83
общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования
массивов, именуемыми модулями (это – ввод, контроль, перезапись информации
с одного носителя на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование,
накопление, вывод на печать и т.п.).
Основное назначение создаваемой АИС это автоматизация
документооборота на предприятии ООО «Алмаз». Следовательно, структуру
программ можно описать следующими основными блоками см. рис 8.
Рис. 8 Блок–схема основных модулей программы
Работа с программой начинается с вывода информационного окна и
активизации системы меню через авторизацию. Работа программы
осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом под диалогом
понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка
его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими
всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются
процессы активизируемые пользователем (например – нажатие
функциональных клавиш), а также программные события – получение
определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На
основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости
данных.
Модуль Основное меню предназначен для запуска основных процедур
программы и завершения работы с программой.
Работа со справочниками включает в себя шесть позиций:
Справочник Входящие документы;
Справочник Исходящие документы;
Справочник Корреспондент;
Справочники
Основное Меню
Выход
Формирование
входной
информации
Формирование
отчетов
84
Справочник Сотрудники;
Справочник Отпуска;
Справочник видов отпусков;
Справочник видов доставки;
Справочник видов документов.
Назначением данного модуля является поиск и просмотр информации по
заявкам, а также подготовка справочной информации.
Информационной базой данного модуля являются соответствующие
таблицы. Структуру этих таблиц можно увидеть в разделе 2.2.2. Данные в
информационную базу заносятся с помощью специальных форм, которые
вызываются из главного меню программы.
Модуль Формирование входной информации предназначен для ввода
первичных данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует
задачи учета поступления корреспонденции и ее обработки, обеспечивая ввод
документов с помощью специальных форм.
В компьютерных системах баз данных пользователи для ввода, просмотра
и распечатки отчетов с информацией базы данных могут применять формы.
Основные преимущества использования форм следующие:
при вводе данных в поля формы, приложение может считывать словарь
данных сервера и автоматически проверить допустимость данных в
соответствии с правилами целостности;
поле ввода в форме может представлять список допустимых значений,
из которых пользователи могут легко выбрать нужное;
область формы может выводить шаблон, соответствующий текущей
выводимой в форме записи;
командные кнопки в форме могут выполнять действия, связанные с
выводимой в форме текущей записью.
Формы для редактирования информации вызываются из главного меню
программы. Информационной базой данного модуля являются таблица
Входящие документы. Структура её приведена в разделе 2.2.2.
Модуль формирование отчетов выполняет функции по формирования
печатных форм. В модуле хранятся шаблоны для печати документов таких как
85
счет ведомости и журналы.
Отчеты формируются используя запросы, которые обрабатывают
исходную информацию в соответствии с заданными параметрами пользователя.
Система построения запросов в Access не имеет себе равных среди СУБД
массового использования. Практически все виды запросов, которые можно
построить программно, в Access можно построить визуально. В Access
предоставляется возможность создавать самые разнообразные запросы выборки,
причем они могут модифицировать исходные данные. Также представлена
развитая система фильтров. Фильтры – одна из наиболее сильных сторон Access.
Фильтры строятся с помощью запросов или установкой критериев.
Компьютерные системы используют отчеты и запросы для считывания и
представления данных таким образом, чтобы обеспечить полезность
информации, содействовать принятию решений или поддерживать
коммерческие приложения.
2.3.4. Описание программных модулей
Описание программных модулей включает блок–схемы программных
модулей и описание блок–схем алгоритмов основных расчетных модулей.
Основным расчетным модулем является Result Module – модуль
окончательных расчетов, необходимых для составления результатных
документов – отчетных форм, результатов поиска. Здесь представлена часть
алгоритмов расчета, касающаяся формирования спецификации, проверки прав
доступа.
Основное назначение макросов и модулей – это создание удобного
интерфейса приложения, в котором формы и отчеты открывались бы при
нажатии кнопок в этих формах или на панелях инструментов. Модули являются
более мощным средством создания программных расширений в среде Microsoft
Office. Применение модулей требует от пользователей знаний основных
принципов объектно-ориентированного программирования.
На рисунке 7 представлена схема добавления данных о проекте.
86
Рис. 9. Схема добавления данных о проекте
Стандартные модули содержат общие процедуры, которые не связаны с
конкретным объектом (формой, отчетом). Стандартный модуль – это модуль, в
который помещают процедуры Sub и Function, которые должны быть доступны
для всех процедур в данном приложении. Стандартные модули могут
использоваться другими приложениями Access, так как в общих процедурах нет
ссылок на конкретные объекты данного приложения (формы, отчеты). Кроме
общих процедур, в стандартных модулях могут содержаться глобальные
НАЧАЛО
Загрузка экранной
формы
Авторизация
Экранная
форма
авторизации
Логин и
пароль
Подключение к БД
Запрос данных из
таблицы
Данные введены
верно?
Выбор пункта меню
НЕТ
ДА
Проекты
Экранная
форма
авторизации
Выбор пункта меню
Справочники
Экранная
форма
Состояние проектов Конструктор проектов
Экранная
форма
добавления
Экранная
форма
конструктора
Экранная
форма
Выбор клиента,
состояния, ввод
реквизитов
Ввод данных
Добавление данных в
таблицу БД
Добавление данных из
таблицы БД
87
переменные и функции, а также объекты, которые доступные из других объектов
базы данных.
Для просмотра процедуры в стандартном модуле или в модуле класса
надо выделить требуемый модуль в окне базы данных на вкладке Модули и
щелкнуть на пиктограмме Программа на панели инструментов в главном окне
Microsoft Access или щелкнуть на кнопке Конструктор в окне базы данных.
Откроется редактор Visual Basic, на панели редактора кода которого
отображаются процедуры.
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание
Размер разработанного программного продукта составляет 3,76 МБ.
Компьютер, на котором разрабатывалась ИС, расположен в приемной
директора и имеет следующие характеристики: Core i3-3220 / 4 Гб / 1 Тб / HD
Graphics 2500 / DVDRW / WiFi / 21.5", ОС - Microsoft Windows 7.
Для того чтобы запустить приложение «Документооборот ООО «Алмаз»»
необходимо кликнуть по значку данного приложения двойным щелчком мыши.
После того как приложение будет открыто, появится Главная кнопочная
форма с расположенными на ней кнопками выбора страницы кнопочных форм,
отчетов и запросов: документы, данные о сотрудниках, документы по запросу,
отчеты и выход (Рис. 10).
Рис. 10 Главная кнопочная форма
Для выбора необходимой страницы нужно нажать на одну из кнопок
левой кнопкой мыши (Рис. 11).
88
Рис. 11 Выбор страницы
В качестве примера откроем страницу «Документы», на которой
представлены: формы для заполнения данными, запрос по документу и данные о
корреспондентах (Рис. 12).
Рис. 12 Страница «Документы»
Далее открываем форму «Данные о корреспондентах» (Рис. 13). На ней
расположены поля: корреспондент, адрес, адрес электронной почты, телефон,
факс, ФИО руководителя, сфера деятельности.
89
Рис. 13 Форма «Корреспонденты»
Переход по записям осуществляется при помощи кнопок: первая запись,
предыдущая запись, следующая запись, последняя запись.
Чтобы добавить новую запись, нужно нажать на кнопку Добавить запись
и ввести информацию в соответствующие поля (Рис. 14).
Рис. 14 Добавление новой записи
Для выхода из формы необходимо нажать на кнопку Закрыть форму.
Далее откроем Отчет данные о входящих документах (Рис. 15).
Рис. 15 Отчет «Входящие документы»
90
Чтобы напечатать отчет нужно нажать кнопку Печать, расположенной в
нижней части отчета, либо на панели инструментов Предварительный просмотр.
Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если нужно
поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого – либо другого
параметра принтера, то нужно выбрать команду Файл/Печать. На экране
появится стандартное диалоговое окно Печать для принтера, заданного в
Windows в качестве принтера по умолчанию. Нужно нажать кнопку Свойства.
Установить параметры печати и после этого пускать отчет на печать (рис. 16):
Рис. 16 Диалоговое окно Печать
С помощью диалогового окна Печать можно распечатать либо весь отчет
целиком, либо его часть, вывести в файл для последующей печати и указать
количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства, можно изменить
значение параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета
нажать кнопку ОК.
Автоматизация документооборота делопроизводителя приведет к
улучшению качества работы данного сотрудника и облегчит ему поиск:
документов, сведений о сотруднике, корреспонденте и почте, а также будет
выполняться контроль за исполнением документов.
91
3 Обоснование экономической эффективности
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической
эффективности проекта
Под понятием «оценка экономической эффективности ИС» понимается
процесс, включающий в себя понимание, определение и измерение того,
насколько полезным в экономическом плане является или явилось внедрение ИС
для предприятия. При этом экономическая полезность рассматривается обычно
как денежный эквивалент того, насколько изменились доходы/расходы
учреждения в результате инвестирования в ИС.
Под методом оценки эффективности ИС подразумевается способ или
набор средств проведения полной оценки ИС. Они могут состоять как из
формальных, так и из неформальных процедур, при этом под неформальными
понимаются не основанные на цифровых данных, быстрые, преимущественно
субъективные процедуры оценки, а под формальными – более объективные,
рациональные, базирующиеся на недвусмысленных данных механизмы оценки.
Как известно, внедрение современных информационных технологий –
дело дорогостоящее. Функционирование компаний в рыночной среде требует
как минимум анализа экономических последствий, а еще лучше – оценки
экономической эффективности того или иного шага преобразования системы
управления компанией.
Оценка экономической эффективности ИС – сложная и трудоемкая
работа, требующая не только технических, но и экономических навыков. Только
сочетание этих двух составляющих может привести к достоверному результату
проводимого анализа.
Продвижение на рынке ИС в условиях современной конкуренции
невозможно без предоставления результатов оценки ожидаемой эффективности
системы. Кроме того, существующая статистическая оценка успешности
внедрения систем управления предприятием характеризуется неудачей
внедрения от 40 до 70 % случаев.
Специалисты в области разработки, внедрения и сопровождения ИС
должны обладать навыками проведения предварительной экспертизы проекта.
Они должны уметь вести постоянный мониторинг системы на соответствие
92
внедряемых технологий стратегии развития предприятия. Процесс соизмерения
затрат и достигаемого за их счет эффекта должен быть именно «процессом», то
есть итерационной процедурой, проводимой на протяжении всего этапа
разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на
дальнейшее продолжение проекта.
Существуют следующие этапы оценки экономической эффективности
информационной системы:
- традиционная оценка эффективности как соотношение затрат и
результатов;
- расчет совокупной стоимости владения информационной системой;
- оценка внедрения ИС как инвестиционного проекта;
- разработка сбалансированной системы показателей для оценки
экономического эффекта.
Оценка эффективности проектов независимо от технических,
технологических, финансовых, отраслевых или региональных особенностей
осуществляется на основе единых принципов. К ним относятся:
- рассмотрение проекта на протяжении всего жизненного цикла;
- моделирование денежных потоков;
- сопоставимость условий сравнения различных проектов;
- положительность и максимум эффекта;
- учет фактора времени;
- учет только предстоящих в ходе осуществления проекта затрат и
поступлений;
- сравнение «с проектом» и «без проекта»;
- учет всех наиболее существенных последствий проекта;
- учет наличия разных участников проекта;
- многоэтапность оценки;
- учет влияния на эффективность инвестиционного проекта;
- учет влияния инфляции;
- учет влияния неопределенностей и рисков.
Показатели коммерческой эффективности проекта в целом отражают
финансовые последствия внедрения информационной системы. В качестве