• Приемлемая масштабируемость, минимальные начальные
требования к аппаратной части (уменьшение вложений в инфраструктуру).
Системы ЭДО устанавливаются для решения целого ряда задач,
стоящих перед компанией, из которых наиболее часто выделяются именно
эти:
• Реализация более эффективного управления за счет полноценного
контроля над исполнением документов, прозрачности деятельности компании
на всех уровнях;
• Доступность системы контроля качества, соответствующей
международным требованиям;
• Доступность эффективного накопления, управления и доступа к
данным и знаниям. Реализация кадровой гибкости за счет большей
формализации работы каждого специалиста и возможности хранения всей
предыстории его профессиональной деятельности;
• Отслеживание деятельности компании в целом (внутренние
служебные расследования, анализ работы конкретных подразделений);
• Улучшение бизнес-процессов и автоматизация механизма их
контроля и исполнения;
• Минимизация или полное прекращение оборота бумажных
документов внутри компании Экономия ресурсов за счет уменьшения
издержек на управление потоками документов в компании;
• Отсутствие необходимости или значительное упрощение хранения
бумажных документов за счет доступности единого электронного архива.
Установка корпоративных СЭД дает компаниям два типа преимуществ:
1. Положительные факторы, основанные на сокращении затрат
различных ресурсов, и выражающиеся в уменьшении времени реализации
сложных однотипных операций с документами;
2. Увеличение эффективности работы компании в целом,
проявляющееся преимущественно в повышении качества реализации базовых
бизнес-процессов. Эти положительные факторы сложно измерить, поэтому
они часто составляются только в обобщенном виде:
• Доступность коллективной работы над документами;
• Повышенная эффективность контроля над исполнением
документов;
• Улучшенная сохранность созданной информации;
• Увеличение возможностей и упрощение процессов обработки
различной информации.
Поэтому, главные ожидаемые результаты от автоматизации
документооборота - наведение порядка в процессе работы с документами,
значительная автоматизация бизнес-процессов, минимизация сроков принятия
управленческих решений и увеличение качества работы компании в целом. По
итогам внедрения СЭД руководство фирмы должно получить качественный
инструмент управления, который очень важен для развития бизнеса в условиях
современной экономики. Но предлагаемые количественные и качественные
оценки эффективности СЭД не могут быть связаны между собой и с нюансами
каждой конкретной компании.
При расчете изменения трудовых затрат на обработку информации
используется следующая система показателей:
1. Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации
∆Т=Т
0
-Т
1
(3.1.1)
где Т
0
– годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте;
Т
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
2. Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(∆Т/Т
0
)*100 (%) (3.1.2)
3. Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост
производительности труда при обработке информации.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3.1.3)
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение
стоимостных затрат (∆C) , коэффициент относительного снижения стоимостных
затрат (К
C
) индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
):
1. Показатель снижения стоимостных затрат
∆С=С
0
-С
1
(3.1.4)
где С
0
– годовая стоимость обработки информации при базисном
варианте;
С
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
2. Коэффициент эффективности по затратам:
K
c
=(∆С/С
0
)*100 (%) (3.1.5)
3. Индекс изменения стоимостных затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(3.1.6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации
(Т
ок
), рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Ток = К
П
/∆C (3.1.7),
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток (3.1.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В соответствии с выбранной выше методикой произведем расчет
основных показателей экономической эффективности разработанной
информационной системы.
Для этого необходимо оценить объемы обрабатываемой информации в
базовом и проектном варианте. Для расчета стоимостных показателей учтем, что
заработная плата сотрудника службы делопроизводства составляет около 25000
рублей. Так как в рабочей неделе содержится 5 рабочих дней по 8 часов,
стоимость одного часа работы сотрудника составит:
25000/(5*8*4)=148 рублей в час.
Как было указано выше, основным документом в автоматизированной
задаче является входящий (исходящий, внутренний) документ. Объем данного
документа в бумажном эквиваленте составляет около 20 документострок. В
рабочий день оформляется около 10 документов, что в год составляет:
20*10*20*12=48000 документострок.
Кроме того, при работе сотрудника необходимо учитывать такие
документы, как сведения о пользователях (около 300 строк в месяц), сведения о
номенклатуре (около 100 строк в месяц), а также подготавливать отчеты о
работе системы (около 800 строк еженедельно).
В пересчете на год данные документы имеют следующий объем:
Сведения о пользователях – 300*12=3600 документострок
Сведения о номенклатуре – 100*12=1200 документострок
Отчеты – 800*52=41600 документострок.
Аналогично рассчитывается объем и других документов.
Кроме того, учтем также, что до использования разработанной системы
существуют накладные расходы, выражающиеся в необходимости закупки
канцелярских принадлежностей, а именно (в год):
Бумага – 30 пачек по 120 рублей = 3600 рублей, в час –
3600/(20*8*12)=1,875 рублей.
А при использовании разработанной системы необходимо учесть
амортизацию компьютера, которая составит 25% от его первоначальной
стоимости (16000 рублей) при сроке эксплуатации 5 лет, то есть в час:
4000/(20*12*8)=2 рубля в час.
Тогда операции технологического процесса при базовом и проектном
варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и таблице 3.2
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации:
∆Т=2882,13-623,73=2258 часов
Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(2258/2882)*100%=78 %
Показатель снижения стоимостных затрат
∆С=428888,06-92816,66=336071,41 рублей.
Рассчитаем затраты на внедрение и проектирование системы, для чего
учтем заработную плату разработчиков. При средней заработной плате 25000 ,
привлечении двух разработчиков и общем сроке разработки 20 рабочих дней
(месяц), принимаем стоимость разработки – 50000 рублей.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации:
Т
ок
= 50000/336071=0,14 года или 2 месяца.
Рассчитаем расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1 / Ток=1/0,14 =7,14
На рис. 3.1. приведена диаграмма сравнения базового и проектного
вариантов трудовых затрат, на рис. 3.2 – стоимостных затрат.
Таблица 3.1
Базовый вариант
№
п/
п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Обо
руд
о-
ван
ие
Ед.
Изм
.
Объе
м
рабо
ты в
год
Норма
выра-ботки
/ (опер/в
час.)
Тру-
доемкост
ь
Средне-
часовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
норма
аморти-
зации (руб.
за час) / ст.
Часовая
стоимост
ь
накладны
х
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
1.
Регистрация
документов
нет д/с
4800
0
80
600
148,81 0 1,88
89285,71
2.
Учет, регистрация
пользователей
нет д/с 3600 50
72
148,81 0 1,88
10714,29
3.
Сведения о
движении
документов
нет д/с 1200 50
24
148,81 0 1,88
3571,43
4.
Отчеты о работе
системы
нет д/с
3960
0
50
792
148,81 0 1,88
117857,14
5.
Формирование
списка
сотрудников
д/с
3168
0
100
316,8
148,81 0 1,88
47142,86
6.
Формирование
списка документов
по видам
д/с
3432
0
150
228,8
148,81 0 1,88
34047,62
7.
Формирование
номенклатуры дел
д/с
2904
0
151
192,3179
148,81 0 1,88
28618,73
8.
Формирование
учетной карточки
документа
д/с
2772
0
100
277,2
148,81 0 1,88
41250,00
9.
Формирование
списка
документов,
находящихся в
архиве.
д/с
3828
0
101
379,0099
148,81 0 1,88
56400,28
10.
ИТОГО:
2503,12
428888,06
Таблица 3.2
Проектный вариант
№
п
/
п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Обо
руд
о-
ван
ие
Ед.
Изм.
Объе
м
рабо
ты в
год
Норма
выра-
ботки /
(опер/в
час.)
Тру-
доемкост
ь
Средне-
часовая
зарплата
специалис
та (руб.)
Часова
я
норма
аморти
-зации
(руб. за
час) /
ст.
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостн
ые затраты
для ручных
операций
11.
Регистрация
документов
ЭВ
М
д/с
4800
0
240 200 148,81 1,88 0 29761,90
12.
Учет, регистрация
пользователей
ЭВ
М
д/с 3600 320 11,25 148,81 1,88
0
1674,11
13.
Сведения о
движении
документов
ЭВ
М
д/с 1200 450 2,6667 148,81 1,88
0
396,83
14.
Отчеты о работе
системы
ЭВ
М
д/с
3960
0
450 88 148,81 1,88
0
13095,24
15.
Формирование
списка
сотрудников
ЭВ
М
д/с
3168
0
500 63,36 148,81 1,88
0
9428,57
16.
Формирование
списка документов
по видам
ЭВ
М
д/с
3432
0
500 68,64 148,81 1,88
0
10214,29
17.
Формирование
номенклатуры дел
ЭВ
М
д/с
2904
0
501 57,964 148,81 1,88
0
8625,61
18.
Формирование
учетной карточки
документа
ЭВ
М
д/с
2772
0
500 55,44 148,81 1,88
0
8250,00
19.
Формирование
списка
документов,
находящихся в
архиве.
ЭВ
М
д/с
3828
0
501 76,407 148,81 1,88
0
11370,12
20.
ИТОГО:
623,73
92816,66
104
Рис. 3.1 Диаграмма сравнения базового и проектного варианта трудовых
затрат обработки информации.
Рис. 3.2 Диаграмма сравнения базового и проектного варианта
стоимостных затрат обработки информации.
Таким образом, в результате расчета основных экономических
показателей ясно, что проект экономически эффективен.
2882,13
623,73
2258,40
0,00
500,00
1000,00
1500,00
2000,00
2500,00
3000,00
3500,00
Базовый вариант Проектный вариант Снижение затрат
428888,06
92816,66
336071,41
0,00
50000,00
100000,00
150000,00
200000,00
250000,00
300000,00
350000,00
400000,00
450000,00
500000,00
Базовый вариант Проектный вариант Снижение затрат
105
Заключение
В дипломной работе разрабатывалась система электронного
МЕТРОСТРОЙ».
Спроектированная и разработанная информационная система позволит
компании более эффективно осуществлять и учитывать свою деятельность.
Первичный анализ уровня организации обработки информации в
компании позволяет сделать следующие выводы:
• обмен информацией подразделения компании осуществляют
посредством использования бумажных носителей, в качестве средств передачи
информации в основном выступают телефон, факс и традиционная почта;
• зачастую разным подразделениям компании нужна одна и та же
информация, которую они не всегда получают путем обмена между собой, а
запрашивают независимо друг от друга у подчиненных предприятий;
• документооборот в объединении бумажный и подразделения
используют в основном офисное ПО (WORD, Excel) в целях наглядного
представления информации, хранение же осуществляют в бумажном варианте;
• особенно трудоёмким и громоздким является процесс обработки
информации по отслеживанию финансирования объектов строительства, как по
источникам финансирования, так и по группам объектов, которое
осуществляется еженедельно.
В целях устранения имеющихся недостатков в объединении предложено
поэтапно автоматизировать процесс организации документооборота
посредством внедрения корпоративной информационной системы (КИС).
Преимущества от создания КИС можно выразить через типовые цели их
внедрения:
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
106
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а
не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме
реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура компании).
Использование данной системы позволяет сократить временной цикл
операции обработки документов за счет перевода их в электронную форму и
обеспечить достоверность информации на выходе.
Аналитическая часть работы содержит краткую характеристику
исследуемого предприятия. В данной части работы описана организационная
структура компании и представлена характеристика ее основных бизнес-
процессов. Здесь же описывается декомпозиция бизнес-процессов, дается
описание бизнес-процесса и выявляется его место в совокупных процессах,
характерных для исследуемого предприятия.
Далее выбрана стратегия автоматизации, способ приобретения
информационной системы, проведен анализ существующих программных
аналогов, обоснованы и приняты проектные решения по информационному,
техническому, программному обеспечению.
В практической части работы построена и описана информационная
модель системы. Также кратко охарактеризованы существующие подходы к
построению жизненного цикла ПО и в результате выбран стандарт разработки
жизненного цикла. Здесь же описаны нормативно-справочная и результатная
информация, проведена формализация расчета показателей, дерево функций и
сценарий диалога системы, структурная схема пакета, описаны основные
программные модули. Полнота практической части обеспечивается
моделированием таблиц базы данных информационной системы и описанием
основных сценариев ее работы, что позволило создать функционирующее
приложение. В контрольном примере подробно описан порядок работы с
системой.