справочниками
позволяющие осуществлять редактирование
справочников
4
ПМ Работа с документами
Формирует документы в соответствии с
заданными критериями, регистрирует
документы, добавляет файлы
5
ПМ получения отчетов
Содержит заранее определенные процедуры
формирования отчетных документов
6
ПМ вывода на печать
Выводит результатные документы на печать
7
ПМ Справочника
Пользователи
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Пользователи
8
ПМ Справочника Объекты
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Роли
9
ПМ Справочника Отделы
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Отделы
10
ПМ Справочника Типы
документов
Содержит определенные процедуры,
позволяющие осуществлять редактирование
Справочника Адреса
11
ПМ формирования отчетов
Содержит заранее определенные процедуры
формирования отчетов
2.3.4 Описание программных модулей
Общий алгоритм работы программы представлен на рисунке 2.24. Как
показывает схема, разрабатываемая информационная система должна
обеспечивать выполнение следующих задач:
1 Авторизация пользователя;
2 Создание (обновление) списка документов;
3 Учет документов;
4 Формирование сводных отчетов с возможностью фильтрации.
Начало
Авторизация
пользователя
Авторизован?
Создание/Обновление
списка документов
Учет документов
Формирование списков
нет
Конец
Обновить
данные?
да
да
Завершить
работу?
нет
да
Работа с
документами
да
нет
Нет
Рисунок 2.22 Схема алгоритма работы системы
Рассмотрим подробнее каждый из них.
1 Авторизация пользователя (рисунок 2.25).
Каждый пользователь в системе имеет имя – Фамилия и инициалы
пользователя.. Таким образом, при каждом входе пользователя в систему
запускается процедура авторизации пользователя. Система отправляет запрос
базе данных на наличие данной записи о пользователе, и если она существует, то
запускается процесс формирования рабочей области пользователя. Рабочей
областью называется набор данных, к которым разрешен доступ пользователя.
Доступ определен двух видов – на чтение и редактирование информации.
Данные о правилах доступа пользователя к информации также должны
содержаться в базе данных и предварительно заносятся администратором
системы.
Начало
Проверка имени/
домена учетной
записи
пользователя
БД
Существует в
списке имен?
Определение
прав доступа к
информации
Проверка прав
доступа
пользователя
данные
Формирование
области
доступных
данных
да
Конец
нет
ответ
запрос
запрос
Рисунок 2.23 Схема алгоритма авторизации пользователя
2 Создание (обновление) списка лекций (рисунок 2.26).
Процедура создания списка объектов и документов необходима при
первом входе пользователя в систему. Эта операция проводится пользователем
самостоятельно, но в этот момент он может оперировать только теми данными,
на которые администратор системы присвоил право доступа. Такая схема
необходима для большей защиты от неадекватных действий пользователя. После
первичной операции создания рабочей области, информация о ней сохраняется в
базе данных. При последующих входах в систему, список автоматически
привязан к имени и домену пользователя в системе, загружается в память. При
появлении в компетенции пользователя новых позиций он может запускать этот
алгоритм для обновления списка. Операция обновления аналогична операции
создания.
Начало
Выбор групп из
списка доступных
для работы
Выбрать документы? Выбор документов
Добавление
данных в рабочую
область
Обновить список
документов?
да
нет
Сохранение
настроек
Конец
да
БД
данные
БД
запрос
данные
данныезапрос
Нет
Рисунок 2.24 Схема алгоритма создания/обновления списка документов
для работы
3 Построение отчетов (рисунок 2.27).
Построение отчетов – основная задача, стоящая перед проектируемой
информационной системой. От правильной организации процесса формирования
и редактирования данной задачи зависит качество исходной информации.
Данную задачу было решено сделать как можно более аналогичной той, которая
решалась без использования специализированных средств.
Начало
Создать отчет?
ДаНет
Выбор типа отчета
Отображение
доступных
параметров
Доступ
разрешен?
Есть/Нет
БД
Проверка прав
пользователя на
редактирование
Выбор
параметров
из списка
доступных
Да
нет
запрос
ответ
даПродолжить?
Определен
ие
параметро
в
нет
Добавление
записи в БД
БД данные
Выбор
параметров
да
данные
запрос
Добавление
выбранных
позиций в рабочую
область
Ввод значений
Учет параметров
Редактирование
Конец
нет
Внесение
изменений
Сохранение БД
данные
Сохранение в
документах
Завершить
работу?
да
нет
данные
Выгрузка
памяти
запрос
ответ
Рисунок 2.25 Схема алгоритма построения отчетов
Пользователь может создавать отчеты, а также редактировать
существующие.
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание
Для запуска программы необходимо установить файлы Archivarius.exe,
ArchiveBase.mdb, в одну папке. Туда же записать папку Template c файлами и
папку Report.
Запустить программу двойным щелчком мышки по файлу Archivarius.exe.,
после чего должна появиться форма авторизации.
Рисунок 2.26 Форма авторизации
В форме авторизации необходимо выбрать пользователя и ввести
соответствующий ему пароль.
Если пароль соответствует паролю учетной записи, в таком случае
откроется главная форма программы.
Рисунок 2.27 Главная форма программы
В главном окне программы отображены список документов в архиве и
справа 2 закладки: детальная информация о документе и список действий,
произведенных с документом.
Перед началом работы необходимо заполнить справочники:
• список подразделений;
• список сотрудников;
• список объектов;
• список типов документов;
• список категорий;
• список источников.
Рисунок 2.28 Список подразделений
Рисунок 2.29 Список сотрудников
Рисунок 2.33 Список источников
На основании введенных справочных данных формируется список
пользователей системы (кнопка «Пользователи»). Администратор видит
документы всех пользователей, а простой пользователь только свои.
Далее работа с программой осуществляется в следующем порядке.
Регистрируется новый документ, для чего выбирается значение каждого поля:
Рисунок 2.34 Страница регистрации нового документа
3 Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Общая экономическая эффективность от использования корпоративной
СЭД выражается влиянием на эффективность главных бизнес-процессов с
учетом издержек, связанных с установкой и обслуживанием. При этом
логично полагать, что финансовые потери характерны в основном для первой
фазы, а отдача от системы, или положительный финансовый поток - для
второй. В процессе проектирования модели оценки важно оценить некоторые
параметры:
• Финансовые затраты на проект установки ИС в случае его
благополучного завершения, а также сумма затрат на обслуживание ИС;
• Суммирование доходов, связанных с использованием ИС;
• Индекс дисконтирования, применяемый в рамках оценки
приведенной стоимости финансового потока.
Получение оценки эффективности вложений в ИС по указанной
методике предполагает реализацию следующих шагов.
Изначально, экономическая эффективность СЭД в компании включает
в себя факторы влияния, находящиеся в 3 областях: расходы на достижение
результата, прямые и непрямые выгоды. Выделим следующие главные
факторы минимизации внутренних издержек в процессе установки модуля
СЭД:
• Минимизация расходов на сотрудников;
• Минимизация затрат на инвентарь и оборудование;
• Уменьшение затрат на обучение и тренинги;
• Повышение производительности в документообороте и выполнении
поручений;
• Увеличение возможностей бизнес-анализа;
• Минимизация косвенных ИТ-затрат.
В таком случае общая стоимость затрат при использовании системы
может быть уменьшена за счет выбора платформы, отвечающей таким
требованиям, как:
• Понятный и привычный интерфейс пользователя (уменьшение
затрат на обучение нового персонала);
• Доступность беспрепятственного внесения дополнений в бизнес-
логику системы (уменьшение расходов на управление изменениями);
• Доступность на рынке труда большого количества специалистов,
которые могут проводить поддержку и сопровождение системы (уменьшение
расходов на обслуживающий персонал);