17
1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Труд как целесообразная деятельность по производству материальных
благ и услуг является необходимым условием существования всякого общества.
Доля труда исчисляется в единицах рабочего времени: часах и днях.
Поэтому существует необходимость учета рабочего времени,
управления кадрами, как в рамках предприятий, так и в масштабах государства
в целом, что нашло закрепление в разных нормативных положениях. Так,
согласно ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учет времени
и управление кадрами
3
.
Фактически отработанное время складывается из времени, в течение
которого работник исполняет трудовые обязанности в соответствии с
правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора.
Оно может быть больше или меньше установленной для работника
продолжительности смены (например, в случаях, когда работник работал
сверхурочно, продолжительность его работы превысит установленное время
работы, а если простаивал — время работы соответственно уменьшится).
Учет фактически отработанного и неотработанного каждым работником
времени, в Администрации производится по отдельным структурным
подразделениям и ведется таким образом, чтобы данные учета позволили
руководству обеспечить контроль:
– за своевременной явкой сотрудников на работу и их уходом с
работы по окончании рабочего дня или смены;
– нахождением работников в рабочее время на рабочих местах, а
также за своевременным их уходом и приходом во время обеденного перерыва;
– простоями и другими видами потерь рабочего времени.
3
Трудовой кодекс Российской Федерации текст с изменениями и дополнениями на 1 октября 2019 г.
Москва: Эксмо 2019. 336с. – С. 72.
18
Наличие у руководителей Администрации информации об
использовании рабочего времени позволяет им своевременно выявить
упущения в организации труда, соблюдать нормативные права работников на
отдых, предотвратить нарушения дисциплины, а также принимать меры по их
предупреждению и устранению.
Затраты рабочего времени - это мера оплаты труда. Сокращение всех
потерь рабочего времени связано с ростом эффективности работы.
В процессе учета рабочего времени, руководители подразделений
Администрации ежедневно заполняют записку учета рабочего времени, в
которой указывают о всех нарушениях дисциплины, опозданиях, неявке на
работу. Кроме того на проходной лежит журнал учета рабочего времени, в
котором каждый сотрудник ежедневно расписывается при приходе на работу и
ухода с нее. .Кадровые работники ежедневно заполняют табель учета рабочего
времени, в котором указывают о количестве отработанных часов сотрудников и
их неявке на работу. Процесс работы в Администрации тесно связан с
командировками, о которых в журнал учета командировок вносится
соответствующая запись. Соответственно, если кто-то болеет, то
предоставленный больничный лист, учитывается в журнале больничных
листов. Такой же учет ведется и по отпускам, по приказам и заявлениям
сотрудников. В течении месяца, работники отдела кадров фиксируют эту
информацию в журналах, на основании которых составляют отчет для
бухгалтерии, о командировках, отпусках, болезнях, учебе сотрудников.
Кроме того учет рабочего времени используется для составления
статистической отчетности по труду, возлагаемому на организацию.
Не удивительно, что в процессе данного рутинного труда в нагруженном
темпе нередко возникают ошибки и сложности в работе сотрудников.
В результате выполнения учета рабочего времени в бумажном режиме
присутствует множество недостатков:
– сложность в поиске данных;
19
– трудности их систематизации;
– низкая скорость обработки информации;
– большие временные затраты на учет рабочего времени и другие.
При автоматизации процесса появятся следующие преимущества:
– легкость накопления и хранения данных;
– простота фильтрации и отбора информации;
– легкость формирования отчетной документации;
– простота контроля рабочего времени руководством и другие.
В результате анализа комплекса задач по автоматизации отдела кадров,
выбран процесс документооборота отдела кадров Администрации, связанный с
учетом использования рабочего времени, так как он ведется традиционным
(бумажным) методом, и именно в этой точке существуют сложности учета.
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Обычно бизнес-процессы представляют в широко известной нотации
функционалъного моделирования IDEF0, используемую для отображения
структуры и фунций процесса, а так же для отображения потоков информации
4
.
Наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа
и проектирования, в процессе которых CASE-средства обеспечивают качество
принимаемых технических решений и подготовку проектной документации
5
.
Для отдела кадров внешние объекты - это сотрудники организации,
статистические организации, государственные организации, ТКРФ и др.
Определим место проектируемой задачи в комплексе задач, использовав
моделирование бизнес-процесса «Документооборот отдела кадров».
Входящие стрелки показывают, какие условия должны быть выполнены
одновременно для осуществления процесса
6
.
4
Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России/
Москва: ИПК Издательство стандартов 2000.- 75 - С. 5.
5
Гвоздева Т.В. Проектирование информационных систем. Стандартизация. Учебное пособие / Т.В.
Гвоздева, Б.А. Баллод – СПб: Лань, 2019. – 252с. – С.204.
20
На рисунке 4 показана контекстная диаграмма, которая описывает
выполнение БП «Внешнее окружение отдела кадров».
Рассмотрим составные части контекстной диаграммы.
Рисунок 4 – Контекстная диаграмма «Внешнее окружение отдела
кадров»
На диаграмме видно:
- входящими документами являются: данные учета рабочего времени с
проходной, записки рабочего времени из подразделений, больничные листы,
приказы руководства, заявления сотрудников, постановление
законодательных органов
7
;
- исходящие документы отдела кадров – командировочное
удостоверение, отчет по командировкам, отчет по отпускам, отчет по
больничным, табель, отчет о передвижении сотрудников и, в случае
необходимости, статистический отчет по труду и заболеваниям.
Основными посетителями отдела кадров являются
- сотрудники, с целью подачи заявления.
Управление указанного БП выполняется с помощью:
6
Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России/
Москва: ИПК Издательство стандартов 2000.- 75с. - С. 7.
7
Семенихин В.В.Кадровый документооборот. Практическое пособие/-Москва:Эксмо2010.-384с.- С.38.
21
- законодательства РФ (Трудовой Кодекс, законы, нормативные акты).
Механизмы, которые осуществляют указанный БП:
- сотрудник отдела кадров.
Контекстная диаграмма не отображает полностью всей специфики
выполнения БП. На рисунке 5 показана детализации процесса
документооборота в отделе кадров.
Рисунок 5 – Декомпозиция первого уровня «Документооборот в
отделе кадров»
На декомпозиции видно, что входящие документы: ТКРФ, журнал с
проходной, больничные листы, приказы, заявления, записки о рабочем времени
из подразделений – документы которые сотрудники ОК регистрируют,
учитывают, разносят по формам и журналам учета, заполняют бланки.
По истечении месяца, на основании журналов учета и табеля, работники
ОК формируют и сдают ежемесячные отчеты: по больничным листам, по
командировкам, по отпускам - для бухгалтерии, заполненный табель сдают в
архив, формируют отчет о передвижении кадров и в случае необходимости
статистический отчет по труду и заболеваниям.
22
Чтобы определить какие входящие документы, формы учета и бланки
участвуют в каждом процессе документооборота, необходимо рассмотреть
каждый процесс документооборота отдельно.
Процесс учета командировок рассмотрен на рисунке 6:
Рисунок 6 – Декомпозиция «Учет командировок»
Внешние входящие документы, данного процесса, для отдела кадров -
это приказ о командировке, заявление на командировку, ТКРФ.
Внутренние входящие документы – это личное дело сотрудника, журнал
учета командировок, командировочное удостоверение.
В процессе оформления документов, работники отдела кадров вносят
запись в личное дело сотрудника, регистрируют в журнале учета командировок
заявление сотрудника, приказ руководителя, информацию о командировке,
заполняют табель, выписывают командировочное удостоверение.
Выходными документами данного процесса являются: командировочное
удостоверение, личное дело с записью о командировке, сформированный
табель, который сдается в архив, ежемесячный отчет для бухгалтерии о
командировках и отчет о перемещении кадров.
23
Внутренние входящие документы при оформлении отпуска, это личное
дело сотрудника, в которое вносится отметка о предоставлении отпуска,
журнал учета отпусков, табель.
В процессе работы сотрудники отдела кадров регистрируют в журнале
учета отпусков заявление сотрудника, приказ руководителя, информацию об
отпуске, делают отметку в личном деле сотрудника, заполняют табель и
формируют отчет по отпускам и отчет о передвижении кадров.
Процесс учета отпусков рассмотрен на рисунке 7:
Рисунок 7 – Декомпозиция «Учет отпусков»
Внешние входящие документы при оформлении отпуска - это ТКРФ
подписанное заявление сотрудника о предоставлении отпуска (ежегодного, без
содержания, по уходу за ребенком и др.) и приказ руководителя организации
8
.
Исходящие документы в процессе документооборота – это личное дело с
отметкой об отпуске, сформированный отчет об отпусках в бухгалтерию, для
8
Трудовой кодекс Российской Федерации текст с изменениями и дополнениями на 1 октября 2019 г.
Москва: Эксмо 2019. 336с. – С. 88.
24
расчета с сотрудниками, сформированный табель в архив и сформированный
отчет о передвижении кадров.
В процессе оформления больничного листа, внешние входящие
документы – это больничный лист и Трудовой Кодекс Российской Федерации.
Внутренние входящие документы – это журнал регистрации
больничных листов, табель, личное дело. В процессе работы, сотрудники
отдела кадров делают соответствующую запись в журнале регистрации
больничных листов, заполняют табель. В случае, если дана инвалидность, или
есть рекомендации врача, переводят работника на легкий труд или неполный
рабочий день
9
. Процесс учета больничных листов рассмотрен на рисунке 8:
Рисунок 8 – Декомпозиция «Учет больничных листов»
В соответствии с данными журнала, сотрудники заполняют
ежемесячный отчет в бухгалтерию о сроках болезни работников
Администрации, формируют отчет о передвижении кадров, и, в случае
необходимости, формируют статистический отчет по труду и заболеваниям.
9
Трудовой кодекс Российской Федерации текст с изменениями и дополнениями на 1 октября 2019 г.
Москва: Эксмо 2019. 336с. – С. 122.
25
Исходящими документами при регистрации больничного листа
являются: сформированный отчет в бухгалтерию, сформированный
ежемесячный отчет о передвижении кадров и сформированный статистический
отчет по труду и заболеваниям.
Входящая информация при заполнении Табеля, это ТКРФ, журнал учета
командировок, журнал учета отпусков, журнал учета больничных листов,
данные журнала учета рабочего времени с проходной и ежедневные записки от
руководителей подразделений, в которых отмечается количество отработанных
часов каждым сотрудником, сверхурочные часы, а так же дисциплинарные
взыскания на не добросовестных работников. Работники отдела кадров
заполняют табель учета рабочего времени, в котором обязательно указывается,
сколько часов ежедневно отработал сотрудник, каждого подразделения.
Процесс формирования табеля рассмотрен на рисунке 9:
Рисунок 9 – Декомпозиция «Табель»
Данные табеля являются входящей информацией для отчета по
командировкам, отчета по отпускам, отчета по больничным листам, отчета по
26
передвижению кадров на основании которого, в случае необходимости
заполняется статистический отчет по труду и заболеваниям.
Кроме того, в Администрации существует необходимость составления
разного рода аналитических и статистических отчетов, которые включают в
себя анализ работы за отчетный период, количество отработанных дней, часов,
количество сверхурочных часов, количественные и качественные показатели
что выполнить оперативно – очень затруднительно.
В (Приложение 6) представлена таблица обзора затрат времени при
оформлении документов в бумажном варианте описаны некоторые временные
характеристики для рассмотрения процесса, который осуществляется в ручном
режиме. Таким образом, за один день, среди прочих дел, как это не
парадоксально, в среднем 5,55 чел./час. один сотрудник отдела расходует
рабочее время на ведение табеля и журнала учета рабочего времени.
После моделирования основного процесса документооборота в отделе
кадров, можно сделать вывод: что, в связи с трудоемкостью организации
процесса учета рабочего времени, этот процесс нуждается в автоматизации и
для реализации этого необходимо использовать вычислительную технику.
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Работу отдела кадров можно разделитъ на три процесса. Целъю первого
процесса является сбор информации о рабочем времени сотрудников. Целъю
второго процесса является оформление документов, регистация в журналах
всех входящих документов, отметки в личных карточках, в результате
формируется банк информации. Целъ третъего процесса являются операции
сортировки, обработки, вывода результатов и сохранения информации
10
.
Необходимо учитыватъ следующие требования:
— обеспечение точности обрабатываемой информации;
— своевременное решение поставленных задач;
10
Семенихин В.В. Кадровый документооборот. Практическое пособие/ — Москва: Эксмо 2010. –
384с. - С. 52