78
2.3.2. Характеристика базы данных
Анализ предметной области позволяет выделить сущности
проектируемой базы данных, которые взаимодействуют в системе между
собой: входящие документы, исходящие документы, сотрудники, должности,
внутренние документы, тип документа, отдел, резолюция, статус, контрагенты.
В свою очередь сущность входящая, исходящая и внутренняя
документация направляется конкретным сотрудникам в организации. После
того как документ составлен он должен быть зарегистрирован в системе
электронного документооборота и передан для ознакомления исполнителю.
База данных конфигурации 1С Предприятие 8.3 представляет собой
внутреннюю базу данных, хранение в данных в которой происходит на уровне
приложения, а структура таблиц задается в конфигураторе платформы 1С
Предприятие 8.3 [35].
База данных ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком» состоит из
7 справочников, 5 таблиц.
Справочники:
сотрудники.
должности.
отделы.
тип документа.
контрагенты.
статус.
резолюция.
Таблицы:
входящие документы.
исходящие документы.
внутренние документы;
назначение исполнителей;
визирование документов.
79
Структура справочников и таблиц с оперативными данными
представлены в таблицах 2.24 – 2.35.
Таблица 2.24
Структура справочника «Отделы»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код отдела
Код_отдела
AN
5
PK
Название
Наименование
C
30
Таблица 2.25
Структура справочника «Должности»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код должности
Код_товара
AN
5
PK
Должность
Должность
C
30
Таблица 2.26
Структура справочника «Тип документа»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код документа
Код_документа
AN
5
PK
Документ
Документ
C
30
Таблица 2.27
Структура справочника «Резолюция»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код резолюции
Код_резолюции
AN
3
PK
Резолюция
Резолюция
C
50
Таблица 2.28
Структура справочника «Сотрудники»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код сотрудника
Код_сотрудника
AN
5
PK
Код должности
Код_должности
N
5
Код отдела
Код_отдела
N
5
Фамилия
Фамилия
С
20
Имя
Имя
C
20
FK
Отчество
Отчество
C
20
Таблица 2.29
Структура справочника «Статус»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код статуса
Код_статуса
AN
3
PK
Статус
Статус
C
50
80
Таблица 2.30
Структура таблицы «Входящие документы»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Входящий номер
Входящий_номер
AN
5
PK
Код резолюции
Код_резолюции
N
5
FK
Код документа
Код_документа
N
5
FK
Код сотрудника
Код_сотрудника
N
5
FK
Код должности
Код_должности
N
5
FK
Код отдела
Код_отдела
N
5
FK
Дата поступления
Дата поступления
D
5
Источник поступления
Источник_
поступления
C
5
Номер документа
Номер_документа
N
5
Дата документа
Дата_документа
D
10
Краткое содержание
Краткое_содержание
C
300
Краткая виза
Краткая_виза
C
150
Получатель
Получатель
C
100
Срок исполнения
Срок_исполнения
D
10
Примечание
Примечание
C
300
Электронный
документ
Электронный_документ
C
255
Таблица 2.31
Структура справочника «Контрагенты»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код контрагента
Код_резолюции
AN
3
PK
Наименование
Наименование
C
50
Адрес
Адрес
С
100
Таблица 2.32
Структура таблицы «Исходящие документы»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Исходящий номер
Исходящий_номер
AN
5
PK
Код резолюции
Код_резолюции
N
5
FK
Код документа
Код_документа
N
5
FK
Код сотрудника
Код_сотрудника
N
5
FK
Код должности
Код_должности
N
5
FK
Код отдела
Код_отдела
N
5
FK
Дата поступления
Дата_поступления
D
5
Источник поступления
Источник_поступления
C
5
Дата документа
Дата_документа
D
10
Краткое содержание
Краткое_содержание
C
300
Адресат
Адресат
Отправитель
Отправитель
Электронный
документ
Электронный_документ
C
255
81
Таблица 2.33
Структура таблицы «Внутренние документы»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Номер документа
Номер документа
AN
5
PK
Код резолюции
Код_резолюции
N
5
FK
Код документа
Код_документа
N
5
FK
Код сотрудника
Код_сотрудника
N
5
FK
Код должности
Код_должности
N
5
FK
Код отдела
Код_отдела
N
5
FK
Дата документа
Дата документа
D
10
Таблица 2.34
Структура таблицы «Визирование документа»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код визирования
Код визирования
AN
5
PK
Дата документа
Дата документа
D
10
Номер документа
Номер документа
N
5
FK
Исходящий номер
Исходящий номер
N
5
FK
Код сотрудника
Код сотрудника
N
5
FK
Код контрагента
Код контрагента
N
5
FK
Таблица 2.35
Структура таблицы «Назначение исполнителя»
Наименование поля
Идентификатор
Тип
Значность
Прочее
Код назначения
Код назначения
AN
5
PK
Дата назначения
Дата назначения
D
10
Дата контроля
Дата контроля
D
10
Код статуса
Код статуса
N
5
FK
Номер документа
Номер документа
N
5
FK
Входящий номер
Входящий номер
N
5
FK
ER-диаграмма логической модели представлена на рисунке 2.22.
Центральной сущностью модели данных является входящая
документация, исходящая документация, внутренняя документация,
сотрудники [35].
82
Сущности являются зависимыми, т.к. наследуют атрибуты из других
сущностей.
Тип_документа
Код_документа
Документ
FK1 Входящий_номер
Должности
Код_должности
Должность
Исходящие документы
Исходящий_номер
Дата_документа
Адресат
Краткое_содержание
Отправитель
Электронный_документ
FK4 Код_сотрудника
FK2,I1 Код_контрагента
FK1,I3 Код_документа
FK3,I2 Код_статуса
Внутренние документы
Номер_документа
Дата_документа
Отправитель
Краткое_содержание
Электронный_документ
I2 Автор_документа
Согласован
FK2,I1 Код_резолюции
FK1,I3 Код_статуса
FK3,I4 Код_документа
FK4 Код_сотрудника
Контрагент
U1 Код_контрагента
Наименование
Адрес
Входящие документы
Входящий_номер
Дата_поступления
Номер_документа
Дата_документа
Краткое_содержание
Краткая_виза
Получатель
Срок_исполнения
Примечание
Электронный_документ
I2 Отправитель
FK2,I4 Код_статуса
FK3 Код_резолюции
I5 Код_документа
I3,I1 Исполнитель
FK1 Код_контрагента
FK4 Код_сотрудника
Отдел
Код_отдела
Наименование
Резолюция
Код_резолюции
Резолюция
Сотрудники
Код_сотрудника
Фамилия
Имя
Отчество
FK2,I1 Код_должности
FK1,I3,I2 Код_отдела
Статус_документа
U1 Код_статуса
Статус
Назначение исполнителя
PK Код_назначения
Дата_назначения
Дата_контроля
FK1 Код_статуса
FK2 Входящий_номер
FK3 Номер_документа
Визирование_документа
PK Код_визирования
Дата
FK1 Номер_документа
FK2 Исходящий_номер
FK3 Код_сотрудника
FK4 Код_контрагента
Рисунок 2.22. ER-диаграмма базы данных ИС «Документооборот»
для АО «Эктив телеком»
Связь между таблицами определена как Один-ко-Многим,
Обеспечивается целостность денных, т.е. значения полей в основных таблицах
должны содержать поля справочных таблиц [29].
83
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
В системе «1С: Предприятие» существуют несколько видов программных
модулей. Они различаются по месту размещения и доступному контексту.
Модуль приложения располагается в корневом разделе конфигурации, в
нем располагаются процедуры-обработчики событий, которые
инициализируются при старте и окончании работы системы. В модуле
приложения возможно объявление переменных, а также объявление и описание
процедур и функций, которые будут доступны в любом модуле конфигурации.
В контексте модуля приложения доступны экспортируемые процедуры и
функции общих модулей [1, 2].
В проектируемой информационной системе «Управление
документооборотом» разработаны программные модули, которые будут
представлены в виде форм и отчетов. Список подсистем представлен в таблице
2.36.
Таблица 2.36
Таблица описания подсистем ИС «Управление
документооборотом»
Название
подсистемы ИС
Описание
Глобальный модуль
Содержит глобальные процедуры и функции, процедуры
запускаемые при старте системы, инициализирует
конфигурацию и остальные модули.
Подсистема
«Справочники»
Объединяет модули справочников
Подсистема
«Документы»
Объединяет модуля для работы с документами и бизнес-
процессами
Подсистема «Работа с
документами»
Включает в себя формы работы с документами.
Назначение исполнителей, визирование документов.
Подсистема
«Журналы»
Объединяет журналы по документам
Подсистема «Отчеты»
Объединяет отчеты выполняющиеся в системе
Все программные модули связаны между собой и связаны с главным
модулей проекта. Проектируемое приложение будет включать в себя модули,
которые позволяют реализовать функции системы.
Основная или постоянная информация заносится в справочники, каждый
84
из которых представлен отдельной формой для удобства доступа к
необходимой информации [4, 15].
Пользовательским интерфейсом называется совокупность команд
главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными
объектами данных – документами, справочникам и, журналами и т. д.
Разработанные подсистемы ИС «Документооборот» для АО «Эктив
телеком» представлены на рисунке 2.23.
Рисунок 2.23. Разработанные подсистемы конфигурации 1С
Предприятие
Формально объекты объединяются в виды в дереве метаданных. Их
названия пользователь видит на первом уровне дерева, когда открывает окно
Конфигурация в Конфигураторе.
Программные модули информационной системы, располагаемые в
форме конфигурации представлены на рисунок 2.24.
85
Рисунок 2.24. Конфигурация программного обеспечения ИС
«Документооборот» для АО «Эктив телеком»
Все объекты метаданных, которые существуют в системе, образуют
несколько основных видов, а именно справочники, документы, отчеты,
журналы, регистры накопления [21, 23].
86
Регистры накопления:
регистр входящих документов;
регистр исходящих документов;
регистр внутренних документов.
Справочники:
1. Сотрудники.
2. Должности.
3. Отделы.
4. Тип документа.
5. Контрагенты.
6. Статус.
7. Резолюция.
8. Виза документа.
Документы:
1. Входящие документы.
2. Исходящие документы.
3. Внутренние документы.
4. Назначение исполнителя
5. Визирование документов
Отчеты:
отчет по входящим документам;
отчет по исходящим документам;
отчет по внутренним документам;
отчет по исполнителям;
отчет по визам документов.
Бизнес-процесс при оформлении входящего документа:
1. Регистрация входящего документа;
2. Дата указывается автоматически;
3. Номер документа также автоматически назначается системой;
4. Производится описание документа и заполнение полей описания;
87
5. Указывается исполнитель документа кому он адресован;
6. Если данных исполнителя в системе нет, то данные заносятся в
систему, если исполнитель не обязателен, то он не указывается;
7. Запись о новом документе сохраняется, и он попадает в журнал
входящих документов;
8. Документ в виде карточки и электронного образа передается
исполнителю или соответствующему отделу.
9. Документ зарегистрирован.
Бизнес-процесс регистрации входящего документа приведена на рисунке
2.25.
Рисунок 2.25. Бизнес-процесс регистрации нового входящего
документа