68
Таблица 8
Реквизитный состав справочников информационной
системы
№ пп
Название справочника
Перечень реквизитов
1
Пользователи
ФИО пользователя;
логин;
пароль;
электронная почта; отдел;
должность;
роли пользователя
2
Должности
наименование должности
3
Отделы
наименование отдела
4
Статусы документа
наименование статуса
5
Роли пользователей
наименование роли
6
Типы документов
наименование типа;
для каких отделов
предназначен тип документа;
для каких должностей
предназначен
Редактирование и ввод новых записей во все справочники осуществляется с
помощью специальных форм.
На рисунке 8 изображена форма для работы с записями справочника
«Пользователи».
69
Рисунок 8. Форма Пользователь
Поле для ввода пароля продублировано, это необходимо для того, чтобы
исключить возможность опечатки при вводе пароля.
Перед сохранением данных проверяется наличие пользователей с таким же
логином (каждый пользователь должен иметь уникальный логин), сложность
введенного пароля (минимум одна цифра и один прописной знак).
70
Формы для работы с записями других справочников имеют аналогичный
вид (Рисунок 9-11).
Рисунок 9. Форма Должности
Рисунок 10. Форма Отделы
71
Рисунок 11. Форма Типы документов
На форме работы с записями справочника «Типы документов» помимо
названия типа также необходимо указать для каких отделов предназначен данный
тип документа и для каких должностей (документы с данным типом не будут
отображаться у пользователей неподходящих отделов и должностей).
В качестве входных данных для информационной системы автоматизации
документооборота выступают создаваемые документы, а также комментарии к
ним. Перечисленные входные данные создаются с помощью форм, расположенных
на сайте. Внешний вид форм представлен на рисунках 12 (форма создания
документа) и 13 (форма отправки комментария к документу).
72
Рисунок 12. Форма для создания документа
Рисунок 13. Форма отправки комментария к документу
Данные, введенные в формы, которые приведены выше, сохраняются в базе
данных и используются для формирования выходных данных (результатной
информации).
2.2.3 Характеристика результатной информации
Результатная информация должна помочь пользователю в выполнении его
прямых обязанностей. В разрабатываемой системе к результатной информации
можно отнести информацию о документах, оформленных на сотрудника. На
любого сотрудника предприятия постоянно оформляется различная документация,
которая необходима тем или иным потребителям информации. Это могут быть как
73
государственные органы (например, пенсионный фонд или налоговая служба), так
и другие организации (например, партнеры по бизнес). Кроме того информация о
сотрудниках может потребоваться и руководителям предприятия[8].
Также результатной информацией может являться любая информация,
содержащаяся в базе данных и которую возможно просмотреть с помощью
экранных форм приложения пользователя. Данная информация может помочь при
ведении бизнес-процессов организации или анализа достигнутых результатов.
Результатная информация может выводиться как в стандартном виде
(например, документы стандартной формы, необходимые государственным
органам), так и в свободной форме. В свободной форме информация может
предоставляться другим организациям и руководителю данной организации. В
случае предоставления информации руководителю организации главной
характеристикой отчетности должна быть ее наглядность и понятность, т.е.
руководитель должен суметь по созданным отчетам быстро понять состояние дел.
Результатная информация представлена в виде отчетов и описана в таблице
8.
Таблица 8
Описание результатной информации
№
п
п
Наименовани
е
Реквизиты
Таблицы, на
основе
которых
формируется
Частота
формирования
Способ
доставки
1
Письмо
«Новый
документ»
Номер
документа
Наименовани
е документа
Описание
ФИО
сотрудника
Тип
документа
Документы
Пользовател
и Статусы
документов
Отделы
Должности
Типы
документов
По мере
необходимост
и
Электронно
е письмо
2
Письмо
«Новый
ФИО
сотрудника
Документы
Пользовател
По мере
необходимост
Электронно
е письмо
74
комментарий
»
Номер
документа
Текст
комментария
и
Комментарии
и
3
Письмо
«Изменение
статуса
документа»
Номер
документа
ФИО
сотрудника
Новый статус
документа
Документы
Пользовател
и Статусы
документов
По мере
необходимост
и
Электронно
е письмо
4
Итоговая
версия
документа
Имя файла
Объем
Документы
По мере
необходимост
и
Файл в
формате
DOX, DOCX,
XLS, XLSX,
PDF и др.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Сценарий диалога довольно прост и имеет схожесть с интерфейсом многих
программных продуктов, с которыми пользователь уже скорей всего имел дело.
Применение структурированного меню и дочерних форм обеспечит возможность
конечному потребителю приложения максимально быстро добраться до
необходимой ему задачи[12].
Имея уже установленное представление выходной и входной информации,
основной задачей при разработке внутримашинной информационной базы является
создание структуры БД, которая обеспечивает:
- простоту и удобство работы;
- необходимые условия доступа к подбазам с учетом санкционированного
доступа к информации;
- достаточную производительность для работы в режиме реального
времени.
75
Структурно программа составляется из модулей, которые выполняют
отдельные операции, входящие в состав функционального набора АРМ. По своему
существу, диалог представляет собой процесс обмена сообщениями между
пользователем и вычислительной машиной, при котором производится постоянная
смена ролей информатора и реципиента, при этом смена паролей должна быть
достаточно оперативной.
Работа с информационной системой начинается с главной формы, через
которую можно выйти в необходимую подсистему (рисунок 14).
Рисунок 14. Дерево функций информационной системы
Выполнение функций разработанной информационной системы
осуществляется с помощью ведения диалога с пользователем. То есть
Пользователь информационной системы выполняет какие-то действия, а
76
программа соответствующим образом на них реагирует. Сценарий диалога с
пользователем представлен на рисунке 15.
Рисунок 15. Сценарий диалога
Началом диалога является запрос логина и пароля пользователя для доступа
в систему. После успешного прохождения авторизации пользователю предлагается
выбрать задачу, которую он собирается решить: работа со справочниками, работа с
документами, работа с данными профиля пользователя. В зависимости от выбора
пользователя ему открываются различные формы пользовательского интерфейса,
предназначенные для решения выбранной задачи.
2.3.2 Характеристика базы данных
В качестве системы управления базой данный для разрабатываемой
информационной системы была выбрана СУБД MySQL.
Для хранения всех необходимых данных была спроектирована и создана
база данных, состоящая из 12 таблиц. ER-модель спроектированной базы данных
представлена на рисунке 16.
77
Рисунок 16. ER-модель базы данных
Описание все таблиц базы данных представлены в таблицах 9-20.
Таблица 9
Таблица users
Наименование
поля
Идентификатор
поля
Тип поля
Длина поля
Прочее
Код
пользователя
Id
Integer
4
AI
ФИО
пользователя
Fio
Varchar
120
Логин
пользователя
Login
Varchar
120
Код отдела
пользователя
Departmentid
Integer
4
Код должности
Staffed
Integer
4