111
Такие входные документы, как данные клиента и приходная накладная, нужны
для актуализации справочников, именно поэтому они используются только для
расчета экономической эффективности.
Таблица 3.2
Объемные характеристики потоков информации
Договор
Количество
документо-
строк в
одном
документе
Количество
документов
в месяц
Годовой объем информации в
величинах:
Документ
ах
Документ
о-строках
Символа
х
Приказ на подпись
349
13
156
54444
2376816
Подписанный
приказ
31
15
180
5580
138420
Распоряжение
15
15
180
2700
37980
Должностная
инструкция
25
48
576
14400
265536
Исходящая
корреспонденция
25
47
564
14100
170328
Входящая
корреспонденция.
31
26
312
9672
244296
Итого по входным:
1968
100896
3233376
Выходная
корреспонденция
31
15
180
5580
139500
Отчёт
502
1
12
6024
259032
Служебная записка
22
10
120
1320
122580
Итого по
выходным:
324
34932
1068588
Итого:
2292
135828
4301964
Также для расчета прямого эффекта необходимы данные о количестве
различных операций: сложения, умножения и деления, – которые представлены в
табл. 3.3.
Таблица 3.3
112
Объемные характеристики потоков информации с операциями
Документ
Количество документов
в год
Объем в одном документе
Символов записи
Операций
сложения
(вычитания)
Операций
умножения
Операций деления
Входные документы
Приказ на подпись
864
200
0
0
0
Подписанный приказ
816
200
0
0
0
Распоряжение
1200
375
0
0
0
Должностная инструкция
600
225
0
0
0
Исходящая корреспонденция
300
700
0
0
0
Входящая корреспонденция.
12
2220
0
0
0
Итого (входные)
3792
3920
0
0
0
Выходная корреспонденция
Отчёт
864
1200
6
0
0
Служебная записка
840
380
6
0
0
Итого (выходные)
1704
1580
12
0
0
Итого
5496
5500
12
0
0
Таблица 3.5
Расчет трудовых и стоимостных показателей по базовому (смешанному) варианту
113
Таблица 3.6
Расчет трудовых и стоимостных показателей по автоматизированному варианту
№
п/п
Наименование
операции
Единицы
Оборудование
Объем контроля, часов в год
Норма выработки, ед. в час
Трудоемкость Т0, часов в год
Часовая тарифная ставка, рублей
Часовая
норма амортизации
оборудования, рублей
Стоимость машинного часа, рублей
Затраты на з/п, рублей в год
Накладные расходы, рублей в год
Затраты на амортизацию, рублей в год
Затраты на машинное время, рублей в
год
Общие затраты, С0, рублей в год
1
Прием, визуальный
контроль и регистрация
Док/
строки
38520
400
100
150
-
-
14470
8680
-
-
23150
2
Обработка записей
Символы
ПЭВМ
-
-
1530
150
5
60
229350
137610
7630
91590
466180
3
Анализ результатов
(выходные
документы)
Док/
строки
121250
400
300
150
5
60
45540
27324
1520
18190
92570
4
Печать и выдача
выходных документов
Док/с
троки
ПЭВМ,
принтер
121250
5600
20
150
7
60
3250
1950
150
1300
6660
5
Итого
1948
588563
114
№
п/п
Наименование
операции
Единицы
Оборудование
Объем контроля,
часов в год
Норма выработки,
ед. в час
Трудоемкость Т1,
часов в год
Часовая тарифная ставка,
рублей
Часовая норма амортизации
оборудования, рублей
Стоимость машинного часа,
рублей
Затраты на з/п,
рублей в год
Накладные расходы, рублей в
год
Затраты на амортизацию,
рублей в год
Затраты на машинное время,
рублей в год
Общие затраты, С1,
рублей в год
1
Прием, визуальный
контроль и
регистрация
входных
документов
Док/
строки
Нет
38520
400
100
150
-
-
14470
8680
-
-
23150
2
Регистрация в
ПЭВМ
Символы
ПЭВМ
1157640
7000
170
150
5
60
24840
14900
830
9920
50490
3
Верификация
Символы
ПЭВМ
1157640
10000
120
150
5
60
17390
10430
580
6940
35350
4
Обработка
Операции
ПЭВМ
5788000000
3600000000
2
150
5
60
240
150
10
100
490
5
Анализ и выдача
результатов
Док/
строки
-
121250
400
300
150
5
60
45540
27320
1520
18190
92570
6
Печать и выдача
выходных
документов
Док/с
троки
ПЭВМ,
принтер
121250
5600
20
150
7
60
3250
1950
150
1300
6660
7
Итого
704
202062
Теперь перейдем непосредственно к расчетам. Для начала необходимо
рассчитать T
0
– трудоемкость обработки данных по базовому (смешанному)
115
варианту.
В итоге суммарные трудозатраты на обработку входных и выходных документов
составляют 1527 часов.
Далее необходимо рассчитать трудовые и стоимостные затраты по базовому
(смешанному) варианту без автоматизации, а также по автоматизированному
варианту. Результаты вычислений занесем в табл. 3.5 и 3.6. По этим таблицам видно,
что трудоемкость Т
0
обработки документов по базовому варианту без автоматизации
составляет около 1948 часов в год, а стоимостные затраты С
0
на обработку
документов – 588563 рубля в год. В то время как трудоемкость Т
1
обработки
документов по автоматизированному варианту составляет около 704 часа в год, а
стоимостные затраты С
1
на обработку документов – 202062 рубля в год.
Сравнительная диаграмма изменения трудовых и стоимостных затрат
представлена на рис. 3.1 и 3.2.
Рис. 3.1. Сравнительная диаграмма изменения трудовых затрат
T0
1948
T1
704
∆T
1244
0
500
1000
1500
2000
2500
Трудозатраты по
базовому варианту
Трудозатраты по
автоматизированному
варианту
Абсолютное изменение
трудовых затрат
Часов в год
116
Рис. 3.2. Сравнительная диаграмма изменения стоимостных затрат
Далее рассчитаем показатели эффективности от внедрения новой
информационной системы. При этом нужно учитывать погрешность, допущенную
при расчете стоимостных и трудовых затрат. Будем учитывать 15% погрешность от
показателей трудовых и стоимостных затрат.
Таблица 3.7
Показатели эффективности от внедрения новой системы
Затраты
Абсолютное
изменение
затрат
Коэффициент
изменения
затрат
Индекс
изменения
затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Трудоемкость
T
0
(час)
T
1
(час)
∆Т = T
0
– T
1
Кт =
∆Т/T
0
*100%
Iт = T
0
/T
1
от 1660
до 2240
от 600
до 810
от 1060
до 1430
64%
2,8
Стоимость
С
0
(руб.)
С
1
(руб.)
∆С = С
0
– С
1
Кс =
∆С/С
0
*100%
Ic = С
0
/С
1
от
500280
до
676850
от 171750
до 232370
от 328530
до 444480
66%
2,9
Для определения первоначальных капитальных вложений нужно рассчитать
часовую заработную плату с учетом налогов и накладных расходов, а также
C0
588563
C1
202062
∆C
386501
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
700000
Стоимостные затраты по
базовому варианту
Стоимостные затраты по
автоматизированному
варианту
Абсолютное изменение
стоимостных затрат
Рублей в год
117
количество часов, затрачиваемых на проектирование, программирование, внедрение
и отладку новой системы.
Заработная плата программиста составляет 32500 рублей без учета ЕСН. Но
нужна почасовая заработная плата: она составит 32500 / (21 * 8) = 193 рубля в час.
Следовательно, с учетом накладных расходов (60%) – до 308 рублей в час. Затраты
на проектирование и внедрение проекта представлены в табл. 3.8.
Таблица 3.8
Расчет затрат на проектирование и внедрение проекта
Вид работ
Длительность
(час)
Стоимость
(руб.)
Затраты (руб.)
Проектирование
24
308
7 392
Программирование
96
308
29 568
Отладка и внедрение
20
308
6 160
Машинная реализация
116
100
11 600
Итого:
54 720
Для расчета годового экономического эффекта от внедрения проекта нужно
учитывать, что нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений
для всех отраслей народного хозяйства составляет 15%, следовательно (3.7):
Э
мин
= 328526 – 54720* 0,15 = 320318 (руб.)
Э
макс
= 444476 – 54720* 0,15 = 436268 (руб.)
Теперь рассчитаем срок окупаемости капитальных затрат (3.9):
Т
ок1
= 54720/ 317318 = 0,17 (2,1 месяца)
Т
ок2
= 54720/ 433268 = 0,12 (1,6 месяца)
Тогда расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат составит
(3.10):
E
p1
= 1 / 0,17 = 8.88
E
p2
= 1 / 0,12 = 8.33
118
Для того чтобы проект автоматизации считался эффективным необходимо,
чтобы расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат был больше 0,7.
Как видно из расчетов, внедрение данной информационной системы является
эффективным.
Таким образом, срок окупаемости проекта составляет около двух с половиной
месяцев.
На рис. 3.3 изображена диаграмма, отображающая соотношение прямого
экономического эффекта и затрат на внедрение автоматизированной системы.
Рис. 3.3. Соотношение затрат на внедрение проекта с прямым годовым
экономическим эффектом
320318
436268
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
Прямой годовой экономический эффект Затраты на внедрение ИС
Рублей
Кп
119
Заключение
Поставленные цель, а именно автоматизация документооборота в Союз
«Кузбасская торгово - промышленная палата» нами была достигнута.
Информационная система разработана с помощью технологической
платформы 1С Предприятие 8.2, что обеспечивает ее дальнейшее развитие и
интеграцию с другими программными продуктами реализованными на данной
платформе, например бухгалтерия, кадровый учет.
В результате дипломного проектирования были решены все поставленные
задачи:
– рассмотрена организационная структура Союз «Кузбасская торгово -
промышленная палата»;
– проведен анализ деятельности Союз «Кузбасская торгово - промышленная
палата»;
– на основе анализа функционирования объекта исследования выявлены
недостатки в технологии бумажного документооборота в модели «как есть» и
разработана функциональная модель рациональной организации процессов
«как должно быть»;
– выявлено место создаваемой системы и область автоматизации;
– выполнен обзор готовых решений, рассмотрена технология автоматизации и
выбраны инструменты для реализации информационной системы;
– выбраны технические средства, информационное обеспечение и программное
обеспечение проекта;
– разработана информационная модель информационной системы;
– построена диаграмма сущность связь БД;
– выполнена физическая реализация информационной системы «Управление
документами» для Союз «Кузбасская торгово - промышленная палата»;
– рассмотрены методы оценки эффективности внедрения ИС и рассчитан
экономический эффект от внедрения.
Разработанная ИС удовлетворяет всем требованиям, поставленным на этапе
постановки задачи.
120
На основании полученных показателей эффективности, можно сделать
вывод, что ИС является рентабельной.
Результатом проектирования является ИС для Союз «Кузбасская торгово -
промышленная палата», которое имеет архитектуру клиент-сервер, функционирует
в многопользовательском режиме. В дальнейшем планируется, что информационная
система будет развиваться и дополняться новой функциональностью.