38
Рис.1.17. Детализация блока «Сформировать электронную заявку на
получение услуги архива»
На рисунке 1.18 представлена детализация процесса «Сформировать ответ
на поступивший запрос», которая выполнена с использованием нотации DFD,
которая позволяет описывать потоки документов (документооборот) и потоки
ресурсов (например, движение материалов от одной работы к другой)
Элементы диаграмм [16]:
– поток данных;
– процесс;
– хранилище;
– внешняя сущность.
На рисунке представлены следующие процессы:
– сформировать запрос к БД;
– хранение информации по документам архива;
– предоставить данные по запросу;
– использовать информацию БД для формирования отчетов.
Определено хранилище данных – «БД документов архива».
39
Рис. 1.18. Детализация процесса «Сформировать ответ на поступивший запрос»
Разработка данных диаграмм, позволило определить, какие процессы
будут автоматизированы, какие при этом будут использоваться хранилища
данных.
Система автоматизации документооборота отдела городского архива в
составе Управления делами Администрации города Реутов должна
соответствовать следующим критериям [11]:
минимальные затраты на разработку;
автоматизация основных операций архива;
максимальная простота в использование;
максимально возможное удобство в работе;
система должна работать в локальной сети;
наличие разделения прав доступа и т. д.
Внедрение данной системы позволит:
повысить производительность труда;
повысить качество и достоверность передаваемой информации между
участниками процесса ведения городского архив аи обслуживания клиентов;
40
вести учет выполняемых операций и предоставлять данные по
архивному фонду.
Некоторые задачи вместо нескольких часов можно будет решать за
несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что
функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность
принимаемых руководством решений на основе отчетов по загруженности
сотрудников отдела городского архива [19].
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Использование вычислительной техники для организации
документооборота позволит уменьшить время на работу с документами,
оптимизировать затраты на обслуживание документооборота, за счет экономии
на бумаге, краске и оборудовании для печати и копирования. Кроме этого можно
значительно ускорить процесс обработки документов, особенно это актуально
для отдела городского архива, отделения которого находятся на достаточно
удаленном расстоянии друг от друга, и более рационально комплектовать
рабочий штат, что связано с сокращением трудозатрат [26].
Построение системы автоматизации документооборота городского архива
позволит достичь следующих целей:
создать единую базу всей документации архива;
структурировать документацию согласно утвержденной номенклатуре;
сократить риск утери документов;
повысить исполнительскую дисциплину среди персонала благодаря
тому, что появляется возможность быстро получить отчетность об исполнителе
определенного документа;
просто и эффективно находить необходимую документацию;
контролировать исполнение согласно резолюциям руководителей;
повысить эффективность работы организации в целом.
Основными принципами использования вычислительной техники при
автоматизации документооборота отдела городского архива являются [24]:
41
однократная регистрация документа, что позволяет избежать лишних
дубликатов;
возможность параллельного выполнения операций, то есть обработка
одного документа может происходить из нескольких точек доступа, что
повышает скорость и оперативность исполнения операций;
непрерывность движения документов, позволяющая определить
ответственного за исполнение документа в любой момент времени
использования документа;
система поиска документа, позволяющая его найти в минимальные
сроки, обладая небольшой информацией о нем;
система отчетов по различным статусам и атрибутам документов,
позволяющая контролировать движение документов по процессам
документооборота и в короткие сроки принимать управленческие решения.
Предполагается, что средой разработки будет платформа 1С Предприятие.
Разработка будет вестись в этой среде, для этого необходимо выполнить
следующие операции [6]:
– установить платформу;
– создать каталог информационной базы;
– войти в режиме Конфигуратор и выполнить разработку объектов,
которые обеспечат функционирование автоматизированной системы учета
посещений клиентов [6].
Таким образом, программная реализация будет сводиться к разработке
конфигурации в среде 1С, к данной конфигурации предъявляются следующие
требования.
1. Иметь средства обработки обращений клиентов – заявку.
2. Осуществлять сбор информации о клиентах – хранение информации о
клиентах: общие сведения, обращения, которые были ранее, контактная
информация.
3. Осуществлять сбор информации о документах: тип документа, период,
гражданин (граждане), которые имеют отношение к данному документу, краткое
описание назначения документа.
42
4. На основании поступившего документа формировать электронный
вариант описи.
5. Иметь механизмы, обеспечивающие формирование стоимости
предоставленных клиенту услуг сотрудниками архива, на основании
предварительно составленного прейскуранта цен на услуги предприятия.
6. Иметь возможность внесения изменений в составленные ранее
документы, при наличии прав доступа.
7. Обеспечивать хранение информации по документам архива, клиентам
(гражданам), которые обращаются в отдел архива, сотрудникам.
8. Предоставлять информацию по наполнению архивного фонда – реестр
документов.
9. Отображать информацию по занятости сотрудников архива.
10. Отображать информацию по состоянию заявок граждан, которые
поступили для получения соответствующей архивной информации.
Система автоматизации документооборота отдела городского архива в
составе Управления делами Администрации города Реутов позволит быстро и
эффективно производить учет поступлений документов, вести реестр
документов архивного фонда, формировать заявки на получение информации с
подсчетом стоимости за предоставленные услуги. Система избавит от рутинных
работ, связанных с заполнением данных по клиентам, заявкам, типам
документов и т.п.. Система будет проста в эксплуатации, удобна и эргономична,
не требует особых знаний от пользователя в области программирования и
теории баз данных.
На рисунке 1.19 представлена схема документопотока при внедрении
информационной системы отдела городского архива в составе Управления
делами Администрации города Реутов. Документопоток разбит между лицами и
объектами, влияющими на ведение архивных документов – коммунальные
органы (ЗАГС, ЖКХ, больницы, музеи и пр.), граждане и архив (имеется ввиду
сотрудники).
43
Схема документопотока городского архива
Действие Коммунальные органы Архив Граждане
6 1234
Документы на хранение
Документы
Оприходывать
документы для
хранения в архиве
Документы
Обработать обращение
граждан
Запрос
Выборка данных по
поступившему запросу
Найденные
документы
Формирование
отчетности
Отчетность
Рис. 1.19 Документопоток городского архива
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
С увеличением объемов хранимой и передаваемой информации
наращиваются потенциальные возможности нарушителя к осуществлению
несанкционированного доступа к документам архивного фонда. Применение все
более сложных технологий и процессов в функционировании предприятия
является причиной появления ошибок в аппаратно-программных средствах,
используемых на предприятии. Такие возможности могут быть использованы
нарушителями [15].
При разработке программного обеспечения необходимо соблюдать
основные стандарты, которые регламентируют:
44
– показатели качества программных средств;
– придерживаться жизненного цикла и технологического процесса
создания критических комплексов программ, которые способствуют повышению
их качества и информационной безопасности [10].
В соответствии с этим для защиты информации разрабатываемой системы
необходимо реализовать следующие инструменты:
– разработка интерфейсов для каждой категории пользователей, в
соответствии с правами доступа;
– осуществление входа в систему пользователям только с
использованием логина и пароля;
– обеспечение резервного копирования информационной БД;
– хранение целостности системы.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Для любого предприятия: бюджетного или коммерческого, торгового или
производственного актуальным является вопрос упорядочение
документооборота. У большинства современных российских предприятий
подготовка документов ведется с помощью программного обеспечения
информационных систем и оргтехники, а их обработки и хранения происходит
только на твердых носителях. Такое противоречие приводит к усложнению
поиска нужного документа и снижение эффективности работы всего коллектива.
Действенным способом совершенствования делопроизводства является
внедрение электронного документооборота. Программных средств для решения
данной задачи существует немало, однако при выборе платформы необходимо
проверить, соответствует ли она законодательству, госстандартам,
отечественной практике и интегрируется с имеющимися на предприятии
45
информационными системами. Рассмотрим наиболее популярные системы,
которые позволяют автоматизировать документооборот [14].
«1С: Предприятие 8. Документооборот КОРП», предложенная фирмой
«1С» 23 ноября 2011 [7].
Данное программное обеспечение на платформе «1С: Предприятие 8.2»
решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия
сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
– обеспечение безопасного хранения документов;
– ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов;
– ведение учета обращений граждан/ клиентов;
– ведение учета договоров, начиная от этапа инициации договора,
заканчивая контролем выполнения обязательств и расторжением договора;
– ведение учета и контроля переадресации документов в другие
организации и получение документов от них;
– использование электронной цифровой подписи;
– использование документов любых типов и форматов: офисные,
текстовые, документы с изображениями, аудио- и видео файлами, документами
систем проектирования, программами и т.д.;
– автозаполнение документов на основе разработанных шаблонов;
– автоматизация совместной работы пользователей с использованием
таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласования,
утверждения, регистрация документа;
– автоматизированная загрузка документов из электронной почты
загрузка файлов со сканера;
– ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников;
– обмен данными в режиме онлайн и оффлайн с другими типовыми
конфигурациями 1С [24].
Documentolog – система, которая обеспечивает полный жизненный цикл
всей электронной документации предприятия, в рамках его текущих бизнес-
процессов. Определение документов, автоматизация их оборота осуществляется
в соответствии с внутренним регламентом организации и законодательными
46
актами РФ. Выполнение данных задач достигается благодаря использованию
целого ряда функциональных возможностей Documentolog, представим их [25].
1. Гибкий конструктор отчетов, который дает возможность построения
графических отчетов различной сложности в виде графиков, диаграмм и т.д.
Доступны 20 видов отчетов.
2.В связи с тем, что данная СЭД работает через веб браузеры, она
доступна с любой точки мира посредством сети Интернет, что обеспечивают
высокую мобильность данной системы – можно открыть используя смартфон,
ноутбук, планшет.
3. Система оптимизирована под браузеры смартфонов и планшетов
(Android, iOs);
4. Documentolog обеспечивает полную автоматизацию традиционного
делопроизводства и канцелярии, поддерживает работу любых документно-
ориентированных бизнес-процессов компании;
5. На данную систему возложены контрольные функции за исполнением
поручений, решений, утвержденных регламентов;
6. Система поддерживает ведение электронного архива документов;
7. Отличается развитой поисковой системой;
8. Documentolog позволяет создавать единое хранилище всех документов
компании, обеспечивает интеграцию с системами учета, обладает средствами
обеспечения безопасности системы (ЭЦП, аудит действий, корзина,
архивирование, резервное копирование и др.).
Внедрение системы Documentolog даст возможность повысить
производительность работы, позволит сократить операционные расходы,
улучшить управляемость, оптимизировать совместную работу [26].
Система «Е1 Евфрат» многофункциональный инструмент для
автоматизации и оптимизации документооборота, может быть применен для
компаний всех типов и размеров. Система позволяет очень эффективно решать
различные задачи как в отдельных департаментах или подразделениях, так в
целом по всей организации. Система «Е1 Евфрат» имеет инструменты, которые
позволяют полную настройку в соответствии с требованиями законодательства,
47
регламентных положений и инструкций по работе с документами, которые
применяются в организации [24].
Использование системы «Е1 Евфрат» позволяет полностью обеспечить
жизненный цикл электронных документов и дает возможность осуществить
оптимизацию деятельности по следующим показателям [14]:
– уменьшить время на согласование документов;
– повысить скорость и эффективность выполнения поставленных задач
или поручений;
– уменьшить или вообще избавиться от риска потери документов;
– автоматизированное ведение архива;
– расширенный поиск документов с любого рабочего места по
различным критериям.
В свою очередь данная система имеет мощные инструменты, которые
поддерживают основные функции руководителя – контроль и учет выполнения
поставленных задач, к таким инструментам относятся:
– инструменты контроля исполнительской дисциплины;
– учета рабочего времени персонала;
– инструменты согласования документов, формирования поручений в
режиме реального времени.
Система «Е1 Евфрат» - это комплексная система управления
документооборотом организации. Функции данной СЭД позволяют
автоматизировать документооборот на различных предприятиях, при этом
выполняя такие функции [25]:
– стандартный документооборот и делопроизводство;
– утверждение документов сторонами;
– формирование договоров
– работа с кадрами;
– взаимодействие с контрагентами;
– формирование заданий и контроль их выполнения;
– управление проектами различной степени сложности;
– архивация документов и администрирование архива;
– работа с входящей корреспонденцией;