7
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ..................................................................................................... 10
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ....................................................................... 14
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
организации. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ........................................ 14
1.1.1. Характеристика организации и ее деятельности ....................... 14
1.1.2. Организационная структура управления организацией ......... 16
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС организации .. 19
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ...................................................................... 25
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов .................................................................. 25
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание ..................................................................................................... 27
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи .......................................................................... 29
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ....................................................................................... 32
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ....................................................... 33
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 33
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ........... 40
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи ..................................................................................... 42
1.4. Обоснование проектных решений ................................................ 43
8
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ................................................................................................... 43
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению ................................................................................................... 45
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению ................................................................................................... 47
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................. 49
2.1. Разработка проекта автоматизации............................................... 49
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .................... 49
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 53
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ......... 54
2.2. Информационное обеспечение задачи.......................................... 54
2.2.1. Информационная модель и её описание .................................... 54
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации .............................................................................. 56
2.2.3. Характеристика результатной информации .............................. 58
2.3. Программное обеспечение задачи ................................................ 60
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ....... 60
2.3.2. Характеристика базы данных ..................................................... 63
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) .......................................................................................................... 64
2.3.4. Описание программных модулей ............................................... 65
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ......... 67
9
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА ....................................................................................................... 74
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ................................................................................................ 74
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ....... 76
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ............................................................................................... 84
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ......................................... 87
ПРИЛОЖЕНИЕ 1............................................................................................ 91
ПРИЛОЖЕНИЕ 2............................................................................................ 92
10
ВВЕДЕНИЕ
Документ является основным способом представления информации
на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и
умелого использования информационных ресурсов предприятия для
успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и
вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения
рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность
управления организацией зависит и от того, насколько разумно в нем
организовано управление документооборотом. Фактически,
малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже,
ее утрата) может привести к потере всей информации. Ведь вовремя не
полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянное
время и упущенные возможности.
Следует отметить, что потоки информации чрезвычайно
разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно
условно классифицировать по форме хранения: на электронные и
бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только
около 5О% всей информации в организации хранится в электронном виде,
как в структурированном – в базах данных, так и в неструктурированном.
Вся остальная информация хранится на бумаге, создавая немалые
трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно
меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через
развитие Систем электронных архивов). По данным DеlРhi Соnsulting
GrоuР, объем корпоративной электронной текстовой информации
удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала АSАР, к 2О2О г.
только около 1О% корпоративной информации останется в бумажном виде,
а 9О% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно,
когда-нибудь все документы станут только электронными, однако
11
несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе
будет преобладать.
Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для
государственного учреждения вопросы оптимизации документооборота и
контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это
утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siеmеns
Businеss SеrviСеs, до 8О% своего рабочего времени руководитель тратит на
работу с информацией, до 3О% рабочего времени сотрудников уходит на
создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний
документ копируется, в среднем, до 2О раз и до 15% корпоративных
документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала АSАР,
среднестатистический служащий тратит ежегодно до 15О часов своего
рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также
оценки, что на работу с документами приходится тратить до 4О% трудовых
ресурсов и до 15% корпоративных доходов.
Вследствие этого, в государственном учреждении, где ведется
активная работа с документами различной степени важности, рано или
поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения
значительных объемов информации, поэтому данная тема выпускной
квалификационной работы является весьма актуальной.
Важную роль в оптимизации государственного учреждения играют
современные системы электронного документооборота (СЭД). В настоящее
время в России наблюдается рост интереса к СЭД среди государственных и
коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД
как для небольших коммерческих организаций численностью 5-1О человек,
так и для крупных государственных учреждений численностью более
тысячи человек.
Предмет исследования – автоматизированный процесс электронного
документооборота в секретариате Законодательного Собрания Пермского
края.
12
Объект исследования – автоматизированная система электронного
документооборота в секретариате Законодательного Собрания Пермского
края.
Целью данной выпускной квалификационной работы является
автоматизация процесса учета входящих и исходящих документов в
секретариате Законодательного Собрания Пермского края, которая может
сыграть важнейшую роль в сокращении рабочего времени сотрудника
организации за счет уменьшения и оптимизации человеческих ресурсов.
Для достижения указанной цели исследования были поставлены
следующие основные задачи:
исследовать специфику деятельности Законодательного
собрания Пермского края;
рассмотреть современные системы электронного
документооборота;
провести анализ и выбор системы управления базой данных;
рассмотреть организационную структуру и модель управления
Законодательного собрания Пермского края;
выявить прогнозные резервы оптимизации документооборота в
ЗCПK;
выполнить проектирование и разработку системы электронного
документооборота ЗCПK;
рассчитать экономическую эффективность предложенных
мероприятий.
Данная работа проектного характера, имеет большую практическую
значимость. Разработанный проект автоматизации документооборота в
секретариате Законодательного Собрания Пермского края требует
минимальных усилий для заполнения, однако во многих случаях экономит
объем рабочего времени и облегчает множество бумажных работ, которые
приходится делать секретарю и сотрудниками секретариата ЗCПK.
13
Гипотеза: предполагаем, что разработанный модуль программного
обеспечения автоматизации документооборота в секретариате
Законодательного Собрания Пермского края станет эффективным
средством процесса ведения и учета документации в секретариате ЗCПK.
14
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной
области и организации. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика организации и ее деятельности
Законодательное Собрание Пермского края является неизменно
действующим законодательным (представительным) органом
государственной власти Пермского края
Состоит из 6О депутатов, выборы реализовываются по смешанной
избирательной системе:
избрание 3О депутатов по одномандатным избирательным
округам (мажоритарная избирательная система);
избрание 3О депутатов по областному избирательному округу
пропорционально числу голосов, поданных за списочный
состав кандидатов в депутаты, выдвижение осуществляется
избирательными объединениями (пропорциональная
избирательная система).
Основные задачи Законодательного Собрания заключаются в:
обеспечении законодательного регулирования общественных
отношений по вопросам своих предметов ведения;
определении единой политики экономического, социального,
культурного развития Пермского края и его
государственности;
защите интересов Пермского края, ее населения во
взаимоотношениях с Российской Федерацией и ее субъектами.
Функциональность Законодательного Собрания заключается в
правовой регламентации различных сфер персональной жизни, порядке
формирования и функционирования систем органов государственной
власти края и основных принципов организации местного самоуправления;
осуществляется контроль за реализацией Устава Пермского края, законов
15
Пермского края, иных правовых актов, принятых Законодательным
Собранием.
С момента избрания Законодательного Собрания первого созыва
центральными направлениями работы были приняты бюджетно-
финансовые проблемы и вопросы основания нормативно-правовой базы для
обеспечения деятельности органов государственной власти Прикамья.
Самыми первыми были: Устав Пермской области, Законы «О
Законодательном Собрании Пермской области», «О местном
самоуправлении в Пермской области», блок законов о выборах органов
государственной власти и местного самоуправления области, о
референдуме.
Согласно Закону «О Законодательном Собрании Пермского края»
региональный парламент состоит из 6О депутатов, избираемых населением
области прямым тайным голосованием сроком на 5 лет. Депутаты
Законодательного Собрания осуществляют свою деятельность как на
постоянной, так и не на постоянной профессиональной основе. Последняя
предполагает совмещение депутатской деятельности с выполнением
трудовых обязательство по месту основной работы.
Работа пермского парламента четко структурирована: образовано
пять комитетов. Комитеты Законодательного Собрания, являясь ключевым
звеном в законотворческом процессе, осуществляют предварительное
рассмотрение законопроектов и их подготовку к обсуждению уже на
пленарном заседании. Деятельность комитетов строится на принципе
коллегиальности. Руководство комитетов осуществляют председатели и их
заместители.
Законодательное Собрание имеет развитую систему эффективно
работающих форм взаимодействия с органами местного самоуправления. С
1997 года действует Соглашение о сотрудничестве представительных
органов местного самоуправления и Законодательного Собрания Пермской
области. В соответствии с Соглашением Законодательное Собрание
16
ежегодно проводит межрайонные семинары депутатов представительных
органов местного самоуправления; День депутатов, избранных населением
края во все уровни власти; с 2ООО года работает Совет представительных
органов местного самоуправления.
Законодательное Собрание принимает активное участие в
налаживании продвижении партнерских связей и взаимоотношений региона
и, будучи законодательным органом власти, утверждает договоры и
соглашения о партнерстве и сотрудничестве. Межрегиональное
сотрудничество Законодательного Собрания представлено также в формате
взаимодействия с парламентами других субъектов РФ, Самарской и
Тюменской областей, Республик Татарстан и Марий Эл и др.
Деятельность регионального парламента направлена на вовлечение в
процесс принятия решений некоммерческих и негосударственных
организаций, населения области. В настоящее время Законодательное
Собрание активно взаимодействует с Торгово-Промышленной Палатой, НП
«Сотрудничество», Областным Советом Профсоюзов, Агропромышленным
союзом, органами власти муниципалитетов, общественными
организациями. Такое сотрудничество способствует повышению
эффективности законотворческого процесса в ходе реализации
гражданских прав и интересов населения Прикамья.
1.1.2. Организационная структура управления организацией
29 сентября 2О16 года председателем Законодательного Собрания
Пермского края третьего созыва избран Валерий Александрович Сухих.
Председатель Законодательного собрания избирается из числа
депутатов на заседании Законодательного собрания тайным голосованием
на альтернативной основе на срок полномочий Законодательного собрания.
Кандидат Законодательного собрания считается избранным
председателем Законодательного собрания, если за него проголосовало
более половины депутатов, избранных в Законодательное собрание.