• Отслеживание периодического оформления в установленном
порядке и заключением договоров с компаниями-поставщиками товаров и услуг,
связанных с информатизацией и коммуникацией.
К основным функциям службы делопроизводства относятся следующие:
• организация делопроизводства;
• прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка
корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), ведение справочной
работы по корреспонденции;
• осуществление доставки и отправки почтово-телеграфной
корреспонденции;
• организация работы архива документов;
• организация работы библиотеки;
• организация и осуществление машинописной работы и работы по
копированию документов.
Служба состоит из начальника службы и трех специалистов.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Рассмотрим техническую и программную архитектуры ИС компании.
Архитектура ИС предприятия определяет совокупность технологических
и технических решений для обеспечения информационной поддержки работы
предприятия в соответствии с правилами и концепциями, определенными
бизнес-архитектурой.
Данная система включает в себя аппаратное (техническое) и программное
обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена
на рисунке 1.2.
В состав локальной сети входят телекоммуникационная комната с
серверным оборудованием, маршрутизаторы D-Link DES-3052P (в стойке) и
маршрутизатор D-Link - DI-707P в сегментах сети.
Технические характеристики маршрутизатора D-Link DES-3052P
приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Основные характеристики D-Link DES-3052P
Наименование
Значение
Тип устройства
коммутатор (switch)
Возможность установки в стойку
есть
Количество слотов для
дополнительных интерфейсов
2
Объем флеш-памяти
8 Мб
Количество портов коммутатора
48 x Ethernet 10/100 Мбит/сек
Поддержка работы в стеке
есть
Внутренняя пропускная способность
17.6 Гбит/сек
Размер таблицы MAC адресов
8196
В качестве аппаратной основы серверов используются сервера IBM
System x3620 M3.
INTERNET
17 U
1 U
1 U
1 U
1
U
2 U
Сервер БД IBM System x3620 M3
Файл-сервер IBM System x3620 M3
ИБП Powerware 9140
Сетевой фильтр
1 U
1 U
D-Link DES-3052P
1 U
ZyXEL P660HT2
АРМ администратора сети
Сервер IBM System x3620 M3
Samsung SCX-5835FN
АРМ сотрудника
NetGear WG103
Технический
отдел
ИТ-отдел
Samsung SCX-5835FN
АРМ сотрудника
Отдел закупок
Samsung SCX-5835FN
АРМ сотрудника
Отдел продаж
Samsung SCX-5835FN
АРМ сотрудника
Бухгалтерия
HTTP, IMAP, SMTP, FTP, SNMP
Samsung SCX-5835FN
АРМ сотрудника
Отдел кадров
Samsung SCX-5835FN
АРМ сотрудника
Служба
делопроизводства
Рисунок 1.2 Структурная схема технической архитектуры предприятия
Основные параметры сервера приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики сервера IBM System x3620 M3
Наименование характеристики
Значение характеристики
Форм-фактор/высота
Установка в стойку/2U
Процессор
Два Intel Xeon серии 5600 с частотой 2.93
GHz и поддержкой технологии QPI.
Число процессоров
1
Кэш-память
До 12 MB кэш-памяти уровня L3
Максимальная емкость встроенной
памяти
До 16.0 TB на дисках SAS или SATA
"горячей" замены
Сетевой интерфейс
Два интегрированных порта Gigabit
Ethernet
Источники питания
1/2; 675 W каждый
Компоненты "горячей" замены
Источники питания, диски
Поддержка RAID
Встроенный программный RAID уровней -
0, -1 или аппаратный RAID уровней -0, -1, -
1E или RAID -0, -1, -10
Пользовательские сегменты организованы с использованием точек
доступа NetGear WG103.
Технические характеристики рабочих станций бухгалтерии, отдела
маркетинга и рекламы приведены в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Технические характеристики рабочих станций сотрудников бухгалтерии,
отдела маркетинга и рекламы
Наименование
характеристики
Значение характеристики
Процессор
Core2 Duo, Pentium Dual-Core, Celeron® 400,
частота системной шины 800/1066/1333МГц. (LGA775)
Материнская
плата
Intel® DG41TY
Память
4Гб DDR2-667/800 МГц
Жесткие диски
280Гбайт, 7200 об/мин, Serial-ATA II (4 порта SATA 300)
Сетевой
контроллер
Интегрированный 1Gbit (Realtek RTL8111D)
Для организации беспроводной сети используется Wi-fi адаптер TP-LINK
TL-WN722NC.
АРМ отдела кадров, группы продаж оснащены однотипными
персональными компьютерами со следующей конфигурацией:
• Процессор Intel
• Модель процессора LGA775 Dual Core E6700
• Количество ядер 2
• Видеоадаптер NV GF9400GT
• Объем оперативной памяти 2048Mb
• Тип памяти DDR2
• Жесткий диск 320 ГБ
• Оптический привод DVD-RW
Также в работе используются МФУ Samsung SCX-5835FN и HP
Photosmart C4683.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке
1.3. В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы
на АРМ пользователей используется Windows 10 64 bit, в качестве серверной -
Windows Server 2019.В качестве пакета офисных приложений установлен MS
Office 2013 Prof, включающий в себя MS Word 2013, MS Excel 2013., MS
Outlook 2013.
Для защиты от вирусных атак используется (как на АРМ сотрудников, так
и на серверах) ESET NOD32 Smart Security Business Edition. Данное ПО
обеспечивает комплексную защиту серверов и рабочих станций, включающая в
себя антивирус, антишпион, антиспам, персональный файервол, а также
приложение ESET Remote Administrator.
Рисунок 1.3 Схема программной архитектуры
Radmin – применяется для удаленного администрирования ПК для
платформы Windows. Наряду с поддержкой модели безопасности NT и
локализацией на любые языки возможна работа в режимах обмена файлами и
Telnet, что позволяет рассматривать Radmin как интегрированное решение для
удаленного управления организацией любого масштаба.
"1С:Комплексная автоматизация 8" – прикладное решение, решающее
задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга
коммерческих предприятий. Имеет серверную часть, установленную на сервере
приложений, а также клиентские части.
В компании используется возможность данной системы вести ведется
управленческий, бухгалтерский и налоговый учет в единой информационной
базе. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет
использования общих массивов информации.
МЕТРОСТРОЙ» прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8"
позволяет автоматизировать основные задачи управления и учета:
• управление продажами, запасами и закупками;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• ценообразование;
• оперативное ресурсное планирование;
• управление денежными средствами и взаиморасчетами;
• упрощенный производственный учет;
• управление основными средствами и оборудованием;
• бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• мониторинг и анализ эффективности для руководителей.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основным процесс в компании является работа с контрагентами, которая
заключается в планировании получения товаров от поставщиков и реализации
товара клиентам компании.
Построим контекстную диаграмму «Деятельность компании» (Рисунок
1.4) на основе ниже приведенной информации.
Точка зрения – начальник отдела продаж, границы модели – деятельность
отдела продаж.
Входной информацией отдела являются непосредственно заказы клиентов
через электронную почту и информация по телефону, счета от поставщиков,
клиентская база для обзвона и информация от бухгалтерии об оплаченных
счетах клиентов.
Выходная информация – коммерческие предложения клиентам,
сформированные заказы поставщикам, выставленные счета, документация по
реализация материалов и сертификаты, и отказ об коммерческих предложениях.
Нормативные документы (управление):
• должностная инструкция менеджера по продажам;
• руководство пользователя ПК;
• трудовой договор с компанией;
• инструкции по технике безопасности;
• стандарты качества (ГОСТ, ТУ- РДС-10-231-93, ГОСТ 4.200-78 и
другие).
Рисунок 1.4 Диаграмма «Деятельность по работе с клиентам »
Основными процессами отдела продаж являются:
• работой с клиентами;
• обработкой заявок клиентов;
• формированием заказов поставщикам;
• обработкой счетов поставщиков и выставление счета клиенту.
Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса «Деятельность компании»
Передача информации об оплаченных счетах клиента осуществляется
выгрузкой платежных поручений из клиент-банка в файлообменник на сервер,
что не удобно для менеджера, т.к. он должен вручную искать счета, которые
указаны в платежном поручении или искать счет по сумме оплаты, если в
платежном поручении не указана цель платежа.
Работа с клиентами включает в себя:
• обзвон клиентов по базе
• рассылка коммерческих предложений клиентам на эл. почту
Анализ счетов поставщиков включает в себя:
• выбор оптимального по ценам поставщика
• составление счета на оплату клиенту с наценкой
Выбор оптимального поставщика проводится менеджером путем
сравнения цен от различных поставщиков и выбора с наиболее выгодными для
компании.
Исследование деятельности предприятия показало, что в основном все
бизнес-процессы автоматизированы за исключением документооборота, у
которого основные процессы осуществляются вручную.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Одной из важнейших функций сотрудников предприятия является учет и
обработка различного рода документации. В настоящее время этот процесс
производится путем учета документов в специальных книгах учета документов,
а также рассылке электронных копий документов по внутрикорпоративной
почте. Такой порядок может вызывать потери документов, не имеет
возможности осуществить постоянный доступ к каким-то документам, а также
другие недостатки[3].
Общая экономическая эффективность от внедрения корпоративной СЭД
определяется его влиянием на эффективность основных бизнес- процессов с
учетом затрат, связанных с внедрением и эксплуатацией. При этом правомерно
полагать, что инвестиционные расходы приходятся в основном на первую фазу,
а отдача от системы, или положительный денежный поток - на вторую. При
построении модели оценки требуется оценить следующие параметры[4]:
• инвестиционные затраты на проект внедрения ИС в случае его
успешного завершения, а также денежный поток затрат на эксплуатацию ИС;
• оценка денежного потока доходов, связанного с эксплуатацией ИС;
• коэффициент дисконтирования, используемый для оценки
приведенной стоимости денежного потока[5].
Проведение оценки эффективности вложений в ИС по данной методике
предполагает выполнение следующих шагов:
В целом, экономическая эффективность СЭД в компании учитывает
факторы влияния, находящиеся в трех областях: затрат на достижение
результата, прямых и непрямых выгод. Рассмотрим следующие основные
факторы снижения внутренних издержек при внедрении модуля СЭД[6]:
• уменьшение расходов на персонал;
• уменьшение затрат на оборудование и инвентарь;
• снижение затрат на тренинги и обучение;
• увеличение производительности в документообороте и исполнении
поручений;
• расширение возможностей бизнес-анализа[7];
• сокращение непрямых ИТ-затрат.
При этом общая стоимость затрат при эксплуатации системы может быть
минимизирована за счет выбора платформы, отвечающей следующим
требованиям:
• удобный и привычный интерфейс пользователя (минимизация
затрат на обучение нового персонала) [8];
• возможность низкозатратного внесения изменений в бизнес-логику
системы (минимизация затрат на управление изменениями);
• наличие на рынке большого количества специалистов, способных
выполнять поддержку и сопровождение системы (минимизация затрат на
обслуживающий персонал);
• хорошая масштабируемость, низкие начальные требования к
оборудованию (минимизация вложений в инфраструктуру).
Как правило, системы электронного документооборота используются в
целях решения большого количества задач, которые стоят перед компанией, к
числу часто упоминаемых из которых можно отнести такие как [9]:
• обеспечить более эффективное управление посредством
автоматизации контроля исполнения документов, прозрачности работы фирмы
по всем уровням;
• осуществлять поддержку системы контроля качества в соответствии
с международными нормами;
• осуществлять поддержку эффективного накопления, хранения,
управления, доступа к данным и знаниям.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документации,
требующих исполнения и ответа представлена на Рисунке 1.6.