29
Таблица 1.3
Расчет эффекта внедрения
Сотрудник организации
Время, затрачиваемое
при базовой технологии
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту
Получение отчетности от
клиентов
50 мин.
7 мин.
Поиск документов
15 мин.
5 мин.
Подготовка списка документов
30 мин.
10 мин.
Регистрация входящих
документов
30 мин.
5 мин
Регистрация исходящих
документов
30 мин.
5 мин.
Подготовка внутренних
документов
20 мин.
7 мин.
Всего, минут
175
39 мин.
По таблице можно сделать вывод, что время, затрачиваемое при базовой
технологии, составляет 3 часа, а затрачиваемое по предлагаемому варианту
сокращается до 39 минут, то есть в несколько раз.
Рассмотрим схему документооборота на рисунке 1.9.
30
Рис. 1.9 Схема документооборота
Автоматизации документооборота в АО «Нива» приведет организацию к
следующим преимуществам:
1. уменьшение затрат на доставку информации;
2. уменьшение затрат на бумагу;
3. уменьшение времени, затрачиваемого на выполнение работ;
4. увеличение общего количества выполняемых работ.
Таким образом, система электронного документооборота в АО «Нива»
приведет к экономии рабочего времени в организации, тем самым повысится
эффективность работы предприятия.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Поддержка информационной безопасности осуществляется системным
администратором. Системный администратор отвечает за работоспособность
информационной безопасности и контроль защиты информации.
31
На предприятии АО «Нива» существует своя политика безопасности.
Каждый сотрудник организации получает должностную инструкцию, в которой
четко описаны его права и обязанности с точки зрения информационной
безопасности. Каждому сотруднику присваивается логин в систему, в рамках
которой выдается доступ к определенным ресурсам сети и доступа в глобальную
сеть интернет. В большинстве случаев количество входящего трафика не
ограничивается, зато ограничивается список разрешённых сайтов.
За каждым пользователем закреплён компьютер и монитор, которые имеют
идентификационный ПИН код, за который он несет материальную
ответственность.
Антивирусы являются одним из самых эффективных средств защиты
против угроз информационной безопасности. Если компьютер не будет обеспечен
защитой антивирусной программы, может произойти заражение вредоносными
ПО, что в конечном итоге повлечет за собой угрозу информационной
безопасности. На предприятие АО «Нива» используется антивирусная защита
ESET EndpointAntivirus6. Это комплексное решение для обеспечения
безопасности, являющееся результатом долгих усилий, направленных на
достижение оптимального сочетания максимальной степени защиты с
минимальным влиянием на производительность компьютера. Современные
технологии, основанные на применении искусственного интеллекта, способны
превентивно противодействовать заражениям вирусами, шпионскими,
троянскими, рекламными программами и другими атаками из Интернета без
влияния на производительность компьютера и перерывов в работе. ESET Endpoint
Antivirus 6 – это приложение для проактивной защиты клиентских компьютеров
от любых типов вредоносного ПО. Блокирует работу вирусных приложений и
исключает вероятность утечки личной информации.
На программном уровне информационная безопасность обеспечивается:
Microsoft Windows Server 2012 R2.
1. права доступа к операционной системе Windows Server;
2. права пользователя системы;
3. парольная защита на программные продукты: ESET Endpoint Antivirus;
4. контроль почты.
32
Самым опасным каналом по-прежнему остаются мобильные накопители,
поэтому организация ограничивает компания сотрудников от копирования
информации и передачу ее между собой и третьим лицам на мобильных
накопителях.
При хищении и порчи данных, ошибок при пользовании программным и
аппаратным обеспечением к сотрудникам организации применяется некоторые
санкции такие как:
1. выговор;
2. штраф;
3. увольнение из организации согласно статье и с заведением личного
уголовного дела;
4. принудительно-«добровольное» увольнение из организации.
В АО «Нива» производится постоянный мониторинг наиболее опасных
угроз информационной безопасности:
1. вирусы;
2. аппаратные и программные сбои;
3. утечка данных.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько
десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации
документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно
выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes:
«CompanyMedia» – ИнтерТраст, «OfficeMedia» – ИнтерТраст, «Босс-Референт» -
АйТи, «Золушка НТЦ» – ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;
полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» -
Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-
33
Документооборот» – Cognitive Technologies, «Documentum» – Документум
Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации
документооборота и делопроизводства, система управления документами,
система электронного документооборота и так далее. Эти системы
характеризуются специфическими подходами и компьютерно-
коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией,
предложенной П. М. Московой [7], их можно условно разделить по следующим
критериям:
1. типу информации, на обработку которой ориентирована система
(фактографическая или документационная);
2. комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;
3. набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых
технологий их решения;
4. степени открытости, то есть возможности наращивания функций и
совместимости с иными информационными технологиями;
5. множеству иных характеристик автоматизированных систем данного
функционального назначения.
Для определения стоимости автоматизированной системы необходима
оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного
обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость
работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения,
по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному
конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому
обслуживанию и так далее).
В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства
от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации
является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.
Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к
автоматизированной системе, позволяет организациям осуществить внедрение
системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации
управленческой деятельности организации [8].
34
Схематически различия между западной и российской технологией
представлено в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Сравнение технологий
Российская технология
Западная технология
Четко выраженный вертикальный
характер движения документов
(руководитель – исполнитель –
руководитель) внутри организации
Характер движения документов
преимущественно горизонтальный,
предусматривающий возможность
попадания документа сразу к
непосредственному исполнителю,
минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ
с документами в регистрационных
журналах или в машинописных
картотеках, куда заносятся все
сведения о документах, их
перемещениях, резолюции
начальства, контроль сроков
исполнения, и т.д.
Отсутствие централизованного
(рамках всей организации) контроля
Ведение регистрационно-
контрольных и отчетных форм
журналов. Для обеспечения единого
порядка обработки документов
предусматривается создание
специализированных служб:
управление делами, секретариатов,
канцелярий.
Регистрация документов
производиться непосредственными
исполнителями (поручитель и
исполнитель ведут собственные
журналы), некоторые виды
документов вообще не
регистрируются.
Специализированные подразделения,
занимающиеся делопроизводством, не
создаются.
Существующие разработки данного направления автоматизации:
35
IBM Lotus Domino Document Manager – управление документами в
процессе совместной работы. IBM Lotus Domino Document Manager 7 управляет
всем жизненным циклом деловых документов от совместной разработки до
архивации. Управление документами в среде совместной работы повышает
эффективность сотрудничества рабочих групп. В этот новый выпуск вошли
усовершенствования, касающиеся удобства использования, возможности
обслуживания, единой регистрации, производительности и поддержки
дополнительных платформ.
Преимущества Lotus Domino Document Manager:
Повышение продуктивность пользователя.
Снижение затрат на оборудование и пользования сетью.
Хранение и управление электронных таблиц, презентаций, чертежей,
мгновенных сообщений и электронной почты.
1С: Документооборот 8. Основные направления работы данного решения –
делопроизводство, общий документооборот, управление договорной
деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно
расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно
прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника
Windows.
Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по
маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый
ящик, WEB).
Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для
группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения не имеется модуля
управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не
поддерживается работа с документацией системы менеджмента и качества. [19].
ELMA. Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В
их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД),
Проекты+ – стандартные функции для управления проектами плюс управление
процессами; ELMA CRM+ – реализует клиент-ориентированный подход через
реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого не существует у
системы Directum.
36
К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook
есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко
интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).
Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и
изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число
версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений
документа собирается на карточку документа.
Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля
исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у
пользователя под рукой.
Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически
сохраняется после сканирования.
Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с
исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров,
чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.
Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям
отдельного предприятия и его организационной структуры.
Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это
доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в
программировании. Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в
шаблон для моментального распознавания в системе.
OPTIMA-WorkFlow» – это комплексная прикладная платформа, которая
предназначается для создания решений в сфере управления документами. В
OptimaWorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах
документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов.
Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-
приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM
WebSphere MQ [12]. Для автоматизации деятельности архивных подразделений
разработан специальный модуль архив.
Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки
документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной
карточке невозможно настроить панель инструментов, локализовать названия
37
реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не существует базовых функций
интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток –
непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя
настроить напоминания.
Рассмотрев существующие разработки для автоматизации задачи, можно
сказать, что ни одна из них не подходит для внедрения в АО «Нива»
Поскольку в случае внедрения данных систем на предприятие произойдет
реализация множества либо ненужных в деятельности предприятия функций,
либо их дублирование. Для того чтобы внедрить одну из существующих
разработок систем необходимо большое количество денег. Поэтому создание
собственной системы, позволит автоматизировать необходимые функции и
сократит капиталовложения на предприятии.
LanDOcs
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и
архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов:
системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы
сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного
доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. Компонент
делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе
промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное
обеспечение для централизованного управления хранением документов в
электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной
опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил
русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых
установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать
сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый
ящик MicrosoftExchange или LotusNotes. Продукт открыт для разработчиков,
имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних
разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет
достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать
изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать
38
текст. Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и
процесса создания документов.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает
наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий –
этапов, на каждом из которых решается определенная задача.
Первый этап – анализ стратегии развития бизнеса.
В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в
бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий.
Поэтому реальной альтернативой варианту выбора единственного пакета
является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые
удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления
(подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при
внедрении и привязке программных средств, а ИТ оказывается максимально
приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.
В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм
предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо,
добавлять к ним программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и
ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что
поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок.
Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая
адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом
пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать
сроки внедрения систем и технологий, наиболее аффективно их использовать,
повысить квалификацию персонала.
Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и
отлаженной работе всех отделов предприятия.
Следующим этапом в этом процессе является поиск и обработка всей
отчетной информации, полученной по телекоммуникационным каналам связи.