27
— обеспечение минималъных трудозатрат и затрат на обработку данных;
— доступностъ обработки данных на компъютере;
— возможностъ решатъ задачу в различных режимах.
Эти требования могут бытъ удовлетворены несколъкими факторами:
— сокращение количества операций, особенно ручных;
— разработка системы строгого контроля входной информации;
— уменъшение объема обрабатываемых данных;
— повышение квалификации полъзователей, улучшение условий труда и,
как следствие, повышение производителъности труд.
При обработке данных желателъно исполъзоватъ массивы. Это дает
преимущества в скорости поиска, подбора, сортировки. Кроме того должна
быть возможностъ просматриватъ резулътаты перед обработкой и передачей
выходной информации.
Исполъзование компъютерных технологий при решении комплекса задач,
описанных в данной работе, обусловлено рядом факторов. Объем и качество
выводимой информации не позволят решатъ задачи без исполъзования
компъютерных технологий быстро и, главное, правилъно. Необходимостъ
постоянной связи с различными правовыми базами данных, возможностъ
исполъзования локалъной вычислителъной сети, телекоммуникационных
средств являются другими факторами, определяющими методы решения задач
с исполъзованием компъютерных технологий.
Табель учета рабочего времени участвует во многих процессах
документооборота отдела кадров. Он содержит краткую информацию о всех
процессах рабочего времени сотрудников.
В результате выполненного анализа построим фрагмент схемы
документооборота - рисунок 10:
28
Исполнитель
Действие
Пользователь
Руководство
Архив
Заполнение
документации
отдела кадров
Проверка
правильности
заполнения и
подписание
Получение копии
подписанной
документации
Рисунок 10 – Схема документооборота
В результате автоматизации данного участка документооборота отдела
кадров, предполагается получать точные сведения о посещении рабочих мест
сотрудников, сократить время на формирование ежедневных записок из
подразделений, и организовать удобную работу по учету рабочего времени.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из базовых составляющих успешной деятельности компании
любого направления считается развитие системы информационной
безопасности (ИБ).
Информация – это ценный и жизненно важный ресурс для любого
предприятия. Политика ИБ предусматривает принятие мер по защите активов
от случайного или намеренного изменения или уничтожения информации,
обеспечению конфиденциальности и целостности информации
11
.
11
Баранова Е.К. Информационная безопасность и защита информации: Учебное пособие / Е.К.
Баранова, А.В. Бабаш – М: Риор, 2018. – 400 с. – С. 15.
Табель рабочего
времени,
личное дело
Табель рабочего
времени,
личное дело
Табель рабочего
времени,
личное дело
Утвержденные
табель рабочего
времени,
отчетность
(оригинал)
Утвержденные
табель рабочего
времени,
отчетность
(копия)
29
Основным межсетевым экраном в системе Администрации является
брандмауэр CheckPoint NGX R65, который позволяет администрировать
корпоративную сеть и управлять всей инфраструктурой организации.
Основные сетевые коммутаторы и маршрутизаторы применяются от
производителя CISCO (PIX-515E (FO) и WS-C3560G-24TS), как одни с самых
надежных в своем классе, способные организовать безопасность и
инспектирование состояния сети, защищают от проникновения и являются
полнофункциональным шлюзом VPN.
Защиту от вирусов на компьютерах обеспечивает антивирус Symantec,
который защищает ИС Администрации от вирусов, вредоносных программ,
программ-шпионов и прочих угроз из Интернета.
При этом в качестве корпоративной почты применяется система
Exchange Server компании MicroSoft, который относится к программному
обеспечению сервера и служит для использования исключительно серверной
операционной системы. защищая ее от хакерских угроз и вирусных атак.
Основной прерогативой при распределении привилегий пользователей
обладает сотрудник отдела ИТ, который имеет возможность разграничить
права для всех пользователей сетей (ЛВС и глобальных).
Серверы используемой компьютерной сети расположены в отдельной
комнате отдела ИКТ, в которой применены мероприятия по обеспечении
требуемого уровня защиты данных:
– биометрические мероприятия;
– административные средства;
– технические методы.
Безопасность системы реализуется через идентификацию и
аутентификацию зарегистрированных пользователей. Вход и регистрация
разграничены, и определяются отдельными атрибутами: логином и паролем.
Технически ИБ и защита данных осуществляется при применении системы
паролей к ресурсам автоматизированной ИС разного уровня: пароли входа в
30
ОС, пароли для использования программ в ИС, пароли на изменение данных,
пароли для удаления данных и другие
12
.
Пароль — экран, отгораживающий законных пользователей системы от
посторонних, пройдя сквозь который, санкционированный пользователь
получает доступ ко всей информации
13
.
Каждый сотрудник Администрации ответственен за поддержание
информационной безопасности ЛВС. Сотрудникам Администрации разрешено
пользоваться интернетом только в рабочих целях. Не разрешается использовать
Интернет для хранения корпоративных данных.
При поступлении на работу в Администрацию, сотрудники -
пользователи ЛВС, изучают и подписывают инструкцию по регламентации
работы пользователей ЛВС, которая регулирует порядок допуска к
информации, правила обращения с информацией и предупреждает об
ответственности за нарушение. Согласно данной инструкции и действующему
закону РФ, пользователю запрещается фиксировать учетные данные на твердых
носителях, самовольно устанавливать программное обеспечение, допускать к
подключенной станции посторонних лиц, оставлять подключенное к сети место
без контроля, работать в сети при обнаружении неисправностей, копировать
информацию на неучтенные носители и другие
14
.
Однако, несмотря на то, что Администрация – это орган
государственной власти и в документах отдела кадров Администрации
храниться много конфиденциальной информации, ведение документооборота
отдела кадров фиксируется в бумажном формате, в результате, обеспечение
информационной безопасности состоит на крайне низком уровне.
12
Балдин, К.В. Информационные системы в экономике : учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - 7-е
изд. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017. - 395 с. – С.68.
13
Баранова Е.К. Информационная безопасность и защита информации: Учебное пособие / Е.К.
Баранова, А.В. Бабаш – М: Риор, 2018. – 400 с. – С.18.
14
Федеральный закон РФ No149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» Законы Российской Федерации./Москва: Омега-Л 2007. 24с. – С.11.
31
При реализации бумажного варианта ведения документов велика
вероятность потери документов при случайном или намеренном уничтожении.
Такая система хранения документов может спровоцировать кражу информации,
как злоумышленником, так и штатным сотрудником организации.
При применении автоматизированного варианта работы отдела кадров
показатель ИБ может значительно повысится.
В результате анализа системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации Администрации, можно сделать вывод,
что техническое и программное обеспечение, которое применяется в
Администрации, является полноценным средством для безопасности и защиты
информации, однако, автоматизация документооборота отдела кадров
существенно повысит информационную безопасность данного отдела, и, как
следствие, информационную безопасность всей Администрации.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Совершенствование ведения документооборота отдела кадров можно
осуществлять за счет программ, ориентированных на отделы кадров, а так же за
счет технического обслуживания, которое предоставляется разработчиком.
Информационная система предназначена для своевременного
обеспечения надлежащих людей надлежащей информацией, то есть для
удовлетворения конкретных информационных потребностей в рамках
определенной предметной области
15
. Произведем анализ программ,
существующих на рынке, аналогичных разрабатываемому ПО.
Система SAP HR действует не только фрагментарно, но и подчиняется
общей логике менеджмента компании со стратегией развития. Основные
функции ПО: администрирование персонала, описание организационной
структуры, учет рабочего времени, расчет зарплаты, формирование отчетов.
15
Гвоздева Т.В. Проектирование информационных систем. Стандартизация. Учебное пособие / Т.В.
Гвоздева, Б.А. Баллод – СПб: Лань, 2019. – 252с – С. 157.
32
На рисунке 11 показан интерфейс программы SAP HR.
Рисунок 11 – Интерфейс программы «SAP HR»
Недостаток программы - перегруженный функционал и высокая цена.
Программа «Сотрудники предприятия 2.7.9» компании Arax Group
предназначена для выполнения кадрового учета разного рода предприятий и
имеет сравнительно невысокую цену. Она может одновременного вести
документооборот, сразу по нескольким филиалам предприятия, предоставления
информации по свободным вакансиям, упорядочивание карточек сотрудников
по разным показателям, что полезно для создания статистических отчетов.
На рисунке 12 показан интерфейс программы Сотрудники предприятия.
Рисунок 12 – Интерфейс программы «Сотрудники предприятия»
33
Недостатками данной программы являются: перегруженность
ненужными для работы функциями, что будет мешать малоопытному
оператору и затрачивать дополнительные ресурсы на выполнение работы.
«Отдел кадров +» позволяют вести документацию по таким секторам
информации как: личные данные, куда входят паспортные сведения,
ксерокопии паспортов, сведения о браке и детях, возможно, фотографии,
начисления, где размещают информацию о поступлениях денежных средств на
зарплатную карточку работника, учет рабочего времени, образование.
Интерфейс программы «Отдел кадров+» показан на рисунке 13:
Рисунок 13 – Интерфейс ПО «Отдел кадров +»
Недостаток данной программы это достаточно громоздкий и сложный
для использования и понимания интерфейс, высокая стоимость.
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом простая и удобная в
исполъзовании, имеет простой, красивый и удобный интерфейc. Эта программа
подходит Администрации, так как в компании уже установлены и настроены
программы 1С:Предприятие и 1С:Бухгалтерия 8.3. Но и она имеет свои
недостатки: высокая стоимостъ покупки, интерфейс, в котором совмещены две
программы, «управление персоналом» и «зарплата», которая для
34
Администрации практически бесполезна, так как программа 1С:Бухгалтерия 8.3
охватывает все сферы деятельности бухгалтерского учета.
Интерфейс программы показан на рисунке 14:
Рисунок 14 – Интерфейс ПО 1С:«Зарплата и Управление
персоналом»
Сравнительная таблица программ аналоги приведена в (Приложение 8).
В результате сравнения программных продуктов для отделов кадров, мы
выяснили, что в настоящее время на рынке не существует программы, которая
бы использовалась только для документооборота. Во всех описанных
программах присутствует излишний функционал, который будет мешать
неопытным работникам, осваивать автоматизацию. Необходимая программа
для Администрации должна учитывать недостатки вышеперечисленных
программных продуктов, а именно, должна быть недорогой, с удобным и
понятным пользователю интерфейсом, легко интегрироваться в программное
обеспечение Администрации. Следовательно, возникла необходимость
доработать имеющуюся в Администрации программу 1С:Предприятие путем
создания программного модуля для отдела кадров учитывая технические и
программные возможности организации.
35
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Прежде всего, стратегия автоматизации должна соответствовать
приоритетам и задачам Администрации. Реализация стратегии по
автоматизации документооборота проходит в несколько этапов:
— анализ текущего состояния документооборота в отделе кадров;
— разработка проекта автоматизации (будущего состояния)
документооборота в отделе кадров Администрации;
— стратегический план перехода из одного состояния в другое.
Под анализом текущего состояния документооборота, понимается сбор и
представление информации о документообороте и деятелъности отдела кадров,
для правильного выбора и далънейшей разработки автоматизации.
Разработка проекта – это многоуровневая задача. Установление
объективных критериев отбора - функциональность, стоимость, перспективы
развития, поддержка и интеграция для дальнейшего внедрения проекта
16
.
Существуют следующие основные стратегии внедрения системы:
Хаотичная – автоматизация отдельных, между собой не связанных
операций, выполняемых одним или несколькими сотрудниками. Недостатком
данной стратегии являются оставшиеся неавтоматизированные участки, а так
же вероятность повторного ввода информации при размещении ее в разных
приложениях. Хаотичная автоматизация показывает низкую эффективность.
По участкам – автоматизация происходит на участке с одной или
несколькими задачами выполняемыми сотрудниками отдела, не привязываясь к
бизнес-процессам предприятия. Данная стратегия выгодна в том случае, когда
для внедрения комплексной автоматизации недостаточно средств в
организации, а автоматизация данного участка даст ощутимый экономический
эффект. Процесс автоматизации по участкам - это постепенное внедрение.
По направлениям – предполагает автоматизацию всех подразделений
участвующих в процессе деятельности организации, связанных с
16
Балдин, К.В. Информационные системы в экономике : учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - 7-е изд.
- М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017. - 395 с. – С. 184
36
автоматизируемым направлением, то есть автоматизируется один или
несколько бизнес-процесс от начала и до конца. Такая автоматизация требует
реинжиниринга бизнес-процессов и создания модели всего предприятия.
Полная – автоматизируются все функции и все бизнес-процессы
организации. При комплексной автоматизации, внедрение системы
максимально эффективно. Недостатком является большая стоимость и высокие
требования к самому процессу управления в период внедрения системы.
Среди нескольких вариантов определения стратегии выполнения
автоматизации, будет выбрана стратегия автоматизации по участкам. Данная
стратегия выгодна тем, что для внедрения комплексной автоматизации в
Администрации недостаточно средств, а автоматизация данного участка даст
ощутимый экономический эффект.
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существуют следующие методы приобретения ИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка ИС (покупка зарубежной или отечественной ИС);
– покупка и доработка;
– аренда ИС.
При покупке готового решения надо выбрать такое решение, которое
полностью будет соответствовать разнообразным схемам ведения бизнеса.
Заметим, что это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации могут не всегда угодить всем клиентам и их ИС получаются
перегруженными функционалом, за который надо платить.
Также готовая ИС может не подойти из-за перечня недостатков,
нехватки функциональности, плохо продуманного направления будущего
развития ИС, длительный срок адаптации под требования предприятий.
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, подходящую к бизнес-правилам Администрации в
настоящий момент. Но при изменении бизнес-процессов, возможно