16
Отдел производственно-экономического планирования (отдел 19)
Основная задача отдела:
Планирование основной производственной и финансовой деятельности
ФИПС.
Отдел международной патентной кооперации (отдел 29)
Основные задачи отдела:
Выполнение работ, связанных с осуществлением ФИПС функций
получающего ведомства, а также Международного поискового органа и Органа
международной предварительной экспертизы в соответствии с Договором о
патентной кооперации.
Выполнение работ, связанных с проведением ФИПС поиска
международного типа для патентных ведомств развивающихся стран и стран -
партнеров по международным соглашениям в соответствии с международными
обязательствами Федеральной службы по интеллектуальной собственности.
Отдел развития информационных ресурсов, классификационных систем и
стандартов в области интеллектуальной собственности (отдел 32)
Основная задача отдела:
Развитие и совершенствование информационных ресурсов в электронной
форме для обеспечения возможности проведения информационных поисков.
Финансовый отдел (отдел 36)
Основные задачи отдела:
Обеспечение своевременной и достоверной подготовки бюджетной
отчетности о финансово-хозяйственной деятельности ФИПС.
Текущий контроль над соблюдением бюджетного законодательства в
процессе учета подразделениями ФИПС государственных, патентных и иных
пошлин.
Отдел секретных изобретений, режима и специальной документации (отдел
38)
Основные задачи отдела:
Проведение формальной экспертизы заявок на выдачу патентов Российской
Федерации на секретные изобретения.
17
Обеспечение проведения экспертизы заявок на секретные изобретения по
существу.
Осуществление учета и контроля об оплате патентных пошлин за
патентование секретных изобретений.
Организация и осуществление делопроизводства при ведении книг
Государственного реестра изобретений Российской Федерации и Государственного
реестра изобретений СССР со сведениями о секретных изобретениях и выдаче
патентов Российской Федерации на секретные изобретения.
Проведение работ по засекречиванию, изменению степени секретности и
рассекречиванию заявок на выдачу патентов на изобретения.
Организация и ведение секретного делопроизводства в ФИПС.
Отдел обслуживания и эксплуатации зданий (отдел 39)
Основные задачи отдела:
Организация и проведение в ФИПС работ по поддержанию в исправном
состоянии систем: отопления, водоснабжения и канализации, электроснабжения,
вентиляции, кондиционирования, пожарной сигнализации, пожаротушения,
подъемно-лифтового хозяйства и осуществлению технически правильной их
эксплуатации.
Обеспечение эксплуатационного состояния помещений ФИПС.
Обеспечение пожарной безопасности в ФИПС.
Обеспечение хозяйственного обслуживания подразделений ФИПС.
Отдел управления персоналом (отдел 40)
Основные задачи отдела:
Комплектование структурных подразделений ФИПС экспертными,
научными, инженерно-техническими и другими категориями работников в
соответствии со штатным расписанием.
Организация работы по обеспечению выполнения работниками ФИПС
требований охраны труда.
Отдел подготовки аналитических материалов и мониторинга использования
результатов интеллектуальной деятельности (отдел 45)
Основные задачи отдела:
18
Участие в проведении подготовительных работ, выполняемых ФИПС для
осуществления Роспатентом юридически значимых действий, связанных с
правовой охраной и использованием результатов интеллектуальной деятельности и
средств индивидуализации.
Осуществление мониторинга использования результатов интеллектуальной
деятельности и средств индивидуализации хозяйствующими субъектами в
Российской Федерации.
Проведение научных исследований и аналитических работ, направленных на
обеспечение, развитие и совершенствование правовой охраны и использования
результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации.
Участие в подготовке заключений по запросам федеральных органов
исполнительной власти, других органов власти в сфере правовой охраны и
использования результатов интеллектуальной деятельности и средств
индивидуализации.
Участие в международном сотрудничестве в области правовой охраны
результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации с
соответствующими международными и зарубежными патентными ведомствами,
организациями и фирмами, в том числе в выполнении работ, обусловленных
международными договорами.
Участие в оказании хозяйствующим субъектам и физическим лицам
патентно-информационных, аналитических, консультационных, справочных,
методических услуг, относящихся к компетенции отдела.
Участие в мероприятиях, направленных на пропаганду изобретательства и на
активизацию патентно-лицензионной деятельности в Российской Федерации с
целью повышения активности хозяйствующих субъектов и физических лиц в
подаче заявок на объекты патентных прав, а также заявок на государственную
регистрацию средств индивидуализации.
Отдел обеспечения внутренней безопасности (отдел 46)
Основные задачи отдела:
Организация охраны Федеральной службы по интеллектуальной
собственности и ФИПС, пропускного режима и режима внутри объекта, в зданиях
Федеральной службы по интеллектуальной собственности и ФИПС.
19
Оформление пропусков, дающих право входа в здания ФИПС.
Отдел организации НИР и научных мероприятий (отдел 52)
Основные задачи отдела:
Организация проведения научно-исследовательских работ в ФИПС.
Организация и обеспечение деятельности Научно-технического совета
ФИПС, совместной деятельности НТС Роспатента и ФИПС и деятельности секций
НТС ФИПС.
Организации и обеспечения проведения заседаний Коллегии Роспатента.
Разработка критериев и методов оценки деятельности научных работников
ФИПС; участия в проведении научных исследований.
Отдел регистрации программ для ЭВМ, баз данных и топологий
интегральных микросхем (отдел 69)
Основные задачи отдела:
Проведение проверки заявок на государственную регистрацию программ для
ЭВМ, баз данных и топологий интегральных микросхем и подготовка по ее
результатам проектов уведомлений Федеральной службы по интеллектуальной
собственности.
Рассмотрение предусмотренных законодательством Российской Федерации
документов, которые представлены на государственную регистрацию договоров об
отчуждении исключительного права на зарегистрированные программу для ЭВМ
или базу данных и переход исключительного права на такую программу или базу
данных к другим лицам без договора и договоров об отчуждении и о залоге
исключительного права на зарегистрированную топологию, лицензионных
договоров о предоставлении права использования зарегистрированной топологии и
переход исключительного права на такую топологию к другим лицам без договора,
и подготовка по ним проектов уведомлений Федеральной службы по
интеллектуальной собственности.
Проведение работ по обеспечению изготовления и выдачи дубликатов
свидетельств об официальной и государственной регистрации программ для ЭВМ,
баз данных и топологий интегральных микросхем.
Внесение записей в Реестр программ для ЭВМ, Реестр баз данных и Реестр
топологий интегральных микросхем.
20
Сектор по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и
мобилизационной подготовке (отдел 70)
Основная задача сектора:
Планирование и проведение мероприятий по гражданской обороне, защите
от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и
мобилизационной подготовке.
Отделение информационных систем реализует такие функции, как:
• Внедрение, управление и контролирование доступа, поддержание
должного уровня работоспособности и безопасности хранящихся ресурсов и
данных - веб-портала, серверов общего назначения, БД и т.д.
• Внедрение и модификация АСУ (автоматизированной системы
управления) по учёту и систематизации работы техников и экспертов в области
учёта заявок на патенты.
• Проведение закупок и обеспечение подразделений мультимедийными
средствами и оргтехникой
• Обработка заказов на нужное для работы оборудование, отслеживание
и учет его поступлений.
• Централизованное обеспечение необходимым ПО, проведение
плановых ТО и ремонтов средств вычислительной техники и оргтехники ФИПС.
• Внедрение и ведение учета и сохранности библиотеки всего
лицензионного и прикладного ПО, используемого в организации.
• Определение пользовательских прав доступа внутри ИС.
• Проведение обучения сотрудников организации, реализуемого для
повышения навыков в области использования ИТ-средств в их профессиональной
деятельности.
• Отслеживание периодического оформления в установленном порядке
и заключением договоров с компаниями-поставщиками товаров и услуг, связанных
с информатизацией и коммуникацией.
Отделом руководит начальник отдела.
Начальник отдела обязан владеть навыками делового письма, уметь
анализировать данные, отлично работать с программами пакета MS Office,
электронными справочниками типа систем Консультант Плюс, Гарант.
21
Начальник отдела может быть наказан за:
• Нарушение правил трудовой дисциплины;
• Полное или частичное неисполнение должностных обязанностей,
указанных в действующем должностном регламенте;
• Нарушение техники пожарной безопасности и охраны труда;
• Обывательское отношение к имуществу, которое предоставлено ему
для реализации должностных обязанностей.
Уровень ответственности остальных работников отдела прописывается в
должностных инструкциях и регламентах.
Начальник отдела должен:
• Полностью следовать Конституции РФ, федеральным
конституционным законам, федеральным законам и другим нормативно-правовым
актам РФ, контролировать их исполнение;
• Хорошо разбираться в действующем законодательстве, руководящих и
нормативных материалах по ИТ; структуре, функциях, документообороту и
задачах ИО подразделений; способах планирования и финансирования закупок и
деятельности по реализации ИТ; основах делопроизводства; должностных
обязанностях подчиненных.
• Формулировать и контролировать процесс деятельности отдела в
части его функций; составлять перспективные и текущие планы работ;
реализовывать координацию взаимодействия отдела с остальными
подразделениями; отслеживать исполнительскую дисциплину; осуществлять
подбор, расстановку рабочих кадров и увеличение квалификации сотрудников
отдела; координировать подготовку отчетных документов.
Отдел в процессе реализации своих задач взаимодействует:
• С администрацией структурных подразделений ФИПС по вопросам
закупки нового и работы уже имеющегося оборудования, а также сети, ПО и
аппаратного обеспечения;
• С юридическим отделом по вопросам создания нормативных
правовых актов, отклонения или согласования шаблонов нормативных правовых
актов, реализации проектов приказов и распоряжений по главным видам
деятельности ФИПС;
22
• С управлением по хозяйственной части по вопросам поставок
канцелярских товаров и остального имущества;
• С отделом кадров в процессе набора, приема, увольнения и
переквалификации сотрудников отдела.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Упрощённая структурная схема технической архитектуры ФИПС
представлена на рисунке 1.2 (рабочие станции присутствуют у каждого
сотрудника, работающего с документацией в общей сложности более 1500 АРМ).
АРМ руководителя
Патч панель
ИБП Delta J 1-3 Series UPS
Файл-сервер Hyperion RS110 G3
Маршрутизатор 3COM 3CR858-91
Другие отделы
АРМ менеджера
АРМ ИТ-специалиста
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
АРМ бухгалтера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
АРМ инспектора по
кадрам
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
Brother MFC-7320R
Lenovo G560
INTERNET
Сервер-шлюз
Рисунок 1.2 Структурная схема технической архитектуры ФГБУ «ФИПС»
Техническая архитектура предприятия имеет в своем составе локальную
вычислительную сеть. Локально-вычислительная сеть предприятия построена по
технологии Ethernet с использованием маршрутизатора (в стойке) 3COM 3CR858-
91, характеристики которого приведены в таблице 1.2.
23
Таблица 1.2
Технические характеристики маршрутизатора 3COM 3CR858-91
Характеристика
Наименование
WAN порты
1 порт 10BASE-T/100BASE-TX.
LAN порты
4 порта 10BASE-T/100BASE-TX.
Безопасность
Firewall.
Управление
Web-based administrative interface.
Габариты/монтаж в 19"
2.4х2.2х13.5 см; вес: 5.37 kg./нет.
Поддержка TCP/IP
Да.
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2,
PAT, PAP, CHAP, MS CHAP, UDP,
TCP, IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
DHCP сервер
Да.
VPN (поддержка/кол-во туннелей)
Да.
Блок питания
Внешний.
Технические характеристики используемого файлового сервера
представлены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика
Наименование
Набор микросхем
NVIDIA nForce Pro 3400
Процессоры
1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти
32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры
2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель
DVD/CD-RW
Емкость дисковой подсистемы
3TB
Сетевые интерфейсы
2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер
XGI Volari Z9, 16MB
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x
USB, 2x PS2
24
В ФИПС организован высокоскоростной безлимитный интернет по
технологии MPLS со скоростью до 10 Гбит/сек.
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы
на АРМ пользователей используется Windows 7 Professional, в качестве ОС для
файлового сервера - Red Hat Linux 7.2
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2007 Prof,
включающий в себя MS Word 2007, MS Excel 2007.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 5.2, Acrobat Reader 11.0, бесплатный
антивирус Avira Free Antivirus 2015.
На предприятии используется «1С:Предприятие 8.3», который включает в
себя следующие основные компоненты системы "1С:Предприятие":
Бухгалтерский учет, сетевая версия;
Оперативный учет 8.3, сетевая версия для 3-х польз.;
Расчет, сетевая версия для 3-х польз.;
конфигурация "Производство + Услуги + Бухгалтерия".
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 3.70, Acrobat Reader 8.0, антивирус
Dr.Web Desktop Security Suite.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Одним из обеспечивающих бизнес-процессов ФГБУ «ФИПС» является
административно-хозяйственное обеспечение, куда входит также и
документооборот и организация обработки документов.
Организация работы с документами - организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности рассматриваемого
учреждения. Документооборот является важным звеном в организации
25
делопроизводства, так как он определяет не только инстанции движения
документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве
документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности
аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее
созданных документов [28].
Основной нормативный документ, относящийся к делопроизводству и
документообороту - ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело -
Термины и определения".
Также к нормативным актам и документам, регламентирующим особенности
и характеристики обработки и регистрации деятельности учреждений относятся:
1. Федеральные законы от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. №
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты
национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения,
оформления, обозначения;
3. ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты
национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения,
обновления и отмены;
4. ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы.
В рамках проекта используются и необходимы следующие термины.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность,
целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Электронный документ - документ, информация которого представлена в
электронной форме [27].
Достоверность (электронного документа) - свойство электронного
документа, при котором содержание электронного документа является полным и
точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и
которому можно доверять в последующих операциях или в последующей
деятельности.
Рассмотрим более подробно принципы и назначение электронного
документооборота.