26
создание, компоновка и передача документов исполнителям
осуществляется по принципу «из рук в руки», что неизбежно приводит
к необходимости выполнять последовательность рутинных операций,
снижающих общую производительность подразделений и
эффективность их взаимодействия;
существующая система регистрации новых документов в «твердой
копии» журнала приказов и распоряжений неэффективна, поскольку
она отнимает лишнее время, затрудняет поиск запрошенного архивного
документа; кроме того, такая система не исключает человеческого
фактора: возможности допущения элементарных ошибок ввода;
нет системного разграничения полномочий и прав доступа к
документации Предприятия;
отсутствует система автоматизированного контроля и соблюдения
сроков исполнения распоряжений и приказов как со стороны
инициаторов (контроль), так и со стороны самих исполнителей
(уведомления).
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Система обеспечения информационной безопасности на Предприятии
регламентируется политикой информационной безопасности (ПИБ) –
документом, предписывающим всем пользователям компьютерной техники
Предприятия соблюдать правила сбора, подготовки, использования и обмена
информацией в рамках своей прямой деятельности.
ПИБ предписывает всем пользователям:
обладать квалифицированной подготовкой и навыками работы с
компьютерной техникой, соответствующими сервисами и
программами;
проходить контроль и обучение работе на компьютере и в
специализированных программных системах;
27
получить и иметь авторизованный доступ к выделенным ему ресурсам;
соблюдать утвержденную политику ИБ.
При приеме на работу сотрудники информируются о правилах
хранения, обмена и обработки документов, использования общедоступных и
сетевых ресурсов. К работнику, нарушившему требования политики ИБ,
могут применяться различные взыскания: от выговора до увольнения.
Мероприятия, предписываемые ПИБ для повышения уровня
информационной безопасности, определяют:
использование электронной почты для переписки исключительно с
целью выполнения своих обязанностей по трудовому договору;
для переписки использовать только корпоративную почту;
контроль объема электронных писем – не более 50 МБ;
оформление корреспонденции в соответствии со стилем Предприятия;
применение антивирусного пакета «Лаборатория Касперского» с
корпоративной лицензией сроком 1 год (каждый год период действия
лицензии продляется);
запрет использования развлекательных порталов и социальных сетей в
рабочее время.
Защита информационных ресурсов и данных от внешних угроз и
вирусов имеет несколько уровней:
антивирусный контроль на почтовом сервере провайдера;
защита от внешних вторжений, вирусов с Интернет-сайтов и трафика;
антивирусный контроль файлов и почтовых вложений с помощью
антивирусных программ на серверах;
персональные антивирусные пакеты на рабочих станциях
пользователей.
За каждым пользователем закреплён компьютер, монитор и набор
периферийной техники, которые имеют идентификационный инвентарный
28
номер – закрепленный пользователь несет материальную ответственность за
порчу или утерю технических средств.
Защита информации серверного кластера регламентируется
следующими ограничения доступа:
права доступа в серверное помещение в соответствии с должностью;
запись события получения доступа в серверное помещение в
соответствующем журнале;
разблокировка датчиков открытия двери у оперативного дежурного
службы безопасности.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«как должно быть»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Одним из примеров систем электронного документооборота является
продукт, производимый на широко известной и популярной платформе 1С –
«1С: Документооборот». Как и любой другой продукт от 1С, «1С:
Документооборот» – это полностью конфигурируемая система, которая
должна быть настроена под конкретное предприятие.
Применение продуктов 1С, как правило, требует аутсорсинга для
обслуживания или наличия в собственном штате компетентного 1С-
программиста. В обоих случаях это влечет дополнительные периодические
затраты и определенные неудобства для Предприятия.
Другим примером системы электронного документооборота может
являться программный продукт «DocSpace» [20] от фирмы «Conteq». Данный
продукт в рекламных материалах позиционируется как универсальная
многофункциональная информационная система электронного
документооборота. Однако, на специализированных интернет-форумах
присутствует множество отрицательных отзывов от пользователей этой
системы, которые в процессе ее эксплуатации столкнулись тем, что
29
большинство заявленных функций приходится дорабатывать или вообще
переделывать [21].
В качестве еще одного примера можно привести систему «ЕВФРАТ-
Документооборот» от разработчика «Cognititve Technologies». Данная
система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с
документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации.
Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики
относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное
решение. К недостаткам данной системы можно отнести политику
разработчика в области ценовой политики использования продукта:
внедрение, конфигурация, сопровождение и все другие операции по
адаптации системы к процессам предприятия осуществляются разработчиком
на коммерческой основе по отдельному договору.
В таблицу 1 сведены основные характеристики рассмотренных систем
электронного документооборота.
Таблица 2
Сравнительная характеристика СЭД
Требование /
Характеристика
1С:
Документооборот
DocSpace
ЕВФРАТ-
Документооборот
Стоимость (на 30-
50 рабочих мест)
(источник: оф.
сайт программы,
на 21.02.2019 г.)
228 400 руб.
(10 активных
пользователей
одновременно)
350 000 руб.
333 200 руб.
Возможность
настройки
При выборе
конфигурации
заказа
100 000 руб.
Создание форм
документов любой
сложности без
программирования
Возможность
расширения
функций
В соответствии с
прайсом 1С
20 000 руб.
за 1 день
трудозатрат
Есть
Возможность
сопровождения
В соответствии с
прайсом 1С
Бесплатно 1
год, потом:
200 000 руб.
на 100 часов
в месяц.
20% от стоимости
лицензий и
внедрения в год (но
не меньше 32 тысяч
рублей).
Обучение
В соответствии с
20 000 руб.
Пользователь -6 000
30
использованию
прайсом 1С
рублей
Продолжение таблицы 2
Требование /
Характеристика
1С:
Документооборот
DocSpace
ЕВФРАТ-
Документооборот
Автоматизированный
учет документов
+
+
+
Состав
пользователей СЭД –
обычные
пользователи
(исполнители) и
руководители
настраивается
-
возможен
Хранение истории
изменения состояния
документов
+
+
+
Просмотр
развернутого
«дерева» событий
документа
-
-
-
Хранение всей
информации о
документах в БД
+
+
+
Автоматическое
создание задачи
ответственному
исполнителю,
связанной с
исполнением
документа
-
-
-
Хранение операций с
документом с
отметкой времени
+
+
+
Возможность
самостоятельного
расширения функций
Программирование
функций на
встроенном языке
Открытый
исходный
код
Невозможно
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько типов стратегии автоматизации: по участку, по
направлению, комплексная и хаотичная.
31
В данном случае автоматизируется не какой-то участок Предприятия, а
сама система документооборота. Таким образом, очевидно, что для
автоматизации выбранной задачи больше всего подходит стратегия
автоматизации по направлению. Автоматизация по направлению
подразумевает под собой автоматизацию отдельных направлений
деятельности Предприятия и предполагает участие в этом процессе всех
организационных подразделений, задействованных в функционировании по
автоматизируемому направлению. Направлением автоматизации в данном
случае будет – совершенствование системы документооборота Предприятия.
Такой подход к автоматизации широко применяется на практике и в
дальнейшем интеграция уже автоматизированных направлений в рамках
всего предприятия не будет связана с серьезными препятствиями.
Выбранная стратегия автоматизации предполагает выполнение
нескольких основных этапов:
1. Формирование целей и задач проекта, проверка целесообразности
проекта, определение бюджетов и намечивание показателей, которые
должны быть достигнуты.
2. Разработка требований к проекту информационной системы. При
этом для формализации требований широко используется методология RUP
[16], в которой определены следующие равноправные понятия требования
[14]:
условия или возможности, необходимые пользователю для решения
проблем или достижения целей;
условия или возможности, которыми должна обладать система или
системные компоненты, чтобы выполнить контракт или
удовлетворять стандартам, спецификациям или другим формальным
документам;
документированное представление условий или возможностей для
предыдущих двух пунктов.
32
4. Разработка проекта системы, включая моделирование программного
обеспечения в виде различных моделей в нотация UML и других,
проектирование информационного обеспечения системы (базы данных),
определение архитектуры системы. В результате данного этапа должен быть
получен технический проект системы в виде набора моделей, выполненных в
CASE-системах или в виде любого другого формального описания. Для
проектирования программного обеспечения широко используется язык
визуального моделирования UML (Unified Modelling Language). UML – это
язык для определения, визуализации, конструирования и документирования
моделей программных систем. [15]
5. Реализация технического проекта системы с помощью выбранных
средств разработки (среды программирования, платформы, СУБД и т.д.).
Данный этап может быть существенно облегчен, если при разработке
технического проекта на предыдущем этапе применялись CASE-средства,
поддерживающие возможности Forward Engineering и Database Engineering
6. Тестирование системы. На этапе тестирования проверяется не только
правильность работы программы, но также и ее устойчивость – величина,
характеризующая способность программного продукта сохранять
нормальную работоспособность при отклонении условий функционирования
различной степени.
7. Внедрение и сопровождение системы. Для того, чтобы на этом этапе
был получен максимальный эффект на перспективу, при техническом
проектировании системы следует придерживаться модульной архитектуры
системы, позволяющей сделать систему не сложной для последующих
модификаций и облегчающий ее понимание для системного программиста.
Непосредственная стратегия автоматизации предметной области может
быть описана в виде моделей бизнес-процессов документооборота в нотации
«TO BE», то есть как должно быть.
33
Таким образом, предлагаемая схема автоматизации документооборота
на Предприятии будет подразумевать применение новой информационной
системы для автоматизации процессов документооборота.
На рисунке 9 приведена модифицированная контекстная диаграмма
документооборота на Предприятии после реинжиниринга.
Рисунок 9 – Контекстная диаграмма TO-BE процесса
документооборота
В рамках автоматизации процессов документооборота документы
теперь будут электронными (с возможностью их печати) и храниться на
сервере документов. При этом назначенные исполнители документов будут
получать через новую систему соответствующие задачи по согласованию или
исполнению документов.
Теперь контроль сроков исполнения каждого документа будет
выполняться автоматизированными средствами, которые будут создавать
оповещения как для исполнителей, так и инициаторов.
34
Таким образом, принципиально изменяется процесс создания и
регистрации в системе новых документов.
Все изменения отображены на диаграмме декомпозиции процессов
документооборота на рисунке 10.
Рисунок 10 – Диаграмма декомпозиции (TO-BE)
документооборота
В рамках проведенного реинжиниринга будут также автоматизированы
такие процессы, как подготовка, хранение и организация всего жизненного
цикла документа, его согласование и отправка на исполнение, а также
автоматизированный контроль исполнения.
Декомпозиция задачи создания документов поле реинжиниринга почти
полностью модифицирована. Операции по управлению движением
документа по подразделениям теперь могут быть выполнены прямо со своих
рабочих мест всеми задействованными участниками процесса. Также может
осуществляться и контроль за исполнением документов.
35
Модифицированная диаграмма декомпозиции процесса создания
нового документа приведена на рисунке 11.
Рисунок 11 – Диаграмма декомпозиции (TO-BE) создания
документа
В рамках автоматизации документооборота информация о каждом
документе будет храниться в централизованной базе данных. При создании
документа в системе также будут создаваться соответствующие задачи
исполнителям на согласование или исполнение документа. О получении
данных задач назначенные исполнители будут оповещены автоматически
самой системой. Для каждой такой задачи от исполнителя должна
последовать реакция в системе, которая будет инициировать изменение
текущего статуса документов в базе данных, что даст возможность
просмотреть всю историю жизненного цикла документа: от его создания и
выполнения с ним всех действий всех исполнителей, вовлеченных в процесс,
до момента конечного исполнения документа.