23
векторного морфинга) или интерактивные среды.
На сегодняшний день с помощью флеша выполняется большое обилие
интернет-реклам (баннеров), игр, роликов, приложений и сайтов.
Средствами создания являются приложения компании Adobe – Flash
Professional и Flash Builder.
Еще применяется программное обеспечение СОНО. СОНО - система
обработки налоговой отчетности.
СОНО предоставляет одно абонентское приложение по заполнению и
пересылке разных форм налоговой отчетности без применения Системы
гарантированной доставки сообщений (СГДС). СОНО предоставляет решение, в
котором не нужна необходимость сохранять все формы налоговой отчетности, а
хватает сохранить только нужные формы для налогоплательщика, вписать
нужные данные и переслать их на проверку, или принести в распечатанном виде
в налоговые органы.
СОНО содержит открытый API-интерфейс для программ других
разработчиков, что оставляет пользователей довольными из-за присутствия
выбора программного продукта для приготовления формы налоговой отчетности
и улучшает развитие IT - технологии в Оренбургской области.
Преимущества СОНО:
– гибкий открытый механизм описания форм налоговой отчетности;
– увеличенная опциональность клиентского приложения;
– удобный интерфейс;
– высокая эфективность и масштабируемость;
– допустимость работы налогоплательщика с программой через сайт
Налогового комитета Министерства финансов Республики Казахстан, а также,
существование пути к лицевым счетам;
– применение bar-кодов при получении форм налоговой отчетности в
распечатанном виде
– точное применение актуальных технологий коструирования
информационных систем;
– автоматически обновляемые клиентские приложения;
– открытый API-интерфейс приема форм налоговой отчетности для
24
внешних систем (бухгалтерские системы, ERP).
Комплекс технических средств ООО «Алмаз» представлен следующим
оборудованием:
Рабочие станции.
Всего имеется 18 рабочих станций.
Технические характеристики рабочих станций и МФУ представлены ниже.
Комплектация рабочих станций:
– компьютер Intel Core i3 3220/4Gb/NV GTX650 2Gb/DVD-RW/CR/;
– жесткий диск 500 (Гб);
– операционные системы Windows 7/8;
– монитор, клавиатура;
– манипулятор мышь;
– источник бесперебойного питания ИБП Ippon Back Verso 400.
2 МФУ МФУ Kyocera FS-1125MFP А4, 25ppm, 1200dpi, 64Mb, USB, LAN,
Duplex, Fax, автоподатчик.
Технические характеристики: лазерного принтера, цифрового копира,
цветного сканера, факса.
Лазерный принтер:
– скорость печати: 23 стр/мин;
– время выхода первой страницы: 6 с.;
– разрешение при печати: 600х600 т/д, 1200 x 600 т./д. при использовании
технологии автоматического улучшения изображения (Automatic Image
Refinement);
– язык описания страниц: UFRII-LT;
– режим экономии тонера;
– цифровой копир;
– скорость копирования до 23 стр/мин;
– время выхода первой копии: 9 с.;
– разрешение при копировании: 600х600 т/д;
– многократное копирование: от 1 до 99 страниц;
– копирование в режиме экономии тонера;
– масштабирование: от 25 до 400% с шагом 1%;
25
– функции копирования: сортировка из памяти, копирование 2 на 1, 4 на
1, копирование удостоверений личности;
– режим экономии тонера.
Цветной сканер:
– тип сканера: планшетный с АПД;
– оптическое разрешение: 600x600 т/д, улучшенное 9600x9600 т/д;
– глубина цветного сканирования: 24 бита;
– градация серого: 256 уровней;
– область сканирования: 216 мм.
Факс:
– скорость модема: Super G3 - 33,6 Кбит/с;
– режим приёма: только факс, ручной, автоответчик, автоматическое
переключение Факс/Тел;
– разрешение факса: 200 x 100 т/д;
– высокое: 200 x 200 т/д;
– фото: 200 x 200 т/д;
– сверхвысокое: 200 x 400 т/д;
– объём памяти: до 256 стр.;
– скоростной набор: макс. 104 номера (включая 4 номера однокнопочного
набора);
– групповой набор/адресаты: макс. 50 адресатов;
– последовательная передача: макс. 114 номеров;
– сохранение в памяти: 5 минут.
Другие функции: двойной доступ, удалённый приём, ПК-факс (только
передача).
Для органично растущей организации необходимо надлежащее развитие ее
информационной сферы. На сегодняшний день руководству организации
требуется такая информация, на другой день - другая. И информация
необходима только на второй день, И не через пять-десять дней, когда
информационная программа будет перестроена работниками IT отдела. И в
таком случае служащие финансовых отделов фактически руками стараются по
ночам складывать необходимый отчет. Или такой пример. Переменилась логика
26
бизнес процесса. У организации нет времени ожидать месяц, когда на нужную
логику будет перенастроена информационная система. Несколько дней
ожидания – это большие финансовые убытки. В таком случае или организация
начинает ждать и несет убытки (что не очень вероятно), или данные в системах
учета теряют свою значимость, и целостность информационного поля
рассыпается. Без урегулирования проблем по контролю за нововведениями в IT
сфере создание и функционирование общего информационного поля
организации сильно затруднительно.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих процессов деятельности
На сегодняшний день организации малого бизнеса вынуждены выживать
в сложнейших финансовых экономических условиях. Гарантией благополучной
работы предприятия в таких условиях становится наиболее улучшенное
построение деятельности на всех этапах. Это непростая задача, благополучное
урегулирование её находится не в районе какого-то одного решения , а как
правило на взаимопересечении различных дисциплин, таких как управление и
менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, электронный
документооборот.
Автоматизация процессов деятельности современного предприятия
является необходимым и обязательным условием его успешного
функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором,
ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет - далеко
не единственный пример приложения автоматизации. Существующие
информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности
практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что
автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо
решить руководству для того, чтобы предприятие функционировало
максимально эффективно.
В данном проекте рассматривается автоматизация документооборота
ООО «Алмаз», что, естественно, накладывает свою специфику на задачу
27
автоматизации. Автоматизация документооборота учреждения представляет из
себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный
проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:
формирование единой БД по входящей/исходящей документации;
формирование единой БД по сотрудникам;
автоматизация отчетности предприятия;
ведение электронного архива по всем видам документации,
используемой предприятием заказчиком, т.е. ООО «Алмаз».
Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между
собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-
либо одной задаче.
Автоматизация системы документооборота позволит сократить время
обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов
и избежать ошибок в процессе движения документов.
Процесс проектирования баз данных представляет собой
последовательность переходов от неформального словесного описания
информационной структуры предметной области к формализованному
описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели.
В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:
1. Системный анализ и словесное описание информационных объектов
предметной области.
2. Проектирование инфологической модели предметной области –
частично формализованное описание объектов предметной области в терминах
некоторой семантической модели.
3. Выбор базы данных.
4. Даталогическое или логическое проектирование базы данных, то есть
ее описание в терминах принятой даталогической модели данных.
5. Физическое проектирование базы данных, то есть выбор эффективного
размещения базы данных на внешних носителях для обеспечения наиболее
эффективной работы приложения.
Логическая организация базы данных – это представление пользователя
о той предметной области, информация о которой должна храниться в базе
28
данных. Результатом логического проектирования является концептуальная
(внешняя, информационно-логическая) схема базы данных – логическая модель
предметной области. Такая модель отражает три вида информации: сведения об
объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.
В базе данных для автоматизации документооборота необходимо
хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации. Как
следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет
использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное
использование памяти компьютера. Поэтому информацию необходимо разбить
на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Среди задач автоматизации отдельно следует выделить задачу
автоматизации документооборота ООО «Алмаз».
Автоматизация документооборота даст возможность быстрее и полнее
реагировать на распоряжения вышестоящего руководства и даже
администрации, производить сложные выборки и поиски по многочисленным
параметрам, что существенно превосходит сложившуюся в данный момент
времени ситуацию, когда все данных хранятся в текстовых документах формата
Microsoft Word или еще хуже в рукописном виде.
Целью данного проекта является решение именно задачи автоматизации
документооборота предприятия – центральной задачи комплекса задач
автоматизации деятельности предприятия.
Так как ООО «Алмаз» является финансовым предприятием, то ее
документооборот изобилует специализированными формами исходящих и
внутренних документов. Поскольку объем информации, который используется в
процессе функционирования предприятия постоянно увеличивается, а текущая
информация часто изменяется, то персоналу организации, ответственному за
ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в
соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что
негативно сказывается на эффективности работы предприятия, ухудшая ее.
Кроме того, ведение документооборота традиционным способом ухудшает
29
качество работы сотрудников, поскольку в документооборот вовлечен не только
административно – управленческий аппарат предприятия, но и обычные
сотрудники, на которых ложится дополнительная нагрузка, связанная с
оформлением документов и предоставления необходимых отчетов руководству,
поскольку в процесс документа оборота вовлечены все отделы предприятия. В
связи с вышеизложенным считаю, что назрела необходимость модернизации
системы ведения документооборота предприятия, посредством перевода ее на
электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от
традиционной формы документооборота. Как было сказано выше в процесс
ведения документооборота предприятия вовлечен административно-
управленческий персонал (директор, секретарь-делопроизводитель), а также
остальные работники предприятия. У каждого из сотрудников предприятия есть
перечень обязанностей, которые подлежат исполнению.
В перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя входит:
учет и регистрация входящих документов;
формирование приказов директора;
прием и оформление документов, касающихся приема новых
сотрудников;
ведение картотеки по персоналу предприятия;
предоставление отчетов по формам (Т-2, РИК-76, РИК-83).
Исходя из описанных выше должностных обязанностей персонала
предприятия можно сказать, что пользователями, проектируемой системы будут
являться:
директор;
секретарь-делопроизводитель;
начальники отделов предприятия.
Следует отметить, что после внедрения разрабатываемой системы
сведения о всех документах, собственно как и сами документы, а также их
шаблоны будут регистрироваться и храниться в единой базе данных, которая
будет находиться на сервере учреждения.
30
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета c использованием бумажных документов
возможно, но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа
количества операций при ведении входящей корреспонденции. Для крупного
предприятия количество таких операций может достигать такого количества, что
ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело
хранить и осуществлять поиск информации о сотрудниках и документообороте в
бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска
информации, например, о входящем письме в удобной и быстрой
информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках
бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой
документации можно найти в журнале электронных документов со всеми
подробностями ее выполнения быстро и удобно.
Только применение информационных технологий – средств электронно-
вычислительной техники – может дать необходимую, физически приемлемую
скорость обработки таких объемов информации. Ускоренный прогресс в
информационных технологиях, который наблюдается в настоящее время,
позволяет утверждать, что производительность и качество работы таких систем
будут неуклонно повышаться при незначительном росте их стоимости.
Использование вычислительной техники дает не только удобство и
быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает
эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя
функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы
аналитической информации. Ранее, при использовании системы бумажного
учета получить информацию из документооборота предприятия, можно было
только подняв всю документацию, то теперь это стало гораздо более быстрым и
доступным, что позволит автоматизировать работу секретаря-
делопроизводителя, а также избежать ошибок в дальнейшей работе учреждения.
Еще одним неоспоримым преимуществом использования
автоматизированной информационной системы является безопасность хранения
31
информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого
бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в
результате действий злоумышленников, так и в результате действия
непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде
существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее
дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.
Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества
использования автоматизированной информационной системы на основе
вычислительной техники для решения задачи построения системы
документооборота:
повышение удобства поиска и отбора данных из справочников
хранения статической информации и журналов выполненных операций;
повышение скорости поиска и отбора информации;
обеспечение безопасности хранения информации;
обеспечение многопользовательской работы.
Разработка базы данных предназначена для улучшения организации
документооборота, от которого зависит эффективность работы всего
предприятия.
Автоматизация технологических процессов и операций обработки и
переработки документов обеспечит:
1. Устранение рутинных ручных операций, неизбежных при обработке
информации (особенно массовой).
2. Существенное ускорение процессов обработки и переработки данных.
3. Повышение точности учетных и отчетных данных.
4. Расширение возможностей организации и разностороннего
использования информационных ресурсов за счет, в частности, использования
высокоорганизованных структур данных систем управления ими.
5. Высвобождение времени для решения творческих задач.
Правильно построенная система будет работать как с данными о
прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или
электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти
данные относятся. Включение электронных документов в
32
делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень
работы с документами.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Для обеспечения безопасности и защиты информации руководством
учреждения принято решение прибегнуть к помощи компании «Лаборатория
Касперского».
«Лаборатория Касперского» предлагает инновационные продукты для
обеспечения ИТ-безопасности при низкой совокупной стоимости защиты. Эти
продукты обеспечивают комплексную защиту сети от информационных угроз,
не препятствуя при этом нормальной работе защищаемых узлов.
Продукты «Лаборатории Касперского» отличаются высокой
эффективностью и обеспечивают защиту всех уровней корпоративной ИТ-
инфраструктуры с помощью самых современных технологий. Отличительные
особенности наших решений - быстрое развертывание, не требующее
специальных компьютерных знаний, и простое управление безопасностью сети в
сочетании с беспрецедентным уровнем защиты. Все данные и сообщения
остаются надежно защищены во время работы в офисе, дома или в дороге. Для
решений «Лаборатории Касперского» характерен экономически эффективный
подход к защите от компьютерных угроз: обеспечение ИТ-безопасности требует
меньших ресурсов, что позволяет высвободить дополнительные ресурсы для
основной деятельности компании.
Для обеспечения полной безопасности был выбран продукт из семейства
«Kaspersky Security 2016».
Сегодня критически важные для работы образовательного учреждения
процессы зачастую основаны на использовании интернета и электронной почты.
По мере того как растет значение каждого из этих жизненно важных ресурсов,
возрастает и количество угроз и рисков, связанных с их использованием.
Движимые жаждой наживы, киберпреступники применяют все более
изощренные методы для организации атак через интернет и по электронной
почте. В связи с тем, что сотрудники все больше времени проводят в интернете,
обращаясь к динамично меняющемуся контенту, создаваемому пользователями,