8
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день качество информации определяет качество управления.
Все больше организаций все часто сталкиваются с проблемой улучшения
управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов,
улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени,
повышение производительности труда, экономия трудозатрат. Единственным
способом реализации этих задач является автоматизация документооборота
организации.
В настоящее время электронный документооборот - действенное средство
повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота стало не
просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а
необходимостью. Классический (бумажный) документооборот имеет ряд
недостатков: медленный поиск нужного документа, сложность контроля исполнения
документа, отслеживания движения документа на этапах его жизненного цикла,
сложность получения отчета о работе с документами, длительность согласования
документов и т.д. Внедрение систем электронного документооборота поможет
организации избавиться от недостатков бумажного документооборота и
автоматизировать бизнес-процессы, которые происходят в организации.
Системы электронного документооборота позволяют решить в комплексе
задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и
анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов и обеспечение
конфиденциальности документов;
- оперативная работа с любым типом документов с учетом прав
пользователей;
- коллективная работа пользователей системы электронного
документооборота с документами, с возможностью рассмотрения, утверждения,
согласования, исполнения и контроля исполнения;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- ведение регистрационно-контрольных карточек, журналов передачи,
рассылка и контроль местонахождения документов;
9
- поддержка и контроль различных версий документов;
- атрибутивный и полнотекстовый поиск документов по содержанию;
- маршрутизация документов;
- поддержка процессов обработки документа на стадиях жизненного цикла;
- контроль и анализ исполнительской дисциплины;
- анализ бизнес-процессов организации;
При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) будут
достигнуты следующие цели:
1. Упорядочение и ускорение работы секретаря-делопроизводителя за
счет ведения делопроизводства по конкретной программе.
- Сокращение бумажного документооборота за счет перевода
внутренних управляющих документов в электронный вид;
- единого хранилища документов, без необходимости их копирования,
для использования несколькими сотрудниками.
2. Усиление контроля за исполнением поручений о выданных каждому
исполнителю заданиях за счет наличия полной информации, с учетом сроков и
результатов выполнения работ, повышение исполнительской дисциплины.
3. Рациональное распределение нагрузки и прозрачность работы
сотрудников за счет анализа выданных заданий и своевременности их исполнения.
4. Сокращение времени создания документов за счет использования
типовых шаблонов.
5. Сокращение времени поиска документов за счет единого
структурированного хранения документов.
6. Ускорение процесса документооборота за счет автоматического
перемещения документов между сотрудниками, возможности параллельной
рассылки документа.
7. Сокращение вероятности потерь документов за счет хранения
документов в едином электронном архиве, ведения регистрационных карточек на
существующие бумажные документы и существенного уменьшения движения
бумажных документов.
8. Обеспечение безопасности документов (за счет исключения
несанкционированного доступа).
10
9. Снижение затрат на бумагу, оргтехнику.
10. Сокращение времени на обработку документов.
11. Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000.
Эффект от внедрения СЭД в полной мере состоит из
1. прямого эффекта от внедрения системы, связанный с экономией
средств на материалы, рабочее время сотрудников;
2. косвенного эффекта, связанного с улучшением управленческих
процессов.
Данные обстоятельства обуславливают актуальность темы дипломного
проекта: «Автоматизация документооборота организации».
Дипломный проект посвящен проектированию и методике разработки
автоматизированной системы электронного документооборота охранной
организации ООО «АРМОБИЛ» на базе 1С: Предприятие.
Целью дипломного проекта является автоматизация процессов
документооборота масштаба организации.
Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:
- дать технико-экономическую характеристику предметной области и
организации;
- охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость
автоматизации;
- анализировать существующие разработки, обосновать проектные
решения;
- разработать проект автоматизации;
- обосновать экономическую эффективность проекта.
Объект исследования: ООО «АРМОБИЛ» - частная охраная организация,
предоставляющее услуги по охране государственных (муниципальных)
учреждений.
Предмет исследования: автоматизация документооборота организации ООО
«АРМОБИЛ».
Методами исследования являются: наблюдение, анализ документации,
статистические данные.
11
Реализация автоматизированной системы документооборота осуществляется
с помощью программного продукта «1С: Предприятие» [3].
При написании дипломного проекта были изучены труды российских и
зарубежных авторов, монографии, научная и учебная литература, реферативная и
обзорная информация, периодические издания, электронные ресурсы, материалы
научно-практических конференций.
Структура данной работы состоит из введения, трех глав и заключения:
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки
темы, цель, объект, предмет, задачи и методы решения задач, раскрывает
практическую значимость работы.
В первой главе дипломного проекта представлены: технико-экономическая
характеристика предметной области и организации, анализ рисков информационной
безопасности, характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости совершенствования системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации в организации, выбор защитных мер
Во второй главе представлены: комплекс организационных мер обеспечения
информационной безопасности и защиты информации предприятия, комплекс
проектируемых программно-аппаратных средств обеспечения информационной
безопасности и защиты информации организации.
В третьей главе дается обоснование экономической эффективности проекта.
В заключении сформулированы основные результаты дипломного проекта.
12
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
В дипломном проекте рассматривается частная охранная организация ООО
«АРМОБИЛ».
0 0 0 «АРМОБИЛ» действует в соответствии с Гражданским Кодексом РА и
законом Республики Армения «Об обществах с ограниченной ответственностью»
[2].
Общество является коммерческой организацией.
Основным видом деятельности ООО «АРМОБИЛ» является оказание услуг
по вызову на объекты недвижимости вооруженных групп задержания по сигналу с
кнопок тревожной сигнализации.
Основными задачами организации являются:
1 Абонентское обслуживание имеющихся объектов;
2 Подключение к системе тревожной сигнализации новых объектов.
В зависимости от поставленных задач, ООО «АРМОБИЛ» в комплексе
выполняет техническую и охранную функции:
1 Техническая - организация внедрения и эксплуатации системы
тревожной сигнализации, тестирование ее работоспособности;
2 Охранная - обеспечение оперативного реагирования специальных
полицейских групп задержания, которым представлены все права по пресечению
противоправных действий.
ООО «АРМОБИЛ» не имеет собственных групп задержания. При
поступлении вызовов по системе тревожной сигнализации передает информацию об
экстренных вызовах в подразделения вневедомственной охраны (в соответствующие
дежурные части ОВД). Реагирование на сигналы в ООО «АРМОБИЛ»
осуществляется в соответствии с соглашениями о взаимодействии и приказами УВД
г. Ереван.
Охраняемые объекты ООО «АРМОБИЛ» - государственные учреждения,
частные организации, организации (вне зависимости от форм собственности).
13
Документооборот организации ведется в программе «1С: Предприятие 7.7» с
нетиповой конфигурацией (конфигурацию создавали специально для ООО
«АРМОБИЛ») и осуществляется постепенный переход на «1С: Предприятие 8.2»
Основными причинами, по которым организации необходимо перейти на «1С:
Предприятие 8.2» являются:
- не хватает функционала отчетов, гибкости разделения прав доступа,
производительности системы, гибкости настройки обмена данными;
- проблемы со скоростью работы;
- организация ООО «АРМОБИЛ» хочет воспользоваться новейшими
разработками.
Переход с «1С: Предприятие 7.7» на «1С: Предприятие 8.2» разделен на
следующие этапы:
1 Апгрейд: покупка новой программы «1С: Предприятие 8.2» и создание
новой конфигурации, с учетом потребностей организации;
2 Перенос данных из «1С: Предприятие 7.7» в «1С: Предприятие 8.2»;
3 Подготовка к эксплуатации: первоначальная настройка программы,
обучение сотрудников;
4 Внедрение: начало работы, исправление всех ошибок в программе и работе
пользователей, полная поддержка до начала стабильной работы;
5 Сопровождение: исправление ошибок в работе пользователей, исправление
ошибок в программе, реализация дополнительного функционала для пользователей.
Используя приведенные данные (таблица 1.1) можно оценить финансовые
результаты деятельности ООО «АРМОБИЛ» в 2014 -2015гг.
В 2014 году объем предоставленных услуг снизился по сравнению с 2015
годом на 21,3%.
Затраты на 1 драм предоставленных услуг, который рассчитывается
отношением себестоимости к объему предоставленных услуг в 2015 году, по
отношению к 2014году, снизились на 20,3%.
Судя по показателям прибыли ООО «АРМОБИЛ» работает рентабельно, т.е.
прибыль вырос в 2015 году по отношению к 2014 году на 23,4%.
14
Таблица №1.1
Основные технико-экономические показатели ООО «АРМОБИЛ»
Основные показатели
Единица
измерения
Значения по годам
2014 2015
1 Объём предоставленных услуг
тыс. драм
583620,0 459320,0
2
Себестоимость предоставленных
услуг
тыс. драм.
547940,0 345780,0
3 Численность персонала
чел.
25 30
4
Затраты на 1 драм предоставленной
услуги
драм 0,94 0,75
5 Прибыль
тыс. драм
12750,0 15730,0
6 Рентабельность
%
2,18 3,42
7 Производительность труда
тыс.
драм./чел.
26528,0 18373,0
8 Среднемесячная заработная плата драм 200,0 220,0
9
Средняя стоимость основных
фондов
тыс. драм.
113240,0 150210,0
10
Фондоотдача
-
5 3
11 Фондоемкость
-
0,19 0,33
Численность персонала увеличилась в 2015 году на 5 специалистов. Это
связано с тем, что заключены договора с несколькими крупными компаниями по
предоставлению услуг в 2016-2017гг.
В 2015 году увеличилась среднемесячная заработная плата сотрудников от
200 000 драмов до 220 000 драмов, что составляет 10,4%.
Производительность труда, т.е. отношение объема предоставленных услуг к
численности работающих, в 2015 году по отношению к 2014 году, снизилась на 30%,
На это повлияло расширение штата. Однако, для ООО «АРМОБИЛ» — это
нормально, сотрудники быстро входят в рабочий ритм, есть тенденции повышения
производительности труда в 2016 году.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Численность сотрудников ООО «АРМОБИЛ», составляет 30 единиц. В
организации имеется 5 подразделений:
1 Дирекция;
2 Бухгалтерия;
3 Абонентский отдел;
15
АБОНЕНТСКИЙ
ОТДЕЛ
БУХГАЛТЕРИЯ
ГЛАВНЫЙ
БУХГАЛТЕР
ДИСПЕТЧЕР
ТЕХНИКИ
ПРАВООХРАНИТ.
(ОРГАНЫКОНСУЛЬТАНТ
БУХГАЛТЕР
ОПЕРАТОРЫ
Дежурные
офицеры
Диспетчерская служба
4 Диспетчерская служба;
5 Служба технической поддержки.
На рисунке 1.1 представлена организационная структура ООО “АРМОБИЛ”
Рисунок №1.1 Схема организационной структуры ООО «АРМОБИЛ»
Рисунок №1.2. Схема информационных потоков между подразделениями
ООО «АРМОБИЛ»
Сотрудники организации ООО «АРМОБИЛ» согласно своей
профессиональной квалификации закреплены за отдельными структурами с четко
определенными обязанностями и полномочиями.
Схема взаимодействия информационных потоков между подразделениями
организации показана на рисунке 1.2.
Краткое описание подразделений с должностными функциями и сведениями,
которыми должно владеть то или иное подразделение:
Информация о
проблемах с
рво ш и ЮН м м
Д и р ек ц и я
Информация о проблемах с ПО и
Информация о
техникой. Инфэрмсиия о проблемах при
проблемах с ПО и
тестировании
т » никои
Абонентский отдел
Сведения о
задолженностях
Информация о проблемах
с ПО и техникой
Бухгалтерия
- Информация с
проблемах с ПО
Службатехн^есиой поддержки
и техникой
СЛУ жба
ТЕХНИЧЕСКОЙ
ПОДДЕРЖКИ
(охранники)
ДИРЕКТОР
16
1 Дирекция ООО «АРМОБИЛ»
Выполняемые функции:
- общее руководство деятельностью организации;
- проведение переговоров о подключении новых групп объектов;
- взаимодействие с правоохранительными органами в части
обслуживания объектов;
- переговоры по уплате дебиторской задолженности государственным
учреждениям;
- подготовка и участие в конкурсах на оказание услуг для
государственных учреждений.
Данные программы бухгалтерского учета - сведения по задолженностям,
состоянию расчетного счета, планируемым платежам на содержание данной
организации и перечислений в бюджет, затратам организации. Информация от
диспетчерской службы о сложностях в реагировании - для устранения проблем с
правоохранительными органами.
2. Бухгалтерия ООО «АРМОБИЛ»
Выполняемые функции:
- ведение бухгалтерского учета в организации;
- расчет и уплата налогов и отчислений в бюджет и внебюджетные
фонды.
Необходимая информация:
Информация, содержащаяся в первичной документации. План-график
платежей в бюджет.
3. Абонентский отдел ООО «АРМОБИЛ»
Выполняемые функции:
- заключение договоров на обслуживание и регистрация новых объектов
в системе тревожной сигнализации;
- ежемесячная выписка документов, подтверждающих факт оказания
услуг;
- консультации имеющихся и потенциальных клиентов об обслуживании
в системе тревожной сигнализации.
17
Информация, содержащаяся в договорах и анкетах на подключение к системе.
Сведения о количестве дней обслуживания объектов в предыдущем месяце.
Регламент работы системы.
3. Диспетчерская служба ООО «АРМОБИЛ»
Выполняемые функции:
- при поступлении сигнала об экстренном вызове с объектом - передача
информации в подразделения вневедомственной охраны или дежурные части
территориальных органов внутренних дел;
- тестирование работы «тревожных» кнопок на объектах.
Сведения программного обеспечения по приему экстренных вызовов -
наименование объекта, адрес расположения, закрепленный отдел внутренних дел
или подразделение вневедомственной охраны. Перечень объектов, подлежащих
тестированию с указанием Ф.И.О. и номеров телефонов ответственных за
тестирование сотрудников.
4. Служба технической поддержки ООО «АРМОБИЛ»
Выполняемые функции:
- контроль за работоспособностью программного обеспечения по приему
экстренных вызовов;
- разбор неудачных попыток тестирования «тревожных кнопок»;
- контроль за работоспособностью технических и программных средств
всех отделов организации.
Отчеты вспомогательных программ и утилит. Сведения о неудачных
попытках тестирования, информация в лог-файлах работы программного
обеспечения.
Уровни доступа сотрудников различных подразделений ООО «АРМОБИЛ» к
используемой информации:
Руководители ООО «АРМОБИЛ» имеют полный доступ ко всей информации,
всех отделов организации, такой как: состояние расчетного счета, планируемые
платежи, задолженности, затраты, состояние работы системы тревожной
сигнализации, подключения новых объектов, информация об обслуживании
объектов и т.д.