38
предпринимателям, остальным же придется оплачивать ежемесячную
подписку.
9.Своя технология
Программа «Своя технология» является хорошим аналогом «1С:
Торговля и склад», но только для небольших предприятий розничной торговли.
Приложение платное, но имеет и бесплатную версию с сильно ограниченными
возможностями.
В отличие от программы складского учета ЕКАМ, «Своя технология» не
поддерживает облачные технологии, поэтому пользоваться ею в сетевом
бизнесе неудобно.
Приложение предлагает клиентам следующие функции:
складской учет;
сетевая версия на базе сервера самого клиента;
подключение торгового оборудования;
аналитика товарооборота;
учет взаиморасчетов с контрагентами;
многофирменный учет;
учет движения финансов, в том числе обработка информации из
клиент-банка;
формирование и печать складских документов.
Программа не подключается к онлайн-кассам, что заметно ограничивает
её использование розничными продавцами. Кроме того, минусом приложения
является отсутствие оперативной технической поддержки, в которую могут
обратиться пользователи. Но есть и плюсы: оплатив один раз покупку, клиент
может пользоваться программой неограниченное количество времени.
Выбирать конкретное приложение предприниматель должен, исходя из
направления своей деятельности. Особо внимание при выборе нужно уделять
наличию круглосуточной поддержки, простоте интерфейса и возможности
масштабирования. Например, для розничной торговли и склада лучшим
вариантом является программа складского учета ЕКАМ.
39
И нужно помнить, что платная подписка – это не недостаток, а
достоинство приложения, позволяющее предпринимателю вовремя решать
проблемы учета без ущерба для бизнеса.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В схеме по планированию задач в рамках организации можно выделить
определенные этапы. Первый этап – анализ стратегии развития бизнеса.
В современных реалиях конкурентной борьбы преимущество имеют те
организации, бизнес-стратегии которых имеют тесную связь со стратегиями в
сфере информационных технологий. Поэтому вполне практичным
альтернативным вариантом подбора автоматизированной системы может
являться выбор определенных пакетов, с помощью которых удовлетворяется
наилучшим образом та или иная функция. При данном подходе смягчаются
проблемные зоны внедрения и привязки программных средств, а программная
среда предполагается быть максимально соответствующей функциям
конкретной индивидуальной предметной области.
В современных реалиях многие организации, предприятия и фирмы
предпочитают покупать готовые пакетные решения и технологии и при
необходимости производить добавление к ним своего программного
обеспечения. Это связано с тем, что при разработке собственной ИС и ИТ
требуются высокие материальные затраты, к тому же имеют место быть
определенные риски в плане работоспособности системы. Выше указанные
тенденции привели к тому, что большинство поставщиков системных
продуктов изменили существующий до этого момента способ выхода на рынок.
Суть изменения заключается в том, что компаниями предлагается только
базовая система, которую адаптируют по соответствию с индивидуальными
пожеланиями клиентов. При этом пользователям предоставляются
консультационные услуги, которые помогают сделать срок по внедрению
систем и технологий минимизированным, повысить эффективность их
40
использования и (в случае необходимости) провести повышение квалификации
персонала.
Организация будет эффективной только в случае хорошей
организованности и отлаженной работе всех сотрудников.
Следующий этап в данном процессе -это поиск и обработка отчетной
информации, которая была получена по телекоммуникационным каналам связи.
Затем будет дана конкретика по каждой из поставленных задач в целях
снижения нагрузки на сотрудников. Далее данные по результаты решению
поставленных задач будут передаваться руководителю. Данный этап важен
тем, что на нём возможно провести корректирующие мероприятия, если задачи
автоматизации не в полной мере совпадают с виденьем и задачами
организации.
Системе необходимо быть оптимальной при использовании, а также
содержать формы, выполняющие нижеперечисленные функции, такие как:
– получение данных;
– обработка, анализ, сохранение и предоставление данных.
Выделяют четыре основных варианта стратегии автоматизации:
кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам,
автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация.
При кусочной автоматизации предполагается приобретение
предприятием без какой-либо конкретики в стратегическом плане отдельных
фрагментов информационной системы. Данная стратегия не способна
предоставить реальную пользу предприятию или организации в целом. При
дальнейшем развитии информационной системы предприятия предполагаются
значительные затраты на реорганизацию.
При автоматизации по участкам предусматривается автоматизация
отдельновзятых производственных участков, которые объединяются по набору
выполняемых функций. Этот способ автоматизации выбирается при условии
существовании участков, на которых применение автоматизированных систем
может дать наиболее значимый экономический эффект, например за счет
41
высвобождения рабочего времени сотрудников и диверсификации
обязанностей.
При автоматизации по направлениям подразумевается автоматизация
отдельных направлений деятельности предприятия.
В данной работе предпочтение будет отдано стратегии автоматизации по
участкам. В результате применения данной стратегии организация сможет
автоматизировать деятельность при взаимодействии с внутренними и
внешними клиентам для получения экономического эффекта.
Для данной организации стратегия реализации проекта будет иметь
следующий вид:
Анализирование сферы деятельности, в которой функционирует
приедприятие;
Анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
Описание функциональности системы;
Рассмотрение разработок, уже представленных на рынке;
Определение стратегии, в рамках которой будет проводиться
автоматизация;
Выбор способа приобретения;
Определение архитектуры;
Формирование бизнес-плана
На сегодняшний день можно выделить две основные стратегии
автоматизации:
1. приведение в соответствие под имеющиеся бизнес процессы
программного продукта
2. Изменение бизнес-процесса под имеющийся программный продукт.
Выбор стратегии автоматизации также зависит от целей развития
организации-заказчика и ее долгосрочных экономических возможностей.
Для рассматриваемой организации наиболее подходящим является
вариант с изменением существующего программного продукта под бизнес-
процессы.
42
В рамках упомянутых выше стратегий следует внести необходимые
дополнения в продолжение описания по каждой из них:
1) Хаотичная (кусочная) автоматизация признаётся одним из самых
неэффективных видов инвестирования средств для развития предприятия. Под
данным видом автоматизации принято понимать полное отсутствие
стратегического плана при создании и развитии. В данном подходе процессы
внедрения информационных технологий определяются не глобальными
ежеминутными задачами, которые далеких от реальных запросов
действующего бизнеса. При данной стратегии организация получает
разрозненные прикладные системы, которые по стоимости и интеграции могут
быть сравнимы с комплексными решениями.
При данной стратегии есть возможность экономии времени и средств
при развертывании системы. Но если в будущем имеются планы на полную
модернизацию организации, и, как следствие, полную автоматизацию, то
использование системных компонентов будет не рациональным и
экономически невыгодным.
2) Под автоматизацией по участкам подразумевается процесс
автоматизации отдельных производственных или управленческих
подразделений предприятия, которые объединены по признаку
функциональности. Данный способ автоматизации актуален, если у
организации малое количество инвестиций на цели автоматизации в полном
объеме или имеющиеся участки дают наибольший (с точке зрения
экономичности) эффект. Чаще всего указанная автоматизация может быть
применена на производственных участках.
3) При автоматизации по направлениям подразумевается автоматизация
отдельных направлений деятельности предприятия. Основным отличием от
автоматизации по участкам является то, что данная деятельность подразумевает
под собой взаимодействие в данном процессе всех организационных
подразделений, функционирование которых взаимосвязано с направлением,
которое автоматизируется. Одним из вариантов конечного результата
43
автоматизационных процессов по направлениям можно назвать полную
автоматизацию компании.
4) В случае полной автоматизации подразумевается система, которая
состоит из множества элементов различных уровней и различного назначения.
К данным элементам можно отнести такие понятия как подсистема, модуль,
блок управления, задача, управленческая процедура, функция и т. п. Это может
позволить использовать одни и те же алгоритмы при расчёте похожих задач.
Так же можно исключить необходимость дублировать различные справочники
в разных системах, поскольку всё собрано в одну. Если говорить о минусах
полной автоматизации, то пожалуй самым очевидным будет тот факт, что при
полной автоматизации требуются значительные финансовые и временные
затраты, а также необходимо точное и тщательное планирование.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Под способами приобретения ИС подразумеваются действия от
определения и формализации решения о необходимости ИС до момента пока
ИС не будет внедрена на предприятия. В дальнейшем будут разобраны
следующие способы по приобретению ИС:
Способ разработки (самостоятельная и заказная);
Способ покупки ИС, который включает покупку отечественной или
зарубежной ИС);
Способ покупки + способ доработки (самостоятельная или заказная);
Способ аренды.
Далее будет рассмотрен отдельно каждый способ на возможность его
адаптации к автоматизации поставленных задач.
При способе покупки готовых решений появляется необходимось
выбирать такие решения, которые будут полноценно удовлетворять концепции
ведения данного бизнеса. Это является не простой задачей, так как компании,
которые производят данные автоматизированные системы стараются учесть
потребности всех потенциальных клиентов. Поэтому разрабатываемые системы
44
перегружаются лишней функциональностью, за которую клиенту нужно
платить, либо системы представляют из себя стандартную основу, заточенную
для построения и решения под определённого клиента. Описанные выше
варианты не подходят при решении поставленных задач, так как приобретение
заранее приобретённой информационной системы для целей автоматизации по
направлениям является экономически нецелесообразным с точки зрения .
Также в случае приобретения полностью готовых информационных
систем возможно будет выявлен ряд различных недостатков, таких как,
например, нехватка функциональной составляющей, слабая продуманность о
направлении будущего развития информационной системы. Также возможным
риском может являться длительность адаптационного срока под требования
организации, вследствие чего потребуются частые обращения в службу
технической поддержки.
Если рассматривать способ заказа по разработке у сторонних
разработчиков вне организации, то с одной стороны это может позволить
получить информационную систему, которая будет удовлетворять бизнес-
правила организации в текущий момент времени. Но с другой стороны любое
изменение какого-либо бизнес-процесса вполне ожидаемо потребует ее
доработки и изменения, что соответственно аукнется организации лишними
затратами на реинжененринг имеющейся ИС.
Покупка и доработка имеет место быть в случае, когда требуется малый
объем доработок. Данные доработки чаще всего возможны в рамках модели
ядра ИС, что периодически может вызвать трудности ввиду отсутствия
развернутой документации.
При варианте аренды ИС можно выделить такие плюсы, как:
улучшение инновационных возможностей организации при
взаимодействии и партнерстве с поставщиками мирового уровня, которые
имеют значительный интеллектуальный потенциал, а также опыт в сфре
инноваций;
45
обеспечение большей гибкости организации при внезапном изменении
ситуации на рынке или потребительские предпочтения: ведь гораздо проще и
дешевле отыскать другого поставщика, обладающего необходимыми
возможностями и ресурсами, чем делать перетрубацию внутренней
деятельности компании путём ликвидации одних мощностей и ресурсов и
созданием новых;
ускорение приобретения ресурсов и навыков;
возможность сосредоточения по тем операциям, по которым идёт
наиболее эффективное выполнение силами компании, а также по которым есть
стратегическая целесообразность сохранения контроля.
Однако в данном случае организация рискует вывести за свои пределы
слишком много видов деятельности и лишить себя определенной части своих
возможностей и ресурсов. В данных ситуациях организация может утратить ту
деятельность, которая на протяжении долгого времени обеспечивала её
успешность в рыночной среде.
Несмотря на вышесказанное, организация будет покупать себе
программное решение на базовом уровне с дальнейшей доработкой со стороны
организации под определенные бизнес-процессы. Это связано с тем, что
организация располагает сотрудниками в Ит-сфере, которые могут доработать
и внедрить систему, но не заниматься разработкой с нуля. Но даже доработка и
внедрение предполагает наличие у организации специалистов, которые
способны проанализировать имеющиеся бизнес-процессы, а также заняться
доработкой и внедрением системы по их автоматизации. Так как в данной
ситуации автоматизации подлежит одно достаточно небольшое направление
деятельности ООО, ответственным сотрудникам не должно составить особого
труда сделать данный кластер задач по доработке и внедрению автоматизации
данной системы.
В итоге, готовая информационная система должна из себя представлять
полный спектр необходимого функционала, который учитывает все
особенности деятельности и рабочие предпочтения работников данной
46
организации, так как на выходе данная система будет являться
индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет менять функционал в
соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Под информационным обеспечением принято понимать совокупность
данных, которые имеют представление по определенным формам для задач
компьютерной обработки. Организационное и методическое обеспечение
представляют собой комплекс мероприятий, которые направлены на
корректное функционирование персонального компьютера, а также
программного обеспечения в получении искомых результатов.
Под информационным обеспечением принято понимать консенсунс
единых систем классификаций и кодировки информации, унифицированной
системы документации и различных массивов информации.
Как правило под информационным обеспечением подразумевают два
комплекса, которые включают в себя: внемашинные компоненты
информационного обеспечения (классификатор технико-экономической
информации и документы) и внутримашинные компоненты информационного
обеспечения (макет и экранная форма для ввода первичного запроса в ЭВМ или
вывода результатной информации, структуры информационной базы: входных,
выходных файлов, базы данных).
Для приспособления экономической информации к эффективному
поиску, обработке и передаче по каналу связи, данную информации нужно
перевести в цифровой вид. Для этой цели информация в первую очередь
подлежит упорядочиванию (классификации), затем формализации (кодировке)
с использованием классификатора.
Классификатор соответствует документу, при помощи которого можно
формализовано описать экономическую информацию в информационных
системах, который содержит наименования объектов, наименования
классификационных группировок и их кодовые обозначения.
47
По сфере действия можно выделить такие виды классификаторов, как:
международные классификаторы, общегосударственные (общесистемные)
классификаторы, отраслевые классификаторы и локальные классификаторы.
Основным компонентом внемашинной модели информационного
обеспечения будут являться различные системы документации, которые
применяются в процессах по управлению экономическими объектами. Под
данными документами понимаются определенные совокупности сведений,
которые используются во время решения различных экономических задач,
которые расположены на материальных носителях в соответствии с
установленными формами.
Системы документации представляют собой ряд совокупностей
взаимосвязанных между собой форм документов, которые регулярно
используются в процессах при управлении экономическими объектами.
Отличительными особенностями данных систем экономической документации
является большое разнообразие видов документов.
Существующие системы документации, которые характерны для
неавтоматизированных ЭИС, различаются весомым количеством различных
типов форм документов; большими объемами потока документов и их общей
запутанностью; дублирование информационных потоков в документах и работа
по их обработке, из чего вытекает низкая достоверность результата, который
можно получить. Обработка документов в данной системе может занимать
большую часть рабочего времени работников. В случае, если возникает
необходимость сделать упрощение системы документации, могут быть
использованы такие подходы, как:
проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажных технологий, которые основаны на
использовании электронных документов и новых информационных технологий
их обработки.
Входные документы при решении задач нужно получать через сеть.
Исходя из этого они будут представляться в файлах структур, которые ьыли