16
Локальная сеть на Предприятии выполнена кабелем типа «витая пара»
категории 5Е. В качестве концентраторов в каждом подразделении стоят
Ethernet-свитчи фирмы Cisco. Для организации выхода локальной сети в
интернет предусмотрен маршрутизатор с предустановленным аппаратным
брандмауэром и беспроводной точкой доступа, защищенной паролем.
Рисунок 2 – Техническая архитектура ИС Предприятия
На предприятии в процессе функционирования применяются как
общие, так и специализированнве прикладные программные комплексы,
исходя из специфики работы того или иного подразделения.
Рабочие места пользователей снабжены операционной системой
Windows версии 7, 8 или 10 и имеют как общесистемное, так и специальное
17
программное обеспечение (в том числе и размещенное на сервере
приложений). Схема использования программных средств на Предприятии
приведена на рисунке 3.
Рисунок 3 – Программная архитектура ИС Предприятия
Среди применяемых на Предприятии программных систем выделяются
следующие программы:
пакет приложений Microsoft Office 2016, который используется для
подготовки текстов и документов, презентаций для корпоративных
клиентов и внутренних мотиваций, выполнения необходимых расчетов
и анализа данных, прогнозов и визуализации статистических данных.
1С: Бухгалтерия 8.0 предназначен для управления бухгалтерскими
процессами Предприятия, предоставляя программные решения,
позволяющие полностью вести бухгалтерский учет, включая расчет
заработных плат сотрудников. Данная концепция позволяет
18
автоматизировать различные виды деятельности, используя единую
технологическую платформу [18].
1С: Предприятие 8.0 – продукт, предназначенный для управления учета
материально-технического снабжения на Предприятии, управления
основными активами и проектными решениями;
Autodesk Autocad, Archicad версий 2017 г. – программный продукт,
используемый для изготовления и просмотра конструкторско-
технологической документации и чертежей по объектам строительства
и их компонентам;
Autodesk Vault 2017 – общая разделяемая среда ведения проектной
документации в единой базе с разграничением доступа участникам
проектирования;
кроме того, в конструкторских и проектных отделах используются
различные комплексные системы симуляции и расчетов, используемые
в виртуализированном пространстве, построенных на базе
виртуального пространства Virtual Box версии 6.0 от фирмы Oracle –
применение виртуальных машин позволяет быстро осуществлять
резервное копирование рабочего места с компьютера пользователя,
размещая образы рабочих машин в виртуальном пространстве.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Как уже было установлено в п. 1.1.2, организационная структура
управления на Предприятии представляет собой многоуровневую
иерархическую структуру, в которой каждый нижестоящий уровень
управляется вышестоящим уровнем и подчиняется ему. При этом действуют
принципы разделения труда, основанные на выполнении отдельных функций
и специализации сотрудников.
19
При такой организационной структуре документооборот на
Предприятии подчиняется действующему уставом ООО «Проф-Кран».
Основными участниками документооборота являются отделы, их
руководители и сам директор. Исходной информацией для процессов
документооборота является производственная деятельность Предприятия,
потребности текущего делопроизводства: издание нового приказа,
распоряжения или служебной записки. Результатами функционирования
документооборота являются факты исполнения документов: приказов,
распоряжений и т.д.
На рисунке 4 приведена контекстная диаграмма документооборота на
Предприятии, выполненная в нотации IDEF0. Нотация IDEF0 позволяет
отразить процессы, происходящие в анализируемой среде, в виде
иерархической модели [10]. Нотация IDEF0 применяется для анализа
функций, выполняемых системой, и для указания механизмов, посредством
которых они осуществляются [12].
Рисунок 4 – Контекстная диаграмма процесса документооборота
20
При детальном рассмотрении процесса документооборота на
Предприятии можно выделить набор из последовательного выполнения
основных этапов (рисунок 5):
начальный этап, связанный с непосредственным созданием документа
(документ создается исходя из потребностей текущей деятельности
Предприятия – это может быть приказ, распоряжение или служебная
записка, адресованные как к конкретному подразделению, так и ко
всем подразделениям);
исполнение требований и (или) предписаний нового документа
исполнителем – контроль за исполнением документа устанавливается
сроками исполнения и указывается в документе, и выполняется
локальным руководителем непосредственного исполнителя;
по результатам исполнения документов исполнитель отчитывается
перед непосредственным руководителем в письменной или устной
форме; непосредственный руководитель направляет данный отчет в
своей редакции на уровень выше по схеме обработки документа – и так
до инициатора документа.
21
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции процесса
документооборота
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Следует более детально рассмотреть основные этапы движения
документа, начиная от создания и заканчивая его исполнением. На рисунке 6
приведена диаграмма декомпозиции процесса создания документа.
22
Рисунок 6 – Диаграмма процесса создания документа
В соответствии с приведенной диаграммой выделяются следующие
основные шаги создания нового документа:
непосредственное создание нового документа – составление текста
документа и его содержания на основе нового или существующего
шаблона (бланка, приказа и т.д.), с указанием в соответствующих
графах назначенного исполнителя (или исполнителей) и сроков
исполнения (согласования); в документе также перечисляются
различные примечания и приложения с указанием их
месторасположения или ссылок на них (если они существуют в
электронном виде);
визирование созданного документа руководителем отдела,
составившего документ – документ должен быть принят на исполнение
только в случае наличия визы соответствующего руководителя;
23
создание необходимого количества копий документа (если документ
предназначается для нескольких адресатов) и направление всех копий
указанным сотрудникам через их руководителей;
поскольку вся документация подлежит учету в архиве документов, то
каждому новому документу присваивается свой регистрационный
номер, который вписывается в соответствующий раздел журнала
делопроизводства Предприятия.
На рисунке 7 приведена диаграмма потоков данных (DFD),
показывающая схему основных информационных потоков документооборота
на Предприятии.
Диаграммы DFD показывают внешние по отношению к системе
источники данных, идентифицируют логические функции (процессы) и
группы элементов данных, связывающие одну функцию с другой (потоки), а
также идентифицируют хранилища данных, к которым осуществляется
доступ [12]. Из диаграммы потоков данных, приведенной на рисунке 7,
видно, что основными информационными потоками документооборота на
Предприятии являются:
созданные новые документы;
завизированные (согласованные) документы;
номера документов, присвоенные в журнале делопроизводства;
результаты по исполнению документов.
В ходе делопроизводства применяются такие источники (хранилища)
данных, как:
журнал регистрации документов;
активные документы – находящиеся на согласовании (исполнении), о
которых есть соответствующая запись в журнале.
24
Рисунок 7 – Диаграмма потоков данных документооборота
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В рассмотренных функциональных диаграммах и диаграмме потоков
данных отражены основные функциональные составляющие
документооборота Предприятия и обеспечивающие их информационные
потоки. Чётко описанная модель даёт представление о сильных и слабых
местах бизнес-процесса [12].
На рисунке 8 приведена общая диаграмма документооборота на
Предприятии, из которой виден весь жизненный цикл отдельно взятого
документа:
создание нового документа (приказа, служебной записки,
распоряжения и т.д.);
регистрация нового документа и распространение его исполнителям
первой ступени (на этом этапе документы могут исполняться,
согласовываться или перенаправляться исполнителям следующих
ступеней);
25
регистрация исполнения документа, сопровождающаяся устным или в
установленной письменной форме отчетом по результатам исполнения.
Рисунок 8 – Диаграмма документооборота
Анализируя все рассмотренные диаграммы, можно установить
следующие недостатки в текущей системе документооборота:
скорость, с которой конечные адресаты получают на исполнение
документы (приказы, распоряжения), сравнительно низкая для
обеспечения эффективного и оперативного взаимодействия и работы
подразделений; скорость получения исполнителями и инициаторами
соответствующих уведомлений о новых задачах или их исполнении
также невысокая;