6
Содержание
Введение .................................................................................................................. 8
1 Аналитическая часть ......................................................................................... 11
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ................................................... 11
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ................... 11
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ......... 13
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия .... 16
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации .................................................................................. 21
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов .............................................................................. 21
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание ……… ...................................................................................................... 22
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ...................................................................................... 28
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации ................................................................................................ 31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .................................................................. 31
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи……………. ....................................................................................................... 31
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ......... 36
1.4 Обоснование проектных решений ................................................... 38
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению…….. ....................................................................................................... 38
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению…….. ....................................................................................................... 39
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению…….. ....................................................................................................... 42
2 Проектная часть ................................................................................................. 45
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................... 45
7
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их
описание………… ....................................................................................................... 48
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные
средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации ... 49
2.2 Информационное обеспечение задачи ............................................ 50
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................... 50
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации ........................................................................................... 52
2.2.3 Характеристика результатной информации ............................. 55
2.3 Программное обеспечение задачи ................................................... 62
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ...... 62
2.3.2 Характеристика базы данных ..................................................... 76
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) ………… ...................................................................................................... 80
2.3.4 Описание программных модулей .............................................. 89
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ........... 93
3 Обоснование экономической эффективности проекта ................................ 105
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ........................................................................................................... 105
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ..... 110
Заключение .......................................................................................................... 119
Список использованных источников ................................................................ 121
Приложение 1. Текст программных модулей .................................................. 124
8
Введение
Актуальность дипломной работы обусловлена тем, что в сегодняшних
рыночных реалиях эффективная деятельность любого коммерческого
предприятия возможна лишь при выполнении условия автоматизации широкого
спектра процессов предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятия
позволяет сократить издержки, увеличить эффективность работы сотрудников,
достичь возможностей, невозможных ранее при использовании традиционного
бумажного документооборота. Эффект от проведения автоматизации процессов
ощущается только в том случае, если автоматизируется вся работа предприятия,
весь спектр решаемых задач.
Организация системы работы с документами в ООО «Леруа Мерлен
Восток» предполагает создание структуры документооборота предприятия,
определение порядка хранения документов и их использования сотрудниками.
Процесс документооборота предприятия - это сложная совокупность различных
взаимосвязанных процедур, совокупность которых обеспечивает движение
документов на предприятии с начала их создания или поступления на
предприятие и до завершения работы с ними или отправки адресатам[1]. В целях
рациональной и эффективной организации документооборота предприятия все
документы распределяются по документопотокам, количество которых
определяется потребностями предприятия, например, регистрируемые
документы и документы, которые не надо регистрировать; входящие,
внутренние и исходящие документы; документы, направляемые в вышестоящие
организации, или документы, получаемые из или отправляемые в
подведомственных организаций, и т.д. Под общим документопотоком
подразумевается совокупность документов одной направленности,
выполняющих одинаковое целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой любого документооборота является его размер или
объем. Под объемом документооборота предприятия понимается количество
документов, пришедших в организацию из внешних источников и созданных
внутри предприятия в течение одного периода времени, как правило, года.
Объем проводимого документооборота — важный фактор, используемый в
качестве основного критерия при решении вопросов выбора формы
9
делопроизводства, организации информационной системы по документам
предприятия, структуры службы канцелярии и делопроизводства, ее штатного и
структурного состава и других вопросов.
Объектом исследования в дипломной работе является ООО «Леруа
Мерлен Восток», принятый на предприятии стандарт делопроизводства и
основные правила организации движения документов.
Предметом дипломной работы является организация процесса
документооборота в ООО «Леруа Мерлен Восток».
Среди всего широкого спектра задач автоматизации бизнес-процессов
любого предприятия особо остро встает задача автоматизации процесса
документооборота предприятия и учета движущихся внутри него документов.
Документооборот и движение документов является центральной, наиболее
сложной и важной частью деятельности всего предприятия. Своевременное
решение этой проблемы является важным и неоспоримым условием успешного
решения всего спектра задач автоматизации бизнес-процессов предприятия.
Система автоматизации процесса документооборота предприятия или
система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная
многопользовательская информационная система, базирующаяся на
использовании средств вычислительной техники, и сопровождающая процесс
управления деятельностью организации, как правило со сложной структурой, с
целью обеспечения возможности выполнения этой организацией своих функций
в полном объеме. При этом предполагается, что процесс управления
организацией опирается в основном на бумажные документы, содержащие в
неформализованном виде инструкции для ответственных исполнителей
организации.
Цель дипломной работы - рассмотреть и исследовать существующую
организацию документооборота и делопроизводства ООО «Леруа Мерлен
Восток» и повысить ее эффективность путем собственной разработки и
внедрения новой автоматизированной информационной системы электронного
документооборота и делопроизводства.
Задачи, которые необходимо решить для достижения поставленной цели:
− Изучить существующие процессы документооборота и
10
делопроизводства на предприятии;
− Рассмотреть существующий процесс движения документов;
− Обосновать реальную необходимость проведения автоматизации
документооборота и делопроизводства на предприятии;
− Рассмотреть возможные пути и стратегию автоматизации процесса
документооборота и делопроизводства;
− Выбрать информационную платформу, в которой будет
разрабатываться автоматизация информационная система документооборота и
делопроизводства;
− Разработать в выбранной платформе программный продукт –
автоматизированную систему документооборота и делопроизводства;
− Провести тестирование разработанной системы.
Результатом работы будет являться готовая система, которую можно
внедрить в ООО «Леруа Мерлен Восток» для автоматизации процесса
документооборота.
11
2 Аналитическая часть
2.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
2.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
ООО «Леруа Мерлен Восток» с 2010 года занимается оптовой и
розничной торговлей строительными и отделочными материалами. Сегодня
компания является одним из лидеров по поставке строительных и отделочных
материалов в регионе.
Диапазон решаемых ООО «Леруа Мерлен Восток» задач - от определения
потребности покупателя до продажи ему товара.
Торговля осуществляется в розницу, т.е. с использованием контрольно-
кассового аппарата и выдачей товарного и кассового чека. Покупатели
оплачивают товары наличными денежными средствами в кассу. Оплата может
быть проведена и безналичным переводом денежных средств на расчетный счет
магазина. В этом случае при продаже товара покупателю выдается товарный чек,
а кассовый чек не выдается.
Постоянным покупателям выдаются дисконтные карты. Дисконтные
карты предполагают наличие двух видов скидок:
- Постоянная, независимая от объема покупок и бессрочная;
- Накопительная, зависящая от объема покупок в суммовом выражении за
определенный период, например за предыдущий год.
Дисконтная карта – это способ персонифицировать покупателя.
Дисконтная карта выдается конкретному покупателю, данные которого
заносятся в реестр покупателей. В дальнейшем можно провести анализ продаж
по таким покупателям для принятия бизнес-решений в области политики работы
с покупателями.
Для постоянных покупателей действует возможность предварительного
заказа и бронирования товара. На основании предварительного заказа в
дальнейшем осуществляется продажа товара с оплатой как наличными
средствами в кассу, так и безналичным переводом.
12
Покупатели имеют возможность вернуть товар в магазин, если он не
устроил их по каким-либо причинам. Возврат осуществляется в соответствии с
законодательством РФ. При этом за возвращенный товар покупателю
возвращаются денежные средства в полном объеме либо наличными из кассы,
либо безналичным переводом на счет покупателя по договоренности.
Общество является юридическим лицом (ЮЛ), коммерческой
организацией, имеет обособленное имущество на праве собственности и
отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, может
от своего имени заключать сделки, приобретать и осуществлять имущественные
и личные неимущественные права, выступать истцом или ответчиком в суде,
арбитражном суде. Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные
счета.
Основные направления работы ООО «Леруа Мерлен Восток»: закупка у
производителей и крупных оптовиков партий строительных и отделочных
материалов, продажа клиентам товаров в розницу по штучно и мелкими
партиями, складское хранение партий приобретенной продукции, ведение
взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
Технико-экономические характеристики деятельности ООО «Леруа
Мерлен Восток» приведены в Таблица 2.1.
Таблица 2.1
Технико-экономические характеристики предприятия
Наименование характеристики
Значение характеристики
Уставной фонд предприятия
100000 руб.
Площадь складских помещений
800 м2
Площадь офисных помещений
350 м2
Площадь торговых залов
500 м2
Количество сотрудников
70
Количество обособленных офисов в
регионе
4
Валовой доход по итогам 2018 года
1200000 руб.
Чистая прибыль по итогам 2018 года
245000 руб.
Количество договоров с оптовыми
клиентами на продажу продукции
230
Количество договоров с поставщиками
на закупку продукции
90
Количество претензий по продаже
35
13
партий продукции за 2018 год
В процессе своей деятельности ООО «Леруа Мерлен Восток»
взаимодействует со многими контрагентами, органами государственной власти,
клиентами. Соответственно со всеми ними ведется документооборот, который
достигает внушительных размеров. Внутри организации также движется
множество документов – приказов, служебных записок, распоряжений и т.д.
Регистрацией документов занимается канцелярия, но участвуют в
документообороте все подразделения предприятия.
2.1.2 Организационная структура управления предприятием
Организационная структура построения компании ООО «Леруа Мерлен
Восток» представлена на Рисунок 2.1.
14
Генеральный директор
Гл. бухгалтер
Отдел продаж
Юридический
отдел
Бухгалтерия
Директор по
маркетингу
Директор по
кадрам
Отдел
маркетинга
Начальник
отдела продаж
Касса
Call-центр
Отдел работы с
корпоративными
клиентами
Отдел кадров
Отдел обучения
и развития
Техническая
служба
Директор по
сопровождению
Отдел
сервисного
обслуживания
Отдел рекламы
Руководитель
группы
регионального
развития
Региональный
менеджер
Региональный
менеджер
Отдел
гарантийного
обслуживания
Цех ремонта
Отдел настройки
Менеджер по
качеству
Группа по работе
с обращениями
клиентов
Директор по
логистике
Отдел закупок
Транспортный
участок
Склад готовой
продукции
Склады
материалов и
запасных частей
Рисунок 2.1. Структурная схема управления предприятием
15
Как видно из Рисунок 2.1 во главе структуры стоит генеральный
директор, который выполняет общее руководство ООО «Леруа Мерлен Восток».
Все остальные отделы подчинены генеральному директору через руководителей
отделов и служб.
Бухгалтерия во главе с главным бухгалтером ведет бухгалтерский и
налоговый учет, сдает отчетность.
Отдел кадров занимается кадровым учетом в ООО «Леруа Мерлен
Восток», подготовкой приказов по персоналу, сдачей кадровой отчетности. В
составе отдела кадров выделен отдел обучения и развития, который занимается
организацией и проведением мероприятий по повышению квалификации
сотрудников всех остальных отделов. Для этих целей привлекаются тренеры и
аудиторы из компаний, занимающихся проведением обучения, организуются
семинары и тренинги. Эти два отдела: кадров и обучения подчинены директору
по кадрам.
Директор по маркетингу курирует деятельность отдела маркетинга и
отдела рекламы, которые занимаются проведением рекламных акций,
размещением информации в прессе, маркетинговыми исследованиями.
Начальник службы продаж курирует деятельность всех отделов,
занимающихся непосредственно продажами. Отдел продаж занимается
непосредственно работой с клиентами, заключением договоров, совершением
сделок. Среди всех клиентов выделяются крупные, корпоративные клиенты,
делающие большие заказы и приносящие большие обороты. Для работы с ними
выделен отдельный отдел. Развитием торговых представительств в регионах
занимаются региональные менеджеры, возглавляемые руководителем группы
регионального развития.
Процесс сервисного обслуживания и сопровождения проданной техники
находится в ведении директора по сопровождению.
Компания уделяет большое внимание качеству продаваемой продукции,
для чего в составе ООО «Леруа Мерлен Восток» выделена служба качества,
возглавляемая менеджером по качеству. В составе службы выделена группа по
работе с обращениями клиентов, аккумулирующая отзывы и претензии