121
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Один из основных условий эффективного документационного обеспечения в
организации является правильная организация документооборота: чем
профессионально и рационально организован процесс документооборота в
организации, тем быстро документы будут достигать исполнителей.
В процессе документооборота переход документов происходит с момента их
создания до завершения и отправки в архив. Организация документооборота
охватывает действия по приему, передаче, составлению, оформлению,
согласованию, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут
движения и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.
Главным правилом организации документооборота - оперативное прохождение
документа по самому короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами
времени. Организация документооборота в компании должна осуществляться в
соответствии с законодательством .
Формирование документооборота и управление им в организации - это
сложная отрасль управленческой деятельности. На сегодняшний день довольно
много информационных программных систем для управления документооборотом,
которые помогают в значительной мере упростить все операции документооборота.
Использование информационных технологий для управления организацией
делает ее более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и
адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.
Целью дипломного проекта является внедрение системы
автоматизированного документооборота в организации ООО «АРМОБИЛ».
При выполнении дипломного проекта были решены следующие задачи:
- Рассмотрены и изучены теоретические аспекты автоматизации
документооборота современной организации;
- проведен организационно-функциональный анализ деятельности и
управления документооборотом ООО «АРМОБИЛ».
- разработана автоматизированная система документооборота в
организации ООО «АРМОБИЛ»
122
- рассчитаны показатели экономической эффективности проекта.
Для внедрения системы автоматизации документооборота была выбрана
стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью,
разработан порядок внедрения, который включает в себя следующие этапы:
установка выбранной системы; первоначальная настройка, модификация и
адаптация системы под требования ООО «АРМОБИЛ».
ООО «АРМОБИЛ» использует пилотную стратегию внедрения выбранной
системы (1С: Предприятие 8.2).
По результатам расчета экономической эффективности проектирования и
внедрения средства автоматизации можно сказать , что это выгодно. Хотя выгода
косвенная, но, как правило, заметная в кратко, средне и долгосрочной перспективе.
Внедрение средств автоматизации может привести к коррекции самого бизнес
процесса, так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать
большие объемы информации за свое рабочее время, что можно использовать либо
для уменьшения затрат на персонал, либо для быстрого развития бизнеса с
постоянным числом сотрудников, занятых в обработке информации.
Практика показывает, что автоматизация бизнес процессов, в частности,
такие как расчет себестоимости продукции, подготовка нормативной отчетности по
результатам деятельности, учет взаиморасчетов с контрагентами, формирование и
учет печатных документов несет в себе большой потенциал для развития и
материальную выгоду с течением времени.
В процессе расчета экономический эффективности следует учитывать одно
свойство автоматизации. Оно таково: чем больше денег (средств) и времени
потрачено на автоматизацию, тем выше экономический эффект от внедрения.
Объясняется это довольно просто: если качественно подойти к выбору
программного продукта, качественно проработать все бизнес-процессы на этапе
проектирования и внедрения, все описать и отладить, то в последующем будет
потрачено гораздо меньше средств на эксплуатацию программы.
Важно отметить, что в случае если одним программным средством
автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются
расходы на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как
временные, так и материальные затраты.
125
14. Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд
заказчика. /Обзорные статьи. 2012
//http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2986/
15. М ошкова Н. Как повысить эффективность внедрения и использования СЭД
в организации. //Ж урнал «Современные технологии делопроизводства и
документооборота». 2012.
126
Информационные связи с внешней средой
Приложение 1
Диспетчерская служба
О О О « А Р М О Б Й Л »
П е р е д а ч а и н ф о р м а ц и и о в ы з о в е г р у п п ы
к н о п о кг, ■
задерж ания
Правоохранительные органы
Ьдишты
Е о з т ш т т т ш ш л с
р_щагир_ драп ием
ш ш т н ш ш
д з ь з г м е н т о в
Д н реке ня
Служ оа тех
Аоон ентски н отдел
И г р е
подклю че ниио в о р ы
уча ст ие в г о суд ар с т венных
п е р е о я о р ы о п л а т о й
Б ухгалтерн я
з а д о ж ж ен н о е т е п
Сдана
ш и ш а
Н а л о го ва я сл уж ба и в н е б ю д ж е тны е
129
Приложение 4
Таблица описания программных модулей для программного клиента
№
п/п
Наименование модуля
Функции модуля
1. Г лавный модуль сервера
Содержит основные функции и
процедуры выполняемые при запуске
сервера
2.
Модуль работы с таблицей
“Клиенты”
Содержит функции и процедуры
необходимые для записи данных по
клиенту в таблицу “ Клиенты”
3.
Модуль работы с таблицей
“Поступившие заказы”
Содержит функции и процедуры
необходимые для записи данных по
заказу в таблицу “Поступившие заказы”
4.
Модуль работы с таблицей
“Занятость”
Содержит функции и процедуры
необходимые для записи данных по
количеству активных заказов
разработчика в таблицу “Занятость”
5.
Модуль рассылки
информации по обновлениям
Содержит процедуры и функции для
рассылки на все клиенты информации о
возможно обновлении клиентской версии
6. Модуль настройки
Содержит процедуры и функции
отвечающие за возможные параметры
настройки клиента