28
результаты поиска документов, данные о документах, резолюции и контроль
документов. Данная информация так же передается на бумажных носителях, а
так же посредством электронной почты. Основными участниками данного
процесса являются секретарь-делопроизводитель, сотрудники организации
(исполнители), руководство (в виде директора и начальников подразделений).
Так же новая информационная система позволит обеспечить
взаимодействие между подразделениями в процессе получения и исполнения
документов. Модель IDEF0 представлена на рисунке 1.5.
Рисунок 5. Модель IDEF0 деятельности по управлению
документооборотом
Основные процессы выполняемые при управлении документами можно
выделить в ходе декомпозиции контекстной диаграммы IDEF0. Подпроцессами
при декомпозиции контекстной диаграммы управления документооборотом
являются:
регистрация входящей документацией;
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Управление
документооборотом организации
14.05.2020
16.05.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Управление документооборотом АО "Эктив
телеком"
A-0
Данные о документах
Входящие документы (письма, счета,
счет-фактуры)
Сведения о контрагентах
Исходящие и внутренние
документы
Резолюции, контроль за
исполнением
Отчеты об исполнении
документов
Исполнители
документов
Постановление о типовой инструкции по
документационном у обеспечению
Руководство
Сотрудники
Секретарь
Сведения о сотрудниках
Должностные
инструкции
секретариата АО "Эктив
телеком "
00р.
Управление
документооборотом
АО "Эктив телеком"
Цель: Проектирование системы
управления документооборотом
Точка зрения: Проектировщик ИС
29
регистрация с исходящей документацией;
регистрация с внутренней документацией;
назначение исполнителей;
визирование документов [11].
Декомпозиция модели IDEF0 по управлению документооборотом
представлена на рисунке 6.
Рисунок 1.6. Декомпозиция модели IDEF0 по управлению
документооборотом
Проведённая декомпозиция бизнес-процессов по управлению
документооборотом позволяет отразить последовательность выполнения
операций с документацией, а так же выявить всех задействованных
сотрудников в документообороте.
Узловая диаграмма, построенная на основании анализа диаграмм IDEF0,
отражающая последовательность выполнения подпроцессов и их уточнения
показана на рисунке 1.7.
USED AT: A UTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Управление
документооборотом организации
15.05.2020
16.05.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Управление документооборотом АО "Эктив
телеком"
A0
Документы от
исполнителей
Документы для
ответственных лиц,
задания, резолюции
Исполнение документа
Секретарь
Резолюции, контроль
за исполнением
Входящие документы
(письма, счета,
счет-фактуры)
Отчеты об исполнении
документов
Сведения о
контрагентах
Сведения о
сотрудниках
Исходящие и внутренние
документы
Данные о
документах
Отчет по визам
документов
Должностные инструкции секретариата АО
"Эктив телеком "
Постановление о типовой
инструкции по документационному
обеспечению
Исполнители
документов
Руководство
Сотрудники
10р.
Регистрация
входящих
документов
20р.
Регистрация
внутренних
документов
30р.
Регистрация
исходящих
документов
40р.
Назначение
исполнителей
50р.
Визирование
документов
30
Рисунок 1.7. Узловая диаграмма деятельности по управлению
документооборотом
Недостатками данной системы документооборота является то, что
невозможно отследить четкие маршруты прохождения документов и
распределить поступающие документы по степени конфиденциальности [3].
Проектируемая информационная система управления документооборотом
должна позволять выполнение следующих операций:
учет входящих документов;
учет исходящих документов;
учет внутренних документов;
формирование карточки документа;
поиск документов;
указание статусов и резолюций по документам;
хранить данные по обращениям и адресатам;
формировать отчеты по документам.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Управление
документооборотом организации
15.05.2020
16.05.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Управление документооборотом АО "Эктив
телеком"
A0
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Управление
документооборотом организации
15.05.2020
16.05.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Управление документооборотом АО "Эктив
телеком"
A0
00р.
Управление
документооборотом
АО "Эктив телеком"
10р.
Регистрация
входящих
документов
20р.
Регистрация
внутренних
документов
30р.
Регистрация
исходящих
документов
40р.
Назначение
исполнителей
50р.
Визирование
документов
Регистрировать входящий
документ
Определять исполнителя
(ответственное лицо)
Разрабатывать проект
документа
Согласовывать проект
документа
Утверждать документ,
резолюция
Исполнять документ
Разрабатывать проект
исходящего документа
Утверждать документ
Регистрировать исходящий
документ
Контролировать исполнение
документов
Проверять состояние
документа
Выполнять поиск
документов
31
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Автоматизация документооборота позволяет прослеживать весь путь
работы над документами, начиная с конкретного рабочего места, что помогает
оперативно выявлять проблемные звенья, как в работе сотрудников, так и во
всем документообороте. Переход на электронную документацию гарантирует
невозможность утери нужных документов, а поиск конкретного файла занимает
намного меньше времени, чем его бумажного аналога.
Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду
использования информационной системы управления документооборотом и
правильность использования вычислительных систем.
В таблице 1.8 приведены показатели объёма информационных потоков,
время приведено с учетом объема обрабатываемой информации по документам
за рабочий год.
Таблица 1.8
Расчет эффекта внедрения
Наименование
документа
Частота
возникновения
раз/год
Время,
затрачиваемое
при базовой
технологии/
мин.
Время,
затрачиваемое
по
предлагаемому
варианту/ мин.
Входящих документов
12000
30
15
Исходящих документов
10000
10
5
Внутренних
документов
5000
40
15
Журнал документов
2000
10
5
Отчет по видам
документов
500
15
10
Итого
105
50
Таким образом, при существующей системе учета документов на
совершение указанных в таблице действий необходимо потратить около 2
часов. При внедрении предлагаемой системы это время сокращается до 50
минут.
32
Внедрение информационной системы управления документооборотом
позволит избежать многих ошибок, возникающих при передаче, обработке и
хранении документов, а также значительно ускорить данные процессы, что
ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно и к
повышению общей эффективности работы предприятия [20].
Для того что бы оценить сложность процесса обработки и передачи
документа в работу необходимо рассмотреть схему документооборота
организации. Схема документооборота учета входящих документов
представлена на рисунке 1.8.
Входящая документация
Регистрация входящего
документа
Резолюция и
исполнитель
Исполнение
Контроль
исполнения
ДиректорСпециалисты отделовСекретарь
Входящий
документ
Входящий
документ
Входящий
документ
Входящий
документ
Входящий
документ
Входящий
документ
Входящий
документ
Рисунок 1.8. Схема документооборота входящих документов
33
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Специалисты ИТ отдела АО «Эктив телеком» непосредственно
осуществляют деятельность по защите информации. В их обязанности входит
утверждение документов по защите информации, разработка и утверждение
стратегии управления рисками, контроль выполнения процедур системы
защиты информации, оценка эффективности функционирования системы
управления информационной безопасностью. Процесс защиты информации
инициируется руководством и возлагается на структурных руководителей.
Перечень конфиденциальной информации АО «Эктив телеком»:
1. Сведения о текущей деятельности АО «Эктив телеком»:
сведения об условиях договоров, заключенных с контрагентами или
сторонними организациями;
сведения по финансовой отчетности АО «Эктив телеком»;
ценовая политика АО «Эктив телеком»;
сведения о внедрении новых видов услуг до момента их
применения на практике;
содержание и результаты переговоров с контрагентами или
сторонними организациями;
инструкции и положения, регламентирующие деятельность с
документами внутри организации;
сведения по доступу к локальным сетям АО «Эктив телеком».
2. Сведения, касающиеся работников АО «Эктив телеком»:
штатное расписание, должностные оклады работников;
анкетные данные сотрудников;
все сведения, относящиеся к персональным данным [15].
3. Сведения о контрагентах АО «Эктив телеком»:
анкетные данные контрагентов;
34
предоставляемая АО «Эктив телеком» техническая, финансовая,
коммерческая информация о контрагентах АО «Эктив телеком»;
финансово-хозяйственная деятельность контрагентов;
любая иная информация о которой контрагентом было заявлено как
о конфиденциальной [36].
В процессе документооборота в организации производится обработка
персональных данных, при этом все сотрудники руководствуются положением
«Об обработке персональных данных» в АО «Эктив телеком».
Обеспечение защиты персональных данных сотрудников организации и
клиентов осуществляется на основании федерального законодательства, а
именно федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» [30].
Для защиты информации от внешних угроз через сеть интернет в АО
«Эктив телеком» используется межсетевой экран – программный и аппаратный
маршрутизатор, совмещённый с firewall. Эта система позволяет осуществлять
фильтрацию пакетов данных.
В качестве аппаратного средства обеспечения безопасности используется
маршрутизатор Cisco Cisco 3640. Маршрутизатор снабжен двумя интерфейсами
Ethernet для локальной сети.
Маршрутизатор Cisco 3640 имеет встроенную операционную систему
Cisco IOS, которая выполняет роль межсетевого экрана. В состав межсетевого
экрана входят стандартные средства обеспечения доступа: расширенные списки
доступа (ACL), системами блокировки (динамические ACL) и авторизацией
маршрутизации.
Для доступа к сети используется прокси сервер, а также установленный
перед ним аппаратный межсетевой экран, который блокирует угрозы
проникновения до сервера.
В организации повсеместно используется антивирусная защита Kaspersky
Endpoint Security 10 на каждом рабочем месте сотрудников и серверном
оборудовании.
В компании также разработаны организационные меры по обеспечению
35
информационной безопасности, а именно разработаны локальные нормативные
акты такие как:
1. Положение о порядке обработке и защите персональных данных.
2. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения
обеспечивающего накопление и хранение данных.
доступ к персональным данным сотрудников АО «Эктив телеком».
3. Правила создания, хранения и использования парольной защиты
при работе со средствами автоматизации в АО «Эктив телеком».
4. Должностные инструкции сотрудников.
5. Соглашение о неразглашении и не конкуренции при увольнении.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Автоматизацию документооборота организации можно выполнить
внедряя готовые решения. Современный российский рынок имеет множество
готовых к внедрению разработок.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»
была является продуктом разработки ЗАО «Электронные офисные системы».
Данный программный продукт имеет достаточно большую популярность в
организациях использующих в качестве документооборота и документоведения
стандартные принципы работы с номенклатурой дел в организации. Данная
система позволяет полностью автоматизировать деятельность по организации
делопроизводства и документооборота, как в виде параллельного учета, так и
полностью автоматизировать данную деятельность без бумажного
36
документооборота.
Дополнительно существуют модули архива, потокового сканирования,
электронной подписи, организации рассылки и интеграции в приложения MS
Office. Для работы может использовать СУБД SQL Server или Oracle, не входят
в стоимость поставки.
Данная система разработана компанией Cognitive Technologies. ЕВФРАТ-
Документооборот». Данная система основана на собственной СУБД «НИКА»,
что позволяет значительно сэкономить при приобретении лицензии на
программный продукт, поскольку стоимость СУБД уже включена в стоимость
лицензии. Система работает как с клиент-серверном так и локальном режиме.
Осуществляется интеграция с приложениями MS Office и обеспечение
миграции данных во внешние приложения через протоколы обмена [16].
Данная система – разработка корпорации «Документум Сервисиз»,
продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных
систем управления документами.
Documentum обладает следующими возможностями:
масштабируемость и работа в территориально-распределенном
режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
рассылка уведомления и поручения происходит с помощью
механизма электронной почты и т.д.
Рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы,
принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных
участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по
финансовым критериям.
Большое количество внедрений в предприятиях Российской Федерации
имеют системы электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот»,
«Дело».
Рассмотренные аналоги систем документооборота позволяют
автоматизировать деятельность организации по управлению
документопотоком. Каждая система имеет как свои положительны
37
характеристики так и отрицательные. По стоимости все аналоги находятся в
примерно равном ценовом диапазоне, но при этом есть одно важное отличие.
При интеграции системы в информационное пространство организации
важно учитывать, где будет храниться информация. Некоторые СЭД имеют
свою встроенную систему управления базами данных. И не позволяют ее
изменять или каким то образом взаимодействовать с ней. А некоторые СЭД
ориентированы на СУБД сторонних разработчиков, и открыты для доступа.
Например, система документооборота «Дело» позволяет работать с СУБД
Oracle или MS SQL Server. С одной стороны это дополнительные затраты, но с
другой если организация имеет их в своей информационной структуре или
будет ориентироваться на интеграцию всех программных продуктов
используемых в работе в единое информационное пространство то это будет
важным положительным качеством.
Внедрение программных продуктов в информационное пространство АО
«Эктив телеком» будет проводиться на имеющуюся программную архитектуру,
поскольку имеющиеся программные и технические средства удовлетворяют
всем требованиям рассматриваемых СЭД [17].
Российские системы автоматизации делопроизводства учитывают
отечественную специфику и традиции работы с документами. Так же весь
документопоток и правила работы с документацией оговорен в нормативных
документах по делопроизводству, где к организации предъявляются
определенные требования к ведению учета документооборота, его хранению,
видению журналов и нумерации.
Внутренний документооборот, который не выходит за пределы компании
может быть организована таким образом, что бы существующая привычная
технология работы с документами сохранилась, но при этом внедряемые
программные средства полностью автоматизировали данную деятельность. Для
чего в организации могут быть внедрены ЭЦП, как для руководящего состава,
так и для Сравнительная характеристика готовых решений автоматизации
документооборота представлена в таблице 1.9.