупного количества информационных активов ФГБУ
«ФИПС», активов, которые находятся под контролем ФГБУ «ФИПС», а также
активов, применяемых для получения доступа к инфраструктуре ФГБУ «ФИПС»,
необходимо определить ответственность конкретного сотрудника ФГБУ «ФИПС».
Данные о смене владельцев активов, их перераспределении, изменениях в
параметрах и сфере использования за пределами ФГБУ «ФИПС» должна
передаваться руководителю отдела информационных технологий ФГБУ «ФИПС».
Все работы в рамках офисов ФГБУ «ФИПС» реализуются в рамках
официальных должностных обязанностей только на компьютерах, которые можно
использовать в ФГБУ «ФИПС».
Руководители подразделений обязаны периодически корректировать права
доступа своих подчиненных и других пользователей к различным
информационным ресурсам.
Для реализации санкционированного доступа к информационному ресурсу,
каждый вход в систему должен быть реализован при помощи уникального имени
пользователя и пароля [18].
Пользователи должны следовать рекомендациям по защите своего пароля
еще на этапе его создания и последующего применения. Нельзя сообщать свой
пароль другим пользователям или давать в использование другим свою учетную
запись, это касается также членов семей и близких, в случае, если сотрудник
выполняет работу дома.
Во время своей работы сотрудники должны всегда использовать режим
"Экранной заставки" с запросом пароля. Рекомендуется использовать максимально
большее доступное время "простоя" компьютера до появления экранной,
составляющее 15 минут.
Каждый сотрудник обязан незамедлительно сообщить руководителю ИТ
департамента и руководителю департамента ЗИ о каждом случае предоставления
доступа третьим лицам к ресурсам корпоративной сети.
Доступ третьих лиц внутрь ИС ФГБУ «ФИПС» характеризуется и
обуславливается исключительной производственной необходимостью. Поэтому
порядок доступа к информационным ресурсам ФГБУ «ФИПС» обязан быть четко
спланирован, должен быть контролируемый и защищенный.
34
Пользователи имеют право удаленного доступа к информационным
ресурсам ФГБУ «ФИПС» в рамках их взаимоотношений с учреждением.
Сотрудникам, которые работают на ноутбуках и других портативных
устройствах ФГБУ «ФИПС», предоставляется уникальный удаленный доступ к
сетевым ресурсам ФГБУ «ФИПС» в рамках прав их полномочий в корпоративной
ИС [8].
Сотрудникам, которые находятся за пределами офиса ФГБУ «ФИПС» и
работают на ПК, не принадлежащих ФГБУ «ФИПС», не разрешается копировать
данные на компьютер, с которого реализуется удаленный доступ.
Сотрудники и третьи лица, которым доступен удаленный доступ к
информационным ресурсам ФГБУ «ФИПС», обязаны соблюдать требование,
исключающее возможность подключения их компьютера к сети ФГБУ «ФИПС» и
одновременного подключения к каким-либо другим сетям, не относящимся к
ФГБУ «ФИПС».
Все ПК, подключаемые по методу удаленного доступа к информационной
сети ФГБУ «ФИПС», обязаны иметь установленное антивирусное ПО, которое
должно иметь последние обновления.
Доступ к сети Интернет реализуется только в производственных целях и не
может быть использован для незаконной деятельности.
Предписанные правила:
• Всем работникам ФГБУ «ФИПС» разрешается пользоваться
ресурсами сети Интернет только в служебных целях;
• Исключено посещение любого сайта в сети Интернет, который можно
назвать оскорбительным для общественного мнения или содержащий контент
сексуального характера, пропаганду расовой ненависти, тематику по поводу
различия/превосходства полов, дискредитирующие заявления или другие
материалы с оскорбительными высказываниями на тему возраста, сексуальной
ориентации, политических или религиозных убеждений, национальности или
недееспособности;
• Все работники ФГБУ «ФИПС» не имеют права применять ресурсы
сети Интернет для хранения корпоративных данных;
35
• Деятельность работников ФГБУ «ФИПС» с Интернет-ресурсами
возможна только в режиме просмотра данных, исключая возможность передачи
данных ФГБУ «ФИПС» в сеть Интернет;
• Работникам, которые имеют личные учетные записи, полученные от
публичных провайдеров, нельзя использовать их на оборудовании, принадлежащем
ФГБУ «ФИПС»;
• Работники ФГБУ «ФИПС» перед использованием или отправкой
файлов, полученных через сеть Интернет, должны проверять их на наличие
вирусов;
• Запрещен доступ в Интернет через сеть ФГБУ «ФИПС» для иных лиц,
не являющихся сотрудниками ФГБУ «ФИПС», а также близких и членов семей
работников ФГБУ «ФИПС».
Специалисты ИТ департамента и департамента по ЗИ могут контролировать
содержание всего потока данных, идущих через канал связи к сети Интернет во
всех направлениях.
Сотрудники обязаны помнить о важности обеспечения физической
безопасности оборудования, хранящем все данные ФГБУ «ФИПС».
Сотрудникам категорически запрещено самовольно корректировать
конфигурацию аппаратного и программного обеспечения. Подобные изменения
делаются авторизованными специалистами ИТ департамента, и только после
согласования всех предстоящих изменений с Департаментом по ЗИ.
Все компьютерное оборудование (а это сервера, ПК и ноутбуки),
периферийное оборудование (принтеры, сканеры, МФУ), аксессуары (клавиатуры,
мыши, веб-камеры), сетевое оборудование (факс-модемы, коммутаторы,
маршрутизаторы, концентраторы), в рамках политики безопасности вместе
определяются как "компьютерное оборудование". Компьютерное оборудование,
находящееся у ФГБУ «ФИПС», является ее собственностью и используется
исключительно в производственных целях.
Пользователи ноутбуков, содержащих данные, составляющие коммерческую
тайну ФГБУ «ФИПС», должны обеспечить их хранение в защищенных и
безопасных помещениях, запираемых ящиках рабочего стола, шкафах, или
гарантировать их защиту при помощи аналогичного по степени эффективности