41
документооборота и автоматизировать бизнес-процессы, которые происходят в
организации.
В Армении, как и во всем мире, информационная безопасность оценивается на
предмет соответствия требованиям надежности и защиты от несанкционированного
доступа.
Коэффициент потерь от сбоя определяется по формуле:
R
сб
= С
инф
* р
сб
, (1.3)
где R
сб
– коэффициент потерь от сбоя;
С
инф
– удельная стоимость защищаемых систем электронного
документооборота;
р
сб
- вероятность сбоя.
Для соответствия требованиям по защите от несанкционированного доступа в
СЭД, при хранении и обработке информации, предусмотрены следующие механизмы
защиты:
1) идентификация и аутентификация пользователей и субъектов доступа;
2) управление доступом;
3) использование средств шифрования данных и электронной цифровой
подписи.
Приведенные выше критерии имеют важное значение для оценки защиты
информации для СЭД (Рисунок 1.14).
В ходе исследования проведен анализ безопасности СЭД, имеющих широкое
распространение в России, США, Армении. Были выделены преимущества
национальных криптографических стандартов и был предложен подход совместного
использования в рамках конкретной организации.
Для обеспечения защиты информации в СЭД использование криптограгических
алгоритмов дает возможность выйтй на рынок систем высокого качества, отвечающим
требованиям информационной безопасности и развитию автоматизации
документооборота в Армении.
42
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1. Наиболее востребованнoй считается система «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» -
включает полный набор инструментов для полного управления документооборотом,
решает задачи регистрации входящей и исходящей корреспонденции, перевод
документов в электронный вид, быстрый поиск, контроль исполнения поручений,
подготовка проектов документов, построение сложных маршрутов движения
документов под различные бизнес-процессы, единая рабочая среда для удаленного
доступа, электронное взаимодействие с организациями, соответствие
законодательным и нормативно-методическим требованиям, автоматизация
государственных услуг и обращений граждан и т.д..
Преимуществми системы «ДЕЛО» авляются:
- Интуитивный и понятный интерфейс;
- Разработка (внедрение) силами высококвалифицированных специалистов;
- Поддержка смешанного документооборота;
- Быстродействие, низкие требования к ресурсам;
- Неограниченная масштабируемость;
- Полный цикл работы с документами;
Интеграция с Республиканскими информационными системами (МЭДО,
ЕПГУ, СМЭВ, АС «Обращения Граждан»).
Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной
информации. Это описание состава входных документов и справочников,
соответствующих им экранных форм размещения данных и структуры файлов. При
этом следует уделять внимание следующим вопросам:
- при описании входных документов необходимо привести в приложении
формы документов; перечень содержащихся в них первичных показателей;
источник получения документа; в каком файле используется информация этого
документа, описывается структура документа, число строк, объемные данные,
частоту возникновения документа;
43
- описание экранной формы входного документа должно содержать макет
экранной формы в приложении, особенностей организации рабочей и служебной зон
макета, состав и содержание подсказок, необходимых пользователю для заполнения
макета, перечень справочников, автоматически подключаемых при заполнении
этого макета;
Функциональные возможности системы «ДЕЛО»: позволяет оптимизировать
бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом
документов. Главная задача - автоматизация документно-ориентированных бизнес-
процессов
СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с
Приказом Минкомсвязи от 20.02.2016 №63. СЭД «ДЕЛО» – сертифицированный
продукт, соответствующий законодательным и нормативно-методическим
требованиям в области управления документами как российской нормативной базы,
так и международным стандартам [1].
2. «DIRECTUM» — система электронного документооборота и
управления взаимодействием, которая нацелена на повышение эффективности
работы всех сотрудников организации в разных областях их деятельности.
Система DIRECTUM принадлежит к классу ECM-систем (Enterprise Content
Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, и
традиционное управление "бумажных" записей органично вписывается в
электронный документ.
Система DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль бизнес-
процессов, основанных на технологии Workflow: согласование документов,
обработка сложных заказов, подготовка (проведение) совещаний, поддержка цикла
продаж и других.
Состав системы DIRECTUM. Управление электронными документами
DIRECTUM. Создание и хранение различных неструктурированных документов
(Microsoft Word текста, таблиц Microsoft Excel, Microsoft Visio чертежи, CorelDraw,
видео и так далее.) В системе DIRECTUM; контроль версий документов и
электронной подписи; структурирование документов в папках; назначение прав
доступа к документам; история работы с документами; полнотекстовый поиск
документов и атрибутивной.
44
Управление взаимоотношениями с клиентами. Ведение единой базы данных
организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, телефонных переговоров и
переписки с клиентами; поддержки в соответствии с регулируемыми этапов продаж
процесса; планирование маркетинговой деятельности; анализ эффективности
продаж и маркетинговых мероприятий.
Преимущества системы DIRECTUM
- Ориентация на повышение эффективности работы в целом.
- Развитое управление контентом с полноценной поддержкой
жизненного цикла, преобразованием и хранением документов в различных
форматах.
- Наличие средства системы DIRECTUM, упрощающего идентификацию
и поиск бумажных документов.
- Расширенная функциональность системы DIRECTUM, благодаря
наличию модулей Управление договорами, Управление совещаниями и Управление
взаимодействием с клиентами.
- Наличие крупных проектов внедрения федерального и
международного уровня.
- Высокая масштабируемость системы, которая обеспечивает работу
десятков тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
Недостатки системы DIRECTUM
- Зависимость от платформ Microsoft
- Использование собственного языка программирования ISBL.
3. ТЕЗИС.
Система управления документами и задачами ТЕЗИС представляет собой
готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и
управления бизнес-процессами, включая контроль исполнительской дисциплины и
автоматизацию канцелярии.
Система ТЕЗИС поставляется в трех редакциях:
Базовая
Стандартная
Расширенная
45
Это обеспечивает заказчику возможность подбора оптимального варианта
решения бизнес-задач.
При этом во всех редакциях возможна работа с задачами (контроль
исполнительской дисциплины), документами (автоматизация документооборота) и
канцелярией (автоматизация канцелярии).
Редакция СЭД ТЕЗИС
Базовая редакция системы поддерживает готовую функциональность,
необходимую для автоматизации документооборота и контроля исполнительской
дисциплины: управление задачами и документами, электронную канцелярию, а
также интеграцию с популярными офисными пакетами и оповещения о новых
документах и задачах.
Стандартная редакция также предлагает встроенный конструктор
бизнес-процессов, функциональность электронной подписи, интеграцию с Active
Directory и конструктор электронных отчетов. Кроме того, имеется возможность
подключения дополнительных опций: модуля распознавания текста и шлюзов для
интеграции с учетной системой и корпоративным порталом.
Пользователи Стандартной редакции могут использовать Мобильную версию
системы.
Расширенная редакция открывает возможности для управления
документооборотом организаций любого масштаба. В рамках данной редакции
доступны VIP-лицензии, возможность модификации программного кода, поддержка
многосерверной архитектуры. При этом разработанный модуль Единый
холдинг позволяет вести документооборот различных организаций в единой базе.
Таким образом, архитектура СЭД позволяет эффективно использовать ее
функциональные возможности как для отдельной организации, так и для управления
сетью подведомственных учреждений.
Мобильная версия системы позволяет управлять бизнес-процессами
компании, контролировать выполнения поручений, а также осуществлять доступ к
необходимой информации и документации с мобильного устройства (работа со
всеми популярными операционными системами, поддержка различных браузеров,
мультиязычный интерфейс).
46
4.ЭЛАР Саперион 7.5
На ЭЛАР Саперион 7.5 реализуется многоуровневая сервис-ориентированная
архитектура. Выделяют 4 основных уровня: пользовательские интерфейсы; внешние
интерфейсы; бизнес-логика; основной сервер JCS (Java Core Server).
Рисунок №1.15. ЭЛАР Саперион 7.5
Широкие возможности интеграции ELAR Saperion 7.5 реализуется с помощью
COM.API, веб-сервисы, Java API. Эти интерфейсы позволяют системе
интегрировать практически с любыми сторонними приложениями для реализации
конкретных нестандартных вариантов взаимодействия (см Рисунок 1.15).
Системы, основанные на ЭЛАР Saperion не имеют ограничений по числу
первичных серверов, позволяют реализовать распределенную конфигурацию
многосерверную для высокой производительности работы с требуемым уровнем
нагрузки.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка систем автоматизации документооборота специалистами
осуществляется с помощью следующих этапов:
1.Определение типа автоматизированной системы;
2.Разработка технического задания, определение дополнительных функций и
возможностей;
47
3.Определение пользовательского уровня системы организации
компьютером;
4.Разработка дизайна, координации;
5.Сборка программы, в соответствии с техническим заданием и внешнему
оформлению;
6.Тестирование и внедрение системы автоматизации документооборота;
Существует четыре варианта стратегии автоматизации:
1.хаотичная стратегии автоматизации - состоит из множества
автоматизированных участков не связанных друг с другом и определяется
оперативными задачами.
2.по участкам стратегии автоматизации - процесс автоматизации отдельных
функциональных областей.
3.по направлениям стратегии автоматизации - предполагает участие всех
функциональных подразделений, деятельность которых связана с тенденцией
автоматизации.
4.полная стратегии автоматизации - предполагает автоматизацию абсолютно
всех бизнес-процессов.
На сегодняшний день электронный документооборот – одно из основных
средств повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота
стало не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а
необходимостью. Внедрение систем электронного документооборота поможет
организации избавиться от недостатков бумажного документооборота и
автоматизировать бизнес-процессы, которые происходят в организации.
ООО ЧОП «САЙГА» это небольшая организация, но имеет достаточно
высокие темпы развития. Потому наиболее подходящей стратегией для
использования выбрана вторая модель автоматизации, т.е. автоматизации по
участкам с возможностью расширения системы для автоматизации по направлению.
Разработка и внедрение автоматизированной системы документооборота в
ООО ЧОП «САЙГА» будет осуществляться следующим образом:
1. Предварительный аудит.
2. Компания-разработчик и Заказчик проводят предварительное исследование
автоматизируемого участка.
48
3. Выбор оптимальных решений.
На втором этапе Заказчик и Разработчик совместно выбирают наиболее
эффективный вариант осуществления системы автоматизации документооборота.
4. Разработка технического задания.
Подготовка детального технического задания, формулирование и
документирование всех необходимых задач.
5. Кодирование.
Написание кода продукта в соответствии с текстом технического задания.
Отладка программы.
6. Тестирование.
Проверка работоспособности программы на платформе «1С:Предприятие
8.2». Выявленные ошибки отправляются Разработчику на доработку.
7. Сдача проекта.
Демонстрация Заказчику возможностей, которые описаны в техническом
задании.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существуют различные варианты разработки и внедрения
автоматизированных систем документооборота в организации. К ним относятся:
Разработка системы собственными ресурсами: позволяет масштабировать и
изменять систему в любой момент, но требует внушительных затрат на разработку
и поддержку. Для такой маленькой компании, как ООО ЧОП «САЙГА», это может
быть невыгодно с экономической точки зрения.
Использование стороннего разработчика позволяет создать гибкую систему
управления документооборотом организации, но затрата на разработку и поддержку
намного превышает использование прототипов или готовой системы.
Использование прототипов – довольно-таки гибкий вариант, но в настоящее
время системы управления тестированием не очень распространены.
Приобретение готовой системы позволяет сэкономить средства на разработку.
49
Из всех предложенных вариантов принято разработку собственного АРМ
специалиста по тестированию, ввиду экономической и технической
целесообразности использования продукта.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Создание информационного обеспечения - обязательное условие построения
и функционирования автоматизированных рабочих мест.
Обоснование проектных решений по информационному решению включает:
- обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода
их построения;
- обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода
переменной и форм для вывода на экран результатной информации;
- обоснование способа организации информационой базы: как совокупности
локалных файлов, определение состава файлов, обоснование методов логической
организации файлов и баз данных;
- обоснование состава и способов организации файлов с результатной и
промежуточной информацией.
Формы ввода данных должны быть реализованы в удобном (для пользователя)
виде и позволять изменять любые хранимые данные.
Предпочтительно использовать отдельные формы для заполнения различных
таблиц, но надо учитывтаь, что основные функции программного продукта должны
выполняться в главном окне без проблем с работой. Программный продукт должен
быть максимально эргономичным и занимать меньше пространства.
Автоматизация документооборота стало необходимостью. Бумажный
документооборот имеет свои недостатки: медленный поиск нужного документа,
сложность контроля исполнения документа, отслеживания движения документа на
этапах его жизненного цикла, сложность получения отчета о работе с документами,
длительность согласования документов и т.д. Внедрение систем электронного
документооборота поможет организации избавиться от недостатков бумажного
50
документооборота и автоматизировать бизнес-процессы, которые происходят в
организации.
Ввод условно-постоянной первичной информации осуществляется на
отдельных формах.
Для реализации программного продукта создается база данных для хранения
необходимой информации, что позволит занимать меньше места на жестком диске,
структурировать информацию и т.д.
База данных представляет собой программное обеспечение, которое
используется для создания и работы с базами данных. Главная функция СУБД – это
управление данными (которые могут быть как во внешней, так и в оперативной
памяти). СУБД обязательно поддерживает языки баз данных, а также отвечает за
копирование и восстановление данных после каких-либо сбоев.
По размещению СУБД, их можно разделить на локальные – вся СУБД
размещается на одном компьютере, и распределенные – части системы управления
базами данных находятся на нескольких компьютерах.
Помимо основной своей функции – хранения и систематизации огромного
количества информации – СУБД позволяют быстро обрабатывать клиентские
запросы и выдавать свежую и актуальную информацию.
СУБД можно классифицировать по следующим признакам:
· модель данных,
· тип программного обеспечения;
· характер использования.
Большинство СУБД, применяемых на практике, используют одну из трех
мoделей данных: реляционную, иерархическую или сетевую.
Реляционные и объектно-реляционные СУБД являются одними из самых
распространенных систем. Они представляют собой таблицы, у которых каждый
столбец (который называется “field” или «поле») упорядочен и имеет определенное
уникальное название. Последовательность строк (их называют “records” или
«записи») определяется последовательностью ввода информации в таблицу. При
этом обрабатывание столбцов и строк может происходить в любом порядке.
Таблицы с данными связаны между собой специальными отношениями, благодаря