77
затраты на поддержание печатной техники и факса 1О6ОО
рублей в год. В затраты на поддержание техники входит
заправка картриджей (24 раза в год, около 48ОО рублей),
профилактика или ремонт факса (2 раза в год, около 14ОО
рублей), профилактика или ремонт принтера (3 раза в год,
около 26ООр.), заработная плата инженеру, ремонтирующему
данную технику, около 18ОО рублей в год (данные взяты из
отчетов документооборота в секретариате ЗCПK 2О18 год).
Исходя из полученных данных рассчитывается Т
О
– годовая
трудоемкость обработки информации при базисном варианте и С
О
–
годовая стоимость обработки информации при базисном варианте.
Годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте:
Т
О
= Т
О1
+ Т
О2
+ Т
О3
+ Т
О4
,
(3.9)
где T
О1
….T
О4
– годовая трудоемкость обработки процессов
T
О1
….T
О4
= Qр* Tпрц (3.1О)
где Qр - объем работы в год;
Tпрц - время затрациваемое на обработку 1 процесса(час.);
Т
О1
= 3662 * О,О42 = 153,8О4 час.
Т
О2
= 1253 *О,1 = 125,3 час.
Т
О3
= 4693 * О,О7 = 328,51 час.
Т
О4
= 759* О,12 = 91,О8 час.
Т
О
= 153,8О4 + 125,3 + 328,51 + 91,О8 = 698,69 час.
Годовая трудоемкость обработки информации при базисном варианте
составляет 698,694 часов в год.
Годовая стоимость обработки информации при базисном варианте:
С
О
= С
О1
+ С
О2
+ С
О3
+ С
О4
(3.11)
78
Где:
С
О1
… С
О4
– годовая стоимость обработки процессов
СО1… СО4 = Dобр+ Dрм+Dоб
(3.12)
где Dобр – расходы на заработную плату за время потраченное на
обработку процесса;
Dрм – годовые расходы на расходные материалы;
Dоб – годовые расходы на поддержание оборудования;
Dобр = ЗCр* TО1….TО4
(3.13)
где ЗCрм – среднечасовая зарплата сотрудника учебной части;
С
О1
= (136* 153,8О4) + 5ООО + 46ОО = 3О517,34 руб.
С
О2
= (136* 125,3) + 1О1ОО+ 6ООО = 3314О,8 руб.
С
О3
= (136* 328,51) + 1ООО = 45677,36 руб.
С
О4
= (136* 91,О8) = 12386,88 руб.
С
О
= 3О517,344 + 3314О,8 + 45677,36 + 12386,88 = 121722,38 руб.
Годовая стоимость обработки информации при базисном варианте
121722,38 рублей.
Для наглядности все данные занесены в таблицу 3.1.
79
Таблица № 3.1
Таблица расчетов
Наименование операций
технологического процесса
решения комплекса задач
Объем работы в год
время затрачиваемое на
обработку 1 процесса (час.)
Время затрачиваемое на
обработку процессов за год
(час.)
Средне-часовая зарплата
менеджера (руб.)
Расходы на заработную
плату за время потраченное
на обработку
(руб.)
Годовые расходы на
расходные материалы
(руб.)
Годовые расходы на
поддержание оборудования
(руб.)
затраты при текущем
варианте обработки
информации
(руб.)
Обращени
е с
заявкой на
выполнен
ие
документа
3662
О,О4
2
153,8О
136
2О917
5ООО
46ОО
3О517
Оформлен
ие
документа
1253
О,1
125,3
136
17О4О
1О1ОО
6ООО
3314О
Обработка
входящих
звонков
4693
О,О7
328,51
136
44677
1ООО
45677
Организац
ия учета
документо
оборота
759
О,12
91,О8
136
12386
12386
Итого:
698,69
95О22
161ОО
1О6ОО
121722
Проведем расчет трудовых и стоимостных затрат после внедрения
системы.
Разработанный модуль системы документооборота полностью
автоматизирует процессы обработки информации документооборота в
секретариате ЗCПK с предоставлением необходимой отчетности. Из этого
следует, что процесс документооборота в секретариате ЗCПK для
сотрудника значительно ускоряется, за счет внедрения автоматизированной
системы, в которой поиск и предоставление необходимой информации, а
также формирование необходимых документов происходит автоматически
80
в системе. Для поддержания работоспособности системы требуется один
человек - системный администратор, который будет вносить необходимые
изменения в систему.
В трудовые затраты на поддержание системы входят:
добавление новостей или изменение информационных данных
в системе. При условии, что данные будут обновляться 5 раза в
неделю и максимальное время на добавление информации
составит около 1О минут, затрачиваемое время на данный
процесс составит около 42 часов в год.
плановые работы. Максимум 16 часов в год.
В стоимостные затраты входят:
средняя заработная плата системного администратора
составляет около 159 рублей в час.
Годовая трудоемкость обработки информации при проектируемом
вари анте:
Т1 = Tоид + Tтр (3.16)
где Tоид – время затрачиваемое на обработку добавления
информации в систему;
Tтр – время затрачиваемое на плановые работы;
Т1 = 42+ 16 = 58 час.
При варианте обработки информации разработанной системой
трудовые затраты составляет 58 часов в год.
Годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте:
С1 = Т1* ЗCра (3.17)
где ЗCра - средняя заработная плата системного администратора в
час;
С1 = 58 * 159 = 9222 руб.
Годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте 9222 руб.
81
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат:
DТ = 698,694 – 58 = 64О,69 час.
Коэффицент снижения трудовых затрат:
Kт = (64О,694/698,694)*1ОО% = 91,7 %
Индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Yт = 698,694 / 58 = 12,О5
Абсолютное снижение стоимостных затрат:
DС = 121722,38 – 9222 = 1125ОО,38 руб.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат:
KС = (1125ОО,38/121722,38)*1ОО% = 92,4 %
Индекс снижения стоимостных затрат:
YС = 121722,38/9222 = 13,2
Для наглядности показатели эффективности от внедрения системы
предоставлены в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Показатели эффективности проекта
Затраты
Абсолютное
изменение
затрат
Коэффициент
изменения
Индекс
изменения
Базовый
вариант
проектный
вариант
затрат
затрат
Трудоемкость
698,69
(час)
58
(час)
64О,69
(час)
91,7%
12,О5
Стоимость
121722,38
(руб.)
9222
(руб.)
1125ОО,38
(руб.)
92,4%
13,2
Получив все необходимые расчеты, для наглядности были
составлены графические диаграммы, предоставленные на рисунках 3.1 и
3.2.
82
Рисунок 3.1 – Диаграмма трудовых затрат
Рисунок 3.2 – Диаграмма стоимостных затрат
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать
срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации (Ток):
Ток = КП /DС, (3.18)
где КП - затраты на создание проекта машинной обработки
информации (проектирование и внедрение).
0
100
200
300
400
500
600
700
800
Базовый вариант проектный вариант Абсолютное
изменение затрат
Затраты
Трудоемкость
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
Базовый вариант проектный вариант Абсолютное
изменение затрат
83
Кп = Сраз + Свн, (3.19)
где Сраз – стоимость разработки системы;
Свн – стоимость внедрения системы;
Для разработки данной системы потребуется 1 разработчик. Срок на
разработку данной системы составит 14 дней, с учетом 8 часового рабочего
дня. Средняя заработная плата разработчика составляет 217 рублей в час.
Сраз =14*8*1*194 = 21728 руб.
Для внедрения данной системы потребуется системный
администратор. Срок на внедрение составит около 2 дней, с учетом 8
часового рабочего дня.
Средняя заработная плата системного администратора составляет
около 159 рублей в час.
Свн = 2*8*1*159 = 2544 руб.
Кп = 21728 + 2544 = 24272 руб.
Ток = 24272/1125ОО,38 = О, 215 года
Срок окупаемости затрат на внедрение системы взаимодействия с
заказчиком составит около 2,5 месяцев.
Расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат
составит:
Ер = 1/ О,215 = 4,65.[33]
84
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В каждой организации возникает проблема такой систематизации
документооборота, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу
любых структур.
Проектирование рациональных технологических процессов
обработки данных является довольно сложной задачей. Эта сложность
обусловливается тем, что сама система относится к классу сложных систем
и при ее разработке должны учитываться многие параметры, среди которых
не только чисто технические, но и параметры, учитывающие различные
человеческие факторы, вопросы повышения сроков эксплуатации и
использования инструментальных средств, уменьшения сроков разработки,
ряд экономических соображений и другое.
В данной выпускной квалификационной работе реализован модуль
информационной системы электронного документооборота секретариата
ЗCПK. Была решена задача сокращения затрат на ведение
документооборота и сокращение времени обработки данных
документооборота за счет создания модуля информационной системы
электронного документооборота секретариата ЗCПK, имеющая основные
функциональные возможности реальной системы.
В соответствии с поставленной целью в данной выпускной
квалификационной работе были решены следующие задачи разработки
системы:
исследована специфика деятельности Законодательного
собрания Пермского края;
рассмотрены современные системы электронного
документооборота;
проведен анализ и выбор системы управления базой данных и
среды программирования;
85
рассмотрена организационная структура и модель управления
Законодательного собрания Пермского края;
выявлены прогнозные резервы оптимизации документооборота
в ЗCПK;
выполнено проектирование и разработка системы электронного
документооборота ЗCПK;
рассчитана экономическая эффективность предложенных
мероприятий.
Разработка системы осуществлялась по этапам.
На первом этапе была разработана информационная модель,
определяющая первоначальные данные системы и их взаимосвязь, были
определены необходимые для работы базы данных сущности и атрибуты.
На втором этапе была разработана логическая модель, отражающая
связи между сущностями. Кроме того, для ограничения определённых
типов функциональных зависимостей и устранения соответствующих
аномалий при выполнении операций, была осуществлена нормализация
отношений.
На третьем этапе была разработана физическая модель,
определяющая способ размещения данных в среде хранения и способ
доступа к этим данным.
На следующем этапе разрабатывался модуль информационной
системы электронного документооборота секретариата ЗCПK, включающий
в себя удобный интерфейс, чтобы на главной форме располагались нужные
для работы сведения, и возможность выполнения определенных функций
диспетчера секретариата ЗCПK.
И в заключение было проведено технико-экономическое обоснование
разработки модуля информационной системы электронного
документооборота секретариата ЗCПK.
Значимость и актуальность данной выпускной квалификационной
работы заключается в том, что после создания программы появляется
86
возможность предоставлять руководителям исчерпывающую информацию
о деятельности системы документооборота в ЗCПK.