Содержание
Введение……………………………………..…………………………………..…….5
1. Аналитическая часть…………………………………………………...…………..9
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО
«Алмаз»………………………………………………………………………………..9
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности…………………………….9
1.1.2 Организационная структура управления учреждения…………………...…15
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия……………..…19
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации………………………………………………………………………..26
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
процессов деятельности……………………………………………………………..26
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание……………………………………………………………………………...28
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи…………………………………………………………………...….30
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации…………………………………………………………………...……..32
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации………………………………………………………………………..34
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи………….…34
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи…………………....39
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи…………………………………………………………………………………40
1.4 Обоснование проектных решений……………………………………….……..42
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению…..42
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ………46
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению………...49
2. Практическая часть……………………………………………………….………54
2.1 Разработка проекта автоматизации………………………………………...…..54
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации…………………………..54
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание………..…..57
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации ……………………….…59
2.2 Информационное обеспечение задачи………………………………………....65
2.2.1 Информационная модель и её описание………………………………..……65
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации……………………………………………………………………….…69
2.3 Программное обеспечение задачи…………………………………………...…74
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)…………………74
2.3.2 Характеристика базы данных……………………………………………...….78
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)………...82
2.3.4 Описание программных модулей……………………………………….……85
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание……………...……87
3. Обоснование экономической эффективности……………………………….….92
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
проекта……………………………………………………………………………….92
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта……………..….95
Заключение……………………………………………………………….…………101
Список используемой литературы………………………………………………...103
5
Введение
В последние годы информационные технологии стремительно
прогрессируют. Они получают все более широкое применение и
распространение. Это происходит из-за того, что объем информации, которая
используется и обрабатывается предприятием, в процессе его работы постоянно
увеличивается, а текущая информация обновляется. В наше время сложно
представить себе организацию, которая функционировала бы без
информационной системы, облегчающей работу персонала предприятия. Это
касается не только тех информационных систем, которые предназначены для
управления организацией в целом, но и информационных систем управления
документооборотом организации, предназначенных для перевода всей
документации предприятия в электронный вид, что повышает удобство
обработки документов и повышает эффективность функционирования
предприятия, благодаря уменьшению времени, необходимого для обработки и
оформления документов. Автоматизация документооборота позволяет вывести
организацию на новый уровень развития, а также увеличить уровень
материально-технического оснащения учреждения заказчика. В настоящее
время, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения
документооборота устаревает и должна быть изменена на электронную форму
ведения документооборота.
Данный дипломный проект ставит перед собой цель – автоматизация
документооборота для ООО «Алмаз», внедрение которой позволяет решить
следующие задачи:
формирование единой БД по входящей/исходящей документации;
формирование единой БД по сотрудникам;
автоматизация отчетности предприятия;
ведение электронного архива по всем видам документации,
используемой предприятием заказчиком, т.е. ООО «Алмаз».
Программа, которая разрабатывается в рамках данного дипломного
проекта, предназначена для автоматизации документооборота, осуществляемого
внутри предприятия.
6
Востребованность данной темы объясняется необходимостью
увеличения эффективности работы организации, посредством сокращения
времени, необходимого для оформления всей учетной документации,
применяемой предприятием в процессе его функционирования. А также
проектирование и внедрение систем электронного документооборота является
востребованным и остроактуальным в свете последних предложений президента
Российской Федерации.
Исследуемым объектом выступает предприятие, занимающееся
документооборотом в ООО «Алмаз».
Исследуемым предметом является деятельность делопроизводителя ООО
«Алмаз» по дифференциации и модернизации документооборота предприятия.
На основе данной дипломной работы было произведено большое
предпроектное исследование объекта информатизации, цель которого сводилась
к исследованию особенности информационных потоков, а также
документационного оснащения организации. В ходе проводимого
предпроектного исследования должны быть освоены и решены следующие
задачи:
исследование предметной области (ПО);
разработка концептуальной и логической модели системного
управления документооборотом;
разработка логической модели системного обеспечения и управления
документооборотом;
разработка модели предметного внедрения системного управления
документооборотом;
разработка самостоятельной подсистемы системного управления
документооборотом;
анализирование данной выполненной работы, выявив достоинства и
недостатки разработанных моделей и программы, а также допустимость
улучшения разработанного проекта.
Разрабатывание информационной системы управления
документооборотом производится с применением CASE-средств.
В разработке данного проекта будут использованы новые программные
7
продукты, как СУБД Access 2010. При введении обновлённой, разработанной
системы по ориентировочным оценкам произойдут данные преобразования:
уменьшение объема документации;
возрастание скорости внедрения, совершенствования и поиска
информации и подготовки отчетов, что приведет к увеличению продуктивности
работы всей организации.
Документооборот любой организации оказывается одним из самых
кропотливых процессов, требующий ощутимых трудовых и временных
вложений. При этом очень важно рассмотреть то, что существование в полном
объеме верно разработанных документов является одним из самых важнейших
показателей очень правильной работы всей организации. Завершающие
процедуры, связанные с выдачей лицензии и аккредитацией организации,
включают, изначально, контроль состояния его документооборота.
Невзирая на чёткую систематизацию, поиск документов является, в
некотором смысле, проблематичным. А также, это относится и к поиску
электронных копий документов. Поиск же необходимых разделов в документе
является еще более трудоемкой задачей. Особенно увеличивается сложность в
анализе и поиске информации в различных источниках, логически и
информационно связанных с используемым документом.
Самым действенным способом решения описанных проблем выступает
создание информационной системы, сформированной на реляционной базе
данных документов организации, которая машинально выдерживает логические
связи и цельность данных, что ощутимо уменьшает возможность ошибок при
анализе и оценке информации, находящейся в документах, и внесении новых
документов на основе уже существующей информации.
В данное время проблема документооборота организаций разработана в
высокой степени. Но, несмотря на это, документооборот, все еще входит в
общую систему регулирования и контроля информацией всей системы как один
из его составляющих. Видно, что производство таких действующих систем для
решения местных задач предприятий большими организациями не является
целесообразным. В таком случае, маленькие предприятия, функционируют
совсем без систем электронного документооборота секретаря и других отделов.
8
При этом, можно сделать выводы о том, что уровень производительности
системы нельзя считать завершенной и, таким образом, имеет смысл продлить
исследования в данной области.
Эмпирические источники информации для удовлетворения условий
дипломного проекта содержат в себе результаты преддипломной практики, а
также выпущенные проекты разных авторов, на которые в документации этой
работы прилагаются ссылки.
Научная важность проекта заключена в результатах, выявленных в ходе
теоретических исследований на начальном этапе работы, а также с применением
литературных источников. Практическое преимущество проекта заключается в
производстве и применении успешно действующей информационной системы
для автоматизации документооборота ООО «Алмаз».
Положение, выносимое на защиту: при использовании информационной
системы, процесс документооборота организации, станет более результативным.
Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав,
которые подразделяются на параграфы, заключения, списка литературы и
приложений.
9
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной
области ООО «Алмаз»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Общество с ограниченной ответственностью «Алмаз», учреждено в
соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и
Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной
ответственностью» от 08.02.1998 года № 14-ФЗ.
Полное фирменное наименование учреждения на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Алмаз».
Сокращенное фирменное наименование учреждения на русском языке:
ООО «Алмаз».
Местонахождение предприятия: Российская Федерация, 461040
Оренбургская область, город Бузулук, улица Техническая, 10б.
Почтовый адрес: 461040, Оренбургская область, город Бузулук, улица
Техническая, 10б.
ООО «Алмаз» создано на неограниченный срок деятельности.
Общество является юридическим лицом, осуществляет свою деятельность
согласно законодательству РФ, а также в соответствии с уставом, решениями
органов управления. Общество характеризуется организационным единством и
обладает обособленным имуществом. В гражданском обороте выступает от
своего собственного имени, несет ответственность по своим обязательствам
всем своим имуществом, участники общества не отвечаю по обязательствам
общества, и несут риск убытков, связанных с деятельностью, в пределах
стоимости внесенных ими вкладов.
Общество вправе ежеквартально, раз в полгода, или раз в год
устанавливать решение о назначении своей чистой прибыли между участниками
общества, утверждается полным собранием всех участников общества.
Участники общества имеют право принимать участие в управлении
делами, получать информацию о деятельности, знакомиться с бухгалтерскими
книгами и другой документацией, участвовать в разделении прибыли и в любое
10
время выйти из состава общества. Участники общества обязаны не разглашать
конфиденциальные сведения о работе предприятия.
Главной целью работы общества выступает получение прибыли от
производства.
Учреждение имеет право осуществить любые виды деятельности не
запрещенные законом.
Основными видами деятельности являются:
строительство трубопроводов (в т.ч. магистральных);
капитальный ремонт трубопроводов;
проектирование и строительство газопроводов;
строительство нефтяных трубопроводов;
промышленное строительство;
строительство и ремонт стальных резервуаров объемом от 1000 до
50000 куб.м;
строительство и капитальный ремонт магистральных трубопроводов;
антикоррозийная обработка резервуаров и металлоконструкций;
монтаж систем автоматики;
монтаж систем ЭХЗ;
монтаж объектов электроснабжения до 110кВ включительно;
автомобильные дороги и объекты инфраструктуры автомобильного
транспорта.
Видами деятельности организации, список которых устанавливается
федеральными законами, общество может заниматься лишь при оформлении
лицензии (специального разрешения).
Предприятие вправе участвовать автономно или вместе с любыми
другими юридическими и физическими лицами в различных коммерческих и
некоммерческих организациях на территории Российской Федерации и за ее
пределами соответствуя действующему законодательству Российской
Федерации и законодательству соответственного другого государства.
Производит мероприятия по гражданской обороне и мобилизационной
подготовке в согласии с законодательством Российской Федерации.
Проводит работы, связанные с использованием сведений, составляющих
11
государственную тайну, в установленном законодательством Российской
Федерации порядке.
Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета. Имеет
круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском
языке и указание на его место нахождения. Общество в праве иметь штампы и
бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также
зарегистрированный в принятом порядке товарный знак и другие средства
индивидуализации. Общество приобретает права юридические права
юридического лица с момента его государственной регистрации. Целью
деятельности является извлечение прибыли.
Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на
занятие определенным видом деятельности предусмотрено требование о
занятии данной деятельностью как исключительной, то Общество в течение
срока действия специального разрешения (лицензии) не вправе осуществлять
иные виды деятельности, за исключением видов деятельности,
предусмотренных специальным разрешением (лицензией) и им
сопутствующих.
Общество может быть добровольно реорганизовано в порядке,
предусмотренным законом. Реорганизация Общества может быть осуществлена
в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования.
При реорганизации вносятся соответствующие изменения в учредительные
документы Общества[4].
Участники общества внесли вклады в порядке, в размерах, в составе и в
сроки, предусмотренные Федеральным законом и учредительными документами
общества, обязались не разглашать конфиденциальную информацию о
деятельности общества, также несут другие обязанности в соответствии с
Федеральным законом и уставом общества.
Уставный капитал общества составлен из номинальной стоимости долей
его участников и определяет минимальный размер имущества, гарантирующего
интересы его кредиторов. Размер уставного капитала общества и номинальная
стоимость долей участников общества определяются в рублях.
Учреждение может быть ликвидировано добровольно либо по
12
решению суда по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом РФ.
Ликвидация предприятия влечет за собой его прекращение без
перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.
Ликвидация Общества осуществляется в порядке, установленном Гражданским
кодексом РФ, другими законодательными актами.
Имущество общества реализуется по решению ликвидационной
комиссии.
Денежные средства, полученные в результате реализации имущества
ООО «Алмаз» после удовлетворения требований кредиторов, переходят к
участнику.
При реорганизации или прекращении деятельности учреждения все
документы (управленческие, финансово- экономические, по личному составу)
передаются в соответствии с установленными правилами предприятию -
правопреемнику.
При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения,
имеющие научно – историческое значение, передаются на государственное
хранение в государственные архивные учреждения, документы по личному
составу (приказы, личные дела, лицевые счета) передаются на хранение в архив
административного округа, на территории которого находится предприятие.
Ликвидация предприятия считается завершенной с момента внесения
органом государственной регистрации соответствующей записи в Единый
государственный реестр юридических лиц.
При прекращении деятельности в случае его реорганизации все
документы (управленческие, финансово-хозяйственные, по личному составу и
др.) передаются в соответствии с установленными правилами его
правопреемнику.
В настоящее время значительно возрастает роль анализа финансово-
хозяйственной деятельности предприятий, основная цель которого - выявление и
устранение недостатков в деятельности предприятий, поиск и вовлечение в
производство неиспользуемых резервов.
ООО «Алмаз» самостоятельно планирует свою хозяйственную
деятельность, определяет перспективы развития, исходя из спроса