81
Функция, позволяющая работать с современными корпоративными
системами через электронную почту и SMS, хотя и не является требованием,
является желательной функцией таких систем. Клиент электронной почты PayDox -
это функция PayDox, предназначенная для работы с PayDox по электронной почте
без использования веб-браузера. Клиент электронной почты PayDox позволяет
работать с системой без постоянного подключения к локальной корпоративной
компьютерной сети, в которую установлен PayDox. Все, что необходимо для такой
работы, - это возможность отправлять и получать электронные письма. Эта функция
включает в себя возможность одобрения документов, добавления комментариев к
карточкам документов, получения необходимых списков документов и
необходимых документов вместе с прикрепленными файлами и комментариями
пользователей и обсуждениями. Эта функция позволяет безопасно работать с
системным сервером за пределами локальной корпоративной компьютерной сети
без использования какого-либо программного обеспечения, кроме почтового
клиента. Дополнительная функция включает дублирование уведомлений по
электронной почте, отправленных системой или пользователями на мобильные
телефоны пользователей через SMS. Пользователи сами могут решить, когда
включить функцию обмена сообщениями SMS. Например, если сотрудник ушел и
не имеет доступа к своему компьютеру в течение некоторого времени, он может
включить автоматическое SMS-сообщение за этот период времени.
Интерфейс сканера
Для современного документооборота требуются удобные средства обработки
бумажных документов. Электронные системы управления документами должны
позволять сканировать документы непосредственно из системы в минимальное
время. Электронное управление документацией PayDox позволяет сканировать и
просматривать документы с твердой копией одним нажатием кнопки. Также одним
нажатием кнопки отсканированные документы отправляются на системный сервер
и прикрепляются к записи документа. При необходимости можно организовать
пакетный ввод документов для сканирования и загрузки на системный сервер.
Регистрация всей истории работы с документами
Современные системы электронного документооборота должны позволять
регистрировать всю историю документа, чтобы в случае необходимости
82
отслеживать всю цепочку событий, комментариев и обсуждений, связанных с
документом. Эта функция обеспечивает независимость корпоративных знаний от
текущих сотрудников.
Даже если сотрудники покидают компанию или передаются в другие отделы,
их знания в области обработки документов хранятся вместе с документами в системе
электронного документооборота компании и могут использоваться другими
сотрудниками, которые их заменят.
PayDox позволяет хранить информацию в популярном блоге (weblog). Каждая
запись документа может содержать комментарии в виде комментариев блога,
которые позволяют представить всю историю создания, утверждения, изменения и
исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного
документооборота компании в качестве хронологического последовательность
видимых записей. Вы можете создавать комментарии в ответ на каждый
комментарий в блоге по документу, тем самым записывая в историю документа всю
корреспонденцию и обсуждения между пользователями, связанными с документом.
Доступ к записям истории документов предоставляется только пользователям с
авторизованным доступом к этому документу в электронной системе управления
документами компании. Записи в блогах различных документов также доступны в
онлайн-мониторе PayDox, который позволяет осуществлять мониторинг в реальном
времени всех событий в системе электронного документооборота компании, таких
как подготовка документов, согласование, утверждение, обсуждение хода
выполнения операций и т. Д .: любой комментарий в блоге сразу отображается на
экранах пользователей, которым разрешено просматривать документ. Удобный
формат представления текстовой информации, ссылок, переписки между
сотрудниками, информации о контактах в форме блога помогает записать всю
историю документа в систему электронного документооборота в простой
визуальной форме.
Работа с платежными документами
Любая компания, независимо от ее размера, должна уделять особое внимание
подготовке и контролю платежных документов. Поэтому система электронного
документооборота компании должна поддерживать этот вид деятельности.
83
Система электронного документооборота PayDox Система электронного
документооборота PayDox позволяет подготовить и контролировать выполнение
платежных документов, записать статус оплаты как документов, подлежащих
оплате, так и документов дебиторской задолженности. Сотрудники, ответственные
за подготовку и выполнение платежных документов, автоматически уведомляются
по электронной почте о всех изменениях в статусе оплаты документов.
Наблюдатели, принимающие платежные решения, выставляют распоряжения о
внесении платежей по документам непосредственно из системы электронного
документооборота.
В дополнение ко всем стандартным функциям системы управления
документами PayDox также позволяет создавать отчеты по управлению платежами,
например. платежные балансы по контрактам, отчеты о продажах, расходные
материалы, платежи по периодам времени и т. д. В отличие от других систем
управления документами, PayDox позволяет хранить ВСЕ информацию о документе
в структурированной форме, то есть все необходимые параметры документа могут
быть сохранены в базе данных (а не только ограниченное количество параметров
записи документа), и отчеты могут создаваться на их основе в любом аспекте по
периодам, подрядчикам, пользователям, отделу компании и т. д. Пользователи могут
создавать новые типы отчетов независимо, без помощи системного администратора.
Сбалансированные системы показателей (BSC)
Существенной особенностью систем управления корпоративным
документооборотом является способность генерировать структуру мониторинга и
анализа информации, содержащейся в обработанных документах. Реализация
концепции сбалансированных показателей (BSC) как неотъемлемого компонента
системы электронного документооборота является эффективным решением этой
проблемы.
Эта функция позволяет программировать визуальную систему показателей
PayDox Scorecard для сбора и систематизации информации, необходимой для
принятия управленческих решений. Перечень сгенерированных параметров может
быть как можно более полным и включать экономические параметры,
рассчитываемые автоматически на основе первичных финансовых документов,
84
содержащихся в системе электронного документооборота, а также любых
неэкономических параметров, описывающих деятельность компании.
Информационной базой для системы PayDox Scorecard может быть база
данных документов PayDox, а также любые внешние данные, в том числе базы
данных других корпоративных приложений. Иерархическое представление
параметров может основываться на временных периодах или на любом другом
иерархическом соотношении. Например, иерархическая система параметров может
быть запрограммирована таким образом, что при просмотре годовых итогов в
разбивке по кварталам вы можете, щелкнув мышью в определенном квартале,
просмотреть квартальную сумму в разбивке по месяцев, и нажав на ежемесячную
сумму, просмотрите разбивку по дням и переключитесь на любой первичный
документ, на котором основывался расчет итогов. Аналогичным образом иерархия
параметров для подразделений компании может быть запрограммирована для
отображения разбивки по отдельным сотрудникам, подрядчикам, категориям
товаров и услуг и т. д.
Система электронного документооборота PayDox Преимущество системы
PayDox Scorecard заключается в ее полной интеграции с основными документами:
оценочные карточки рассчитываются в реальном времени, полностью
автоматически, в ходе повседневной деятельности компании. Если информация,
необходимая для расчета оценочной карты, содержится в текущих документах
компании, обрабатываемых системой электронного документооборота или в базах
данных других корпоративных приложений, эту информацию можно использовать
для автоматического расчета оценочной карточки.
Работа с каталогами
Современные компании, независимо от их профиля, все больше обращаются
в центры обработки информации. Для работы с документами требуется вся
информация, которую персонал должен иметь на кончиках пальцев: справочники
подрядчиков, справочники кодов валют, каталоги единиц измерений, номера
телефонов сотрудников и клиентов, списки оборудования и т. Д. Современные
электронные системы управления документами должны позволять удобно работать
с такой информацией.
85
Система электронного документооборота PayDox имеет стандартный набор
каталогов, необходимых практически всем, а также возможность создания любого
количества новых каталогов для хранения и использования корпоративной
информации. Вы можете выполнять поиск по контексту каталогов или использовать
информацию из каталогов, чтобы заполнить поля документа во время его создания
или редактирования.
Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов
Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов по
спискам пользователей и контактных лиц компаний - деловых партнеров - удобная
форма адресной рассылки уведомлений, прайс-листов, деловых предложений,
приветствий и других материалов. Электронное управление документами PayDox
автоматически вставляет имя, адрес и другие необходимые атрибуты адресата в
материалы, печатаемые или отправленные по электронной почте.
Вы можете использовать базу данных пользователей и контактных данных
PayDox, а также любой источник данных третьих лиц (другие корпоративные базы
данных или базу данных подписчиков на сайте) для массового рассылки
электронной почты.
Одновременная работа с документами и рабочим процессом
Системы электронного документооборота, работающие исключительно с
документами, не поддаются комплексной автоматизации документооборота.
Системы, работающие исключительно с рабочим процессом, не позволяют
полномасштабную автоматизацию управления документами компании. Требование
комплексной работы с обоими документами и рабочим процессом
(последовательность задач, заказов, операций) очень важно: подготовка документа
включает в себя выполнение операций, выполнение задач и заказов, а рабочий
процесс требует подготовки соответствующих документов.
Электронное управление документами PayDox позволяет осуществлять
всестороннюю автоматизацию подготовки и обработки документов (управление
электронными документами), включающих задачи, заказы и операции, а также
рабочий процесс, включающий подготовку документов. Последовательность
обработанных документов и выполняемых задач гибко запрограммирована
86
уполномоченным пользователем и может быть добавлена или изменена в ходе
работы, если это необходимо.
Полнота информации, хранящейся в системе
Очень важна способность к хранению в системе информации о документах и
рабочем процессе, которая является настолько полной, насколько это возможно. В
системах электронного документооборота часто хранятся только документы,
содержащие основную информацию о документе, но не полную информацию
документа.
Система электронного документооборота PayDox Система электронного
документооборота PayDox позволяет хранить всю информацию в документе и
создавать подробные отчеты как по документу в целом, так и по его конкретным
деталям. Так, например, в отличие от обычных систем управления документами,
PayDox может генерировать не только отчеты по счетам-фактурам или накладным в
целом по срокам, подрядчику, исполнителям, но также подробные отчеты о
конкретных товарах и услугах, информация о которых содержится в счетах-
фактурах и накладные. (1).
Безопасность информации, передаваемой и сохраненной в системе
Безопасность информации должна обеспечиваться современной архитектурой
системы электронного документооборота и использованием современных средств
защиты информации.
В электронном документообороте PayDox используются средства защиты
данных, которые являются стандартными для обеспечения безопасности
финансовых транзакций. PayDox хранит документы в центральной базе данных, что
предотвращает распространение документов среди компьютеров пользователей. В
PayDox документы не перемещаются между компьютерами пользователей, а
остаются в центральной базе данных системы, а пользователи получают
уведомления по электронной почте со ссылками на соответствующие документы.
Документы управления документом внутреннего управления доступны только
авторизованным пользователям. Вся работа пользователей с документами
записывается в системный журнал. Доступ пользователей к документам полностью
регулируется. Таким образом, управление электронными документами PayDox
можно использовать через локальную сеть компании, защищенную от внешнего
87
доступа, а также через Интернет для организации единой корпоративной системы
электронного документооборота между удаленными филиалами компании.
Простая настройка системы для новых типов документов и рабочего процесса
Современный мир - все о быстрых изменениях. При покупке новой системы
вы должны быть уверены, что она может отвечать потребностям вашей компании не
только сегодня, но и завтра, когда эти потребности меняются.
Система электронного документооборота PayDox Система электронного
документооборота PayDox может быть настроена для новых типов документов и
рабочего процесса (и существующие параметры установки могут быть изменены) в
процессе повседневного использования. Более того, настройка системы для новых
типов документов и рабочего процесса настолько проста, что это может быть
сделано не только системным администратором, но и продвинутым авторизованным
пользователем. Так, например, руководитель отдела может самостоятельно
разработать и изменить описание управления электронными документами в своем
отделе.
Масштабируемость
Электронное управление документами должно быть масштабируемым, т. Е.
Система должна быть способна обслуживать большое количество пользователей без
значительных временных затрат или финансовых затрат на необходимые изменения.
Архитектура электронного документооборота PayDox изначально
предназначена для масштабирования. Стандартная установка системы на одном
недорогом сервере может обслуживать до сотен пользователей. Если требуется
увеличение емкости или скорости, все, что требуется, - это установка более мощного
сервера (который все еще достаточно доступен) или установка сервера приложений
и сервера базы данных системы электронного документооборота на двух отдельных
серверах.
Следующее поколение систем автоматизации бизнеса
Системы электронного документооборота, включающие вышеуказанные
принципы, являются следующим поколением систем автоматизации бизнеса.
Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в
широком смысле от печатной копии до электронных файлов любого формата и
любой структуры) и рабочий процесс, представленные как перемещение и обработка
88
документов. Такой подход к автоматизации предприятий является как
конструктивным, так и универсальным, обеспечивая автоматизацию управления
документами компании и всех рабочих процессов в рамках единой концепции и
единого программного пакета.
Будущее документов рассматривается как базовая единица информационных
ресурсов компании, управляемая в рамках нового документооборота, который
является неотъемлемой частью реорганизованной компании. Благодаря документу в
качестве базовой единицы информации руководители и пользователи всей компании
могут четко видеть и понимать функции управления информацией. Они больше не
являются пассивными, равнодушными зрителями процесса управления
информацией, а его активными участниками. На интуитивном уровне ясно, что
подходы, основанные на данных и системах, не дают желаемых результатов. Как
сказал бы Голлиглокс после дегустации каши из миски «Трех медведей», данные
слишком малы, системы слишком большие, и документы в порядке. (5.)
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Таблица 13.
Справочники
№ пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочн
ика в
записях
Среднюю
частоту
актуализа
ции
Средний
объем
актуализац
ии, %
1
Сотрудники
Администратор
100
1 раз в
месяц
10
2
Фирма
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
3
Клиенты
Пользователь
50
1 раз в
месяц
10
89
№ пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочн
ика в
записях
Среднюю
частоту
актуализа
ции
Средний
объем
актуализац
ии, %
4
Город
Администратор
500
1 раз в
неделю
25
5
Состояние
проектов
Пользователь
50
1 раз в
месяц
10
Таблица 14.
Реквизитный состав справочников
№ пп
Наименование
Перечень реквизитов
1
Сотрудники
Фамилия, имя, отчество
Дата рождения
Должность
2
Фирма
Наименование
Город
Оргформа
Контактное лицо
3
Клиенты
Фирма
Фамилия, имя, отчество
Дата регистрации
Адрес
E-mail
ФИО руководителя
4
Состояние проектов
Наименование состояния
90
2.2.3. Характеристика результатной информации
Таблица 15.
Описание результатных документов
№
пп
Наименование
Реквизиты
Таблицы, на
основе
которых
формируется
Частота
формирования
Способ
доставки
1
Список
проектов
Номер
Вид
Наименование
клиента
Состояние
Завершено
Добавлено
Ведет проект
Добавил
проект
Проекты
Состояние
проектов
Сотрудники
Фирмы
Города
По мере
необходимости
Экранная
форма
2
Список этапов
Номер проекта
Шаг
выполнения
Дата начала
Дата
окончания
Добавил
Ответственный
Проекты
Сотрудники
Фирмы
Города
По мере
Экранная
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Система управления документами (DMS) - это система (основанная на
компьютерных программах в случае управления цифровыми документами),
используемая для отслеживания, управления и хранения документов. Эта система
должна быть способна вести учет различных версий документов, созданных и
измененных разными пользователями (отслеживание истории).