документов
Создание и
изменение
дополнительных
шаблонов
1 1 1
Создание графиков и
графических
документов
1 2 1
Сканирование
документов и
совместимость с ПО
обеспечивающим
распознавания
образов текста
1 1 1
Проверка на
дублирование
2 2 0
Использование,
редактирование и
добавление новых
справочников и
словарей
1 2 2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание
маршрутизации
(параллельной /
последовательной)
2 2 2
Возможность
изменения
маршрутов
отправленного
документа
1 2 2
Визуальный
редактор процесса
обработки
документа
1 2 0
Автоматическая
блокировка
документа, взятого
на редактирование
2 2 0
Уведомление
сотрудников о
входящих
поступивших
задачах
2 2 2
Автоматизация
процесса приема /
отказ от поручений к
2 1 0
исполнению
Настройка
напоминаний и
уведомлений о
приближающихся
сроках исполнения
задачи.
1 2 2
Оперативный
контроль за сроками
исполнения
2 2 2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска
документов
2 2 2
Возможность
логического поиска
2 2 0
Наличие
генераторов
подготовки отчета
1 2 2
Получение отчетов и
справок по
исполнительской
дисциплине
2 2 2
Возможность
создания
собственных
шаблонов отчетов в
визуальном
редакторе
0 2 2
Архив электронных документов
Списание в архив
2 2 2
Поиск по архиву
2 2 2
Ведение архивов
электронных
документов
1 1 1
Ведение архивных
хранилищ
электронных
образов документов
2 1 2
Ведение отдельной
базы документов
2 2 0
Обеспечение учета,
контроля движения
и сроков хранения
дел и документов в
архиве
2 2 0
Обеспечение
оптимизации
хранения данных
2 1 1
Информационная безопасность
Гибкое
разграничение прав
доступа
2 2 2
Наличие
программных
средств контроля
целостности
документа
2 1 1
Резервное
копирование баз
данных
2 2 2
Использование
средств шифрования
1 2 2
Применение средств
криптозащита
2 2 2
Применение
Электронно-
цифровой подписи
(ЭЦП)
1 1 2
ИТОГО: 52 55 44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
• С СУБД Microsoft SQL Server
• С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым
минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных средств
шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки
системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные толстый и
тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована система
сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО). Помимо этого
для работы с шаблонами документов так же необходимо дополнительное ПО.В
отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал свою СУБД, которая
поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система с
полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов можно
отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном порядке под
заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и зачастую могут
занимать крайне много времени. Помимо этого фирма - разработчик не
предоставляет демо-версии своей программы для ознакомления. Клиент может
ознакомиться лишь с теми функциональными возможностями будущей системы,
которые представлены на официальном сайте, но при этом фирма – разработчик
останавливается на индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот подход
входит и ценовые показатели, которые, к слову сказать, достаточно высоки
(таблица 1.8.).
Таблица 1.8
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoft sql
server – oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-258000
110000
180000
50
435000-625000
225000
450000
100
800000-
1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
• Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$ [9]
• Oracle Database (разработчик Oracle)– 150-520$ [13]
• Microsoft SQL Server 2019 (разработчик Microsoft) - 500$ [10]
Исходя как из функциональных показателей так и из цены продуктов
можно сделать вывод. Система «ЕФРАТ-Документооборот» удовлетворяет
практически всем требованиям, но имея СУБД своей собственной разработки, не
может быть подвергнута доработке и изменениям. В связи, с чем данные
продукт не подходит. Проведенный анализ показывает, что ни одна из них в
полной мере не отражает потребности предприятия, не учитывает правила
ведения внутреннего документооборота ЗАО «МЕТРОСТРОЙ», установленного
стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке. Доработка
рассматренных систем может быть связана со значительными финансовыми
затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть
признана нецелесообразной.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выбор стратегии автоматизации, один из важнейших этапов всей
предпроектной подготовки. Из-за неверного выбора внедряемая система может
не только не приносить достаточной прибыли, но и наоборот, замедлить
производство.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя следующие базовые
принципы:
• цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
• способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
• долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
• ограничения: финансовые, временные и т.д.
• процедура управления изменениями плана.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны
входить пути достижения этого соответствия. Стратегический план
автоматизации должен составляться с учетом следующих факторов:
• средний период между сменой технологий основного производства
• среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов и его
модификаций
• анонсированные долгосрочные планы поставщиков технических
решений в плане их развития
• срок амортизации используемых систем
• стратегический план развития предприятия, включая планы слияния
и разделения, изменение численности и номенклатуры выпускаемой продукции
• планируемые изменения функций персонала.
Автоматизация - один из способов достижения стратегических бизнес-
целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе
стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия
предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом, стратегия
автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со
стратегией организации.
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе
стратегии автоматизации задачи документооборота ЗАО «МЕТРОСТРОЙ»,
относятся следующие:
• финансовые,
• временные,
• ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора,
• технические.
Финансовые ограничения определяются величиной инвестиций, которые
предприятие способно сделать в развитие автоматизации.
Временные ограничения в данном случае связаны со следующими
факторами:
• необходимостью обучения персонала;
• тратой времени на внедрение системы.
К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, относятся
следующие ограничения:
• отношение персонала к автоматизации,
• особенности рынка труда трудовое законодательство.
На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка
существующего программного продукта под бизнес-процессы организации,
предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая
автоматизация уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации
зависит от целей развития организации-заказчика и ее долгосрочных
экономических возможностей.
Есть несколько ее подходов, к примеру:
• кусочная (хаотичная) автоматизация, характеризуется как наиболее
неэффективный вид инвестирования средств в дальнейшее развитие
предприятия. Под хаотичностью процесса тут можно понимать отсутствие
стратегического плана. В случае такого подхода процесс внедрения IT
характеризуется краткосрочными локальными задачами, а не основными
потребностями бизнеса. Критериями принятия решений в таких случаях
выступают: уровень знаний и предпочтений лиц, которые принимают решения,
доступность покупки сейчас с большой скидкой какой-либо техники или ПО и т.
д.
• автоматизация по участкам, подразумевающая процесс
автоматизации некоторых производственных или управленческих отделов
компании, объединенных по схожей функциональности. К примеру: литейный
участок, бухгалтерия и т. д.
• автоматизация по направлениям, включающая в себя
автоматизацию некоторых направлений деятельности компании, к примеру:
производство, сбыт, контроль финансов и т.д. Методику, связанную с
автоматизацией по направлениям, часто используют при в системах класса
MRPII, ERP, когда итоговой целью работы становится полная автоматизация
компании.
• полная автоматизация управления компанией, при которой
объединение отражается во всех функциональ¬ных и обеспечивающих
подсистемах предприятия. В рамках технического обеспечения — это ЛВС и
реализация связи компании с внешней средой через глобальные сети. В рамках
информационного обеспе¬чения — это работа с БД под управлением СУБД.
Внедрение математического обеспечения отражается, в первую очередь, в
согласовании входов и выходов математических моделей, построении
различных моделей прогнозирования и планирования, содержательности и
непротиворечивости системы математических моделей. Внедрение ПО заметно в
том, что оно реализуется в виде сложного, но очень гибкого программного
комплекса, который дает возможность выполнять программы в нужной
последовательности и в указанных сочетаниях.
Рассказав о всех стратегиях автоматизации, сама автоматизация
управленческого учета станет относится к автоматизации по участкам,
поскольку эта задача является участком направления учета управленческих
процессов на предприятии ЗАО «МЕТРОСТРОЙ». Также, задача требует
построения стратегического плана, которого нет в кусочной автоматизации,
поэтому она исключается из выбора. Полная и автоматизация по направлениям
также не берутся во внимание, поскольку требуют несколько задач для
автоматизации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В качестве варианта приобретения информационной системы существуют
следующие варианты:
• покупка готового продукта;
• покупка готового продукта с последующей модификацией под
клиента;
• разработка собственного продукта;
• модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации
продукта.
Покупка готового продукта - один из самый простых вариантов, не
требующих каких-либо затрат, кроме денежных. Среди плюсов такого способа
можно выделить минимальную затрату времени и усилий на введение продукта
в эксплуатацию. Кроме того, есть очень большая вероятность приобрести
качественный актуальный продукт из последних разработок, ввиду очень
большого конкурентного товарного рынка. Основными минусами является
безусловная дороговизна, т.к. хороший продукт стоит дорого, и невозможность
адаптировать систему под себя на 100%, даже используя все её функции по
максимуму. В виду последнего минуса есть вероятность возникновения
критических ошибок несоответствия системы и структурной организации
компании, на устранение которых потребуются большие затраты времени, т.к.
скорее всего, придется обращаться к производителю. [17]
Однако, как было обнаружено, продукта, полностью отвечающего
требованиям автоматизируемой задачи, нет в свободной продаже, поэтому такой
способ в данной ситуации не применим. Разработка собственного продукта –
самый долгосрочный способ получения необходимого продукта. Группа
специалистов IT отдела создает свой специализированный продукт для своей
организации, учитывая её специфику. Однако, как правило, этот процесс
занимает достаточно большой промежуток времени и не гарантирует 100%-го
результата. В полученном продукте может содержаться масса недоработок,
которые придется устранять уже в процессе эксплуатации системы. Хотя есть
вероятность получить оптимальный для предприятия и его бизнеса продукт.[17]
Покупка готового продукта с последующей модификацией под клиента –
это оптимизированный первый вариант приобретения, с единственным
сохранившимся минусом – это возможная дороговизна. Данный вид
приобретения позволяет в буквальном смысле «подогнать» параметры системы
под необходимые показатели и условия, под конкретных людей, что
предотвращает вероятность возникновения критических ошибок. Но следует
учитывать, что на слишком сложные модификации системы могут
потребоваться большие затраты времени, так как программистам компании
необходимо будет изучить код продукта.
Модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации продукта
– типичная модернизация уже установленной системы. [17]
Из рассмотренных вариантов для автоматизации делопроизводства ЗАО
«МЕТРОСТРОЙ», в качестве способа приобретения наиболее оптимальным
вариантом является самостоятельная разработка программного продукта,
полностью соответствующего требованиям ведения делопроизводства в
компании.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
ИО информационной системы состоит из двух комплексов: внемашинное
ИО (идентификаторы технико-экономической информации, документы,
методические материалы) и внутримашинное ИО (макеты, формы ввода данных
и отображения результатной информации, структуры информационной БД:
входных и выходных файлов). ИО информационной системы определяется, как
совокупность обобщенной системы классификации, общей системы
документации и БД.
Для ИО существуют следующие требования:
• Достаточность для поддержания всех автоматизируемых функций
объекта;
• Применение принятые у заказчика классификаторов для
кодирования данных;
• Применение классификаторов одного уровня в процессе
кодирования входной и выходной информации, используемой на высшем уровне
управления;
• Обеспечение совместимость с ИО систем, которые также работают
с создаваемой системой;
• Типизация всех форм документов в соответствии с
унифицированной системой документации;
• Согласование с заказчиком и использование только общепринятых
графиков формирования и содержания информационных сообщений, а также
применяемых аббревиатур;
• Включение средства контроля входной и выходной информации,
обновления информации в массивах данных, контроля целостности БД, защиты
от НСД.
Хранение данных в БД должно отвечать таким требованиям, как: