21
Рисунок №1.3. Программная архитектура организации ООО ЧОП «САЙГА»
Техническая архитектура ИС описывает инфраструктуру,
которая используется для передачи данных. На техническом уровне решаются
вопросы сетевой структуры применяемых каналов связи.
Технические и программные характеристики офисных ПК:
Процессор: Intel Celeron Dual Core G530 (Sandy Bridge, 2.40ГГц, LGA1155, L3
2048Kb) Память: DDR3 2048 Mb (pc-10660) 1333MHz
Материнская плата: S1155, iH61, 2*DDR3, PCI-E16x, SVGA, DVI, SATA, Lan,
mATX, Retail
Видеокарта встроенная Intel® HD Graphics 512Мб
Сетевая карта есть (10/100 Ethernet).
Программное обеспечение:
ОС: Windows 2000/XP/Vista, Windows 7;
Office: MS Office 2007
Протокол передачи данных: HTTP/HTTPS
22
Все информационные ресурсы организации сконцентрированы в офисном
помещении организации ООО ЧОП «САЙГА».
Локальная вычислительная сеть организации ООО ЧОП «САЙГА» состоит из
сервера БД, рабочих станций, принтеров. Для объединения компьютеров в
локальную сеть используются хабы и свичи. Доступ к сети Интернет осуществляется
по волоконно-оптическому каналу Ethernet. На рисунке 1.4 представлена
техническая архитектура ООО ЧОП «САЙГА».
Рисунок №1.4. Техническая архитектура ООО ЧОП «САЙГА»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Электронный документооборот в настоящее время является действенным
средством повышения эффективности управления. Автоматизация
документооборота становится не просто средством оптимизации внутренних
процессов организации, а необходимостью. Бумажный классический
документооборот имеет всегда ряд недостатков: медленный поиск документа;
сложность контроля исполнения документа, отслеживание движения документа на
23
этапах его жизненного цикла; сложность получения отчета о работе с документами;
длительность согласования документов и т.д.
Внедрение СЭД поможет избавиться от недостатков бумажного
документооборота и автоматизирует бизнес-процессы, происходящие в конкретной
организации.
Системы электронного документооборота позволяют решить в комплексе
задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и
анализа исполнителской дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов, обеспечение
конфиденциальности документов;
оперативная работа с документами любых типов;
коллективная работа пользователей с документами с возможностью
согласования, рассмотрения, утверждения, исполнения, контроля исполнения;
автоматизированная загрузка документов со сканера, электронной
почты и др. приложений.
регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
ведение регистрационно-контрольных карточек, журналов передачи,
номенклатуры дел, рассылка и контроль местонахождения документов;
поддержка и контроль версий документов;
атрибутивный и полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
маршрутизация документов, которая настраивается по каждому виду
документов;
поддержка процессов обработки документа на всех стадиях
жизненного цикла;
контроль и анализ исполнительской дисциплины;
анализ бизнес-процессов организации;
При внедрении системы электронного документооборота будут достигнуты
следующие цели:
1.
Упорядочение и ускорение работы секретаря – делопроизводителя за
счет ведения делопроизводства в специализированной программе. Сокращение
бумажного документооборота за счет перевода внутренних управляющих
документов в электронный вид, использования оригиналов документов с
24
резолюциями, выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на
электронные документы, единого общедоступного хранилища документов, которые
исключают необходимость их копирования для использования несколькими
сотрудниками.
2. Усиление контроля за исполнением поручений за счет наличия полной
информации о выданных заданиях с учетом сроков исполнения и результатов
выполнения работ и повышение исполнительской дисциплины.
3. Рациональное распределение нагрузки на сотрудников и прозрачность
работы за счет анализа выданных заданий.
4. Сокращение времени на создание документов за счет использования
типовых шаблонов.
5. Сокращение времени на поиск документов за счет единого
структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым
полям и тексту документов.
6. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения
документов между сотрудниками, при полном отсутствии необходимости
физического размножения и перемещения бумажных копий документов,.
7. Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином
электронном архиве.
8. Обеспечение безопасности документов за счет исключения
несанкционированного доступа.
9. Снижение материальных затрат на бумагу и оргтехнику за счет
сокращения бумажного документооборота.
10. Снижение временных затрат на обработку документов.
11. Накопление корпоративных знаний, что дает возможность принимать
решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, быстро
обучать новых сотрудников.
12. Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000.
Эффект от внедрения системы электронного документооборота состоит из
прямого эффекта от внедрения системы, которая связана с экономией средств на
материалы и рабочее время сотрудников, и косвенный эффект, связанный
с улучшением управленческих процессов.
25
Для написания дипломного проекта выбран программный продукт компании
1С – «1С: Предприятие».
«1С: Предприятие» - прикладная программа, которая служит для комплексной
организации автоматизации разных видов учета, финансово-экономического
анализа любой сферы деятельности и организационной структуры. Программа
технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую
гибкость, масштабируемость, настраиваемость, производителность и
эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и
веб-клиента, работу пользователей через Интернет. Платформа «1С:Предприятие
8.2» поддерживает работу в файловом режиме, с различными СУБД: Microsoft SQL
Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
1С является самой распространенной системой для автоматизации
организаций в Армении. Программа «1С Предприятие 8.2» применяется
практически во всех сферах деятельности.
Предлагаемые «1С Предприятие 8.2» решения помогают при ведении
складского, бухгалтерского, управленческого учета в организации, а удобный
интерфейс позволяет обеспечить высокую скорость работы и опытных
пользователей 1С, и новичков.
Oписание системы с помощью IDEF0 называется функциональной моделью.
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-
процессов, в котором используются как естественный, так и графический языки. Для
передачи информации о конкретной системе источником графического языка
является сама методология IDEF0.
Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы
"диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится
описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная
диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система
разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы
декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее
до достижения нужной степени подробности.
26
Каждая IDEF0-диаграмма содержит блоки и дуги. Блоки изображают функции
моделируемой системы. Дуги связывают блоки вместе и отображают
взаимодействия и взаимосвязи между ними.
Контекстная диаграмма деятельности предприятия, отображенная на рисунке
2, представляет собой самое общее описание деятельности предприятия, и его
взаимодействия с окружающей средой.
Рисунок № 1.5. Контекстная диаграмма деятельности организации ООО
ЧОП «САЙГА»
Деятельность организации заключается в выполнении заказов, поступающих
от клиентов. При этом видно, что в организацию поступают заявки на выполнение
заказа, диски с исходной информацией, документы и договора, а также материалы
необходимые для выполнения заказа клиентов. А на выходе получается выполнение
заказов и договоры поступающие клиентам, а также бухгалтерская отчетность и
план предприятия необходимые для вышестоящих инстанций. Более подробная
структурно-функциональная диаграмма деятельности организации представлена на
рисунке 1.6.
27
Рисунок №1.6. Структурно-функциональная диаграмма деятельности
организации ООО ЧОП «САЙГА»
Курьерская служба при поступлении распоряжения от начальства
осуществляет прием заказов и необходимыми документами (договор об оказании
услуг и квитанция об их оплате) от заказчика в организацию. Затем оформляется
заказ, т.е. данные о заказе заносятся в базу данных, сверяются с отчетностью в
бухгалтерии о поступлении денег за заказ. В качестве решаемых бухгалтерией задач
выступают такие задачи, как осуществление приема актов об оплате, квитанций
организации. В планово-экономическом отделе происходит осуществление приема,
контроля и хранения договоров, на основе которых осуществляется охрана данной
организации.
В ООО ЧОП «Сайга» ведутся бухгалтерские операции и расчеты, в том числе
и по данным затрат по оказанию услуг охраны огрнаизации, далее составляется
28
отчетность для предоставления в налоговую инспекцию и составление счетов
предприятию заказчику. На рисунке 1.7 показан этап «Бухгалтерская отчетность».
Рисунок №1.7. Бухгалтерская отчетность в ООО ЧОП «САЙГА»
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Электронный документооборот - средство повышения эффективности
управления. Автоматизация документооборота стало не просто средством
оптимизации внутренних процессов организации, а необходимостью. Классический
(бумажный) документооборот имеет ряд недостатков: медленный поиск нужного
документа, сложность контроля исполнения документа, отслеживания движения
документа на этапах его жизненного цикла, сложность получения отчета о работе с
документами, длительность согласования документов и т.д. Внедрение систем
электронного документооборота поможет организации избавиться от недостатков
бумажного документооборота и автоматизировать бизнес-процессы, которые
происходят в организации.
29
Программный продукт «1С:Документооборот 8» разработан на основе
технологической платформы «1С:Предприятие 8.2» и предназначен для
автоматизации документооборота. Универсальность программного продукта
«1С:Документооборот 8» легко настраивается и адаптированы под специфику
конкретной организации.
"1С:Документооборот 8" позволяет: упорядочить работу сотрудников с
документами, сократить время поиска нужной информаци, улучшить качество
готового материала.
"1С:Документооборот 8" решает задачи автоматизации учета документов,
контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованно, безопасно хранить документы,
- регистрировать входящие и исходящие документы,
- редактировать документы,
- контролировать верси документов,
- работать с документами любого типа,
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
- совместноя работать пользователей с возможностью согласования и
контроля исполнения документов,
- маршрутизацию документов
- автоматизированную загрузку документов из электронной почты и
сканера,
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документа ведется по видам документов в соответствии с положением
о документообороте исследуемой организации.
Важность задачи для организации ООО ЧОП «САЙГА» очевидна, ткак как
нацелена на более тесную взаимосвязь: клиент – менеджер – диспетчер – операторы
и оперативный обмен информации между ними.
30
Декомпозиция описывает каждый бизнес-процесс.
Rисунок №1.16 Декомпозиция процесса Управление документами «Как
должно быть»
Рисунок №1.17 Декомпозиция процесса «Работа с внутренними документами»