18
площадь для полноценного использования различных устройств и обеспечение
возможности эффективного и удобного пользования трафика в Интернете.
Для управления техникой предоставляется web-интерфейс и удобное
мобильное приложение. Владельцы смогут быстро и легко выполнить
настройку маршрутизатора. В комплекте предоставляется блок питания для
подключения к розетке, кабель с коннектором RJ-45, инструкция пользователя.
Маршрутизатор ASUS RT-N12 VP – это многофункциональное, сетевое
оборудование, позволяющее обеспечить пользователя высококачественным и
стабильным интернет-соединением. Данная модель устройства оптимальна для
создания частных офисных и домашних локальных сетей. Аппарат оснащен
двумя мощными антеннами, коэффициент усиления которых составляет 5 дБи.
Устройство отличается легкостью настройки, поэтому оно отлично подойдет
для новичков и неопытных пользователей.
С помощью ASUS RT-N12 VP можно создавать до 4 беспроводных сетей с
отдельными именами (SSID). Также маршрутизатор имеет возможностью
работы в качестве повторителя. Эта функция может понадобиться для
увеличения зоны wireless-покрытия и усиления сигнала сети. Маршрутизатор
имеет стандарты и диапазон Wi-Fi 2.4ГГц 802.11 b/g/n, количество LAN портов
4, скорость передачи по проводному подключению 100 Мбит/сек, USB порт
отсутствует.
Телефонная связь на предприятии организована с использованием АТС
Panasonic KX-TEB8308RU.
К функциональным возможностям данного оборудования можно
отнести:
Аналоговую гибридную АТС
Начальная ёмкость системы: 3 внешних и 8 внутренних линий
Предельная ёмкость системы: 3 внешних и 8 внутренних линий
Поддержку русского языка на дисплее системного телефона и в SMDR
Функцию DISA (организация прямого доступа к ресурсам системы)
Трёхуровневого автоматического оператора
19
Возможность программирования с компьютера (USB), по модему или с
системного телефона
Распознавание и автоматическая переадресация факсимильных вызовов
Отображение номера вызывающего абонента (Caller ID) на дисплеях
системных и обычных телефонов (опция)
Режимы работы: дневной/ночной/обеденный
Гибкое распределение и ограничение вызовов
Совместимость с любыми аналоговыми телефонными аппаратами,
факсами, модемами
Возможность контролировать затраты на связь (детальный отчёт на
компьютер/принтер)
Разъем для подключения резервного источника питания
Разъемы для подключения домофонов/дистанционного управления
замком входной двери (опция)
Функция "конференц-связь" с участием до 5 абонентов
Маршрутизация SMS
Программная архитектура информационной системы ООО «Ангарская
книга» наглядно представлена на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 Программная архитектура ООО «Ангарская
книга»
20
На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного
обеспечения:
Операционная система Windows XP;
Пакет MS Office 2007;
Антивирус Касперский Internet Security 20.0.14.1085;
Веб-браузер Google Chrome;
Adobe Acrobat 6.0 Professional;
Skype;
С учетом специфики деятельности департаментов персональные
компьютеры ООО «Ангарская книга» имеет следующие дополнительное
программное обеспечение:
Розничная сеть магазинов – программа «СкладОК» написанная в Visual
Fox Pro.
Total Commander.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Бизнес-процессы, которые существуют в «ООО Ангарская книга»
вытекают из набора деловых связей, обозначенных в организационной
структуре компании.
Учитывая специфику деятельности конкретного подразделения
организации (оптово-розничного магазина), бизнес-процессы, протекающие в
«ООО Ангарская книга» при работе с оптовыми клиентами будут иметь
следующий вид:
Прием директором магазина (в организации работой с оптовыми
клиентами занимается только директор магазина, в исключительных случаях
старший продавец) заявок от клиентов по средством телефона, или личного
визита клиента, уточнение запроса и выявление характеристик заказа
21
(количества продукции, фирма и издательство, стоимость продукции с учётом
различных факторов и т.д.);
Формирование директором магазина и пересылка по электронному
каналу (или по средством звонка) заявки клиента с указанием всех параметров
заказа в случае если данный товар отсутствует в магазине или является редким
и поставляется только по заказу.
В том случае если товар есть в другом магазине сети или на складе
– он доставляется в нужный магазин путём внутренних перевозок (имеется
специальный транспорт) в течении трёх дней. В случае отсутствия товара для
дополнительный заказ товара у нужного поставщика, при этом срок доставки
может сильно разниться в зависимости от местоположения поставщика.
Клиенту обозначается срок доставки интересующей его продукции,
если клиент ранее не обращался – уточняется контактный телефон для
дальнейшего информирования клиента, если клиент ранее обращался –
уточняется корректность уже имеющегося контакта также для дальнейшего
информирования клиент о статусе его заказа.
В тех случаях, когда нет возможности доставить клиенту товар в
обозначенные сроки или (как говорилось раннее) товар временно отсутствует у
издателя – клиент помещается в специальную базу, согласно которой будет
происходить информирование клиента при поступлении заказа;
В случае отказа клиента от долгого ожидания или данная
продукция по определённым причинам перестала выпускаться издательством
или фирмой, то идёт закрытие заявки;
Если клиент готов ждать, то происходит контроль сроков доставки
и оповещения клиента;
В случае согласия клиента со сроками ожидания, клиенту
выставляется счёт на оплату;
Контроль оплаты осуществляется в режиме «здесь и сейчас», т.к.
оплата производится сразу (наличный или безналичный расчёт);
22
Сбор и передача в бухгалтерию всех необходимых первичных
документов от клиентов/партнеров для дальнейшего отражения в отчётах;
После окончательного получения товара клиентом происходит
исполнения заявки.
Бизнес-процессы по работе с розничными клиентами имеют такую же
схему за исключения, что с клиентом работает не директор, а рядовые
продавцы, осуществляя консультацию клиента.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Вовремя и после проведения описанных бизнес-процессов компании ее
управленческий состав столкнулся со следующими проблемами:
Определенные затруднения в проведении объективной оценки
эффективности работы сотрудников по работе с клиентами и партнерами,
поскольку не всегда есть возможность определить насколько оперативно
клиент оповещен о поступлении товара или также в случае его отсутствия.
Снижение скорости обработки заявок от постоянных клиентов и партнеров на
фоне общего роста запросов;
Затруднение с контролем человеческого фактора. Поскольку
клиентов за день бывает много (особенно в сезонные месяцы август и
сентябрь), то не всегда заказы клиента заносятся корректно и в срок;
Потеря лояльности клиента из-за задержек и/или некачественного
исполнения заявки;
Определённые трудности проверки уровня корректности и полноты
составлении заявок рядовыми сотрудниками со стороны руководства;
Часто возникающие вопросы по выявлению ответственных лиц, на
которых (прямо или косвенно) система «даёт сбой (относиться по большей
части к рядовым сотрудникам).
23
Низкая безопасность информации. Потеря данных вследствие,
например, технических неполадок приведет в конечном итоге к росту
управленческих затрат, так как данные необходимо будет восстановить;
Разобранные выше пункты могут негативно влиять на качество работы
ООО «Ангарская книга», их периодически можно выявить в ходе различных
внутренних проверок и анализа бизнес-процессов. Безусловно, большинство
неточностей и огрехов не носит характер целенаправленного вредительства, но
однако на общем репутационном и финансовом результате они могут
отразиться негативно.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В ходе исследования объекта автоматизации были выявлены следующие
проблемы:
− Неэффективность использования временного ресурса.
− Низкая безопасность информации. Потеря данных вследствие,
например, технических неполадок приведет в конечном итоге к росту
управленческих затрат, так как данные необходимо будет восстановить;
− Обновление данных происходит с запозданием минимум на 8 часов.
Это усложняет процесс анализа остатков и принятия оперативных решений при
формировании заявок на закупку продукции;
− Отсутствие возможности совместного доступа к данной базе ввиду
долгой обработки количества единиц продукции на остатках.;
В результате предложена автоматизация процесса обработки и
мониторинга заявок на предприятии с целью устранить выявленные недостатки
и обеспечить возможность анализа расхода для более эффективного
планирования финансовой деятельности.
Требования к программному продукту:
24
− Интеграция с внедряемой в организации системой ;
− Возможность просмотра статуса заказа в режиме реального
времени;
− централизованность хранения данных
− потеря данных будет сведена к минимуму
− данные будут более структурированы
− легкое изменение данных
− уменьшение затрачиваемых временных ресурсов при
формировании и мониторинга заявок.
В рамках рассматриваемого процесса автоматизации основным
документом будет являть накладная (в электронном или бумажном виде).
Существующий способ оформления и мониторинга заявок связан со
сверхнормированными затратами временного ресурса, разрозненностью
сведений ввиду несвоевременности их обновления, что может привести к
неправильному воспроизведению информации для клиента. Количество заявок
в месяц может отличаться ввиду сезонности спроса потребителей, поэтому
уровень критичности недостоверности информации сильно возрастает во время
сезонного наплыва клиентов. .
Помимо этого, также необходимо отслеживать уже ранее заведенные
заявки от клиентов и смотреть факт их исполнения.
Примерные временные характеристики упомянутых ранее процессов
приведены в таблице 1.1.
Таблица 1
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Регистрация
заявки
30
3
90
Поиск
необходимой
информации
60
1
60
Анализ ранее
принятых заявок
20
1
20
ИТОГО, минут:
170
25
В итоге получается, что ежедневно в среднем, 170 минут или 2 часа 50
минут, сотрудник занят регистрацией заявок и поиском необходимой
информации, а также анализированием ранее принятых заявок. В данной
организации средняя продолжительность рабочего дня занимает 10 часов у
рядовых сотрудников и 11 часов у директора. Из всех приведенных аргументов
можно сделать вывод, что при выполнении других обязанностей (то есть
консультирование клиентов по выбранным товарам, кросс-продажи
сопутствующих товаров и т.д.) остается 7 рабочих часов (т.к. 1 час занимает
обед).
По результатам автоматизации задач предполагается сократить время
при регистрации заявок, увеличить скорость и актуальность необходимой
информации.
В процессе автоматизации предполагается использование таких
технических и программных средств как персональный компьютер, принтер,
специализированное программное обеспечение, которым пользуется
организация и также локальная вычислительная сеть.
Ниже приведён расчёт эффекта, который можно ожидать при внедрении
средств автоматизации.
При использовании вычислительной техники процесс регистрации будет
более быстрым ввиду более оперативной информации об остатках, что также
отразиться на процессах поиска необходимой информации и анализе ранее
принятых заявок. В таблице 1.2 рассчитан примерный эффект внедрения от
программных и технических средств.
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Регистрация
заявки
30
2
60
26
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Поиск
необходимой
информации
60
0,5
30
Анализ ранее
принятых
заявок
20
0,5
10
ИТОГО, минут:
100
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
70 минут ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы
сотрудников ООО «Ангарская книга». Кроме того, другими преимуществами
автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:
централизация хранения данных
уменьшена вероятность потери данных
данные будут более точны и структурированы
информация будет обрабатываться более оперативно
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран
сокращение времени при оформлении документа
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В организации OOO «Ангарская книга» имеются организационно-
распорядительные документы такие как:
1. Доступ к использованию программного обеспечения, сконфигурированного
персонального под ООО «Ангарская книга» (База данных, созданная на
платформе Visual Fox Pro).
2. Общие правила использования сети Internet, электронной почты ООО
«Ангарская книга».
27
Также ведётся контроль за соблюдением некоторых правил,
позволяющих увеличить уровень информационной безопасности без
использования технических средств, учитывая только человеческий фактор.
1. Блокировка компьютера. В случае, если пользователь на
определенный промежуток времени покидает своё рабочее место, то
необходимо провести блокировку компьютера записи во избежанни попадания
информации к посторонним лицам, которые могут воспользоваться вашим
компьютером (случайно или специально) или увидеть содержание документов
у вас на мониторе (также случайно или специально). При этом длина
временного промежутка не имеет значения, блокировка должна проводится при
любом отходе от рабочего места.
2. Не вставлять в системный блок USB-устройства. Помимо того, что
информация может быть скопирована на внешнее устройство, так ещё
существует риск заражения устройства вирусом.
3. Нельзя фотографировать экран монитора. Безусловно, не всегда
данный пункт означает, что сотрудник фотографирует какие-то важные
документы, но смягчающим обстоятельством это не является.
4. Нельзя пересылать документы за пределы внутренней сети. У любой
организации есть своя внутренняя сеть, в которой собственно и происходит
весь обмен электронными документами. Любая пересылка документа за
пределы данной сети может содержать важные документы, которые содержат
конфиденциальную информацию и предназначены только для внутреннего
пользования.
За настройку и поддержку безопасности информации и её защиты
отвечают IT специалисты.
Обеспечивается информационная безопасность и защита информации на
программном уровне:
А) права доступа (к операционной системе Windows );
Б) права пользователя системы (разграничение прав доступа к
системе);