67
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его
описание
В настоящее время интерактивность программ является непременным
требованием к информационным системам различного назначения. Человек
включается в контур решения задачи, осуществляемого с помощью
автоматизированной системы, является непременным его участником. Это
требует повышенного внимания к вопросам, связанным с организацией
взаимодействия человека с информационной системой.
Разработчики программных комплексов зачастую склонны
рассматривать функциональность системы отдельно от её
пользовательского интерфейса (ПИ). При этом предполагается, что ПИ
является своего рода дополнением к функциональности системы. Со своей
стороны, пользователи программ, как правило, не разделяют
функциональность и пользовательский интерфейс. Для пользователей
именно ПИ является программой. Для них, если интерфейс хороший, стало
быть, и сама программа хороша и удобна.
Пользовательский интерфейс часто понимают только как внешний
вид программы. Однако на деле пользователь воспринимает через ПИ всю
систему в целом, а значит, такое понимание ПИ является слишком узким. В
действительности ПИ включает в себя все аспекты дизайна, которые
оказывают влияние на взаимодействие пользователя и системы. Это не
только экран, который видит пользователь. Пользовательский интерфейс
состоит из множества составляющих, таких как:
1. Набор задач пользователя, которые он решает при помощи
системы;
2. Элементы управления системой;
3. Навигация между блоками системы;
4. Визуальный (и не только) дизайн экранов программы.
Структуру интерактивной программы в достаточно общем
случае можно представить в виде, изображенном на рисунке 2.8.
68
Рисунок 2.8 - Структура взаимодействия программы с пользователем
Пользователь взаимодействует с автоматизированной системой через
внешние устройства (устройства ввода-вывода). Программные средства
системного уровня обеспечивают непосредственную передачу данных.
Организация диалога определяет содержание и форму потока данных
между пользователем и системой. Блок организации диалога является
частью приложения.
Техническое задание: разработать программное обеспечение
автоматизации документооборота Законодательного Собрания Пермского
края. Эта программа должна выполнять все основные операции, связанные
с регистрацией документации в секретариате ЗCПK.
Для разработки данного продукта использован объектно-
ориентированный язык программирования Visuаl BаsiС. Среда
программирования: Visuаl Studiо 2О17 со встроенными возможностями
программирования клиент-серверных баз данных, входящая в расширенный
пакет программ Visuаl Studiо.
69
Программное обеспечение автоматизации документооборота ЗCПK
отвечает перечисленным выше требованиям и включает в себя следующие
функции:
1. Регистрацию документов ЗCПK.
2. Возможность работы с документами.
3. Назначение сроков выполнения и исполнителей документации.
4. Возможность формирования отчетности по текущим
выполняемым документам, а также по исполнителям и срокам выполнения.
5. Автоматическое обновление и сохранение данных.
Программа проста в обращении и сочетает в себе интуитивно
понятный графический интерфейс и гибкий комплекс настроек, что
особенно необходимо в современных условиях.
Программный комплекс автоматизации модуля документооборота
секретариата ЗCПK по сути, это уже готовое комплексное решение для
ведения документооборота в секретариате. Программный комплекс
автоматизации модуля документооборота секретариата ЗCПK –
предназначен для ведения учета документации с установлением всех
необходимых функций и ограничений.
Работа с приложением начинается с открытия главной кнопочной
формы. На данной форме имеются кнопки для открытия соответствующих
форм. Главная форма информационной системы автоматизации модуля
документооборота секретариата ЗCПK приведена на рисунке 2.9.
70
Рисунок 2.9 - Главная кнопочная форма
Основной операцией при работе с базой данных является операция
просмотра / редактирования справочников о полном перечне документов
(рисунок 2.1О) и перечне исполнителей (рисунок 2.11). Эта операция
выполняется выбором из Главного меню группы Справочники, показанной
на рисунке 2.9.
71
Рисунок 2.1О - Форма «Справочник документов»
Рисунок 2.11 - Форма «Перечень сотрудников»
72
Регистрация документов, форма которой представлена на рисунке
2.12, осуществляется вводом данных из бумажного документа или из
электронного письма.
Рисунок 2.12 - Форма регистрации документа
В данной форме предусмотрен ввод новых документов, удаление и
перемещение по записям.
В форме «Исполненные документы» можно видеть перечень
исполненных документов с ФИО исполнителя и датой исполнения (рисунок
2.13).
73
Рисунок 2.13 - Форма «Исполненные документы»
Модуль информационной системы электронного документооборота
секретариата ЗCПK тесно связан с задачами управления государственным
учреждением.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод что, к
основным возможностям разработанной информационной системы Модуль
информационной системы электронного документооборота секретариата
ЗCПK можно отнести:
ведение различных справочников по наименованию
документов, а также по сотрудникам-исполнителям;
обработка документооборота;
получение необходимых документов для исполнителей работ;
формирование входящих документов на определенную дату.
74
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Оценка экономической эффективности – это процесс, который
включает в себя оценку и измерение того, насколько полезным в
экономическом плане является внедрение информационной системы для
секретариата. При этом полезность рассматривается, как денежный
эквивалент того насколько изменились доходы или расходы организации в
результате внедрения.
В связи с тем, что созданная информационная система разработана
для автоматизации процессов внутри учреждения для учета
документооборота в секретариате ЗCПK и не планируется ее дальнейшая
продажа, то расчет экономической эффективности будет проводиться
исходя из снижения трудовых затрат и стоимостных показателей.
Расчет экономической эффективности будет произведен при
сравнении текущего варианта обработки информации и варианта после
внедрения разработанной информационной системы учета
документооборота в секретариате ЗCПK. При оценке прямой
эффективности в стоимостных единицах измерения рассчитываются две
группы показателей – снижение трудовых и стоимостных затрат.
Под трудовыми затратами рассматривается затраченное время на
обработку информации.
Стоимостные затраты включают в себя материальные затраты и
затраты на выплату заработной платы сотрудникам.
При расчете изменения стоимостных и трудовых затрат на обработку
информации используется следующая система показателей:
абсолютный показатель снижения трудовых затрат на
обработку информации
Т=Т
О
-Т
1
,
(3.1)
75
где Т
О
– годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте;
Т
1
– годовая трудоемкость обработки информации при
проектируемом варианте.
Коэффициент снижения трудовых затрат
Kт=(Т/Т
О
)*1ОО, (3.2)
Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост
производительности труда при обработке информации.
Yт=Т
О
/Т
1
, (3.3)
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение
стоимостных затрат (С) , коэффициент относительного снижения
стоимостных затрат (К
С
) индекс снижения стоимостных затрат (Y
С
):
Показатель снижения стоимостных затрат
С=С
О
-С
1
, (3.4)
где С
О
– годовая стоимость обработки информации при базисном
варианте;
С
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
Коэффициент эффективности по затратам:
KС=(С/С
О
)*1ОО
(3.5)
Индекс изменения стоимостных затрат
YС=С
О
/С
1
(3.6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать
срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации (Ток), рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Ток = К
П
/С, (3.7)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и
внедрение).
76
А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток. (3.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности
проекта
Расчет трудовых и стоимостных затрат при базовом варианте
обработки информации включает в себя:
Трудовые затраты:
На основании анализа данных сотрудников секретариата ЗCПK было
посчитано количество выполненных процессов, которые должны быть
оптимизированы.
За расчетный период брался 2О18 календарный год.
Процесс обращения с документами в секретариате ЗCПK был
выполнен 3662 раза, затрачиваемое время составляет О,О42 часа.
Процесс оформления и регистрации документа, был выполнен 1253
раза, затрачиваемое время составляет О,1 часа.
Процесс обработки входящих звонков был выполнен 4693 раза,
затрачиваемое время составляет около О,О7 часа.
Процесс организации документооборота в секретариате ЗCПK был
выполнен 759 раз, затрачиваемое время составляет около О,12 часа.
Стоимостные затраты:
В стоимостные затраты входят следующие данные:
заработная плата сотрудника в секретариате ЗCПK составляет
около 136 рублей в час.
затраты на расходные материалы: бумага формата А4 (в
среднем 12О пачек в год, 144ОО рублей), канцтовары (около
17ОО рублей в год) составляют 16 тысяч 1ОО рублей в год,
(данные взяты из отчетов документооборота в секретариате
ЗCПK 2О18 год).