5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ................................................................................................................... 9
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ .......................................................................... 12
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ................................................. 12
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ............................ 12
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ................. 15
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ................................................................................. 17
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ............................................................................ 17
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач ....... 20
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ..................................................................................... 23
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации29
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ...... 29
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ................. 35
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач ............................................................................... 36
1.4 Обоснование проектных решений ........................................................ 38
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.38
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ............................................................................................................... 42
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению45
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ..................................................................................... 46
2.1.1 Этапы жизненного цикла ....................................................................... 47
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жиненного цикла и их описание .......... 49
6
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения ............................................................................................................... 49
2.2. Информационное обеспечение задачи .............................................. 50
2.2.1 Информационная модель и ее описание ........................................... 51
2.2.2 Характеристиканормативно-справочной, входной и оперативной
информации ............................................................................................................... 59
2.2.3 Характеристика результатной информации...................................... 67
2.3. Программное обеспечение задачи ..................................................... 68
2.3.1 Общие положенич (дерево функции и сценарий должности) ........ 68
2.3.2 Характеристика базы данных ............................................................. 68
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей)…………………………………………………………………………….70
2.2.4 Описание программных модулей ....................................................... 71
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ................ 72
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТ 82
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ........................................................................................................... 82
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ............. 91
ЗАКЛЮЧЕНИЕ .......................................................................................................... 99
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ .............................................. 102
7
ВВЕДЕНИЕ
Увеличивающиеся объемы информации, такой, как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, документы, факсы, бумажные и
электронные архивы, поручения, заявки и другая рабочая документация, уже
стали неотъемлемой частью работы большинства компаний и нуждаются в по-
стоянной обработке и упорядочивании – составления, распределения, анализа,
корректировки и утверждения.
Быстро распространившиеся системы электронного документооборота
(СЭД) упрощают работу с документами, поддерживают актуальность храни-
мых данных, минимизируют время поиска необходимого файла.
Документы - это главные информационные ресурсы для любой компа-
нии, поэтому взаимодействие с ними требует четко прописанных правил. До-
кументы реализуют информационную поддержку выработки управленческих
решений на каждом уровне и влияют на все бизнес-процессы. Документообо-
рот - это постоянный процесс движения документов, который позволяет отра-
зить деятельность компании и эффективно ей управлять. Горы бумаг, долгий
поиск нужного документа, дубликаты и потерянные файлы, промедления с от-
правкой и получением, промахи персонала- все это далеко не полный перечень
негативных проблем, которые могут возникнуть при неверном построении до-
кументооборота. Всё это значительно тормозит, а в некоторых случаях парали-
зует полностью работу организации.
Грамотно настроенный документооборот становится неотъемлемой ча-
стью эффективного управления. Документооборот очень важен для четкой ор-
ганизации финансового и управленческого учёта.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems) составляют
новое поколение систем автоматизации компаний. Базовыми объектами авто-
матизации в подобных системах становятся документы (во всех смыслах - от
8
обычных бумажных до электронных любого формата и содержания), а также
бизнес-процессы, которые включают в себя движение документов, так и их об-
работку. Подобный подход к автоматизации компании становится сразу и кон-
структивным, и универсальным, поддерживая автоматизацию отработки доку-
ментов и всех бизнес-процессов компании в рамках одной концепции и одного
программного продукта.
Функциональных приложений СЭД можно назвать большое количество.
Вот некоторые их них:
• Отслеживание корреспонденции (входящей, исходящей);
• Создание электронного архива;
• Разработка и утверждение ОРД;
• Контроль следования документам и поручениям;
• Автоматизация процесса заключения договоров;
• Библиотека регламентов процедур управления;
• Подготовка документов по командировкам;
• Реализация внутреннего информационного портала компании и ее
филиалов;
• Встроенная система отслеживания выполнения должностных обя-
занностей.
К главным функциям СЭД относят:
• Описание и хранение корреспонденции, включая электронную по-
чту и внутреннюю документацию подчиненных;
• Улучшение процессов разработки и утверждения документов;
• Поддержка надежного, кратковременного и долгосрочного хране-
ния данных с изменяемым механизмом периодической архивации документов;
• Приведение к единой форме и шаблону всех документов;
9
• Составление списка клиентов, контроль истории взаимодействия с
ними;
• Реализация единого информационного пространства и поддержка
возможности полнофункциональной работы сотрудников как внутри офиса, так
и за его пределами;
• Составление общих и личных мероприятий.
Главным достоинством СЭД можно назвать возможность конвертации в
электронный вид не только документов, но и процессов взаимодействия со-
трудников, что значительно ускоряет и упрощает организацию совещаний и
обсуждений, обмен важными данными, корректировка действий сотрудников
вне зависимости от места их нахождения (другой офис, город, страна).
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через ос-
новные цели их внедрения:
1. Быстрый доступ руководителей всех уровней управления компании
к точной, полной и понятно представленной информации;
2. Внедрение единого информационного пространства для любого
уровня управления;
3. Облегчение регистрации и обработки данных;
4. Недопущение двойной регистрации идентичных данных;
5. Отражение данных там, где они появляются, а не там, где они стали
необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального времени;
6. Минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на всех
участников системы учета, управления и планирования;
7. Автоматизация сбора данных для распределенной структуры
управления (аналогичной является структура фирмы).
В настоящей работе будет рассмотрен вопрос об автоматизации делопро-
изводства строительной фирмы, целью работы является анализ и выбор одной
10
из существующих систем электронного документооборота с целью внедрения
на рассматриваемом предприятии.
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной
области предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Строительная компания ООО " Dream stroy " находиться по адресу г.
Алматы Ташкентский переулок д. 9 стр. 1.
ООО " Dream stroy " начало свое существование в апреле 1996 года, когда
было зарегистрировано как юридическое лицо. Предприятие входит в струк-
турный состав ООО «СУ-13 Меридиан», в которую также входят следующие
юридические лица: ООО СУ-12 Норма, ООО ТПСМ, ОА УМ-8, ООО СУ-10
(кадровые управления треста «Промстрой») и различные физические лица.
ООО «Dream stroy» имеет широкий и многогранный опыт производства
ремонтно-строительных по офисным помещениям и ремонту и отделке разно-
образных производственно-складских помещений, что дает возможность вы-
полнять ремонт в самых трудных случаях по отделке, реконструкции и ремонту
производственных и офисных помещений.
В отделке применяются методы и материалы указанные заказчиком, ре-
монт офисов производится по индивидуальным проектам. Подразделение ООО
«Dream stroy» выполняет ремонт любой сложности от простого косметического
до комплексного многопланового капитального ремонта помещения офиса.
Наличие собственной складской и производственной инфраструктуры,
механизмов, инструментов, транспорта - делает возможным конкурировать с
другими ремонтными предприятиями и строительными компаниями, широко
представленными на строительном рынке Москвы.
11
В своей работе ООО «Dream stroy» тесно сотрудничает с вышеперечис-
ленными организациями и они является основой производства работ на строи-
тельных площадках общества. Заключая договора подряда с указанными орга-
низациями, предприятие контролирует сроки сдачи работ и качество их выпол-
нения. Коллектив зарекомендовал себя как опытных профессионалов своего
строительного дела.
Подрядчики ООО «Dream stroy» имеют высококвалифицированные бри-
гады по всем строительным специальностям, способные обеспечить высокое
качество работ в короткие сроки по приемлемым ценам. Индексы рыночных
цен применяемые при осмечивании работ и процентомании их заказчику, поз-
воляют получать рабочим достойную заработную плату, а заказчикам высокое
качество работ. Управление хорошо обеспечено средствами малой механиза-
ции работ - имеет оснащенные строительные базы, в том числе в наличии шне-
ковые смесители, используемые при возведении кирпичной кладки, штукатур-
ные и малярные станции, бетономешалки, самоходные шлифовальные агрега-
ты, установки подачи битумной мастики и прочее строительное оборудование.
Строительное компании ООО «Dream stroy» оказывает весь спектр ре-
монтных, строительных и отделочных услуг, в том числе:
- Ремонт эконом-класса
- Комплексный ремонт квартир
- Эксклюзивная отделка квартир
- Работа по дизайн-проекту
- Сантехнические работы. Санузел «под ключ»
- Электротехнические работы
- Строительство многоквартирных домов
- Строительство коттеджей, дачных домов
- Строительство саун
12
- Строительство торговых павильонов и легкосборных конструкций
- Услуги по согласованию перепланировок и проектированию.
На сегодняшний день предприятие осваивает в год капвложений на сум-
му свыше 100 миллионов рублей.
13
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Преддипломная практика проходила в - ООО «Dream stroy», численность
персонала которого составляет 159 человек. Основная направленность работы –
общестроительные работы
Организационная структура ООО «Dream stroy» приведена на рисунке 1.
ДИРЕКТОР
ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С
КЛИЕНТАМИ
ЮРИСТКОНСУЛЬТЫ
БУХГАЛТЕРИЯ
ПРОЕКТНЫЙ ОТДЕЛ
ЗАМ. ДИРЕКТОРА
БРИГАДА
БРИГАДА
БРИГАДА
БРИГАДА
Рисунок 1 Организационная структура ООО «Dream stroy»
Чтобы достигнуть более эффективного руководства деятельностью ООО
«Dream stroy» в рамках Устава устанавливается некоторое распределение обя-
занностей по руководству структурными подразделениями компании, а также
порядок рассмотрения вопросов между должностными лицами общества.
Поскольку ООО «Dream stroy» относится к малым предприятиям, то реа-
лизация функций компании закреплено за отдельными лицами.
Управленческую функцию компании исполняет генеральный директор.
То есть, реализует общее руководство работой компании, следование законам
РК, Указам президента РК, постановлениям правительства РК, решение орга-
низационных вопросов с исполнительными органами власти и органами само-
управления. Рассматривает вопросы по работе с Федеральным управлением по
налогам и сборам.
14
Генеральный директор определяет деятельность исполнительного дирек-
тора, заместителя директора по кадрам, главбуха.
Решение планово-экономических и финансовых вопросов возложено на
исполнительного директора. В его компетенцию включено решение вопросов
заработной платы, материального стимулирования и социальной защиты всех
сотрудников, решение проблем, связанных с улучшением и модернизацией
технологий труда и управления производством, а также контроль деятельно-
стью бухгалтерии. Он реализует руководство коммерческой и хозяйственной
деятельностью компании, решает вопросы материально-технического обеспе-
чения, исполнения работ по хозяйственному обслуживанию. Также в спектр его
полномочий входит решение вопросов с Министерством внутренних дел.
Замдиректора по кадрам выполняет деятельность по набору и оценке
персонала. Следит за текущей работой, а также организует тренинги, связанные
с повышением квалификации, ответственен за учет личного состава работни-
ков, занимается оформлением, занесением, учетом и хранением трудовых кни-
жек, готовит документы, требуемые для назначения пенсии работникам, зани-
мается учетом отпусков, учетом нарушений служебной и трудовой дисципли-
ны.
Экономические функции компании возложены на экономиста. Он выпол-
няет такие задачи, как:
• Участие в составлении перспективных планов экономического и
социального развития, подготовка сводных таблиц к производственно–
финансовому плану по реализации и себестоимости услуг;
• Поддержка внедрения прогрессивных форм организации труда;
• Участие в занесении первичных бухгалтерских и сводных докумен-
тов, составление производственных отчетов;
• Четкое ведение архива и сохранность документов;