26
Рисунок 2.8. Блок «Делопроизводство»
Блок «Построение отчетов» декомпозируется на три блока:
«Формирование отчетов об исполнении», «Формирование списка
неисполненных» и «Оповещение об исполнении». Декомпозиция блока
«Построение отчетов» приведена на Рисунок 2.9 .
27
Рисунок 2.9. Блок «Построение отчетов»
Из анализа построенных диаграмм видно, что процесс документооборота
на предприятии является многовариантным, сложным и растянутым во времени.
Поступающие в канцелярию документы могут порождать сложные задачи,
решение которых занимает значительное время и привлекает значительное
количество сотрудников. В процессе участвуют сотрудники не только
канцелярия, но и других подразделений предприятия и его служб. Процесс
решения задачи требует отображения этапов и результатов ее решения в системе
документооборота.
Основной проблемой существующей системы документооборота является
разрозненность хранения данных по отдельным папкам и файлам на сервере
предприятия, а также хранение части данных в бумажном виде. Это приводит к
неоднозначности данных, возможности их потери, ошибках в расчетах, начиная
от банальных опечаток, заканчивая потерей целых кусков данных, большой
объем ручного ввода данных, что также приводит к ошибкам, невозможность
составления аналитических отчетов.
28
Хранение списка клиентов и перечня предоставляемых услуг в
электронном виде, конечно является шагом вперед по сравнению с бумажным
вариантом такого хранения, но проблема заключается в том, что эти файлы
являются «мертвыми» и никак не используются для подстановки данных из них
в оформляемые документы.
Ручное заполнение данных в документах также таит в себе большую
потенциальную угрозу ввода некорректных данных, ошибок в данных, не говоря
о том, что это отнимает много времени у сотрудников.
Подготовка отчетов вручную на основе разрозненных файлов и бумажных
документов представляет из себя титанический процесс. Самое плохое то, что он
таит в себе потенциальную угрозу возможности искажения отчетных данных
при ошибках в анализируемых данных, а также при случайном или намеренном
игнорировании части данных в них. Отчеты, построенные вручную, а не
автоматически на основе первичных документов не могут считаться надежными
и достоверными.
Таким образом, основными недостатками при существующей практике
решения данной задачи являются:
- Низкая оперативность;
- Несовершенство в процессах хранения, обработки и использования
информации;
- Большая погрешность данных, т.к. составление отчетов происходит
не в автоматическом режиме;
- Трудоемкий процесс составления отчетов.
2.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Автоматизация процесса документооборота предполагает обязательное
использование специализированного ПО для фиксации и использования
документов и участие документов в электронном виде в системе
информационных потоков предприятия. При этом документы, порождаемые в
ходе функционирования предприятия, обязательно заносятся и хранятся в
единое информационное пространство. Программное обеспечение должно
29
обеспечивать многопользовательскую работу с документами, то есть над
каждым из документов последовательно работает несколько сотрудников, в том
числе различных подразделений, в соответствии со своими должностными
инструкциями. При автоматизации документооборота сокращаются рутинные
ручные операции по вводу и изменению документов, уменьшается вероятность
неточностей и опечаток, ускоряется процесс ввода и изменения документов,
упрощается поиск, отбор и контроль исполнения документов, существенно
повышается скорость работы с документами, налаживается взаимодействие с
удаленными филиалами. Современный рынок СЭД активно развивается,
основой этого является широкое использование компьютерных сетей и
персональных компьютеров (ПК).
Если функции ведения документооборота выполняются АИС, то создание,
регистрация и хранение документов значительно упрощается:
- Исчезают ошибки в оформлении документов;
- При вводе нового документа АИС автоматически назначает ему
номер и другие нужные реквизиты или заполняет реквизиты нового
документа данными, скопированными из «документа-основания»;
- Любой документ заносится в АИС и сохраняется в единой базе
данных (БД);
- Внесение нового документа может происходить как по инициативе
оператора, так и автоматически на определенном шаге выполнения
бизнес-процесса.
Автоматизация делопроизводства переводит на новый уровень
организацию работы с документами на предприятии:
- Еще на этапе внедрения АИС выполняется анализ и оптимизация
документооборота. Разрабатываются простые схемы движения всех
типов документов. Задаются сотрудники, отвечающие за выполнение
всех этапов работы с документом;
- Распределение прав доступа пользователей обеспечивает безопасную
работу над ЭД нескольких операторов;
- Состояние любого документа можно контролировать;
30
- Можно сформировать аналитический отчет о состоянии и
исполнении любого документа или их группы;
- Организация обмена документами с удаленными филиалами своего
предприятия а также партнеров по каналам «INTERNET».
Немаловажный эффект от использования разработанной АИС проявится в
удобстве ее применения. Использование в качестве среды функционирования
АИС платформы «1С:Предприятие 8.3» дает преимущества, заключающиеся
именно в возможностях, предоставляемых платформой. Сервисные функции,
предоставляемые платформой, очень разнообразны и мощны.
В Таблица 2.2 приведен ряд показателей сравнения систем бумажного и
электронного документооборота.
Таблица 2.2
Сравнение основных временных показателей документооборота
Операция
Время при бумажном
документообороте
Время при электронном
документообороте
Поиск документа по
номеру
В зависимости от
местонахождения
документа от 10 минут до
бесконечности
Не более 0,5 минуты
Поиск документа по
другим реквизитам
В зависимости от
сложности поиска от 15
минут до бесконечности
Не более 1 минуты
Составление списка
документов по одному
исполнителю за период
В зависимости от длины
периода от 20 минут до
нескольких часов
Не более 2 минут не
зависимо от периода
Составление списка
просроченных
документов по всем
ответственным
исполнителям
В зависимости от
количества исполнителей
от 1 часа до нескольких
часов
Не более 3 минут не
зависимо от количества
исполнителей
Доставка исполнителю
извещения о назначении
его ответственным по
документу
В зависимости от
присутствия исполнителя
на рабочем месте от 30
минут до нескольких
часов
Не более 0,1 минуты
сразу после назначения
Доставка всем
ответственным
исполнителям извещения
о неисполненных ими
документах за период
В зависимости от
глубины периода и
количества исполнителей
– от нескольких часов до
нескольких дней
Не более 0,1 минуты
после составления списка
неисполненных
документов
31
Продолжение таблицы 1.2
Составление отчета о
документе обороте за
период
В зависимости от
глубины периода и
количества документов –
от нескольких часов до
нескольких дней
Не более 1 минуты не
зависимо от глубины
периода и количества
документов
Еще одним бесспорным преимуществом применения АИС
документооборота является безопасность хранения данных. При хранении
данных на традиционных бумажных носителях исчезновение любого бумажного
документа была критичным. Такое исчезновение могло случиться как в
результате действий злоумышленников, так и в результате действия
чрезвычайных обстоятельств. При хранении данных в электронном виде
существующие современные методы обеспечения безопасности хранения
данных и их дублирования делают такое хранение полностью надежным.
2.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
2.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
2.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Проанализируем наиболее распространенные в РФ СЭД: «Directum»,
«DocsVision», «Globus Professional», «PayDox», «1С:Документооборот», «Босс-
референт», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ», «МОТИВ». Для подготовки обзора брались
данные из открытых источников: информационные материалы и демоверсии
ПП.
Все возможности СЭД поделены на 7 подзадач:
- Внесение новых документов;
- Использование документов;
- Контроль над потоками заданий;
- Отбор и анализ данных;
- Безопасность хранения данных;
- Настройки СЭД.
32
В общем, рабочие возможности СЭД похожи, и только подробная
детализация задач документооборота и особенности их решения дают сравнить
различные решения. Помимо рассмотренных решений, существуют еще более 50
ПП, получивших меньшее распространение [5].
При анализе рабочих возможностей СЭД взяты следующие сокращения:
- «+» - возможность присутствует;
- «+−» - возможность ограничена;
- «−» - возможность отсутствует.
Таблица 2.3
Внесение документов
Регистрация и ввод документов
«Directum»
«DocsVision»
«Globus Professional»
«PayDox
»
«1С:Документооборот»
«Босс
-референт»
«ДЕЛО»
«ЕВФРАТ»
«МОТИВ»
Регистрация документов
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Присоединение файлов
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Создание документа по шаблону
+
+
+
+
+
-
+
+
+
Регистрация из электронной
почты
+
+
-
-
+
+
+
+
+
Регистрация из «MS Office /
OpenOffice»
+-
+-
-
-
-
-
+-
+
-
Возможность потокового ввода
+-
+-
-
-
-
+-
+-
+-
-
33
Таблица 2.4
Использование документов
Работа с документами
«Directum»
«DocsVision»
«Globus P
rofessional»
«PayDox»
«1С:Документооборот»
«Босс
-референт»
«ДЕЛО»
«ЕВФРАТ»
«МОТИВ»
Встроенные средства просмотра
прикрепленных файлов
-
+
-
-
-
+
-
-
-
Формирование списка рассылки
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Работа с проектами документов
+
+
+-
+-
+-
+
+
+
+
Ведение личных папок
пользователя
+
+
+-
+-
+-
+
+-
+
+
Работа с версиями документов
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Ведение листа согласования
+
+
-
+
-
-
+
+
+
Таблица 2.5
Контроль над потоками задач
Управление потоками работ и
контроль
«Directum»
«DocsVision»
«Globus Professional»
«PayDox»
«1С:Документооборот»
«Босс
-референт»
«ДЕЛО»
«ЕВФРАТ»
«МОТИВ»
Создание типовых маршрутов
движения
+
+
+
+
+-
+
+
+
+
Свободная маршрутизация
документа
+
+
+-
+
-
+
-
+
+
Отсрочка исполнения
+-
+
-
+
-
-
+
-
+
Контроль за рассмотрением и
исполнением
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Рассылка уведомлений
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Рассылка документов для
ознакомления
+
+
+
+
+
+
+
+-
+
34
Таблица 2.6
Отбор и анализ данных
Поиск и анализ информации
«Directum»
«DocsVision»
«Globus Professional»
«PayDox»
«1С:Документооборот»
«Босс
-референт»
«ДЕЛО»
«ЕВФРАТ»
«МОТИВ»
Поиск по реквизитам документа
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Полнотекстовый поиск
+-
+-
+-
+-
+
+
+-
+
+
Различные виды поиска в одном
запросе
+
+
+-
+
+
+
+
+
+
Наличие шаблонов поиска
+-
+
+
-
-
+
+
+-
+
Таблица 2.7
Безопасность хранения данных
Информационная безопасность
«Directum»
«DocsVision»
«Globus Profe
ssional»
«PayDox»
«1С:Документооборот»
«Босс
-референт»
«ДЕЛО»
«ЕВФРАТ»
«МОТИВ»
Различные способы
аутенфикации
+-
+
+-
+-
+-
+
+-
+-
+-
Назначение прав пользователям
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Разграничение прав доступа по
объектам системы
+
+-
+
+
+-
+
+-
+-
+
Использование ЭЦП
+
+
+
+
+
+
+
+
+
35
Таблица 2.8.
Результирующая оценка функциональных возможностей СЭД
Итоговая оценка
«Directum»
«DocsVision»
«Globus Professional»
«PayDox»
«1С:Документооборот»
«Босс
-референт»
«ДЕЛО»
«ЕВФРАТ»
«МОТИВ»
Регистрация и ввод
документов
5
5
3
3
4
3.5
5
5.5
4
Работа с документами
5
6
3
4
3
5
4.5
5
5
Управление потоками работ и
контроль
5.5
6
4.5
6
3.5
5
5
4.5
6
Поиск и анализ информации
3
3.5
3
2.5
3
4
3.5
3.5
4
Информационная
безопасность
3.5
3.5
3.5
3.5
3
4
3
3
3.5
Итого
22
24
17
19
16,5
21,5
21
21,5
22,5
Из анализа видно, что в целом, функциональные возможности
рассмотренных систем по обработке и сопровождению документов совпадают.
Это и неудивительно, ведь задачи документооборота в любой организации
примерно одинаковые, а производители развивают свои системы давно и уже
реализовали в них все необходимые функции. Разница состоит лишь в
подробной детализация отдельных принципиальных задач документооборота и
особенности их реализации тем или иным разработчиком. Все приведенные
системы могут похвастаться достаточно большой практикой внедрения в
компаниях самого разного масштаба. Эти системы сегодня используются
сотнями организаций для автоматизации своего документооборота. Кроме
перечисленных решений, на рынке СЭД присутствует еще более 50
программных продуктов, не получивших такого большого распространения [3].
При анализе новых версий перечисленных систем видно, что за последние
несколько лет их развитие был направлено в основном на совершенствование
функциональных и сервисных возможностей, так как базовые возможности
документооборота так или иначе уже были реализованы ранее. Если говорить о