28
Рисунок 10. Схема модели жизненного цикла документа
В данном дипломном проекте особое внимание уделяется процессу
внутреннего обмена документами между сотрудниками и отделами, который
выполняется на этапах создания и утверждения документов. В настоящее время,
такой процесс выполняется либо посредством электронной почты, либо с помощью
общих папок на сервере компании, либо обычной передачей бумажных копий
документов.
Первый способ весьма неудобен, т.к. в электронной почте очень тяжело
искать нужную копию и версию документа, особенно при ведении интенсивной
переписки с несколькими сотрудниками (как например у сотрудников
юридического отдела), второй способ также неудобен тем, что в общедоступных
папках постепенно скапливается огромное количество непонятных большинству
пользователей файлов, третий же способ влечет за собой перерасход бумаги, а
также необходимость каждый раз печатать заново весь документ при внесении в
него даже незначительных правок.
29
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации документооборота в компании предполагает
использование вычислительной техники для своего решения. Рассмотрим текущую
схему документооборота на примере договора на оказание услуг, который
заключают в отделе по работе с клиентами (Рисунок 11).
Рисунок 11. Текущая организация документооборота
После проведения переговоров и утверждения нюансов сделки, менеджер
создает документ договора и отправляет его юристу на согласование. Юрист
вносит правки (если они требуются) и отправляет договор менеджеру назад.
Иногда правки необходимо объяснить, тогда юрист встречается с менеджером
30
лично для передачи документов и объяснения каких-либо правок, либо они решают
эти вопросы с помощью телефонного разговора. Если юрист внес какие-то правки,
то эти изменения необходимо согласовать с клиентом. Иногда бывает так, что
клиент не согласен с каким-то правками и просить либо их изменить, либо убрать
совсем. Тогда менеджер опять отправляет юристу договор на согласование с
комментариями клиента. Эти этапы продолжаются до тех пор, пока клиент не
будет удовлетворен договором, а юрист не даст разрешение на заключение этого
договора. Тогда менеджер отправляет договор на подпись (секретарю), правом
подписи договоров в компании обладает только директор, поэтому директор
подписывает договор, а секретарь передает его в соответствующий предмету
договора отдел оказания услуг. По завершению договора (вышел срок действия,
или были исполнены все обязательства в полном объеме) он передается секретарю
для оформления его в архив.
Помимо договоров на оказание услуг, внутри компании имеются и другие
документы, которые также передаются между отделами в процессы выполнения их
работы.
Общая схема документооборота для других документов имеет аналогичную
структуру. Основной недостаток текущей организации процесса документооборота
– Отсутствие интеграции между бизнес-процессами, документами и
материальными потоками. Отсутствие интеграции между бизнес-процессами,
документами и материальными потоками приводит к ряду проблем, среди
которых[2]:
- несоответствие реального состояния материальных движений
документам;
- незафиксированные в документальном виде изменения в материальных
потоках и процессах;
- долгий поиск документов по различным подразделениям;
- дублирования и неточности, большая вероятность допущения ошибок и
различных несоответствий;
- отсутствие единого представления состояния дел и сложность
прогнозирования и принятия решений в процессе управления;
31
- непрозрачность бизнес-процессов разработки, утверждения, согласования
и контроля исполнения договоров.
Сотрудник, в основном, затрачивает довольно много времени на поиск
нужных ему документов (как показывает статистика на это уходит около 40%
рабочего времени) или воссоздание заново документов, которые существуют «где-
то в компании» (такое происходит в 70% случаев). При такой сильной
«разбросанности» информации и документов довольно трудно обеспечить их
целостность, безопасность и непротиворечивость[1].
Далее проведем расчеты, с помощью которых можно оценить
эффективность внедрения, автоматизированного систем для работы с клиентами.
Предположим, что на протяжении рабочего дня сотрудник обрабатывает
примерно 30 документов. Результаты расчета ожидаемого эффекта от внедрения
систем автоматизации представлены в таблице 2. Время представлено с учетом за
рабочий день.
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения автоматизационных систем
Действие работника
делопроизводства
Время, которые
затрачивается при
базовой технологии/
мин
Время, которое
затрачивается по
предлагаемому
варианту/мин.
Оформление
30–40
5–10
Регистрация документа
35
3
Передача исполнителю
30
3
Исполнение документа
30
5
Проверка
10
7
Резолюция
20
10
Итого, минут:
145
31
Таким образом, при действующей системе на совершение представленных
в таблице действий нужно потратить примерно 3 часа. При внедрении данной
системы данное время уменьшится до 31 минуты, т.е., в несколько раз.
Автоматизация данного процесса предполагает разработку и внедрение
информационной системы, которая бы позволила в удобном виде отправлять
32
документы между сотрудниками и отделами, оставлять комментарии к
документам, вести их версионный контроль. Такой подход позволит не только
стандартизировать процесс документооборота и строго регламентировать
взаимодействие отделов и их сотрудников между собой, но также поможет
увеличить производительность сотрудников, чья работа заключается в просмотре,
редактировании и утверждении большого числа документов.
Удобная организация работы с документами поможет сократить время,
затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного документа (ведь иногда клиенты
могут задерживать утверждение документа на несколько недель, по прошествии
которых сотрудникам очень сложно вспомнить особенности данного документа).
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
На предприятии особое внимание уделено вопросам информационной
безопасности и защиты информации. Для обеспечения информационной
безопасности имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные
документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое настроено и
сконфигурировано специально под требования предприятия.
2. Регламенты использования ресурсами локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты. Информационная безопасность и защита
информации обеспечиваются на двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройка политики безопасности
Microsoft Windows Server:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
33
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника, а
также периодические резервные копирования данных, хранимых на сервера
организации. Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей
на доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор. Также в обязанности ответственного за информационную
безопасность и защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее
опасных угроз:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Первое место в иерархии опасностей информационного обеспечения
предприятия занимает утечка данных, а именно нарушается конфиденциальность
следующих информационных блоков: персональные данные; финансовые отчеты,
детали конкретных сделок, интеллектуальная собственность организации. Поэтому
в обязанности системного администратора также входят контроль прав доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, мониторинг электронной почты
сотрудников, контроль интернет-канала путем закрытия доступа к социальным
сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
34
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) принудительно-«добровольное» увольнение из учреждения;
5) увольнение из учреждения согласно статье и с заведением уголовного
дела.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия[5]:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей токенов. Пароли генерируются администратором безопасности, выдаются
пользователю под роспись и хранится им также как и другая конфиденциальная
информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность и
фамилия сотрудника.
Так же системный администратор компании регулярно делает резервное
копирование (бэкапы) всей информации. Резервное копирование нужно делать
регулярно, перед каждой операцией, подразумевающей вмешательство в работу
компьютера. Например, перед переустановкой операционной системы или
обновлением программного обеспечения[6].
35
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут
подойти для решения поставленной задачи рассмотрим информационные системы
для организации электронного документооборота (СЭД).
Первый программный продукт – система Directum от одноименной
компании. Система электронного документооборота DIRECTUM обладает
расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать работу канцелярии
и закрыть более 20 прикладных задач коммерческих и государственных заказчиков.
Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор
более 80% документов распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска
в работу). Это априори неэффективный формат взаимодействия с контентом.
СЭД Directum - современная система, позволяющая значительно повысить
эффективность работы всех подразделений организации как в своей области, так и
в рамках совместной деятельности. Система управления Directum полностью
обеспечивает электронное управление документами, органично взаимодействуя с
традиционным «бумажным» делопроизводством.
Внедрение Directum в жизнедеятельность любого предприятия проходит
легко и быстро благодаря возможностям системы:
- Управление электронными данными
Создавать, искать и хранить неструктурированные документы
MicrosoftWord, MicrosoftExcel, MicrosoftVisio, CorelDraw легко. Информацию
можно структурировать по папкам, открывать или ограничивать доступ к ней,
отслеживать работу с документами.
- Управление производством
Система позволяет «выдавать» электронные поручения, контролировать их
исполнение, обеспечивая легкость взаимодействия между различными отделами и
сотрудниками.
- Управление договорами
36
СЭД Directum упрощает процессы поиска, анализа, редактирования,
согласования и контроля договоров.
- Управление совещаниями
С помощью системы упрощается процедура подготовки и проведения
рабочих встреч. Легко согласовываются место и время совещания, состав
участников, формируются протоколы, отслеживается процесс исполнения
решений.
- Работа с Заказчиками
Directum облегчает ведение единой клиентской базы, позволяет сохранять
историю встреч, переписки с партнерами, цены предыдущих контрактов, с
указанием стоимости единицы товара/услуги. Система помогает планировать
маркетинговые мероприятия, анализировать эффективность маркетинговых
воздействий.
- Канцелярия
СЭД незаменима при регистрации документов, ведении номенклатуры дел,
для контроля над местонахождением бумажных документов, организации обмена
электронными данными.
- Входящая документация
Система упрощает и систематизирует работу крупных предприятий и
государственных учреждений со входящей документацией от частных лиц в
рамках ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации».
- Управление показателями эффективности
Информационная система Directum позволяет обеспечивать оперативный
контроль над бизнес-процессами по заложенным показателям эффективности.
В настоящее время на базе системы управления Directum разработано более
60 решений для предприятий. Каждое из них представляет собой продукт,
подготовленный для быстрого внедрения. Платформа позволяет доработать любое
решение под потребности конкретного заказчика.
Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода
объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения
дополнительных стилей в описи документа.
37
Пример интерфейса системы Directium приведен на рисунке 12.
Рисунок 12. Скриншот интерфейса системы Diectium
Следующий программный продукт – система ELMA.
ELMA ECM+ — это решение для построения электронного
документооборота в организации на BPM-платформе. Сочетая процессный подход
и технологии управления контентом (ECM), решение дает возможность
полноценно управлять движением информации в компании, не привязываясь
к документу в классическом понимании.
Это отличает ELMA ECM+ от классической СЭД, которая фиксируется
на жизненном цикле документа и ограничивается традиционными процессами
делопроизводства.
Приложение ELMA отличается простым в использовании и понятным
интерфейсом.
Данное приложение имеет обычный интерфейс файлового хранилища,
который подойдет даже пользователям без большого опыта применения
компьютеров.
Скриншот интерфейса системы ELMA приведен на рисунке 13.