71
экономична за счет повторного использования элементов управления, описанных в
архитектуре.
Форма: архитектура безопасности связана с ИТ-архитектурой, однако она
может принимать различные формы. Он обычно включает в себя каталог обычных
элементов управления в дополнение к диаграммам отношений, принципам и так
далее.
Драйверы: контроль безопасности определяется на основе четырех факторов:
Управление рисками
Сравнительный анализ и надлежащая практика
Финансовый
Правовые и нормативные
Ключевые фразы в процессе архитектуры безопасности следующие:
Оценка рисков архитектуры: оценка влияния жизненно важных бизнес-
активов на бизнес, а также шансов и последствий уязвимостей и угроз безопасности.
Архитектура и дизайн безопасности: проектирование и архитектура служб
безопасности, которые облегчают задачи по выявлению бизнес-рисков.
Внедрение: службы и процессы безопасности внедряются, управляются и
контролируются. Услуги по обеспечению предназначены, чтобы гарантировать, что
политики безопасности и стандартов безопасности решений и управления рисками
отражаются в практике выполнения.
Операции и мониторинг: повседневные процессы, такие как управление
угрозами и уязвимостями и управление угрозами. Здесь, в дополнение к глубине и
широте систем безопасности, принимаются меры по контролю и управлению
эксплуатационным состоянием. (1).
Оргвыводы:
Статистические данные показывают, что во всех странах убытки от
злонамеренных действий непрерывно возрастают. Причем основные причины
потерь связаны не столько с отсутствием таких характеристик безопасности, сколько
с отсутствием взаимосвязи между ними, т. е. с отсутствием реализации системного
подхода. Поэтому необходимо опережающими темпами совершенствовать
комплексные защиты.
72
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель PayDox
PayDox Smart Enterprise Suite и критерии выбора электронной системы
управления документами.
В организации используется также информационная модель PayDox.
Любая компания может и должна быть автоматизирована, даже если ее
бизнес-процессы четко не определены и неструктурированы. В наше время многие
компании либо ожидают реорганизации, либо находятся в процессе реорганизации,
либо восстанавливают свои производственные возможности после реорганизации.
Поэтому введенная система должна быть достаточно гибкой, чтобы служить
отправной точкой для оптимизации бизнес-процессов компании. Более того,
компании с неоптимизированными бизнес-процессами наиболее нуждаются в
системе, которая может выступать в качестве инструмента для запуска этого
процесса. Если у компании есть система электронного документооборота, которая
позволяет персоналу видеть на экране компьютера все документы, задачи и задания,
над которыми они должны работать, а менеджеры должны контролировать бизнес-
процессы в режиме реального времени (например, выполнение заказов клиентов,
найм новых сотрудников, текущее состояние исполнения контрактов,
взаимодействие между различными подразделениями компании и т. д.), именно
такие возможности станут отправной точкой для оптимизации компании » бизнес-
процессов. Реорганизация бизнес-процессов выполняется только на бумаге (даже
если «бумага» в данном случае является печатным компьютерным файлом J),
создание описаний бизнес-процессов за пределами собственно бизнес-процессов
приводит к бизнес-процессам и их описаниям, которые существуют отдельно и
независимо от друг друга. Что никоим образом не может гарантировать, что
описание является адекватным, и поскольку фактические бизнес-процессы со
временем меняются, через некоторое время такие описания теряют свою
актуальность. Если в дополнение к этому сотрудники, участвующие в описании и
73
реорганизации бизнес-процессов вместе с консультантами, будут переведены в
другие подразделения компании в ходе реорганизации или вообще покинут
компанию, через какое-то время становится невозможным отслеживать всю эту
деятельность, кроме, может быть, через архивы.
Поэтому мы предлагаем, чтобы наиболее эффективный способ
структурирования и фактической оптимизации существующих бизнес-процессов
компанией - это внедрение системы управления документами и бизнес-процессами
(Electronic Document Management System).
Если компания планирует внедрить стандарты управления качеством
ISO9000 или CMM, необходима электронная система управления документами,
поскольку только электронное управление документами может дать вам
количественную оценку эффективности вашего персонала, поддерживать
работоспособность и выполнение разработанных процедур и обеспечения
соответствия стандартам управления качеством.
Если компания планирует установить полномасштабную систему управления
бизнесом ERP, существование системы электронного документооборота в качестве
первой фазы этого процесса существенно облегчит ее. Электронное управление
документами позволит вам:
ускорить и облегчить внедрение системы ERP и увидеть первые фактические
результаты намного раньше из-за своевременной автоматизации бизнес-процессов и
электронного документооборота;
использовать систему управления документами и бизнес-процессами как
средство интеграции между новой системой ERP и уже существующими и
действующими системами;
использовать систему управления документами и бизнес-процессами в
качестве средства создания единого пользовательского интерфейса, который
объединит всех пользователей, все управление документами и все приложения в
компании.
Система электронного документооборота PayDox изначально была
предназначена для того, чтобы помочь компаниям структурировать и
оптимизировать свои бизнес-процессы и работать с документами. Система
электронного документооборота PayDox является корпоративным порталом уровня
74
Smart Enterprise Suite на основе веб-технологий и использования электронного
документооборота в качестве инструментальной базы с широким спектром
стандартных функций, жизненно важных для любой компании и практически
безграничных возможностей для расширения и интеграции.
Общеизвестно, что обычные системы электронного документооборота
становятся неадекватными в основном сразу после установки: интеграция с другими
корпоративными приложениями часто неудовлетворительна, возможности
ограничены, возможности настройки и разработки с учетом меняющихся
требований клиента ограничено. Системы класса Smart Enterprise Suite (SES),
согласно классификации Gartner, которые заменяют обычные электронные системы
управления документами, призваны стать центрами полномасштабной обработки
корпоративной информации, виртуального арсенала корпоративной автоматизации
и интеграции на основе методология управления документами.
В дополнение к функциям управления электронными документами (EDM) и
управления бизнес-процессами (BPM), наиболее важным современным требованием
к таким системам является их функция управления записями (RM). Эта функция
позволяет любому корпоративному документу или, в более широком смысле,
любому факту или событию, которое необходимо записать, создать запись (набор
данных) в корпоративной базе данных, а затем обеспечить поддержание этой
информации пользователями и получение требуемые отчеты. Именно функция
управления записями позволяет начать структурирование корпоративной
информации и бизнес-процессов в тех областях работы, которые еще не были
автоматизированы, и делать это с использованием стандартных унифицированных
пользовательских интерфейсов ввода данных, сохраняя данные, полученные в
централизованная база данных.
Хотелось бы подчеркнуть эту способность системы электронного
документооборота PayDox действовать как инструмент структурирования
корпоративной информации. Важно, поскольку возможности структурированной
обработки информации (рекламируемые как ключевые для многих других систем
управления электронными документами) могут быть, корпоративная политика в
отношении информатизации должна быть больше связана с структурированием
корпоративной информации, чем с улучшением методов обработки
75
неструктурированной информации. Структурированная информация поддается
внедрению более эффективных технологий обработки; кроме того, данные
критической важности, которые необходимо хранить и извлекать с надежностью на
сто процентов, должны быть представлены только в структурированной форме.
Фактически, практически любая информация, содержащаяся в корпоративных
документах и распространяемая в управлении документами компании
(наименования товаров, их количества и цены, имена людей, должности, адреса и
номера телефонов и т. Д.) имеет решающее значение.
Использование неструктурированной информации имеет свое применение.
Однако сосредоточить усилия только на этом было бы сродни усилиям древних
диких грибов и сборщиков ягод, чтобы улучшить свои методы поиска грибов под
лесными корягами и сбора ягод из высоких кустов с помощью длинных палочек.
Даже чемпионы среди таких собирателей никогда не могли приблизиться к
культурам, собранным с примитивных плантаций ранних фермеров. Правильный
подход - для компаний, во всяком случае, заключается в разработке технологии
создания структурированной информации, готовой к обработке, чем в самых
сложных методах обработки хаотической неструктурированной информации.
Бизнес-процессы компании должны поддерживать порядок в информационном
праве с самого начала, а сначала создавать хаос, а затем попытаться выправить его.
Еще одна важная функция системы - управление взаимоотношениями с
клиентами (CRM). Эта функция позволяет записывать историю отношений с
партнерами и клиентами, хранить информацию о компаниях-партнерах и клиентах,
их сотрудниках и контактных лицах, контактах по телефону, факсу или электронной
почте, отправлять информацию партнерам и клиентам, разрешать партнерам и
клиенты получают доступ к некоторым документам и этапам корпоративного
управления документами и корпоративным бизнес-процессам, чтобы обеспечить их
своевременное уведомление (например, о статусе заказа).
Современный подход к выбору лучшей системы электронного
документооборота для компании основан на нескольких важных критериях оценки
таких систем. Лучшая система электронного документооборота компании должна
сочетать в себе ряд важных функций.
76
Система электронного документооборота PayDox не требует установки на
компьютер пользователя любого нового программного обеспечения: только тот же
известный MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express, хорошо
знакомый всем пользователи. Пользователи узнают PayDox намного быстрее,
система выглядит намного проще в пользовательском интерфейсе. Обычно
пользователям требуется всего один час, чтобы узнать, как использовать
необходимые функции системы, и обычно им нравится работать с ним.
Простое обслуживание системы и низкая общая стоимость владения (TCO).
Этот критерий означает минимальное трудовое требование для обслуживания
системы после его покупки. Не секрет, что для некоторых систем их первоначальная
стоимость покупки - это только начало всех связанных с системой расходов.
Последующие затраты на обслуживание некоторых систем могут быть во много раз
выше стоимости покупки.
Электронное управление документами PayDox устанавливается только на
центральный сервер системы: установка или последующее обслуживание системы
на компьютерах пользователей не требуется. Все настройки и обновления
выполняются только на сервере, после чего эти изменения становятся доступными с
компьютеров всех пользователей. Соответственно, затраты на обслуживание
системы минимальны и практически не связаны с количеством подключенных к ней
компьютеров. Поэтому, принимая во внимание относительно низкие затраты на
покупку системы, ожидаемая рентабельность инвестиций (ROI) в покупку системы
довольно оперативна.
Возможность интеграции с существующими приложениями
Внедрение новых систем часто ставит вопрос об их совместимости с
системами и программами, которые уже используются компанией.
Электронное управление документами PayDox может не только обеспечить
совместимость с системами и программами, которые уже используются компанией,
но и использоваться в качестве средства интеграции как систем, так и программ,
которые уже используются компанией, и тех, кто приобрел или разработал в
будущем , Такая интеграция может быть достигнута как на уровне центральной базы
данных, совместимой с SQL , так и на уровне обмена между программами в реальном
времени или совместного использования файлов. Открытая архитектура PayDox
77
позволяет создавать любые дополнительные функции в системе. Возможность
загрузки и загрузки описаний документов и бизнес-процессов в формате XML
позволяет обмениваться информацией между несколькими установками PayDox, а
также между PayDox и другими системами электронного документооборота и
приложениями, которые используются компанией. Данные, содержащиеся в базах
данных других корпоративных приложений, могут быть подключены к документам
PayDox для безопасного использования. Информация, содержащаяся в базах данных
других корпоративных приложений, может быть интегрирована с информацией из
текущего документа PayDox и выводиться в виде файла MS Word / MS Excel для
печати. (7.)
Таким образом, можно:
· - информацию о структуре из других корпоративных приложений,
таких как системы учета, системы управления человеческими ресурсами, другие
приложения системы ERP, представляющие ее как документы PayDox в разных
аспектах;
- добавлять дополнительную информацию (комментарии, объяснения, список
сотрудников, для которых предназначена информация и т. д.), к информации
из других корпоративных приложений;
- генерировать все необходимые отчеты: данные из нескольких
корпоративных приложений можно суммировать в одном отчете, создаваемом
системой в режиме реального времени;
- предоставлять единый удаленный доступ к информации, находящейся в
отдельных локальных корпоративных приложениях;
- расширять базу данных PayDox, добавив к ней свою собственную
информационную структуру.
Эти возможности позволяют использовать PayDox Electronic Document
Management как корпоративный портал, объединяющий всю корпоративную
информацию и представляющий единый интерфейс для доступа к корпоративной
информации. Значимость существующих приложений существенно возрастает, так
как становится возможным делиться информацией, содержащейся в них, в интересах
всей компании.
Возможность работы с удаленными офисами и филиалами компании
78
Эта особенность очень важна для современных компаний. Удаленные офисы,
филиалы, представители должны быть связаны как с головным офисом, так и друг с
другом. Такая связь должна быть оперативной и позволять создавать единое
информационное пространство компании независимо от местонахождения
подразделений.
Электронное управление документами PayDox изначально было разработано
как решение этой жизненно важной проблемы. Организация единого
информационного пространства компании с помощью PayDox может основываться
на любых физических каналах связи - обычном телефоне, выделенных линиях связи,
VPN, Интернете. Функции системы позволяют собирать периодические
(ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные) отчеты от удаленных
подразделений. Наблюдатель, даже находясь в командировке, может быть в курсе
текущих мероприятий в своем подразделении, подключившись к системе со своего
ноутбука.
Возможности совместной работы с документами и проектами
Известно, что возможность организации совместной работы персонала с
документами и проектами в режиме реального времени является важным
требованием к современным системам электронного документооборота в масштабах
компании. Часто можно увидеть персонал компании, в которой работает
корпоративная информационная система, обсуждающая документы и проекты через
ICQ, интернет-дискуссионные группы и другое внешнее программное обеспечение,
неспособное сделать это в своей корпоративной информационной системе.
Система электронного документооборота PayDox Ограничения
использования внешнего программного обеспечения для обсуждения
корпоративных документов и проектов очевидны: во-первых, конфиденциальная
информация может попасть в руки аутсайдеров; во-вторых, эта информация не
сохраняется вместе с информацией о документах и проектах, никоим образом не
управляется и может быть потеряна.
Кроме того, системы обмена сообщениями часто используются не для
деловых дискуссий, а для обмена частными сообщениями и ведения общих
разговоров, что позволяет продолжать личное взаимодействие на рабочем месте.
Согласно опубликованным результатам опросов пользователей интернет-пейджеров
79
сотрудниками британских и американских компаний, 30-65% сотрудников
используют системы обмена сообщениями для личных сообщений. Таким образом,
способность к работе в режиме реального времени персонала с документами и
проектами является жизненно важным требованием, которое гарантирует
безопасность и безопасность корпоративной информации, а также значительную
экономию времени на рабочем месте.
В электронном документообороте PayDox имеется подсистема PayDox
Monitor для работы в режиме реального времени персонала. PayDox Monitor
позволяет осуществлять мониторинг в реальном времени всех событий,
происходящих в системе электронного документооборота компании: подготовка
документов, согласование и утверждение, обсуждение операций и т. Д. Любая новая
информация о документе, такая как подписание или утверждение, получение
оплаты, комментария или вопроса о документе, загрузки обновленной версии и т. д.,
сразу отображается на экранах пользователей, уполномоченных просматривать этот
документ. Подсистема PayDox Monitor позволяет организовывать дискуссионные
группы между различными группами пользователей, обсуждать в режиме реального
времени ход проектов или бизнес-процессов с обсуждениями, хранящимися вместе
с записью документа, и доступными только пользователям, уполномоченным
просматривать этот документ. В группах обсуждения документов или проектов
автоматически включаются только пользователи, уполномоченные просматривать
этот документ. Монитор также позволяет пользователям обмениваться личными
сообщениями и создавать напоминания о незавершенных встречах и конференциях
прямо в записи документа, отображаемые как на экране монитора, так и в записи
документа.
Управление электронными документами PayDox поддерживает функцию
предоставления разрешенного доступа к документам сотрудникам компании с
использованием PayDox, а также сотрудникам партнерских компаний, то есть может
быть организовано совместное обсуждение, согласование, утверждение и
подписание контрактов с удаленными партнерами ,
Интеграция с MS Office
80
Приобретенная система должна быть совместима с приложениями MS Office,
такими как MS Word, MS Excel, MS Outlook Express и т. Д., Поскольку эти
приложения используются большинством пользователей.
Управление электронными документами PayDox интегрировано с MS Office:
все документы MS Word или MS Excel поступают на компьютер пользователя из
системы с данными из записей документов, которые уже заполнены «на лету».
Уведомления электронной почты, содержащие описания документов и ссылки на
соответствующие записи документа, поступают в MS Outlook / MS Outlook Express
пользователя. Документы MS Word и MS Excel могут быть загружены в PayDox
нажатием кнопки: он немедленно переходит в интегрированную систему
электронного документооборота компании, что устраняет необходимость поиска
документов на компьютерах локальных пользователей.
Планирование календаря
Современное управление документами также должно быть интегрировано с
планировщиком календаря. Пользователи должны иметь возможность визуально
отслеживать сроки получения, утверждения и выполнения документов и задач.
Календарь событий PayDox - это функция PayDox, предназначенная для
планирования как личных, так и совместных корпоративных мероприятий.
Календарь событий позволяет планировать и отслеживать рабочую нагрузку
персонала, просматривать любые таймфреймы и запланированные мероприятия,
такие как получение, утверждение и оформление документов, встреч, конференций
и деловых поездок. Календарь событий интегрирован с управлением документами:
даты получения, утверждения и оформления документов вместе со ссылками на
записи документов автоматически отображаются в календарях событий
сотрудников, указанных в документах, что позволяет сотрудникам визуально
отслеживать сроки получения, утверждения и оформления документов. Календарь
событий позволяет планировать совместные мероприятия: вы можете указать список
сотрудников, участвующих в мероприятии, одновременно с планированием этого
события в календаре, и эта информация будет автоматически отображаться в
календаре отмеченных сотрудников.
Работа с системой по электронной почте и SMS