9
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 11
Глава 1. Аналитическая часть .................................................................................... 14
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ................................................... 14
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности............................. 14
1.1.2 Организационная структура управления предприятием .................. 16
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............ 19
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации .............................................................................................................. 23
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов .............................................................................. 23
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач ........ 24
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ...................................................................................... 28
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации.................................................................................................... 30
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ............................................................................................. 32
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........ 32
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ................... 38
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач ........................................................................................................... 40
1.4 Обоснование проектных решений ..................................................................... 41
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению . 41
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ............................................................................................................. 42
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 46
Глава 2. Проектная часть ............................................................................................ 56
2.1 Разработка проекта автоматизации .............................................................. 56
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................. 56
10
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ...... 64
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................... 65
2.2 Информационное обеспечение задачи ......................................................... 66
2.2.1 Информационная модель и её описание ............................................ 66
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ............................................................................................................. 68
2.2.3 Характеристика результатной информации ...................................... 69
2.3 Программное обеспечение задачи ..................................................................... 71
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)…………73
2.3.2 Характеристика базы данных ............................................................... 73
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей..76
2.3.4 Описание программных модулей ........................................................ 77
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание............................. 77
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта ............................. 92
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности .... 92
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ......................... 96
Заключение ................................................................................................................. 102
Список литературы .................................................................................................... 105
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 102
11
ВВЕДЕНИЕ
Документированная информация составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени базируется на производстве и
потреблении информации. В современном обществе информация стала
полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и
политической жизни общества. Качество информации определяет качество
управления. В современных условиях для повышения качества управления
необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,
носителем которой является документ на различных основах.
В настоящее время многочисленные компании и предприятия
сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение
контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их
отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение
производительности труда и так далее. Единственным способом реализации
подобных задач является внедрение автоматизированной системы. Однако в
настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы
наталкивается на существенные сложности.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки. В каждой
организации, сотрудники тратят большое количество времени на поиск и
обработку необходимых документов и информации. С каждым днем, объем такой
информации становится все больше и больше. Обработка документов вручную
порой представляет множество проблем в организации.
Документооборот играет важную роль в деятельности любого предприятия.
Грамотно построенная и отлаженная система документооборота объективно и
полно отражает производственную деятельность предприятия и предоставляет
возможность руководству своевременно влиять на нее. Автоматизация
документооборота, таким образом, будет способствовать повышению
эффективности управления предприятием.
12
Система автоматизации документооборота, система электронного
документооборота (СЭД) – это автоматизированная многопользовательская
система, сопровождающая процесс управления работой иерархической
организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-
читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации,
необходимые к исполнению. СЭД предназначена для организации и
автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи
документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут
оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании.
При этом документами могут быть как структурированные объекты
информационной системы, обладающие определенным набором стандартных
реквизитов.
Данный дипломный проект посвящен разработке системы электронного
документооборота в АО «Нива».
Предметом исследования является предприятие АО «Нива».
Объектом исследования является система электронного документооборота.
В соответствии с поставленной целью в работе поставлены и подлежат
решению следующие задачи:
1. Оценить деятельность исследуемой компании АО «Нива», ее
организационную структуру.
2. Исследовать современный рынок программных продуктов,
предназначенных для автоматизации системы электронного документооборота.
3. Выбрать комплекс задач автоматизации и провести характеристику
существующих бизнес процессов.
4. Разработать конфигурацию информационной системы.
5. Провести внедрение системы электронного документооборота в
исследуемое предприятие, оценить результаты и дальнейшую целесообразность
его использования.
6. Рассчитать экономическую эффективность от внедрения программного
комплекса в исследуемую организацию.
13
В аналитической части выполнен комплекс работ, направленных на
обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи,
описаны основные свойства системы, дано описание всем существующим бизнес-
процессам, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих
разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные
решения по информационному, программному, техническому и
технологическому обеспечению.
Проектная часть посвящена рассмотрению этапов жизненного цикла
проекта. Также дана характеристика информационной архитектуры
разрабатываемого проекта, построена информационная модель задачи, проведено
моделирование «сущность-связь» (ER-модель), описана структура полей таблиц
базы данных, проанализированы все информационные потоки входной,
оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.
Третья часть дипломного проекта посвящена выбору методики расчета
экономической эффективности и собственно проведению всех расчетов,
направленных на обоснование экономической эффективности проекта.
14
ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
В данном пункте рассматривается характеристика предприятия АО «Нива»
и ее деятельности, организационная структура управления, программная и
техническая архитектура информационных средств.
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Акционерное общество (АО) «Нива» Павлоградского района Омской
области создано в 1992 году в ходе реорганизации совхоза «Нива» с уставным
капиталом 155000 тыс. руб. В настоящее время акционерами общества являются
1022 чел.
Хозяйство функционирует в соответствии с Гражданским Кодексом
Российской Федерации, Федеральным Законом РФ «Об акционерных обществах».
Учредительным документом АО «Нива» и документом, регулирующим его
деятельность, является «Устав», утвержденный общим собранием акционеров.
Федеральный Закон «Об акционерных обществах», принятый
Государственной Думой 24 ноября 1995 г, регламентирует все аспекты
деятельности акционерного общества. Высшим органом управления АО «Нива»
является общее собрание акционеров.
Годовое собрание акционеров проводится в сроки установленные
«Уставом» общества, через 5 месяцев после окончания финансового года. На нем
решается вопрос об избрании наблюдательного совета, ревизионной комиссии,
утверждении аудитора общества, рассматривается представленный
наблюдательным советом общества годовой отчет и иные документы.
Текущее руководство деятельностью общества осуществляет генеральный
директор. Директор несет полную ответственность за качество продукции,
соблюдение техники безопасности и промышленной санитарии. Представляет
интересы общества во всех государственных органах и учреждениях в
соответствии с действующим законодательством. Директор определяет систему
15
организации производства, труда и его оплаты, структуры управления,
осуществляет подбор и расстановку кадров.
Трудовые отношения с обществом регулируются «Законом о труде» РФ и
Коллективным договором.
АО «Нива» представляет собой самостоятельно хозяйствующий субъект,
созданный для выпуска сельскохозяйственной продукции с целью
удовлетворения потребностей конкретных потребителей и обеспечения
функционирования самого предприятия и его работников, получения прибыли.
Структура товарной продукции является основным показателем,
характеризующим специализацию сельскохозяйственных предприятий.
Специализация производства представляет собой процесс сосредоточения
выпуска конструктивно и технологически однородной продукции, ее отдельных
частей и технологических процессов на предприятии.
Сильной стороной АО «Нива» является производство качественной
сельскохозяйственной продукции и гарантированный объем её продаж. Благодаря
хорошему качеству зерновой продукции хозяйство имеет высокую репутацию в
районе и области (высокая цена реализации и низкая себестоимость).
В таблице 1.1 приведены основные экономические показатели
деятельности компании.
Таблица 1.1
Экономические показатели деятельности компании.
№ п\п
Характеристики
Показатель 2017 год
1
Существование компании
25 лет
2
Оборот компании за год
200000000
3
Численность сотрудников
500 человек
За время существования АО «Нива» получила огромный опыт, а также
получила статус гарантированного партнера среди производителей и
покупателей, а сотрудники приобрели нужный профессионализм. Таким образом,
это позволяет обеспечивать конкурентные цены, высококачественное
обслуживание и многочисленные запросы партнеров.
16
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Организационная структура предприятия представляет собой
упорядоченную совокупность устойчиво взаимосвязанных подсистем,
обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.
В общем виде структура управления АО «Нива» включает центральный
аппарат управления, в верхний уровень которого входят генеральный директор,
его заместители, главные и ведущие специалисты, начальник охраны. Каждый
главный специалист возглавляет службу или отдел, в которую входят
специалисты, мастера, заведующие и начальники различных производств,
обслуживающих все отделения второго уровня структуры управления (нефтебаза,
центральный ток, складское хозяйство, гаражное хозяйство).
Третий уровень управления представлен управляющими отделений,
которые подчиняются заместителям директора и главным специалистам.
Четвертый уровень управления представлен управленческим аппаратом
отделений, который включает агронома отделения, бухгалтера отделения,
ветврача отделения, завхоза отделения, фуражира, заведующего током и учетчика
отделения, бригадиров.
На рисунке 1.1 представлена организационная структура АО «Нива».
Рис. 1.1 Организационная структура АО «Нива»
17
Для АО «Нива», характерен линейно-функциональный тип
организационной структуры. Линейно-функциональная структура управления
обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные
звенья управления осуществляют общее руководство и координацию, а
функциональные консультируют, разрабатывают конкретные вопросы.
На рисунке 1.2 представлен первый уровень структуры управления АО
«Нива».
Рис. 1.2 Первый уровень структуры управления АО «Нива»
Из рисунка 1.2 видно, что высшим органом управления в обществе является
ревизионная комиссия и генеральный директор. В подчинении генерального
директора находятся первый заместитель генерального директора, заместитель
директора, главный инженер-строитель и заместитель директора по экономике -
главный бухгалтер. Линейно генеральному директору подчиняются: инженер по
трудовым процессам (начальник отдела кадров), главный инженер, главный
инженер-энергетик, главный агроном, главный зоотехник, главный ветврач,
главный юрисконсульт, главный экономист и заместитель главного бухгалтера.
Два заместителя заместитель директора, главный инженер-строитель и
заместитель директора по экономике, главный бухгалтер функционально
подчиняются первому заместителю генерального директора. Главные
специалисты функционально подчиняются всем трем заместителям. Такая
18
структура управления исключает возможность дублирования и получения
противоречивых приказов. Если все же противоречивые указания поступают,
подчиненные руководствуются приказами, поступившими от линейного
руководителя.
Второй уровень организационной структуры представлен на рисунке 1.3.
Рис. 1.3 Второй уровень структуры управления АО «Нива»
По рисунку 1.3 можно сказать, что данный уровень структуры представлен
руководителями подсобных и обслуживающих производств и специалистами,
которые линейно подчиняются главным специалистам. В линейном подчинении
у руководителей подсобных и обслуживающих производств находятся
специалисты этих производств. Каждому главному специалисту подчиняется
руководитель конкретного обслуживающего или подсобного производства, что
исключает двойное подчинение и дублирование приказов.
Третий уровень управления АО «Нива» представляет собой структуру
управления отделениями. Каждым из семи отделений хозяйства руководит
управляющий отделением, который непосредственно линейно подчиняется двум
заместителям директора, кроме того, функционально управляющие отделениями
подчиняются главным специалистам. Структура управления всеми отделениями
практически одинакова.