25
Исполнители
клиент Менеджер по работе с клиентами Проектный отдел Строительная бригада
Организация работы по проекту
Организация работы по проекту
Подготовка технической
базы
Подготовка технической
базы
Комерческое
предложение
Комерческое
предложение
Поставка задачи
по
коммерческому
предложению
Определение
времени и
стоимости
Выбор
оптимального
варианта
Выбор
поставщика
Утверждение
плана работ
Передача плана
работ
Окончание работ
по проекту
Подписание акта
работ
Сдача в
эксплуатацию
Рисунок 4 Схема движения документооборот
26
Рисунок 5 Ставка затрат на обработку документа по отделам
предприятия
На рис. 5 показаны сведенья о ставке затрат на обработку документа.
На рис. 6 – 15 подсчитаем сведенья о суммарной затратах.
Рисунок 6 Ставка затрат на обработку документа
коммерческого предложения
Рисунок 7 Ставка затрат на обработку документа определения
времени и стоимости
Рисунок 8 Ставка затрат на обработку документа подготовка
технической базы
27
Рисунок 9 Ставка затрат на обработку документа выбор
оптимального варианта
Рисунок 10 Ставка затрат на обработку документа выбор
поставщика
Рисунок 11 Ставка затрат на обработку документа
утверждение плана работ
Рисунок 12 Ставка затрат на обработку документа передача
плана работ
28
Рисунок 13 Ставка затрат на обработку документа окончание
работ по ремонту
Рисунок 14 Ставка затрат на обработку документа подписание
акта работ
Рисунок 15 Ставка затрат на обработку документа сдача в
эксплуатацию
Подсчитав затраты фирмы на движение одного документа получим сумму
– 44240 руб. при использовании 416 часов, эта сумма затрачена только на внут-
рифирменные затраты. Получаем затраты на один документ 106 руб./ч.
Годовой документооборот заказов фирмы более 10000 документов.
Подсчитаем годовые затраты фирмы на документы:
.00044014528*253*106*10000 руб
Необходимо учитывать, что менеджер занимается не одним а нескольки-
ми заказами сразу, однако, несмотря на это затраты фирмы велики.
29
В среднем, по времени, документооборот занимает от 12 дней и более.
Это много. Необходимо автоматизировать схему документооборота для более
оперативной и корректной работы предприятия.
С целью обеспечения своевременности и полноты учета распорядитель-
ные и иные документы должны составляться и поступать в бухгалтерию, ди-
ректору в установленные сроки. Нарушения документооборота и задержка до-
кументов на любом этапе их прохождения приводит к отставанию регистрации
хозяйственных операций в учете, к снижению контроля за их выполнением.
При введении электронного документооборота количество затрат сокра-
титься, в связи с тем, что сократиться время на регистрацию, отправку и под-
тверждение документов. В среднем на один документ предположительно будет
затрачиваться 240 часов, затраты на один документ сократятся до 61 руб./ч.
Тогда, годовые затраты фирмы на документы составит:
.00064012318*253*61*10000 руб
Чистая экономическая выгода от внедрения составит 910,800,00 руб.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной без-
опасности и защиты информации
В ходе обеспечения деятельности предприятия для обеспечения инфор-
мационной безопасности применяются технические и организационные сред-
ства. В качестве технических применяется специальное программное обеспече-
ние (антивирусное, антихакерское, ограничения доступа), в качестве организа-
ционного разработаны следующие инструкции:
инструкция по работе в сети интернет;
инструкция по антивирусной защите;
инструкция о политике доступа к информационным ресурсам организа-
ции;
инструкция о парольной защите.
Основные положения данных документов приведены ниже.
В начале работы при загрузке компьютера (для серверов ЛВС – при пере-
запуске) в автоматическом режиме должно выполняться обновление антиви-
30
русных баз и проводиться антивирусный контроль всех дисков и файлов персо-
нального компьютера.
Периодические проверки электронных архивов должны проводиться не
реже одного раза в неделю.
Внеочередной антивирусный контроль всех дисков и файлов персональ-
ного компьютера должен выполняться:
Непосредственно после установки (изменения) программного обеспече-
ния компьютера (локальной вычислительной сети), должна быть выполнена ан-
тивирусная проверка: на серверах и персональных компьютерах образователь-
ного учреждения.
Факт выполнения антивирусной проверки после установки (изменения)
программного обеспечения должен регистрироваться в специальном журнале за
подписью лица, установившего (изменившего) программное обеспечение, и ли-
ца, его контролировавшего.
При возникновении подозрения на наличие компьютерного вируса (не-
типичная работа программ, появление графических и звуковых эффектов, ис-
кажений данных, пропадание файлов, частое появление сообщений о систем-
ных ошибках и т.п.). Ответственность за организацию антивирусной защиты
возлагается на заместителя директора по ИТ или лицо, назначенное директором
организации. Ответственность за проведение мероприятий антивирусного кон-
троля в организации и соблюдение требований инструкции возлагается на от-
ветственного за обеспечение антивирусной защиты.
Периодический контроль за состоянием антивирусной защиты в органи-
зации осуществляется заместителем директора по ИТ.
Принятие решения о политике доступа к ресурсам/группам ресурсов сети
Интернет принимается Советом компании самостоятельно либо с привлечени-
ем внешних экспертов, в качестве которых могут привлекаться:
лица, имеющие специальные знания либо опыт работы в рассматривае-
мой области;
31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Система электронного документооборота (СЭД) является системой авто-
матизации работы с данными в рамках их ЖЦ (подготовка, корректировка, хра-
нение, поиск, разделение и пр.), а также процессов обмена информацией между
сотрудниками. А сами документы в первую очередь подразумевают под собой
файлы Word, Excel и другие. Зачастую, СЭД содержит электронный архив до-
кументов и систему автоматизации процессов, а также поддерживает функцио-
нальность делопроизводства.
Цель СЭД — это реализация хранения документов, а также взаимодей-
ствия с ними (к примеру, поиск по атрибутам или содержимому). В СЭД долж-
но самостоятельно контролироваться изменения в файлах, сроки реализации
документов, их движение, а также версии и подверсии документов. Совокупная
СЭД обязана охватить весь цикл делопроизводства компании — от подготовки
задачи на создание документа до его перемещения в архив, поддерживать цен-
трализованное хранение любых типов документов, в том числе, сложных
структурных документов. СЭД обязана объединить разрозненные потоки доку-
ментов разделенных удаленных филиалов в одну общую систему. Система обя-
зана поддержать гибкое управление документами при помощи заданного пове-
дения маршрутов движения, а также методикой простой маршрутизации доку-
ментов. Также в СЭД нужно реализовать жесткое разделение прав пользовате-
лей для доступа к различным документам в рамках их компетенций, занимае-
мой должности и выданных полномочий. СЭД при этом обязана настраиваться
на имеющуюся организационно-штатную структуру и систему работы компа-
нии, а также объединяться с уже имеющимися ИТ-системами.
Главными пользователями СЭД выступают государственные и коммерче-
ские организации, чья деятельность связана с огромным объёмом реализуемых,
анализируемых и хранимых данных.
32
Зачастую СЭД внедряют, чтобы решать конкретные задачи, которые
имеются перед компанией, и выделить из них можно следующие:
Поддержание эффективного управления в рамках автоматизации
контроля выполнения, прозрачности работы фирмы на всех уровнях;
Поддержка системы контроля качества, которая отвечает междуна-
родным нормам;
Внедрение гибкого накопления, управления и доступа к данным.
Поддержание гибкости благодаря хорошей формализации работы каждого со-
трудника и доступности сохранения всей истории его работы;
Ведение отчета по работе компании в целом (внутренние служеб-
ные расследования, изучение работы отделов, выявление проблемных мест в
работе);
Улучшение бизнес-процессов и автоматизация процедуры отслежи-
вания и контроля;
Минимизация или исключение оборота бумажных документов
внутри компании. Экономия ресурсов благодаря снижению издержек на управ-
ление потоками документов в компании;
Минимизация или удешевление хранения бумажных документов
благодаря использованию электронного архива.
В процессе подбора СЭД обращают внимание на ряд факторов:
Объемы хранения. Если в компании огромное количество докумен-
тов для хранения, нужно выбрать систему, которая умеет иерархически их хра-
нить (HSM - Hierarchal Storage Management). Такой способ базируется на со-
хранении востребованных данных на очень быстрых, но самых дорогостоящих
носителях, а временно не используемая информация помещается на недорогие
медленные носители;
Доступность формализуемых процедур, которые требуют поддерж-
ки выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов конкретного
типа, реализации стандартных функций компании и др.);
33
Доступность автоматизации административного контроля компани-
ей. Уровень сложности структуры предприятия;
Наличие удалённых филиалов. Этот фактор несет ряд требований к
удаленному доступу, к делению данных и т.п.;
Присутствие бумажного архива данных. Часть СЭД иже включают
в себя систему массового ввода документов;
Присутствие неподходящей под требования СЭД;
Требование разветвлённой маршрутизации документов, управление
потоками работ (workflow managing). Исходя их этого, реализуется потребность
в поддержке произвольных бизнес-процессов, которые будут работать совмест-
но с прикладными системами реализации данных процессов;
Периодичность и сроки хранения данных. Если срок хранения пре-
вышает 10 лет, то важно задуматься об организации параллельного архива;
Открытость и модернизация системы. Доступность объединения с
уже имеющимися ИС и применение установленного оборудования;
Доступность хранения отсканированных документов. Применение
в компании специализированных форматов хранения документов. Доступность
поддержки инженерных и конструкторских задач, остальных нюансов компа-
нии;
Доступность развитых средств для поиска данных. Полноценная
поддержка системой языков подготовки документов;
Требования к ИБ (шифрование, деление прав и др.). Доступность
применения уже имеющихся в ИТ-структуре компании механизмов доступа в
СЭД;
Соответствие различным стандартам: локальным, отраслевым,
ГОСТ, мировым стандартам по контролю качества, уровню реализации хране-
ния информации.
С документами, независимо от их содержания, нужно проводить ряд об-
щих операций: прием и отправка, регистрация, передача по назначению, кон-
34
троль хода их исполнения, уточнение по документам. В российских компания
уже сложились некие правила организации такой работы:
• Документ, направленный в компанию извне, сначала регистрирует-
ся. Это означает, что ему выдается уникальный регистрационный номер, зано-
симый в журнал или картотеку вместе с данными по документу.
Далее документ начинает движение в компании. Изначально его получа-
ют должностные лица, обычно руководители, которые могут определить, что и
в какой срок нужно сделать по документу - выносят резолюции. Такие резолю-
ции копятся и детализируются до тех пор, пока сам документ не передается ис-
полнителю. Также документ в своем тексте уже может иметь обращение к кон-
кретным исполнителям, с указание перечня дел и сроков их исполнения.
Исполнители, в рамках выполнения резолюций по документу (либо пе-
речня самого документа), передают его вместе с отчетом руководителям – кон-
тролерам и авторам резолюций, которые могут оценить итоги выполнения и
выбрать дальнейшую судьбу документа. По итогу работы над документом он
переносится в дело. Далее документ либо направляется в архив, либо уничто-
жается исходя из правил архивного хранения, которые имеются в компании.
• Документ, написанный в организации, тоже вначале регистрирует-
ся. В случае, если документ описывает деятельность в организации, он отмеча-
ется как внутренний, а для отправки другой компании или другому лицу - как
внешний (исходящий). Перечень регистрируемых реквизитов у внутренних и у
внешних документов, зачастую, одинаковый.
В любом современном учреждении все ПК, установленные на рабочих
местах пользователей, объединены в сеть. Это позволяет централизованно от-
следить выполнение бизнес-операций на рабочих местах и применять сеть для
отправки документов и резолюций.
В процессе регистрации документа генерируется электронная регистра-
ционная карточка (РК), с которой затем связывается сам документ, точнее его
цифровая версия (текст с изображениями, аудио и видео в нужном формате).