Оглавление
Введение ............................................................................................................................. 3
1. Аналитическая часть .................................................................................................... 5
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и организации
Союза "Кузбасская торгово-промышленная палата". Анализ деятельности «КАК
ЕСТЬ» ................................................................................................................................. 5
1.1.1. Характеристика организации Союз "Кузбасская торгово-промышленная
палата» и ее деятельности ............................................................................................. 5
1.1.2. Организационная структура управления Союзом "Кузбасская торгово-
промышленная палата". ................................................................................................. 6
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС Союза «Кузбасская торгово-
промышленная палата». .............................................................................................. 16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации .................................................................................................................. 26
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов .......................................................................................................... 26
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач .................... 28
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи ............................................................................................................. 33
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации .................................................................................................................. 36
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ» ............................................................................................................ 38
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .................... 38
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ................................ 45
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач ............................................................................................................ 46
1.4. Обоснование проектных решений .......................................................................... 47
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ..... 47
1.4. 2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ........... 51
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .............. 53
2. Проектная часть ........................................................................................................... 54
2.1. Разработка проекта автоматизации ........................................................................ 54
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ......................................... 54
2.1.2.Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ..................... 59
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации .......................................... 60
2.2. Информационное обеспечение задачи ................................................................... 63
2.2.1. Информационная модель и её описание .......................................................... 63
2.2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................................. 66
2.2.3. Характеристика результатной информации .................................................... 74
2.3. Программное обеспечение задачи .......................................................................... 77
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ......................... 77
2.3.2. Характеристика базы данных ........................................................................ 80
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ......... 87
2.3.4. Описание программных модулей ..................................................................... 92
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание .................................. 94
3.Обоснование экономической эффективности проекта ........................................... 105
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ........ 105
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ............................. 110
Заключение ..................................................................................................................... 119
Список использованной литературы ........................................................................... 121
Приложение .................................................................................................................... 124
3
Введение
Динамично развивающаяся среда создает благоприятные условия для
создания и развития бизнеса. Но быстрый тем жизни предъявляет высокие
требования к организации бизнес процессов. Сегодня уже недостаточно
автоматизировать отдельные участки выполняемой работы, для успешного
функционирования необходима комплексная автоматизация систему управления.
Документы – это первостепенные информационные ресурсы любой
организации, не зависящие от направления ее деятельности. От правильной
организации работы с ними зависит успех работы всей организации, в виду того что
они обеспечивают информационную поддержку в принятии управленческих
решений абсолютно на всех уровнях и сопровождают все существующие в
организации бизнес-процессы.
Документооборот организации - это движение документов в организации от
момента их создания (поступления) и до завершения исполнения (отправки).
Неверная организация документооборота ведет к тому, что организация
неэффективно использует человеческие и материальные ресурсы. Примером
проблем возникающих при неэффективном документообороте может служить
следующее - сотрудники тратят большую часть рабочего времени на поиск нужных
документов, исправление ошибок, восстановление потерянных документов и т.д.
Все это тормозит, а в отдельных случаях и полностью остановить деятельность
организации.
Выбранная тема актуальна, в связи с тем, что организация развивается, с
каждым днем увеличивается ее документооборот, и как следствие возникают
трудности в обработке как внешних, так и внутренних документов, без применения
средств автоматизации.
Объект исследования: организация Союз «Кузбасская торгово-промышленная
палата».
Предмет исследования: Процесс организации электронного
документооборота.
Цель проекта: Автоматизация электронного документооборота Союз
«Кузбасская торгово-промышленная палата».
4
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
– провести анализ деятельности и дать характеристику Союз «Кузбасская
торгово-промышленная палата»;
– разобрать задачи и объекты автоматизации;
– проанализировать существующие решения организации
документооборота на предприятии;
– обосновать проектные решения;
– проработать техническое и программное обеспечение, а также
информационные средства для обеспечение системы автоматизации
документооборота;
– разработать проект автоматизации;
– спроектировать физическую реализацию базы данных;
– разработать программную реализацию информационной системы
управления документами Союз «Кузбасская торгово-промышленная палата».
– Проработать показатели экономической эффективности данного
проекта.
Методы исследования:
– анализ деятельности организации и выявления области автоматизации;
– анализ литературы, электронных семинаров и пособий по разработке и
автоматизации ИС и ПО;
– изучение литературы по оценке эффективности внедрения и
продвижения информационных систем.
5
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
организации Союза "Кузбасская торгово-промышленная палата".
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика организации Союз "Кузбасская торгово-
промышленная палата» и ее деятельности
Кузбасская торгово-промышленная палата (КТПП) – организация,
действующая на основе российской Конституции, Закона РФ «О торгово-
промышленных палатах в Российской Федерации», Устава КТПП.
В декабре 1991 на учредительном собрании Кузбасской ТПП 29 предприятий
приняли решение о создании в Кемеровской области Кузбасской торгово-
промышленной палаты (президентом выбрана Т.О. Алексеева).
Следующим шагом на пути становления стала разработка бизнес-плана
развития КТПП, который позволяет анализировать свою деятельность и более чётко
формулировать задачи, необходимые для достижения поставленных целей.
В 1999 г. Кузбасская ТПП прошла аккредитацию в системе ТПП РФ, этот факт
был официальным признанием компетентности территориальной палаты по
выполнению задач, функций и услуг, предусмотренных Законом РФ «О торгово-
промышленных палатах в Российской Федерации».
При КТПП организованы общественные формирования:
1. Агропродовольственная гильдия (2001г.);
2. Комитет по безопасности предпринимательской деятельности (2004г.);
3. Комитет по инновационной и инвестиционной деятельности (2005г.);
4. Комитет по содействию внешнеэкономической и выставочно-ярмарочной
деятельности (2007г.);
5. Экспертный совет по противодействию коррупции и недобросовестности при
осуществлении гражданских прав (2008г.);
6. Комитет по оценочной деятельности (2008г.);
7. Комитет по развитию малого и среднего бизнеса (2008г.) и др.
6
На 01.01.2017 г. количество членов КТПП составляет 838 организаций. КТПП
освоила и динамично развивает представление основных видов услуг,
предписываемых ей статусом ТПП.
Деятельность организации связана с созданием благоприятных условий для
предпринимательской деятельности, всестороннее развитие торгово-экономических
и научно-технических связей с предпринимателями как на территории РФ так и за
рубежом. Помимо этого КТПП представляет и защищает интересы
предпринимателей и их объединения независимо от форм собственности.
Компания имеет филиальную сеть в Новокузнецке и Междуреченске.
Основные экономические показатели деятельности компании приведены в таблице
1.1.
Таблица 1.1.
Экономические показатели деятельности Союз "Кузбасская торгово-
промышленная палата".
№п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя
на февраль 2016 года
1
Время работы компании на рынке
25 лет
2
Численность персонала компании
70 человек
3
Финансовый оборот компании, в год
~46-52млн
рублей
4
Количество клиентов компании в месяц
До 340
Таким образом, экономические показатели деятельности организации
свидетельствуют о ее стабильном положении на рынке, и это позволяет ей
финансировать автоматизацию бизнес-процессов.
1.1.2. Организационная структура управления Союзом "Кузбасская
торгово-промышленная палата".
На Рис. 1.1. в виде схемы представлена организационная структура Союза
«Кузбасская торгово-промышленная палата». Она включает в себя следующие
компоненты (Рис.1.1):
7
Рис. 1.1 Организационно-штатная структура Союз "Кузбасская торгово-
промышленная палата"
Генеральный директор КТПП при выполнении своей деятельности
руководствуется такими нормативными документами как: действующим
законодательством Российской Федерации, Законом РФ «О торгово-промышленных
палатах в Российской Федерации», Уставом КТПП. Он несет полноту
ответственность за последствия принимаемых решений, сохранность, а так же
эффективность использования имущества предприятия.
8
Отдел кадров. Основной задачей заместителя генерального директора по
кадровым вопросам КТПП является организация кадрового документооборота и
обеспечение качественной кадровой политики, направленной на повышение
квалификации сотрудников.
Заместитель генерального директора по кадровым вопросам Кузбасской ТПП
организует и обеспечивает:
— выполнение работы по комплектованию организации кадрами требуемых
специальностей и квалификации;
— участие в работе по подбору, отбору и расстановке кадров;
— разработка предложений по развитию, обучению персонала;
— учет личного состава организации в соответствии с унифицированными формами
первичной учетной документации;
— оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с
трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами
генерального директора, а также другую установленную документацию по
кадрам;
— формирование и ведение личных дел сотрудников, внесение в них изменения,
связанные с трудовой деятельностью;
— подготовку необходимых материалов для квалификационных и конкурсных
комиссий и представление сотрудников к поощрениям и награждениям;
— заполнение, учёт и хранение трудовых книжек, произведение подсчета трудового
стажа, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников;
— произведение записей в трудовых книжках о поощрениях и награждениях
работающих;
— учет предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за
составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
— оформление карточек пенсионного страхования, других документов,
необходимых для назначения пенсий работникам организации, установления
льгот и компенсаций;
— контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и
соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
9
— контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений
руководителя
— при приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о
рабочем времени и времени отдыха (локально-нормативные акты), ведет учет и
выдачу служебных удостоверений.
Департамент внешних экономических связей. Основные направления
деятельности департамента:
организация взаимодействия с посольствами, торговыми представительствами
иностранных государств, международными организациями, иными
зарубежными партнерами с целью налаживания взаимовыгодного
сотрудничества;
проведение консультаций по вопросам функционирования иностранных
юридических лиц на территории Кемеровской области и создания организаций с
иностранными инвестициями;
организация визитов и приемов официальных делегаций и деловых кругов;
оказание содействия организациям Кемеровской области в осуществлении
внешне-экономических связей;
консультирование организаций области по вопросам осуществления
внешнеторговой деятельности;
организация участия Кемеровской области в выставочно-ярмарочных
мероприятиях в России и за рубежом;
формирование предложений в нормативные правовые акты, регулирующие
вопросы внешнеэкономической, инвестиционной деятельности.
Отдел переводов реализует следующие виды деятельности:
осуществляет прямой и обратный перевод научно-технической, юридической,
финансовой документации, рекламных буклетов, справочников, таможенных
документов, бизнес-планов, санитарно-эпидемиологических разрешений,
личных документов граждан оформлении гражданства в Российской Федерации,
на оформление документов при выезде за рубеж и т.д.;
предоставляет переводчиков при проведении деловых переговоров,
конференций, семинаров, монтаже оборудования и т.д.;
10
оказывает консультационные услуги и экспертные заключения по качеству
перевода;
редактирует и корректирует переводы, привлекая специалистов и носителей
языка;
удостоверяет правильность перевода и легализует документы (нотариальное
заверение, проставление апостиля в Управлении юстиции Кемеровской области).
Центр делового образования. Данное подразделение создано в целях
реализации дополнительных профессиональных программ (программ
повышения квалификации), направленных на совершенствование и (или)
получение новой компетенции, которая необходима для профессиональной
деятельности, и (или) повышение профессионального уровня в рамках
имеющейся квалификации слушателей.
Главными задачами цента являются:
удовлетворение потребностей специалистов в получении знаний о
достижениях в различных отраслях научного знания, технических
достижениях;
организует и проводит обучение руководителей и специалистов организаций,
физических лиц по дополнительным профессиональным программам
(программам повышения квалификации), разработанным и утвержденным
КТПП, если иное не установлено Федеральным законом «Об образовании в
Российской Федерации» и другими федеральными законами, с учетом
потребностей лиц, организаций, по инициативе которых осуществляется
повышение квалификации;
участвует в мероприятиях КТПП;
проводит презентации ЦЕНТРА;
в соответствии с КТПП ДП -01-05-04 «Управление записями» осуществляет
управление записями;
в соответствии с КТПП ДП -01-05-05 «Управление документацией СМК»
осуществляет управление документацией;