36
Рисунок 1.12 Интерфейс «Docsvision Управление документами» 1
Рисунок 1.13 Интерфейс «Docsvision Управление документами» 2
Решение «Управление документами» позволяет
автоматизировать следующие бизнес-процессы [14]:
вывод и хранение документов,
использование ЭЦП,
поиск электронных документов,
согласование документов,
жизненный цикл и версионность,
безопасность и конфиденциальность данных,
37
контроль исполнительской дисциплины,
база для дальнейшей автоматизации [6].
Приложение «Docsvision Управление документами» также является
решением, активно использующимся на различных предприятиях для
автоматизации документооборота, и позволяющим обеспечить ряд
функциональных возможностей для его эффективного использования.
Обзор системы «1С: Документооборот 8»
«1С: Документооборот 8» — программный продукт фирмы «1С» на базе
платформы «1С: Предприятие 8», используемый для организации электронного
документооборота на предприятиях.
Данная система позволяет автоматизировать процесс работы с
документами, обеспечивает упорядоченную работу сотрудников, их слаженное
взаимодействие. Также «1С: Документооборот 8» имеет возможности для
оптимизации использования рабочего времени и осуществления контроля за
его использованием. Документооборот в системе организован с учетом
актуальных норм и положений (в том числе ГОСТов и других требований),
регулирующих данную область деятельности. Программа позволяет
реализовать работу большого числа пользователей с использованием сети
Интернет и внутренней сети предприятия. Система обладает широким рядом
возможностей таких как стандартизация процессов, контроль и сохранность
информации, а также позволяет получать все необходимые сведения о
хранящихся данных. При это постоянно поддерживается расширение
функциональности системы [8].
Далее представлены лишь некоторые основные возможности системы
«1С: Документооборот 8» [8]:
централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
38
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами,
текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами
систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду
документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со
сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников [8].
Таким образом, система позволяет решать необходимые задачи при
обеспечении электронного документооборота в соответствии с действующими
стандартами и нормами.
Сравнение программных продуктов производится отметкой «+» при
наличии соответствующего функционала или «-» при его отсутствии. Итог
подводится суммированием положительных оценок (таблица 1.3).
Таблица 1.3
Сравнительные характеристики АИС документооборота
Критерии
«1С:
Документооборот
8»
«Docsvision
Договоры»
«Directum»
Интеграция с
прочими ИС
+
+
+
Закрытый код
-
+
+
Контроль заполнения
обязательных полей
карточки документа
+
+
+
Поддержка
различных способов
аутентификации
+
+
+
Средства создания и
редактирования
справочников
+
+
+
39
Продолжение Таблицы 1.3
Встроенные средства
просмотра
прикрепленных
файлов
-
+
-
Работа с документами
из MS Office
+
+
-
Таким образом, по приведенному сравнению можно сделать вывод, что
все представленные системы удовлетворяют поставленным требованиям.
Однако наиболее важным аспектом внедрения системы является обеспечение
целостности и конфиденциальности данных. Поэтому использование
представленных коммерческих решений, имеющих закрытый исходный код,
нежелательно из-за невозможности полноценного контроля над сохранностью
данных и их защиты от несанкционированного доступа.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Имеются четыре стратегии автоматизации деятельности организации
[10]:
хаотичная автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Суть хаотичной автоматизации заключается в приобретении
организацией определенных программных систем или отдельных их
компонентов без учета определенной концепции их практического
использования. Поэтому данный вид автоматизации управленческой
деятельности организации, как правило, не способен принести реальную пользу
и планирование дальнейшей автоматизации связано с новыми, зачастую
значительными затратами.
40
Суть автоматизации по участкам состоит в автоматизации определенных
бизнес-процессов, объединенных по набору типизированного функционала.
Данный вид автоматизации организации «имеет право на жизнь» при условии
существования участков, для которых использование автоматизации приносит
существенный экономический эффект от внедрения.
Сущность автоматизации по направлениям предусматривает
автоматизацию определенных бизнес-процессов организации. В данном случае
в результате внедрения организация получает полную автоматизацию
определенного направления работы. Данный подход к автоматизации
управленческой деятельности вполне естественен, поскольку дальнейшая
автоматизация организации не приведет к серьезным финансовым затратам.
Поскольку работать с ИС будут специалисты с разных отделов, то
применяем стратегию автоматизации по направлениям.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Выбор способа автоматизации организации определяется следующим
альтернативными решениями:
приобретая готовый программный продукт, организация покупает
преднастроенную производителем модель автоматизации.
Плюсами такого решения можно считать:
низкую стоимость системы,
универсальный набор связанных бизнес-процессов,
высокую надежность.
В качестве минусов следует отметить:
необходимость перестройки собственной деятельности под
приобретенную модель,
отсутствие специфичной управленческой отчетности.
41
приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке. При таком
подходе организация получит универсальное программное
обеспечение, адаптированное под его специфику. Качество адаптации
очень сильно зависит от стоимости дополнительной настройки. Такое
решение будет учитывать специфику данной организации, как в плане
процессов, так и отчетности. Надежность данного решения будет
меньше, так как в ходе настройки неизбежно будет внесено какое-то
количество ошибок. Стоимость владения будет существенно выше,
чем в первом случае.
Сегодня разработано много готовых систем для автоматизации
документооборота. Эти системы представлены разными архитектурами и
технологическими решениями. Для разного масштаба организации можно
найти приемлемое решение. Покупка готового решения позволяет сэкономить
средства на ее разработку.
Однако приобретение готовой системы не всегда является наилучшим
решением. При использовании готовой информационной системы могут
возникнуть следующие проблемы:
сложность или невозможность внесения изменении в
функциональность и дизайн готовой системы;
использование шаблонных решении не дает возможности выделиться
среди конкурентов;
отсутствие необходимого функционала или технологических решении;
под внедрение готовой системы придется кардинально менять
существующую структуру автоматизации других сегментов
деятельности организации.
Готовые системы не следует рассматривать как законченные
программные продукты, поэтому компания должна быть готова потратить
значительные средства на их доработку и развитие.
Следует учесть, что такая доработка может быть невозможна без
непосредственного участия компании-разработчика. Поэтому при выборе
42
готового программного обеспечения для автоматизации документооборота
необходимо убедиться в надежности компании–разработчика. Уход этой
компании с рынка может привести к невозможности дальнейшей эксплуатации
приобретенной системы.
Подход, при котором компания самостоятельно разрабатывает новую
систему под свои требования – самый дешевый. Он предполагает наличие в
компании сотрудника, который будет следить за работой информационной
системы.
Организация может выбрать такой подход по следующим причинам:
в компании уже есть специалисты необходимой квалификации;
компания не желает передавать конфиденциальную информацию
сторонним разработчикам;
Исходя из сравнительного анализа систем можно сделать вывод, что
платформа "1С: Предприятие" является более подходящей на территории
Российской Федерации для создания собственных систем документооборота,
так как система не закрыта для разработки и доработки для пользователей.
Рассмотрев аналоги системы 1С, можно сделать вывод, что на данный
момент у фирмы нет достойных аналогов по соотношению
цена/качество/масштабируемость/настраиваемость. Так же в отечественное ПО
нельзя вносить изменения, в отличии от 1С. А пользоваться зарубежными
аналогами достаточно дорого для российских предприятий. Плюс в зарубежных
аналогах 1C не вносятся изменения, связанные с изменением законодательства.
Кроме этого, можно было бы разработать системы с помощью таких
языков как: C#, Java, C++. Но в текущей ситуации «1С: Предприятие» более
оптимально использовать, так как система специально направлена на решение
задач по автоматизации документооборота.
Система была выбрана как среда разработки в связи со следующими
факторами [9]:
С помощью системы возможно удовлетворить всем поставленным
требованиям: реализовать интерфейс, бизнес-логику, и формирование
43
отчетности. Система позволяет только с помощью одного конфигуратора
разрабатывать формы, базы данных, отчеты без приобретения дополнительного
ПО для выполнения каждой из целей;
– С системой "1С: Предприятие» возможно работать с любого
устройства благодаря Веб-клиенту. К системе можно подключиться с любого
устройства, подключенного к сети организации (ноутбук, планшет, смартфон).
Для того, чтобы система работала в веб-клиенте не нужно что-то
дополнительно программировать или настраивать. Один код работает в
толстом, тонком и веб-клиенте;
– Система легко интегрируется с другим ПО и базами данных, а
также с веб-сервисами;
– Организация владеет небольшим штатом программистов, которые
поддерживают и дорабатывают в основном именно системы на «1С:
Предприятие», поэтому будущая доработка и поддержка систем, которые
реализованы в "1С: предприятие" не вызовут сложности;
– "1С: предприятие» уже используется в организации и пользователи
знакомы с ней, а это значит, что время на обучение пользователей работе с
системой значительно сократится, кроме того, пользователи, обладающие
минимальными навыками, благодаря системе компоновки данных способны
самостоятельно настраивать отчеты под свои нужды. Кроме того, не
потребуется приобретать другое ПО;
– Система является отечественной, и сотрудники фирмы "1С"
постоянно занимаются мониторингом в изменениях законов и обновляют
конфигурацию в соответствии с этими изменениями. Стоимость приобретения
системы 1С гораздо ниже зарубежных аналогов;
– Все данные, которые потребуются при реализации систем уже
содержатся в базе данных 1С, значит не придется налаживать обмен с другой
системой.
44
Исходя из изложенного можно сделать вывод, что систему "1С:
Предприятие 8.3" использовать более рационально, чем другие платформы для
решения поставленных задач.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) состоит из:
- системы классификации и кодирования;
- системы унифицированной документации, применяемой в ИО;
- информационной базы.
Классификатор – это систематизированный свод наименований
группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений [6].
Классификаторы являются средством описания сведений, аргументируют
единство классификации и кодирования данных и необходимы для выполнения
машинного анализа данных в удобной форме пользователям при выполнении
разнообразных задач. Исходя из области применения, классификаторы делятся
на 3 группы:
- общегосударственные;
- отраслевые;
- локальные [2].
В данной работе будет применяться лишь локальный классификатор,
поскольку в иных классификаторах нет необходимости. Весомую часть
внемашинного ИО представляет документация. При автоматизации важная
роль отводится унификации документации, определяющей общие требования к
содержанию и построению документов. Унифицированные формы документов
создаются как для всех компаний страны (например, формы бухгалтерской
отчетности), так и для определенных фирм (например, формы управленческой
отчетности). Унификация состоит в подробном анализе и четком установлении
45
необходимой номенклатуры документов. В данном случае устанавливаются
области применения документов и определяются специфические особенности,
свойственные соответствующим видам документов, которые бывают
унифицированными и локальными.
Помимо всего прочего есть следующие требования, которые к ним
устанавливаются:
- необходимая полнота сведений для выполнения задачи;
- исключение избыточных данных;
- достоверность и актуальность данных;
- согласованность форм первичных документов с макета размещения
данных на машинном носителе;
- логичность создания документа.
Есть три способа организации информационной базы (ИБ): файловая,
интегрированная, смешанная.
Под файловой организацией ИБ определено локальное расположение
базы на ПК, доступ к которому других пользователей реализуется
стандартными методами ОС для обмена данными по сети, например, в MS
Windows – это Sharing и Security, что замедляет анализ информации в БД. Под
смешанной организацией ИБ предполагается распределённая БД,
установленная на нескольких серверах и создающая изменения в каждой из них
по расписанию. Такая структура ИБ применяется в системах класса ERP для
функционирования в одной ИБ территориально удалённым офисам
одновременно.
Интегрированный способ организации ИБ является комплексом
взаимосвязанных и расположенных вместе сведениях при такой наименьшей
избыточности, которая позволяет их применение наилучшим образом для
любых приложений, и в данном случае выполняется независимость сведений от
программы, а для актуализации данных применяется общий способ управления
[11].