57
содержимому. В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в
документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также
контролироваться все их версии.
В соответствии с предметной областью система строится с учётом
следующих особенностей:
организация справочника «Исполнители» с полной индивидуальной
информацией сотрудников организации;
ведение справочника «Полный перечень документов», с информацией о
поступающем документе и сроком его исполнения;
организация «Регистрация входящей корреспонденции» с указанием
даты поступления документов и даты его исполнения;
обработка входящих документов с указанием исполнителя и срока
исполнения;
формирование отчетов по данным СЭД по различным критериям.
Для инфологического проектирования воспользуемся методом
«сущность-связь». Для того, чтобы представить, как устроена предметная
область нужно задать множество объектов реального мира (главная
проблема что считать объектом).
Объект – семантическое понятие, которое может быть полезно при
обсуждении устройств реального мира.
Сущность реального мира – объекты – не обязательно материальны –
важно понятие существенно и различимо для других.
Между объектами могут возникать связи трех видов:
- один к одному 1:1;
- один ко многим 1:n и многие к одному n:1;
- многие ко многим n:n.
Выделим базовые сущности этой предметной области:
- Секретарь компании. Атрибуты – ФИО, табельный номер, пол,
дата рождения, паспортные данные, ИНН, должность, оклад, домашний
58
адрес и телефоны. Для секретаря необходимо хранить сведения о входящих
и подписанных документах.
- Руководитель. Атрибуты – ФИО, ИНН (индивидуальный номер
налогоплательщика), паспортные данные, домашний адрес, телефоны. Для
руководителя необходимо хранить сведения обо всех документах согласно
графику документооборота.
- Документы. Атрибуты – реквизиты входящих документов.
- Документооборот (полный перечень) будем рассматривать вместе
с документами, т.к. каждый входящий документ связан непосредственно с
документом.
2.2.3. Характеристика результатной информации
Входными данными (Таблица 2.2) в программе являются текстовые и
числовые поля таблиц:
Исполнители– таблица со списком сотрудников-исполнителей;
Документы – таблица со списком документов;
Регистрация - таблица со списком зарегистрированных
документов.
Вся информация хранится в базе данных «Оbоrоt.mdf».
Выходной информацией является формирование таблицы
Регистрация, содержащая следующие данные:
Фамилия Имя Отчество исполнителя
Номер документа
Наименование документа
Дата регистрации документа
Дата исполнения документа
59
Отношение ДОКУМЕНТЫ
Код_док
Наименование
Срок
1
Приказ на увольнение
14
2
Приказ о приёме
3
3
Договор
7
Отношение ИСПОЛНИТЕЛИ
Код_исполнителя
ФИО
Должность
Примечание
1
Иванов И.И.
Директор
ИО
2
Петров П.П.
Начальник отдела
3
Сидоров С.С.
Сотрудник канцелярии
Отношение ВЫПОЛНЕНИЕ
Код_отм
Вид_вып
Примечание
1
Исполнено
+
2
Не исполнено
-
3
Снято с исполнения
+
Отношение РЕГИСТРАЦИЯ
Код_
документа
Номер_
документа
Дата_
регистрации
Код_
исполнит
Виза_
руководит
еля
Дата_
исполнения
Код
_от
м_
испо
лнит
1
461-56У
12.О5.2О19
1
+
22.О5.2О19
1
1
444-6
12.О5.2О19
2
+
22.О5.2О19
1
2
456
О1.О6.2О19
2
+
21.О6.2О19
1
Реляционная модель, состоящая из четырех отношений
ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛНИТЕЛИ, РЕГИСТРАЦИЯ, ВЫПОЛНЕНИЕ
находящихся в третьей нормальной форме, является адекватной описанной
модели документооборота организации, и требует наличия только тех
триггеров, которые поддерживают ссылочную целостность. Такие триггеры
являются стандартными и не требуют больших усилий в разработке.
60
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий
диалога)
На рисунке 2.3 приведена схема иерархии функций обработки
данных модуля системы автоматизации документооборота секретариата
ЗCПK.
Рисунок 2.3 – Дерево функций разрабатываемой информационной системы
На схеме выделены и детализированы два подмножества функций:
служебные функции: вызов заставки, основных экранных
форм, помощи, и управление окнами;
Функции
Служебные
Основные
Ведение
справочников
Ввод данных
Регистрация
документов
Помощь
Вызов
экранных
форм
Вызов
заставки
Управление
окнами
Получение
отчетности
61
основные функции: ввод и обработка первичной информации,
регистрация документов, формирование результативных
документов.
Древо функций включает в себя основные функции: ведение
справочников - их просмотр, ввод первичных документов, формирование
результативных документов. Данные из первичных документов водятся в
таблицы БД. Данные из таблиц с результативной информацией
распечатываются. Таблицы просматриваются. Распечатываются файлы с
планами-отчётами и со статистическими отчётами.
Выявление состава иерархии функции позволяет разработать
структуру сценария диалога, дающего возможность определить состав
кадров диалога, содержание каждого кадра и их соподчиненность.
Экранные формы для формирования статистических отчетов
содержат только данные временного периода, поэтому они только
просматриваются и редактируются. Файлы для статистических отчетов
только просматриваются.
На рисунке 2.4 представлен сценарий диалога модуля системы
автоматизации документооборота секретариата ЗCПK.
62
Рисунок 2.4 - Сценарий диалога модуля системы
Работа с программой начинается с вызова заставки. В рамках
заставки можно вызвать справку. Главное меню позволяет открыть
справочники программы, посредством нажатия на соответствующие
кнопки. Файлы с отчётами по датам и исполнителям только
просматриваются.
Основное
меню
Отчетность
Справочники
Перечень
документов
Перечень
сотрудников
Отчет за период
Регистрация
документов
Отчет по
сотрудникам
Регистрация
документов
63
2.3.2. Характеристика базы данных
ЕR – диаграмма сущностей реализации автоматизированной системы
документооборота ЗCПK приведена Приложении 1.
Логическая модель БД будет выглядеть, как показано на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 – Логическая модель БД
Предусмотрено отношение «Руководитель» и «Секретарь» через
атрибут Виза руководителя, который необходим для того, чтобы
зарегистрированный секретарем документ был завизирован руководителем
для последующего назначения исполнителя для исполнения документа.
Отношение «Исполнители» выступает в качестве справочника всех
сотрудников организации, которые могут быть назначены в качестве
исполнителей по конкретному документу, Код исполнителя предназначен
для связи с таблицей Регистрация документов.
М
М
М
Справочник документов
Код документа
Наименование
документа
Срок исполнения
Журнал регистрации
Виза руководителя
Код документа
Номер документа
Дата регистрации документа
Код исполнителя
Код отметки исполнения
Дата исполнения
Справочник сотрудников
Код исполнителя
ФИО
Должность
Телефон
Примечание
Справочник исполнения
Код отметки
Вид выполнения
Примечание
64
Отношение «Документы» выступает в качестве справочника всех
документов, которые функционируют в документообороте данной
организации, такие, например, Приказ на увольнение, Договор на услуги и
т.д.
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова
программных модулей)
При входе в систему загружается модуль «Главная форма
приложения» (fоrm1.vb), которая предлагает выбор работы с модулем
системы документооборота секретариата ЗCПK. После выбора одной из
процедур (работа со справочниками, регистрация документов или
составление отчетности) управление передаётся соответствующему файлу
информационной системы и предоставления кнопочного меню. Далее файл
меню предоставляет возможность пользования модулями ИС. Следует
заметить, что данный файл подключается при использовании каждого
модуля информационной системы и с его помощью осуществляется
перемещение между модулями программы. Дерево вызова программных
модулей представлено на рисунке 2.6.
Рисунок 2.6 – Дерево вызова программ
fоrm1.vb
Fоrm2.vb
Fоrm3.vb
Fоrm4.vb
Fоrm5.vb
Fоrm6.vb
Fоrm7.vb
Модуль – Главная форма
Модуль – Управления документами
Модуль – Управления исполнителями
Модуль – Управления регистрацией документации
Модуль – Управления назначением исполнителей
Модуль – Отчет по датам
Модуль – Отчет по исполнителям
65
Модуль fоrm1.vb выводит на экран Главную форму приложения.
Модуль fоrm2.vb последовательно выводит на экран данные
справочника «Документы».
Модуль fоrm3.vb последовательно выводит на экран данные
справочника «Исполнители».
Модуль fоrm4.vb производит регистрацию документации
секретариата законодательного собрания.
Модуль fоrm5.vb согласовывает регистрацию документации в
секретариате и визирует руководителем на исполнение
зарегистрированного документа.
Модуль fоrm6.vb производит выборку из зарегистрированных
документов по датам, после чего выводит результаты на экран.
Модуль fоrm7.vb производит выборку из зарегистрированных
документов по исполнителям, после чего выводит результаты на экран.
2.3.4. Описание программных модулей
Рассмотрим программный модуль автоматизации документооборота в
секретариате ЗCПK.
На рисунке 2.7 представлена схема описания программного модуля.
66
Рисунок 2.7 – Схема описания программного модуля