28
Рис.1.8. Детализация блока «Сдать документ в архив»
На рисунке 1.9 представлена детализация блока «Обработать запрос
клиента». Детализация данного блока представляет:
– принять гражданина и определить его пожелания с входом параметры
запроса гражданина, выходом – перечень услуг, управлением нормативы,
приказы и распоряжения, механизм – персонал архива;
– сформировать заявку на получение услуги архива с входом перечень
услуг, выходом – заявка, управлением нормативы, приказы и распоряжения,
механизм – персонал архива;
– представление сформированных требований с входом заявка, выходом
– требования к архивному документу, управлением нормативы, приказы и
распоряжения, механизм – персонал архива.
29
Рис.1.9. Детализация блока «Обработать запрос клиента»
На рисунке 1.10 представлена детализация блока «Сформировать заявку
на получение услуги архива». Процесс представлен следующими блоками:
– заполнить услуги архива с входом перечень услуг, выходом –
выбранные услуги, управлением нормативы, приказы и распоряжения, механизм
– персонал архива;
– указать исполнителя с входом выбранные услуги, выходом –
исполнитель, управлением нормативы, приказы и распоряжения, механизм –
персонал архива;
– указать данные клиента с входом исполнитель, выходом –
заполненные поля заявки, управлением нормативы, приказы и распоряжения,
механизм – персонал архива;
– подписать заявку с входом заполненные поля заявки, выходом –
заявка, управлением нормативы, приказы и распоряжения, механизм – персонал
архива.
30
Рис.1.10. Детализация блока «Сформировать заявку на получение услуги
архива»
На рисунке 1.11 представлена детализация блока «Сформировать ответ на
поступивший запрос», которая выполнена с использованием диаграмм нотации
IDEF3. Стандарт IDEF3 представляет собой комплексный метод моделирования
процессов. Он был создан, чтобы проиллюстрировать цепочку
последовательных действий. Он содержит описание механизмов, которые
позволяют собирать информацию, относящуюся к описанию процесса. В
стандарте IDEF3 используется определение процесса в соответствии с Davenport
и Short, согласно которому бизнес-процесс представляет собой «упорядоченную
последовательность событий с участием людей, сырья, энергии и оборудования,
предназначенную для достижения конкретного результата». Причинами
создания стандарта IDEF3 были такие факторы, как повышение эффективности
анализа бизнес-систем, содействие созданию описания системных требований,
поддержка процесса управления проектами [17].
31
Рис.1.11. Детализация блока «Сформировать ответ на поступивший запрос»
Стандарт IDEF3 построен таким образом, который позволяет понять
метод описания людьми, которые не занимаются процессом моделирования, а
также облегчает понимание различий между различными альтернативными
версиями процесса.
Основным элементом диаграммы процесса в соответствии со стандартом
IDEF3 является символ UOB (блок «Поведение»), показывающий одно действие
(функцию), которое представлено с помощью правильно описанного
прямоугольника. Символы UOB соединены с помощью различных соединений
(ссылок), представленных стрелками [16].
Разделы процесса в схемах IDEF3 представляют собой узлы (переходы),
которые ведут себя аналогично операторам программы ARIS. Есть И-узлы,
разделяющие процесс на множество параллельных ветвей, OR узлов (этот узел
активирует одну или несколько ветвей) и XOR (узел активирует одну ветку из
нескольких возможных).
Данный блок детализирован следующим образом:
– определить какой документ искать;
32
– поиск документа по заданным критериям, данный процесс имеет
разветвление;
– если документ найден, то данные предоставляются по найденному
документу;
– если документ не найден, тогда формируется отказ.
Построение данных диаграмм позволяет определить «узкие места»,
которые возникают при выполнении процессов, среди них необходимо
выделить: ведение книги записи в бумажном варианте, формирование заявки
осуществляется вручную и передается через сотрудников, поиск документов
ведется по стеллажам.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Система автоматизации документооборота отдела городского архива в
составе Управления делами Администрации города Реутов должна будет
выполнять следующие функции [14]:
- упорядочить и ускорить процесс документооборота при приеме
документа в архив;
- упорядочить и ускорить процесс документооборота при обращении
граждан на получение услуг городского архива;
- формировать шаблонную информацию при формировании заявки на
поставку услуг, с добавлением необходимых данных о клиенте и его
дополнительных пожеланиях;
- формировать шаблонную информацию при передаче документа в
архив с добавлением данных по поступившему документу, с указанием периода,
ФИО гражданина, к которому данный документ относится, его описанием;
- автоматизация процесса передачи документа в архив на основании
документа должны вноситься соответствующие данных в базу данных;
- автоматизированный расчет стоимости услуг, которые оказывает
архив;
33
- организация хранения всех описей документов в электронном виде с
указанием места хранения документа (дела);
- быстрая обработка запроса клиента за счет организованной базы
данных и формирования запросов, позволяющих извлекать необходимые
данные;
- настройка системы прав и ролей для пользователей системы;
- обеспечение поиска к необходимой документации с любого рабочего
места (с учетом прав доступа);
- получение отчетов по работе каждого отдела и городского архива [25].
Главное преимущество, которое дает переход к автоматизированному
ведению базы данных – это быстрый поиск необходимых сведений,
предоставление их в удобной форме и формирование статической информации
для анализа работы отдела городского архива [2].
Создание автоматизированной системы, преследует следующие цели:
освобождение от рутинной работы сотрудников городского архива;
автоматизация основных операций – прием документов в архив и
выдача по ним информации при запросе от гражданина (клиента);
предоставление руководящему составу инструменты контроля и учета
занятости сотрудников и оценки состояния архивного фонда [12].
Переход к автоматизации документооборота отдела городского архива
позволит повысить производительность труда и сократить срок обработки
запросов клиентов.
На сегодняшний день на рынке немного подобных разработок – это
связано со спецификой данной системы и спросом на рынке.
В отделе городского архива в составе Управления делами Администрации
города Реутов документооборот не был автоматизирован. Все операции
выполнялись вручную с использованием, в редких случаях программ пакета MS
Office, например при расчете стоимости оказанных услуг использовался Excel,
что вело к ошибкам и значительным временным затратам. Поэтому
автоматизация документооборота данной организации позволит решить эти
проблемы. Представим процессы, их функционирование, после внедрения
системы автоматизации отдела городского архива.
34
На рисунке 1.12 представлена измененная контекстная диаграмма
«Деятельность отдела городского архива».
Рис.1.12. Контекстная диаграмма «Деятельность отдела городского архива» в
модели «TO-BE»
При сравнении двух контекстных диаграмм, можно определить разницу
между ними, а именно:
– добавлен входной информационный поток «Данные клиента»;
– добавлены или заменены выходные информационные потоки – «Опись
документа», «Заявка на услугу», «Статус заявки», «Отчетность»;
– добавлен механизм «Система автоматизации».
На рисунке 1.13 представлена декомпозиция контекстной диаграммы,
блоки остались теми же, только изменились информационные потоки.
35
Рис.1.13. Декомпозиция контекстной диаграммы
Представим процессы, которые будут изменены при автоматизации
задачи. На рисунке 1.14 представлен процесс «Принять документ в архив».
Рис.1.14. Детализация блока «Принять документ в архив»
36
Отличием от ранее рассмотренного блока в модели AS-IS является
наличие блока сохранить опись в БД системы и изменение блока «Сформировать
и заполнить электронную опись документа».
На рисунке 1.15 представлена детализация блока «Сдать документ в
архив».
Рис.1.15. Детализация блока «Сдать документ в архив»
Отличием от ранее созданной диаграммы является наличие следующих
блоков:
– изменить статус электронного варианта описи;
– поместить документ в место хранения в соответствии с типом;
– внести в БД данные по месту размещения документа.
На рисунке 1.16 представлена детализация блока «Обработать запрос
клиента». Отличием является изменение блока «Сформировать электронную
заявку на получение услуги архива».
37
Рис.1.16. Детализация блока «Обработать запрос клиента»
Представим детализацию блока «Сформировать электронную заявку на
получение услуги архива», после внедрения системы автоматизации заполнение
заявки должно значительно упроститься за счет использования
автоматизированного ввода данных, данные будут выбираться из базы данных
из ранее созданного перечня данных, например перечня услуг, исполнителей
(сотрудников». Кроме этого, данная заявка будет выполнять расчет стоимости
оказываемых услуг городским архивом.