38
Таблица 1.9
Сравнительная характеристика готовых решений
автоматизации документооборота
Характеристика
Дело
ЕВФРАТ-
Документооборот
Documentum
Лицензия
Платная
Платная
Платная
Исходный код
Закрытый
Закрытый
Открытый
Интерфейс
администрирования
Модуль ПО
Модуль ПО
Модуль ПО
База данных
Операционная
система
Windows 8.1 и
выше
Windows 8.1 и
выше
Windows 8.1 и
выше
Требует установки
на сервере
Да
Да
Да
Модульность
Поддерживает
Поддерживает
Поддерживает
Фиксация действий
пользователей
(ведение лога)
Да
Да
Да
Разграничение прав
доступа
Да
Да
Да
Архитектура
Клиент-
сервер/Локальная
Клиент-
сервер/локальная
Клиент-
сервер/локальная
Стоимость за 1
лицензию
12000
15000
17000
Актуальным на сегодня требованием к системе автоматизации
делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими
системами. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать
электронный документооборот между территориально удаленными офисами
организации, а также различных организаций друг с другом.
Все рассмотренные системы эффективны, когда установлены не на одном
рабочем месте, а полностью автоматизируют деятельность организации.
Поэтому внедрение систем такого класса необходимо производить на всех
клиентских местах, только тогда будет виден эффект от использования
системы. Поскольку все системы имеют высокую стоимость, и для полной
автоматизации документооборота всех задействованных сотрудников придется
потратить большую сумму, целесообразно провести проектирование и
разработку собственного программного решения.
39
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы. Которые позволят автоматизировать какую либо
деятельность или функцию, выполняемую отдельным специалистом или
отделом, но которые не способны оказать реальной пользы предприятию в
целом. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с
новыми, значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
бизнес процессов, объединенных по набору выполняемых функций. Данный
способ автоматизации выбирается когда имеется отельный участок, где
внедрение средств автоматизации может достичь определенного эффекта и
позволит выполнять бизнес-процессы более эффективно или будет достигнут
определенный экономический результат. Так же такой способ автоматизации
подходит в том случае, если комплексная автоматизация или автоматизация
деятельности подразделения в целом не даст ощутимого эффекта [19].
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой
автоматизацию отдельных направлений деятельности компании. В этом случае
компания получает полную автоматизацию работы. Такой подход к
автоматизации вполне нормален и в дальнейшем интеграция уже
автоматизированных направлений в рамках всего предприятия не будет связана
с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация подразумевает автоматизацию всей
деятельности организации, связанной с определенной деятельностью. Данная
автоматизация выполняется на основании стратегии развития организации и
формального описания всех бизнес-процессов и используемых программных и
40
аппаратных средств, а также требует значительных затрат [3].
В случае автоматизации документооборота для АО «Эктив телеком»
целесообразным будет применение варианта автоматизации – автоматизация по
направлениям, т.е. будет автоматизировано направление связанное с учетом и
управлением документооборота организации, который ведут некоторые
сотрудники согласно должностных обязанностей.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Для решения способа автоматизации были рассмотрены следующие
варианты автоматизации документооборота АО «Эктив телеком», а именно:
покупка готового решения;
покупка и доработка;
заказная разработка;
собственная разработка [22].
При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение,
которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Или же
компания принимает решение о полном изменении существующих бизнес-
процессов и приведение их в соответствии с имеющимся готовым решением и
установленной в нем последовательности решения задач. Такой подход имеет
место быть в том случае, если работы и последовательности выполнения
операций унифицированы и без последствий могут быть перестроены под
типовое ведение бизнеса. В случае принципиальных отличий, такой подход
может быть трудоемок и не эффективен для решения локальных задач.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить
информационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в
настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов возможно
потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты. При этом
организация несет затраты по привлечению сторонних разработчиков,
41
программный продукт на момент заказа отсутствует и для его разработки
потребуется время. Так же необходимо постоянно взаимодействовать и
контролировать процесс.
Покупка и доработка возможна, если требуется небольшой объем
доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что
часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации.
Для решения задачи автоматизации документооборота АО «Эктив
телеком» наиболее приемлемым вариантом является собственная разработка.
Разработка собственного программного решения позволит на этапе
проектирования и постановки задачи учесть все пожелания и требований к
системе, а так же минимизировать издержки за счет привлечения к разработке
собственного персонала, а так же средств разработки [25].
Поскольку выбрана автоматизация по направлениям, а имеющиеся
программы аналоги имеют высокую стоимость, но при этом все существующие
бизнес-процессы придется переделать и перестроить работу специалистов, то
для данной задачи собственная разработка даст максимальный экономический
эффект и позволит оптимизировать работу специалистов. Собственная
разработка позволит провести автоматизацию документооборота АО «Эктив
телеком» в рамках работы штатных специалистов ИТ-отдела предприятия и на
имеющихся программных технических средствах. Для выполнения собственной
разработки необходимо произвести выбор и обоснование проектных решений.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение – это создание информационных условий
функционирования системы, обеспечение необходимой информацией,
включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопления,
42
передачи, обработки информации.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через
локальную вычислительную сеть, поэтому они должны быть представлены в
файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких
файлов, они должны иметь табличную форму [26].
Оригинальное проектирование заключается в разработке формы
документа по требованиям специалистов, с набором и последовательностью
реквизитов указанных заказчиком.
В процессе работы организация использует общегосударственные
классификаторы в области нормативной документации, стандартов качества
продукции, полиграфической деятельности, финансовых и бухгалтерских
операций. Использование классификаторов позволяет создавать
унифицированные формы документов и оперировать стандартными для
предметной области понятиями, с учетом что деятельность связанная с
документооборотом формализована и имеет нормативное обеспечение.
Виды кодирования, которые могут быть применены для решения задачи:
1. Порядковая (П).
2. Серийно-порядковая (СП).
3. Разрядная (позиционная) (Р).
4. Комбинированная (смешанная) (К).
Виды классификаторов:
1. Общегосударственный (ОГ).
2. Отраслевой (О).
3. Локальный (Л).
4. Международный (М) [7].
Для решения поставленной задачи по автоматизации документооборота
АО «Эктив телеком» могут быть применены виды кодирования, применяемые
для решения различных задач, например как порядковые (для создания
реквизитов, где номер присваивается автоматически по порядку), разрядная,
для учета документов оснований по видам, таблица 1.10.
43
Таблица 1.10
Краткие обозначения видов классификаторов
Наименован
ие объекта
Значн.
кода
Система
кодиров
ания
Вид
классифи
катора
Код и множество значении
Код
Значение
Тип
документа
5
П
Л
99999
Код типа документа
Номер
документа
9
К
Л
999999А
АА
Номер документа
(входящий,
исходящий,
внутренний)
Код
контрагента
5
П
Л
99999
Порядковые номер
контрагента
Виза
5
П
ОГ
99999
Порядковые номер
визы по документу
Резолюция
5
П
ОГ
99999
Порядковые номер
резолюции
Номер
входящего
документа
6
П
ОГ
000001
-
999999
Номер документа
Номер
внутреннего
документа
6
П
Л
000001
-
999999
Порядковые номера
документов
Номер
исходящего
документа
6
П
ОГ
000001
-
999999
Номер документа
ИНН
организации
10
Р
ОГ
77/30/0
06009
77 - код города
30 – номер
налоговой
инспекции
006009 -
Номер организации
Для классификации информации будет использованы виды
классификаторов локальный, для отражения номенклатуры в БД, а так же
общегосударственный, для учета сотрудников.
Общегосударственные используются для кодирования данных с
характеристикам физических лиц, поставщиков, клиентов, и юридических лиц,
для всех остальных множеств будет применяться локальный классификатор.
Контрагенты, которые имеются в списке номенклатуры организации будут
колироваться локальным классификатором.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
44
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения исходных документов.
Для создания электронных форм документов, на основании которых
производится ведение документооборота необходимо выполнить их разработку
и проектирование, поскольку исходных форм документов и отчетов не
существует.
Расположение полей электронных форм должно быть в
последовательности, соответствующей логической структуре документа и
файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции
загрузки информации в информационную базу [7].
В информационной системе «Документооборот» для АО «Эктив телеком»
будут использоваться формы документов выполненные оригинальным
проектированием непосредственно для работы сотрудников, работающих с
документацией, циркулирующей в организации.
В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с
программой, т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм
программа будет ожидать от пользователя определенных действий. По мере их
выполнения будет происходить обработка информации, запись в БД,
преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.
Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо
измененных наборов данных для отображения на экране, который
впоследствии может быть распечатан.
В проектируемой информационной системе «Документооборот» для АО
«Эктив телеком» для каждого из входных документов будут создаваться
экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо
обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа.
Процесс учета и регистрации документов и передача их в работу
трудоёмкий и требующий значительных затрат времени. Объём информации,
которая требует обработки, растёт по мере роста активности организации и
расширения ее деятельности. Количество работников, участвующих в
45
обработке этой информации также велико. Выходом из сложившейся ситуации
является разработка информационной системы управления
документооборотом, которая позволит упростить деятельность по работе с
документами.
Система должна обеспечивать доступ к информации следующим
категориям пользователей:
секретарь-делопроизводитель;
сотрудники отделов;
директор организации.
Результатная информация должна отображаться на экранных формах в
соответствии с формой выходного документа, отчетах по документу или
журналу документов.
Для удобного доступа к данным результатных форм предполагается
разработка журналов документов, списка документов отсортированного по
различным признакам.
Проектируемые журналы:
1. Общий журнал.
2. Журнал входящих документов.
3. Журнал исходящих документов.
4. Журнал внутренних документов.
5. Журнал визирования и назначения исполнителей.
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В
системе потребуются следующие справочники, для хранения условно-
постоянной информации:
1. Контрагенты.
2. Тип документа.
3. Резолюция.
4. Сотрудник.
5. Должность.
6. Подразделения.
46
7. Статус документа.
8. Виза документа.
Формы для ввода справочников должны позволять просматривать,
добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм
ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов,
удобную для ввода и актуализации справочников [20].
Для ввода и получения информации понадобятся следующие формы:
1. Входящие документы.
2. Исходящие документы.
3. Внутренние документы.
4. Назначение исполнителя.
5. Визирование документа.
6. Список входящих документов.
7. Список исходящих документов.
8. Список внутренних документов.
Для всех документов должны печататься отчетные формы.
Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо
измененных наборов данных для отображения на экране.
отчет по входящим документам;
отчет по исходящим документам;
отчет по внутренним документам;
отчет по исполнителям;
отчет по визам документов.
Для хранения информации должна использоваться база данных, под
управлением реляционной СУБД, которая позволит хранить большой объем
данных и осуществлять поиск по имеющимся данным, а так же выводить их в
форм, пригодной для обработки и чтения информации.
Реляционные СУБД, являются одними из самых популярных и
практичных СУБД в настоящее время и позволяют решать множество
прикладных задач по учету различных сведений.
47
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение (ПО) – совокупность программ системы
обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации
этих программ. ПО предназначено для придания вычислительной системе
определенных свойств, связанных с увеличением производительности,
повышением достоверности получаемых результатов, повышением надежности
функционирования системы, улучшения работы пользователя.
В настоящее время все операционные системы разделяются на ОС с
графическим интерфейсом и ОС под управлением командной строки.
Представителями последнего класса являются операционные системы типа
Linux, Unix подобные системы [25].
Самыми распространенными являются операционные системы от
компании Microsoft семейства Windows. Последняя версия операционной
системы данного семейства Windows 10. Данная операционная система
установлена на компьютерах пользователей, поэтому приобретать
дополнительно операционную систему не требуется.
В ИТ структуре АО «Эктив телеком» используются современные
операционные системы как для рабочих мест – Windows 10, под нее должно
быть разработано клиентское место пользователя. Так и серверные ОС, в виде
Windows Server 2016, где будет размещено СУБД и предоставлен доступ к
серерной части и драйверу СУБД.
СУБД (система управления базами данных) – это информационная среда
для создания баз данных и управления хранимыми в них сведениями об
объектах реального мира [7].
Выбор СУБД определяется многими факторами, но главный из них –
возможность работы с построенной моделью данных. Поэтому одной из
важнейших характеристик является тип модели (иерархический, сетевой,
реляционный), который поддерживается СУБД.
Помимо модели данных важным показателем является стоимость