68
Таблица 2.15
Структура таблицы «Внутренний документ»
Наименование
структурных единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Номер документа
Номер документа
Числовой
6
Ключевое
поле
Дата поступления
документа
Дата поступления
Дата
10
Адресат
Адресат
Числовой
6
Внешний
ключ
Отправитель
Отправитель
Числовой
6
Внешний
ключ
Краткое содержание
Краткое содержание
Строка
300
Виза руководителя
Резолюция
Строка
100
Внешний
ключ
Срок исполнения
Срок исполнения
Дата
10
Примечания
Примечание
Строка
100
Электронный документ
Образа документа
Строка
255
Тип документа
Тип документа
Числовой
6
Внешний
ключ
Статус
Статус
Числовой
6
Внешний
ключ
Макет экранной формы документа «Внутренний документ» представлен
на рисунке 2.10.
Рисунок 2.10. Макет формы документа «Внутренний документ»
69
Таблица 2.16
Структура таблицы «Исходящий документ»
Наименование
структурных
единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Исходящий номер
Исходящий номер
Числовой
6
Ключевое поле
Дата отправки
Дата отправки
Дата
10
Дата документа
Дата документа
Дата
10
Исполнитель
Исполнитель
Числовой
6
Кому направлен
документ
Адресат
Числовой
6
Краткое
содержание
документа
Краткое содержание
Строка
100
Кто подписал
документ
Отправитель
Числовой
6
Статус
Статус
Числовой
6
Электронный
документ
Электронный
документ
Строка
255
Тип документа
Тип документа
Числовой
6
Макет экранной формы документа «Исходящий документ» представлен
на рисунке 2.11.
Рисунок 2.11. Макет формы документа «Исходящий документа»
70
Таблица 2.17
Структура таблицы «Назначение исполнителя»
Наименование
структурных
единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Номер
Номер
Числовой
6
Ключевое поле
Дата
Дата
Дата
10
Дата назначения
Дата назначения
Дата
10
Сотрудник
Сотрудник
Строка
100
Статус
Статус
Строка
50
Номер документа
Номер документа
Числовой
10
Дата контроля
Дата контроля
Дата
10
Статус
Статус
Строка
50
Макет экранной формы документа «Назначение исполнителя»
представлен на рисунке 2.12.
Рисунок 2.12. Макет формы документа «Назначение исполнителя»
71
Макет печатной формы документа «Назначение исполнителя»
представлен на рисунке 2.13
Рисунок 2.13. Макет печатной формы документа «Назначение
исполнителя»
Таблица 2.18
Структура таблицы «Визирование документа»
Наименование
структурных
единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Номер
Номер
Числовой
6
Ключевое
поле
Дата
Дата
Дата
10
Дата визирования
Дата визирования
Дата
10
Сотрудник
Сотрудник
Строка
100
Статус
Статус
Строка
50
Номер документа
Номер документа
Числовой
10
Контрагент
Контрагент
Строка
50
Виза документа
Виза документа
Строка
50
Макет экранной формы «Визирование документа» представлен на
рисунке 2.14.
72
Рисунок 2.14. Макет формы документа «Визирование документа»
Макет печатной формы документа «Визирование документа» представлен
на рисунке 2.15.
Рисунок 2.15. Макет печатной формы документа «Визирование
документа»
73
Формы добавления входящей информации, а именно входящие
документы, внутренние документы, исходящие документы представлены в
соответствии с набором реквизитов описания данных документов и
используемых в них справочников. На формах должны быть представлены поля
для ввода данных, управляющие элементы в виде кнопок и навигаторов.
Данные формы должны обеспечить добавление информации о документе и
сохранения ее в таблицах.
2.2.2. Характеристика результатной информации
Результатная информация работы представляется на рассмотрения
директору, а так же начальникам отделов. Информацию формирует секретарь
как в электронном, таки в печатном виде на бумажных носителях.
В таблице 2.19 представлен перечень результатной информации, адресат,
описание и на чём основана данная информация.
Таблица 2.19
Перечень результатной информации
Название
Адресат
Описание
Основан
Отчет по
входящим
документам
Секретарь, руководитель
подразделения, директор
Данные по всем
имеющимся входящим
документам
Входящие
документы
Отчет по
исходящим
документам
Секретарь, руководитель
подразделения, директор
Данные по всем
имеющимся исходящим
документам
Исходящие
документы
Отчет по
внутренним
документам
Секретарь, руководитель
подразделения, директор
Данные по всем
имеющимся внутренним
документам
Внутренние
документы
Отчет по
исполнителям
Секретарь, руководитель
подразделения, директор
Данные по всем
имеющимся документам
Входящие
документы,
исходящие
документы,
внутренние
документы
Отчет по
визам
документов
Секретарь, руководитель
подразделения, директор
Отчет по
завизированным
документам
Внутренние
документы
Структура отчетов представлены в таблицах 2.20 – 2.22.
74
Таблица 2.20
Структура отчета по входящим документам
Наименование
структурных
единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Входящий номер
Входящий номер
Числовой
6
Ключевое
поле
Дата поступления
документа
Дата поступления
Дата
10
Откуда поступил
документ
Источник
поступления
Символьный
30
Номер документа
Номер документа
Числовой
6
Тип документа
Тип документа
Символьный
30
Макет отчета «Отчет по входящим документам» представлен на рисунке
2.16.
Рисунок 2.16. Макет отчета «Отчет по входящим документам»
Таблица 2.21
Структура отчета по исходящим документам
Наименование
структурных
единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Исходящий номер
Исходящий номер
Числовой
6
Ключевое
поле
Дата отправки
Дата отправки
Дата
10
Дата документа
Дата документа
Дата
10
Номер документа
Номер документа
Числовой
6
Исполнитель
Исполнитель
Числовой
6
Кому направлен
документ
Адресат
Числовой
6
Кто подписал
документ
Отправитель
Числовой
6
Тип документа
Тип документа
Числовой
6
Макет отчета «Отчет по исходящим документам» представлен на рисунке
2.17.
Рисунок 2.17. Макет отчета «Отчет по исходящим документам»
75
Таблица 2.22
Структура отчета по внутренним документам
Наименование
структурных
единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Номер документа
Номер документа
Числовой
6
Ключевое поле
Дата поступления
Дата поступления
Дата
10
Номер документа
Номер документа
Числовой
6
Дата документа
Дата документа
Дата
10
Автор документа
Автор документа
Числовой
6
Внешний ключ
Отправитель
Отправитель
Числовой
6
Внешний ключ
Виза
руководителя
Резолюция
Числовой
6
Внешний ключ
Макет отчета «Отчет по внутренним документам» представлен на
рисунке 2.18.
Рисунок 2.18. Макет отчета «Отчет по внутренним документам»
Отчет по входящей, внутренней и исходящей документации –
предоставляется в печатном виде на бумажном носителе, а также в виде
экранной формы, в виде журналов. Структура отчета по визированию
документов представлена в таблице 2.23.
Таблица 2.23
Структура отчета по визированию документов
Наименование
структурных
единиц
Обозначение
Тип
Размер
Прочее
Дата
визирования
Дата визирования
Дата
10
Документ
Документ
Строка
50
Виза документа
Виза документа
Строка
50
Сотрудник
Сотрудник
Строка
50
Статус
Статус
Строка
50
Макет отчета «Отчет по визированию документов» представлен на
рисунке 2.19.
Дата визирования
Документ
Виза документа
Сотрудник
Статус
Рисунок 2.19. Макет отчета «Отчет по визированию документов»
76
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Сценарий диалога
Главный модуль ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком»
позволяет получить данные из базы: таблицы и виды; просмотреть данные;
осуществить поиск по данным, выбрать запись данных для редактирования.
Порядок диалогов заложен теми функциями, которые выполняет секретарь при
регистрации документов, а так же руководитель при визировании и назначении
исполнителей [32].
Для наглядного представления функций, выполняемых программным
обеспечением, целесообразно представить их в виде схемы на рисунок 2.20.
Функции
Основные
Служебные
Авторизация
Калькулятор
Управление
окнами
Справка
Ввод данных
Просмотр
результатов
Ведение
справочников
Печать
результатов
Просмотр
журналов
Управление
правами
пользователей
Рисунок 2.20. Схема функций ИС «Документооборот» для АО
«Эктив телеком»
77
На схеме выделены основные и служебные функции, с помощью которых
выполняются все операции с данными. Данный подход позволяет пользователю
выполнять действия, с которыми он работает большое количество раз в день.
На основании схемы функций, которая заложена в будущее программное
обеспечение сразу можно спроектировать сценарии диалога. Именно в той
последовательности как было описано в предметной области, когда были
проанализированы бизнес-процессы. Порядок диалогов заложен теми
функциями, которые выполняет секретарь.
Сценарий диалога ИС «Документооборот» для АО «Эктив телеком»
представлен на рисунке 2.21.
ИС «Документооборот» для АО
«Эктив телеком»
Рабочий стол ЖурналыДокументы
Справочники
Отчеты
Общий журнал
документов
Настройки
Общий журнал
документов
Журнал входящих
документов
Журнал исходящих
документов
Журнал
внутренних
документов
Входящие
документы
Внутренние
документы
Исходящие
документы
Сотрудники
Должности
Отделы
Отчет по входящим
документам
Отчет по
исходящим
документам
Отче по
внутренним
документам
Отчет по
исполнителям
Тип документа
Контрагенты
Статус
Резолюция
Журнал
назначения
исполнителей и
виз документов
Виза документа
Отчет по визам
документов
Работа с
документами
Назначение
исполнителя
Визирование
документов
Рисунок 2.21. Сценарий диалога ИС «Документооборот» для АО
«Эктив телеком»
На уровне конфигуратора выделены отдельные подсистемы «Рабочий
стол», «Справочники», «Документы», «Работа с документами», «Журналы»,
«Отчеты по работе».
В подсистеме «Рабочий стол» содержатся объекты «Общий журнал» и
могут выполнять настройки рабочего стола.
В подсистеме «Журналы» содержатся объекты группировки данных по
признаку документа. В данной рабочей области можно просматривать все
документы по типам и времени создания.