21
Размер оперативной
памяти
8
Накопители данных
Суммарный объем
жестких дисков (HDD)
500 ГБ
Объем твердотельного
накопителя (SSD)
нет
Видеокарта
Тип видеокарты
встроенный
Производитель видеочипа
Intel
Модель дискретной
видеокарты
нет
Модель интегрированной
видеокарты
Int l HD Graphics 530
Тип видеопамяти
SMA
В пользовательском сегменте размещены МФУ, Принтеры технические
характеристики которых приведены в таблице 1.5
Таблица 1.5.
Технические характеристики рабочих станций Принтеров, МФУ
Наименование
Значение
Принтер
HP LaserJet P2035n
Скорость черно-белой печати: Обычный режим: До 30
стр./мин.;Черно-белая, Технология печати Лазерная,
Рекомендуемый ежемесячный объем печати От 500 до
2500,
Kyocera
FS-1060DN
для небольшого офиса ч/б лазерная печать до 25 стр/мин
макс. формат печати A4 (210 × 297 мм)
макс. размер отпечатка: 216 × 297 мм
двусторонняя печать
Ethernet
Количество страниц в месяц 15000
22
Kyocera
TASKalfa 220
До 22 страниц формата A4 и до 10 страниц формата A3 в
минуту
Время вывода первой копии составляет 5,7 сек. или
меньше
Дополнительный дуплексный блок для снижения затрат
при двусторонней печати
Реверсивное устройство обработки документов на 50
страниц, наличие которого позволяет без проблем
копировать двусторонние оригиналы
Лазерная технология с разрешением 600 точек на дюйм и
256 оттенков серого в режиме копирования для получения
четкого текста и реалистичных фотографий
Стандартный объем бумаги 400 листов (с возможностью
увеличения до 1300 листов)
Дополнительный GDI-принтер
Долговечные компоненты обеспечивают исключительную
эффективность и надежность
Kyocera
FS-C5350DN
До 30 страниц в минуту при цветной и черно-белой печати
в формате A4
Время выхода первой страницы через 10 секунд (черно-
белый: 8.5 секунд)
Качество печати до 9600 точек на дюйм благодаря
многобитовой технологии
Стандартное устройство для двусторонней печати
(дуплекс)
До 5 податчиков бумаги, обеспечивающие объем бумаги
до 2150 листов
PowerPC 750/600 Мгц, 256 МБ ОЗУ, дополнительный
жесткий диск
Дизайн Ф.А.Порше
Исключительно низкая себестоимость печати в своем
классе
23
Xerox
Phaser 6280N
Технология печати лазерная
Тип печати цветная
Разрешение печати 600 x 600 dpi (ч/б), 600 x 600 dpi
(цв.)
Скорость печати 30 стр/мин (ч/б), 25 стр/мин (цв.)
Максимальный формат A4
Выход первой страницы 10 сек (ч/б), 10 сек (цв.)
Время разогрева 20 сек
Плотность бумаги 65- 220 г/м²
Подача бумаги 400 листов (cтандартная), 950 листов
(максимальная)
Объем памяти 256 МБ
Максимальный объем памяти 1280 МБ
Интерфейсы Ethernet 10/100, USB 2.0
Ресурс цветного картриджа 2200 стр.
Ресурс ч/б картриджа 3000 стр.
HP LaserJet P2015
Технология печати лазерная печать
Формат бумаги A4
Максимальная скорость печати (A4) 26 стр/мин (в
монохромном режиме)
Цветопередача монохромный
Разрешение печати до 1200 x 1200 dpi
Нагрузка в месяц 15000 страниц
Время выхода первой страницы 8.5 сек.
Kyocera FS-1040
До 20 страниц формата А4 в минуту
Универсальная кассета на 250 листов
Качество печати 600 точек на дюйм
Конфигурация для Windows и Mac
Компактный дизайн и эргономичность
Печать с низким уровнем шума в режиме Quiet Mode
Высокая надежность, обеспечиваемая долговечными
компонентами
24
исключительно низкие затраты на печать в своем классе
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке 1.3.
Рис. 1.3 Схема программной архитектуры
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы
на АРМ пользователей используется Windows 7 x64
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Officce 2010,
включающий в себя MS Word 2010, MS Excel 2010.
Кроме того, на АРМ пользователей установлен почтовый клиент MS Outlook
Windows 2010.
В качестве обозревателя страниц Интернет используется браузер Firefox.
25
Для целостной защиты корпоративной ЛВС от всех видов современных
интернет-угроз используется антивирусной программное обеспечение Kaspersky
Endpoint Security 10, установленное как на АРМ пользователей, так и на серверном
оборудовании.
Кроме всего прочего установлены все необходимые драйвера и стороннее
программное обеспечение, для повышения производительности компьютера.
Кроме того, используется следующее прикладное ПО:
«1С: Бухгалтерия» – для автоматизации работы бухгалтерии;
«1С: Зарплата и кадры» для автоматизации работы отдел кадров.
В филиалах, используется похожая схема с идентичным оборудованием
программным обеспечением.
«1С:Предприятие 8.2» предназначена для автоматизации ведения:
бухгалтерского, налогового, управленческого учета и учета заработной платы
сотрудников. Данные в конфигурации хранятся в СУБД MS SQL Server 2008.
Информационная система организации задействована при выполнении
следующих задач:
– обеспечение своевременной, полной и объективной информации о
результатах деятельности за определенный промежуток времени;
– обмен информацией между персональными компьютерами
сотрудников организации через локальную сеть;
– обмен информацией между персональными компьютерами,
расположенными не в данном помещении через удаленный доступ;
– получение информации через электронную почту;
– ведение документооборота и делопроизводства организации;
– хранение данных деятельности организации в электронном виде.
Внедрение «1С:Предприятие 8.2» в организации позволило создать единую
информационную базу учета кадров компании, обеспечить бесперебойный и
безошибочный расчет зарплаты, существенно сократить сроки формирования
отчетности.
1С: - это (одновременно) и технологическая платформа, и пользовательский
режим работы. Технологическая платформа представляет собой программную
26
оболочку над базой данных (СУБД Microsoft SQL Server). Клиентская часть
платформы функционирует в среде ОС Microsoft Windows.
Microsoft SQL Server — система управления реляционными базами данных
(СУБД), разработанная корпорацией Microsoft.
В качестве Служб каталогов используется Active Directory.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для реализации задачи построения модели бизнес-процесса предметной
области, необходимо на словесном уровне описать деятельность организации,
описать существующие бизнес-процессы и выявить проблему, которая в
дальнейшем будет решена методами моделирования.
Основными бизнес-процессами КТПП являются:
1. Обеспечение технической и информационной поддержки:
– обеспечение ежедневного доступа к информационным ресурсам
организации;
– обеспечение функционирования технических и программных средств;
– обеспечение техническими средствами и программным обеспечением
потребностей организации;
– обеспечение обновленным программным обеспечением.
2. Оказание услуг
– поиск клиентов
– оформление услуг
– оказание услуг
3. Управление кадрами
4. Оформление бухгалтерской отчетности
Рассмотрение бизнес процессов показало, что не все операции и бизнес-
процессы, выполняемые в организации автоматизированы или имеют средства
автоматизации.
27
В связи с увеличившимся документопотоком между предприятием и
клиентами затруднена работа приемной и секретариата.
Документооборот на предприятии не имеет централизованной структуры и
программного продукта. Взаимодействие между структурными подразделениями и
ответственными лицами осуществляется по средствам электронной почты.
В настоящий момент управление документами, поступающими в
организацию, а так же исходящие документы и внутренние регистрируются в
ручном режиме, в соответствии с правилами делопроизводства в организациях. Все
документы регистрируются в журналах, где описываются реквизиты документов.
Документы передаются директору для рассмотрения, и он определяет, кому их
передать, ставит свою визу. Сотрудники секретариата, получив документ с
резолюцией производят передачу документа исполнителю.
Все операции выполняются без использования средств автоматизации, с
помощью электронной почты и текстового редактора.
При необходимости поиска документа уже зарегистрированного в
организации, поиск выполняется в виде просмотра журнала и выписки реквизитов о
документе и поиска его оригинала. Для передачи ответственному лицу для него
делается копия или документ передается под его ответственность.
Входящей информацией здесь является информация, полученная от отдела
кадров, приказы и распоряжения принятые в организации, договора с
организациями и заказы, проекты документов созданных внутри организации.
Выходной информацией являются отчеты об исполнении документов,
результаты поиска документов, данные о документах, резолюции и контроль
документов.
Данная информация так же передается на бумажных носителях, а так же
посредством электронной почты.
Основными участниками данного процесса являются секретарь, сотрудники
организации (исполнители), руководство (в виде генерального директора и
начальников департаментов).
Анализ данной предметной области дает возможность выделить основные
задачи, которые мог бы выполнять секретарь с помощью СЭД:
– учет информации о входящей документации;
28
– учет информации об исходящей документации;
– учет информации о внутренней документации;
– управление документами (поиск, контроль исполнения)
– подготовка отчетности.
Большая часть информации фиксируется и обрабатывается с помощью
прикладных систем MS Office 2010, необходима информационная система, которая
будет решать задачи управления информацией о пользователях, группах
пользователей и представленному для них доступу к информационным ресурсам,
оснащенностью техническими и программными средствами.
Управление документами является важной деятельностью, поскольку
информация очень важна для организации решений по любым вопросам,
касающимся деятельности организации. Важно своевременно получать и передавать
документы, для того что бы качественно управлять этим процессом и оперативно
получать к ним доступ необходимо вести их полный учет и обеспечить оперативный
доступ к документам и их поиск по различным критериям. Важно так же
обеспечивать контроль их выполнения и ознакомления заинтересованных лиц с
ними. В связи с этим необходимо разработать и внедрить информационную систему
управления документами, которая позволит автоматизировать данную деятельность.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ)
предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись
информации на различных носителях по установленным правилам, которые
закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.
Результатом документирования является документ – зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный
объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Делопроизводство (ДОУ) однако предполагает не только создание
документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя
организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей
деятельности учреждения.
29
Документооборот организации – это движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Для реализации задачи построения модели бизнес-процесса предметной
области, необходимо на словесном уровне описать проблему, которая должна быть
решена методами моделирования.
Функциональные методики, наиболее известной из которых является
методика IDEF, рассматривают организацию как набор функций, преобразующий
поступающий поток информации в выходной поток.
Для моделирования процесса был выбран функционально-ориентированный
подход с использованием CASE-технологии.
Функции секретариата:
1. Большую часть документации просматривает, и заверят генеральный
директор. Документацию для просмотра ген. директору готовит секретариат.
2. Генеральный директор утверждает приказы, распоряжения и должностные
инструкции.
3. Выполняет поиск информации о документах организации по запросу.
Выявленные недостатки приводят к необходимости построения моделей «как
должно быть» (TO-BE).
Задача описания ТО ВЕ – состояния системы в отражающей его
функционально-ориентированной модели направлена на блокирование
отрицательных влияний и ввода новых качеств в систему.
Диаграмма деятельности по управлению документами КТПП «Как должно
быть» представлена на рисунке 1.4.
Участниками документооборота является секретарь, руководство, сотрудники.
Информационная система управления документами предназначена для
сотрудников организации при работе с внутренними и исходящими документами,
их согласование и визирование, регистрация входящих документов и визирование
их у директора, позволит значительно упросить деятельность, связанную с
регистрацией, поиском документов, а так же обеспечит контроль над исполнением
документов. Позволит хранить электронные образы документов, что обеспечит
быстрое получение их по мере необходимости.
Так же новая информационная система управления документами позволяет
30
обеспечить взаимодействие между подразделениями в процессе получения и
исполнения документов. Появление ИС управления документами призвано
обеспечить выполнение операций по учету входящей, исходящей и внутренней
документации. Основные процессы выполняемые при управлении документами:
- работа с входящей документацией;
- работа с исходящей документацией;
- работа с внутренней документацией;
- управление документами.
Дальнейшая декомпозиция описывает каждый бизнес-процесс. Декомпозиция
представлена на рис. 1.5 – 1.8.
.
1.4. Декомпозиция процесса Управление документами «Как должно быть»