27
гибкость ее использования и наглядность представления, а также позволять
решать основные задачи работы ЗCПK.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Стрелки в контекстной диаграмме в графической нотации IDЕFО
показывают связи деятельности секретариата ЗCПK с сотрудниками ЗCПK
и т.д.
Контекстная диаграмма системы электронного документооборота
(СЭД) ЗCПK приведена на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 – Контекстная диаграмма системы электронного
документооборота
Система электронного документооборота ЗCПK
28
В соответствии с методологией IDЕFО, стрелки, входящие в левую
сторону блока «Входная информация» - это входы (в нашем случае стрелки
«Данные сотрудников» и «Реквизиты документов»). Входы преобразуются
функцией для того, чтобы создать данные или материальные объекты,
которые появятся на выходе. Выходы – это стрелки, выходящие из блока с
правой стороны («Систематизация исполнения документов» и «Анализ и
отчетность по документообороту»). Стрелки, входящие в блок сверху –
управления, они определяют условия, необходимые функции
(«Законодательство», «Внутренний регламент организации»), чтобы
произвести правильный выход. Стрелки, подключенные к нижней стороне
функционального блока, представляют используемые механизмы,
поддерживающие выполнение функции («Секретарь и руководитель
организации»).
Более подробная структурно-функциональная диаграмма
деятельности предприятия представлена на рисунке 1.4 [13].
29
Рисунок 1.4. Структурно-функциональная диаграмма деятельности
секретариата ЗCПK
В рамках дипломного проекта будет проектироваться,
разрабатываться и внедряться модуль системы документооборота ЗCПK.
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
В секретариате ЗCПK процесс автоматизированного
документооборота осуществляется с помощью системы автоматизации
законотворческой деятельности Законодательного Собрания Пермского
края. Применяемая система автоматизирует полный жизненный цикл
документов - от поступления в Законодательное Собрание до завершения
контроля исполнения, поэтому процессу обработки документации или
поиска необходимой информации нужно было уделять большое внимание и
30
затрачивать много времени. Этот способ ведения учета был настолько
громоздким, что очень часто возникали путаницы. Поэтому было принято
решение разработать программный модуль автоматизации «Классического»
документооборота, из которого впоследствии все необходимые
сформированные данным модулем документы автоматически появятся в
САЗД ЗCПK.
Создание электронной базы данных программного модуля
автоматизации «Классического» документооборота содержащей всю
необходимую информацию значительно облегчило бы работу сотрудников
секретариата ЗCПK. В результате внедрения разрабатываемого
программного модуля повысилась бы оперативность работы, за счет
сокращения времени на обработку документации.
Схема документооборота реализации программного модуля
автоматизации «Классического» документооборота представлена на
рисунке 1.5.
31
Действие
Сотрудник
ЗCПK
Сотрудник
секретариата
Исполнитель
Руководитель
Предъявление в
секретариат
документа на
исполнение
Регистрация
документа в
системе
автоматизирован-
ного
документооборота
Назначение
исполнителя на
исполнение
документа
Формирование
отчетности
Печать
отчетности
Предоставление
отчетности
Рисунок 1.5 - Схема документооборота реализации программного модуля
Документ
Запрос
Запрос
Отчет об
исполнении
Отчетность
Отчетность
Отчетность
32
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
В ЗCПK разработан весь пакет документов обеспечения
информационной безопасности на государственном уровне (нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы, регламенты,
процедуры, должностные инструкции и т.д.), благодаря которым
учреждение соответствует законодательству, в том числе 152-ФЗ «О защите
персональных данных». Так же в организации разработан регламент
использования сети «Internet», предоставляемый администрацией
Пермского края, где указаны правила пользования сетью Internet, а также
права и обязанности пользователей. Так же регламент ссылается на Wеb-
страницу с перечнем запрещенных сайтов, которая постоянно обновляется.
Администрация так же закрыла доступ к социальным сетям,
развлекательным сайтам и сайтам, не имеющим отношения к работе ЗCПK.
Так же политика пользователей построена таким образом, что никто, кроме
администраторов не может скачивать с Internetа файлы с расширениями:
.еxе, .mР3, .wаw, .аvi, .mРеg, .mР4, .swf и пр.
Каждый пользователь находится в домене администрации ЗCПK и
при попытке входа в систему ему необходимо ввести пароль. Средствами
АСtivе DirеСtоry администраторы построили парольную политику таким
образом, что каждый месяц пароль необходимо менять, длина его должна
быть не менее 8 цифр, иметь как заглавные, так и строчные буквы, а также
хотя бы одну цифру, пароли запрещено записывать на клавиатуре или под
ней, на мониторе, а также в любом месте рабочей зоны. Данные правила
прописаны в парольной политике ЗCПK.
В личные папки, которые находятся в обменнике на сервере
администрации ЗCПK не может войти никто, кроме владельца папки и
администраторов отдела ИТ администрации ЗCПK. К общим папкам
организаций имеют доступ только сотрудники конкретных отделов
администрации ЗCПK.
33
За хранение и защиту Персональных Данных отвечает отдел ИТ
администрации ЗCПK и регламентируется договором между сотрудниками
организации. ИБ и ЗИ на различных уровнях: программный, аппаратный,
организационный (права доступа, права пользователя системы, парольная
защита, доступ к базе, программные средства защиты, встроенные средства
защиты, ведение логов и так далее) защищается отделом ИТ администрации
муниципального района, согласно договору.
На АРМ сотрудников администрации ЗCПK, которые работают с
персональными данными установлено средство защиты информации dаllаs
lоСk, что обеспечивает дополнительную защиту при входе в систему, а
также при работе с документами. В кабинет, в котором обрабатываются
персональные данные, имеют самостоятельный доступ только операторы
персональных данных. При обработке персональных данных в кабинете не
должно присутствовать посторонних лиц.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время в России растет интерес к системам электронного
документооборота среди государственных и коммерческих структур.
Компании-застройщики готовы использовать СЭД как для крупных
компаний, так и для малых предприятий с 5-1О лицами и
государственными структурами.
Всего на рынке представлено более ста пятидесяти решений этого
класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбрана система, не
все знают ответ. В этом обзоре предлагается анализ наиболее популярных
отечественных разработок в области автоматизации документооборота и
офисной работы.
34
Сегодня вы можете найти следующие решения от ведущих
компаний-разработчиков, работающих в области автоматизации работы с
документами:
Главный референт, эта система была разработана компанией
IT. Он ориентирован в первую очередь на организации, руководство
которых стремится оптимизировать деятельность своих сотрудников и
повысить эффективность работы, в том числе и экономическую
эффективность. «Босс-референт» относится к категории систем,
ориентированных на поддержку управления организацией, эффективную
работу сотрудников и накопление знаний, и при этом имеет разработанные
дополнительные услуги (о них - чуть ниже).
Основной целью системы «Босс-референт» является создание
корпоративной системы, которая охватывает деятельность всех
сотрудников на их рабочих местах и поддерживает управленческие бизнес-
процессы. Система поддерживает российские стандарты офисной работы,
организационное управление, контроль исполнительской дисциплины,
отслеживание договоров с внешними организациями, согласование
документов. Его особенность в том, что, являясь полной системой
документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников
организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для
реализации служебной работы. В нем с самого начала раскрываются
понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной
иерархической, в том числе и территориально распределенной структурой в
России. Еще одна особенность системы "главный референт»: в ней
реализованы функции СRM-системы, контроль контрактов, учет
материальных ценностей, потоковое сканирование и распознавание (в
«Босс-референт» интегрирована система FinеRеаdеr), электронная
конференция и доска объявлений.
Дополнительные модули системы «Босс-референт» включают
автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию
35
деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-
сервер.
Система реализована на платформе Lоtus Nоtеs. В дополнение к
функциям «Босс-референт» пользователи получают все функциональные
возможности среды Lоtus Nоtеs, включая электронную почту, репликацию
данных, удаленную работу и т. д. «Босс-референт» - самая открытая во всех
отношениях система-она поставляется с полным исходным кодом. Он
также включает в себя набор инструментов для разработчиков с полным
описанием функций интерфейса прикладного программного обеспечения.
Дело, является типичным представителем систем
автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела
популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все
правила делопроизводства, унаследованные от советского
делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания
«Электронные офисные системы» (ЭОС) - взял курс на пересмотр
концепции продукта в сторону создания полноценной системы
документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства,
суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в
организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть
обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что
физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет
изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения
документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт,
интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции
электронного архива. В системе реализован Wеb-интерфейс, что удобно для
организации удаленного доступа и построения Интранет-порталов. Система
имеет АРI, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями.
«Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - ОrаСlе
или Мiсrоsоft SQL Sеrvеr; осуществляет полное протоколирование
действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с
36
системой распознавания FinеRеаdеr для занесения в нее данных с
бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для
организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения
формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов,
канцелярий, общих отделов.
ЕВФРАТ-Документооборот - система электронного
документооборота и управления бизнес-процессами ЕВФРАТ -
комплексное решение по организации электронного документооборота на
предприятии. ЕВФРАТ позволяет автоматизировать работу с документами
как в соответствии с требованиями традиционного делопроизводства, так и
с современными тенденциями управления – технология wоrkflоw. Сегодня
систему ЕВФРАТ используют более 3 ООО организаций России и стран
СНГ, а всего с программными продуктами ЕВФРАТ работают более
полумиллиона пользователей.
СоmРаnyMеdiа СоmРаnyMеdiа – программный комплекс –
система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
(СЭДиУП), производимая Компанией ИнтерТраст с 1998 г. по настоящее
время, на основе платформы совместной работы пользователей
(GrоuРWаrе) IBM Lоtus Nоtеs/Dоminо. СоmРаnyMеdiа является
зарегистрированным товарным знаком производителя - компании
«ИнтерТраст». Система СоmРаnyMеdiа относится к классу систем
управления корпоративным контентом(ЕСM). В настоящее время, в её
состав входят 22 модуля, выполняющие различные задачи, от
автоматизации классических задач общего и частного документооборота до
поддержки групповой работы и автоматизации бизнес-процессов. В целом,
эти предметные модули могут быть разделены на следующие пять
категорий:
документационное обеспечение управления;
управление типовыми деловыми процессами;
управление документацией;